Oferta i faktura w skrócie
Oferta proponuje zakres pracy, cenę i warunki. Faktura rozlicza dostawę towaru lub usługę. Umowa powstaje co do zasady przez zgodne oświadczenia, na przykład ofertę i jej przyjęcie; sama faktura nie jest umową.
Do czego służy?
- Oferta: Proponuje usługę i jej warunki.
- Faktura: Rozlicza dostawę towaru lub wykonanie usługi.
Kiedy powstaje?
- Oferta: Zwykle przed zawarciem umowy.
- Faktura: Często po wykonaniu usługi; możliwa jest też faktura zaliczkowa lub częściowa.
Czy zawsze jest wymagana?
- Oferta: Nie. Umowa może powstać bez pisemnej oferty.
- Faktura: Prawo wymaga jej w określonych przypadkach, zwłaszcza przy opodatkowanych świadczeniach dla innych firm.
Co ma znaczenie prawne?
- Oferta: Przyjęcie wystarczająco konkretnej, wiążącej oferty może zawrzeć umowę.
- Faktura: Dokumentuje rozliczenie; nie zastępuje oferty ani jej przyjęcia.
Kiedy oferta wiąże?
Zgodnie z § 145 niemieckiego BGB dostatecznie określona oferta zasadniczo wiąże składającego, chyba że wyłączył on związanie. Przyjęcie w odpowiednim terminie może zawrzeć umowę (§§ 147–148 BGB). Zmiana istotnego warunku przez klienta, np. ceny lub zakresu, stanowi nową ofertę wymagającą twojej akceptacji (§ 150 ust. 2 BGB). Orientacyjny kosztorys nie zawsze jest ofertą wiążącą.
Określ zakres, ilości, cenę, właściwe rozliczenie VAT, termin wykonania i ewentualny termin przyjęcia. Zachowaj dowód akceptacji i zmian. Umowa może powstać również przez e-mail lub ustnie.
Czym jest faktura i kiedy ją wystawić?
§ 14 ust. 1 UStG definiuje fakturę według funkcji: dokument rozliczający dostawę lub usługę, niezależnie od nazwy. Faktura nie zastępuje przyjęcia oferty i sama nie dowodzi zgody klienta na każdą kwotę. Pisemna oferta nie jest ogólnym warunkiem wystawienia faktury.
Zwykle fakturuje się po wykonaniu pracy. Wcześniej można rozliczyć uzgodnioną zaliczkę lub etap. Przy niektórych opodatkowanych usługach dla innego przedsiębiorcy fakturę trzeba zasadniczo wystawić w ciągu sześciu miesięcy od wykonania (§ 14 ust. 2 UStG).
Obowiązkowe dane faktury
Zwykła faktura według § 14 ust. 4 UStG zawiera m.in. nazwy i adresy obu stron, numer podatkowy lub numer identyfikacyjny VAT wystawcy, datę, niepowtarzalny kolejny numer, rodzaj i ilość towaru lub zakres usługi, datę wykonania, wynagrodzenie oraz stawkę i kwotę VAT albo podstawę zwolnienia. Uzgodnione rabaty trzeba jasno wskazać. Dla faktur do 250 euro i faktur małych przedsiębiorców obowiązują zasady uproszczone (§§ 33 i 34a UStDV). Numer oferty pomaga w powiązaniu dokumentów, ale nie jest ogólnie obowiązkowy.
E-faktura w Niemczech w 2026 r.
Przy wielu transakcjach między firmami z siedzibą w Niemczech prawo wymaga ustrukturyzowanej e-faktury. Zwykły PDF nią nie jest. Od 2025 r. przedsiębiorcy krajowi muszą móc odbierać e-faktury. Wystawianie obejmuje okres przejściowy: do końca 2026 r. można stosować inne faktury; przy obrocie z poprzedniego roku do 800 000 euro zasadniczo do końca 2027 r. Papier jest w tym okresie dopuszczalny, a prosty dokument elektroniczny, np. PDF, wymaga zgody odbiorcy. Wyjątki, w tym małe firmy, trzeba rozpatrywać oddzielnie. Te wymogi dotyczą faktury, nie oferty.
Małe firmy i przechowywanie
W ramach niemieckiego zwolnienia z VAT dla małych przedsiębiorców (Kleinunternehmerregelung) z § 19 UStG nie wykazuje się VAT osobno dla objętych nim transakcji. § 34a UStDV wymaga informacji o zwolnieniu i dopuszcza inną formę faktury. Transakcje zagraniczne mogą wymagać dodatkowych danych lub innej kwalifikacji podatkowej.
Kopie faktur wystawionych i faktury otrzymane przechowuje się według § 14b UStG zasadniczo osiem lat od końca roku wystawienia. Inne obowiązki i trwające postępowania mogą mieć znaczenie. Zachowaj też ofertę, przyjęcie i zmiany jako dowód ustaleń.
Praktyczny przebieg
- Opisz w ofercie pracę, cenę, podatki i warunki.
- Zapisz przyjęcie oferty lub proponowane zmiany.
- Udokumentuj wykonanie i uzgodnione dodatki.
- Wystaw fakturę za rzeczywistą pracę lub uzgodnioną zaliczkę; sprawdź dane i format.
- Połącz ofertę, umowę, fakturę i płatność w jednej sprawie.
Przykład: Oferujesz naprawę za 500 euro plus właściwy VAT. Klient przyjmuje ofertę, a później pisemnie zgadza się na dodatkowe prace za 80 euro. Faktura może je wykazać, ale zmianę trzeba udokumentować. Sama faktura nie jest umową o dodatkowe prace.
Pytania i częste błędy
Czy można wystawić fakturę bez oferty? Tak, pisemna oferta nie jest ogólnym warunkiem; potrzebna jest uzgodniona transakcja i poprawna faktura.
Czy podpisana faktura potwierdza zamówienie? Zależy od treści oświadczenia i okoliczności. Sama nie dowodzi zgody na każdą cenę.
Czy oferta zawsze musi pokazywać VAT? Lista obowiązkowych danych faktury nie dotyczy ofert, ale cena i podatki powinny być jasne. Mogą obowiązywać przepisy o cenach konsumenckich.
Częste błędy: uznanie szacunku za wiążącą ofertę, fakturowanie nieuzgodnionych zmian, nazywanie PDF e-fakturą oraz wymaganie numeru VAT, gdy wystarczy numer podatkowy.
Oficjalne źródła i data
Stan na 17 września 2026 r. Ogólne informacje o prawie niemieckim; indywidualne przypadki wymagają odrębnej oceny.