Czy zwykła faktura PDF jest e-fakturą?
Nie. Zwykły plik PDF nie zawiera ustrukturyzowanych danych faktury, dlatego w rozumieniu niemieckich przepisów o VAT nie jest e-fakturą. ZUGFeRD łączy natomiast czytelny dokument PDF z osadzonymi danymi XML.
Faktury i e-faktury
Wystawianie faktur – od oferty po otrzymanie płatności
Twórz oferty, przekształcaj je w faktury bez ponownego wprowadzania danych i generuj z tych danych faktury ZUGFeRD lub XRechnung. Wysyłka, nieopłacone faktury, płatności i korekty pozostają ze sobą powiązane.
Autor zdjęcia: Kindel Media
Jaki program do faktur łączy ofertę, e-fakturę i zaksięgowanie płatności? Motorica łączy dane klientów, oferty, faktury, ZUGFeRD, XRechnung, wysyłkę, nieopłacone faktury, uzgadnianie płatności z fakturami i formalne wezwania do zapłaty (Mahnung) w jeden proces. Dane klienta wprowadzasz raz, zaakceptowaną ofertę przekształcasz w fakturę, a następnie śledzisz ją aż do przypisania wpłaty.
Motorica to coś więcej niż prosty generator faktur. Proces zaczyna się od klienta i oferty, a kończy dopiero po przypisaniu wpłaty do faktury. Na tej stronie znajdziesz również najważniejsze informacje o obowiązkowych danych, e-fakturach, wysyłce, korektach i przygotowaniu danych podatkowych.
Jaki program do faktur obejmuje cały proces?
Motorica łączy etapy, które w prostych generatorach faktur pozostają rozdzielone. Dane klienta, oferta, faktura, wysyłka i płatność należą do jednego procesu. Na tej podstawie możesz dalej obsługiwać nieopłacone i przeterminowane faktury.
- Wprowadzić dane klienta raz i wykorzystać je w ofercie oraz fakturze
- Przenieść zaakceptowaną ofertę wraz z pozycjami, ilościami i cenami
- Wygenerować z zapisanych danych fakturę PDF, fakturę ZUGFeRD lub XRechnung
- Wysłać dokument i monitorować nieopłacone faktury
- Przypisać wpłatę do faktury, a po przekroczeniu terminu wysłać formalne wezwanie do zapłaty (Mahnung)
Czy zaakceptowaną ofertę można od razu przekształcić w fakturę?
Tak. Otwórz zaakceptowaną ofertę i przekształć ją w fakturę. Motorica przejmie dane klienta i adresowe, a także pozycje, ilości i ceny. Przed wystawieniem faktury możesz wprowadzić potrzebne zmiany.
- Przejąć z oferty dane klienta i adres do faktury
- Zachować pozycje, ilości i uzgodnione ceny
- Sprawdzić datę wykonania usługi oraz zmiany przed wystawieniem faktury
- Nie wprowadzać ponownie danych całego procesu
- Zachować czytelne powiązanie z pierwotną ofertą
Jakie dane musi zawierać prawidłowa faktura?
Motorica porządkuje dane potrzebne do wystawienia faktury. To firma, ewentualnie po konsultacji z doradcą podatkowym, musi sprawdzić, jakie zasady opodatkowania i informacje są właściwe w danym przypadku.
- Pełne nazwy i adresy firmy oraz klienta
- Niemiecki numer podatkowy (Steuernummer) lub numer VAT UE oraz jednoznaczny numer faktury
- Data wystawienia faktury oraz data wykonania usługi lub dostawy
- Zrozumiały opis świadczenia wraz z kwotami netto, podatku i brutto
- Termin płatności, dane bankowe i wymagane informacje podatkowe
ZUGFeRD czy XRechnung? Motorica generuje oba formaty
ZUGFeRD łączy czytelną fakturę PDF z osadzonymi, ustrukturyzowanymi danymi XML. XRechnung to przede wszystkim ustrukturyzowane dane XML oraz format często stosowany w rozliczeniach z podmiotami publicznymi. Motorica generuje oba formaty bezpośrednio z zapisanych danych faktury.
- ZUGFeRD: czytelna faktura PDF z osadzonymi danymi XML do automatycznego przetwarzania
- XRechnung 3.0 w formacie CII jako ustrukturyzowany plik XML
- Leitweg-ID i inne wymagania odbiorcy przy fakturach dla instytucji publicznych
- Możliwość wysłania e-mailem faktury PDF razem z plikiem XML XRechnung
- Możliwość odbierania e-faktur od 2025 roku; przy ich wystawianiu obowiązują okresy przejściowe do końca 2026 lub 2027 roku
Czy na fakturze mogę umieścić logo i własny papier firmowy?
Tak. Możesz dopasować wygląd dokumentu do swojej firmy i sprawdzić go przed wysyłką. Numer faktury, kwoty, obowiązkowe dane i informacje o płatności muszą pozostać dobrze czytelne.
- Umieścić logo firmy na ofertach i fakturach
- Wgrać własne tła dokumentów
- Osobno ustawić wygląd ofert i faktur
- Wybrać gotowy szablon i sprawdzić go w podglądzie
- Przed pierwszą wysyłką skontrolować czytelność wszystkich obowiązkowych danych
Jak wysłać lub skorygować fakturę?
Motorica generuje fakturę PDF i dane e-faktury, a następnie wysyła je e-mailem. Historia wysyłki pozostaje widoczna w danym procesie. Wysłanej faktury z błędem nie nadpisuje się bez śladu: należy ją anulować i zastąpić nowym lub skorygowanym dokumentem.
- Wygenerować bezpośrednio fakturę PDF i ustrukturyzowany plik XML XRechnung
- Wysłać fakturę e-mailem i sprawdzić historię wysyłki
- Anulować błędną fakturę w sposób możliwy do prześledzenia
- Utworzyć skorygowaną lub nową fakturę na podstawie dotychczasowego procesu
- Zachować pierwotne dokumenty dla pełnej historii zmian
Jak sprawdzić, czy faktura została opłacona?
Nieopłacone faktury pozostają widoczne, dopóki wpłata nie zostanie jednoznacznie przypisana. Motorica uzgadnia płatności z fakturami na podstawie transakcji bankowych, rozpoznaje jednoznaczne dopasowania, a płatności częściowe i niejasne przypadki pozostawia do sprawdzenia.
- Monitorować status nieopłaconych i przeterminowanych faktur
- Przypisać odpowiednią transakcję bankową do faktury
- Automatycznie rozpoznawać i kontrolować jednoznaczne dopasowania
- Pozostawić płatności częściowe i niejasne przypisania do weryfikacji
- Tworzyć przypomnienia o płatności lub formalne wezwania do zapłaty (Mahnung) na podstawie aktualnego statusu płatności
Co dzieje się z danymi faktury po zaksięgowaniu płatności?
Motorica oblicza i porządkuje dane do EÜR oraz niemieckiej deklaracji zaliczkowej VAT (UStVA). Bezpośrednie przesyłanie do ELSTER nie jest obecnie ogólnie dostępne, a bezpośrednie przekazywanie dokumentów do DATEV nie jest aktywne. Nadal możesz korzystać z eksportów i procesów kontroli.
- Zebrać faktury, dokumenty anulujące, płatności oraz dokumenty księgowe lub paragony na potrzeby EÜR
- Obliczyć i sprawdzić dane EÜR oraz przygotować je jako dane lub plik XML ELSTER
- Obliczyć UStVA i wyeksportować XML; bezpośrednie przesłanie przez ELSTER nie jest obecnie ogólnie dostępne
- Wyeksportować pliki DATEV-CSV i LODAS do dalszego przetwarzania
- Przygotować dane i dokumenty dla doradcy podatkowego
Czy Motorica pasuje do mojej firmy?
Motorica jest przeznaczona dla osób rozpoczynających działalność, samozatrudnionych i małych firm, które nie chcą rozdzielać pracy biurowej między kilka programów. Wielojęzyczny interfejs ułatwia pracę zarówno pojedynczym użytkownikom, jak i zespołom — niezależnie od ich języka ojczystego.
- Osoby rozpoczynające działalność, samozatrudnieni, freelancerzy i małe firmy
- Firmy rzemieślnicze, sprzątające i inni usługodawcy
- Firmy zatrudniające pracowników, planujące terminy lub powtarzające się zlecenia w terenie
- Firmy, które chcą połączyć oferty, faktury, bankowość i pracę biurową
- Użytkownicy, którzy chcą korzystać z interfejsu w dwunastu językach, z osobnym ustawieniem dla każdej osoby
Jak rozpocząć pracę z Motorica lub przejść z innego programu?
Najpierw skonfiguruj podstawowe dane i przetestuj cały proces, zanim wyślesz pierwszą rzeczywistą fakturę. Po uzgodnieniu można przeprowadzić migrację danych klientów, pozycji towarowych lub usługowych oraz faktur. Nie ma automatycznego, uniwersalnego importu z każdego zewnętrznego systemu.
- Wprowadzić dane firmy, dane podatkowe i dane bankowe
- Ustawić zakres numeracji, warunki płatności i konfigurację podatkową
- Skonfigurować logo, szablony i tła dokumentów
- Przekształcić ofertę testową w fakturę testową i sprawdzić wynik
- Uzgodnić format migracji i zakres danych; otworzyć przegląd funkcji
FAQ
Najczęstsze pytania przed wyborem programu do faktur
Czy Motorica generuje faktury ZUGFeRD?
Tak. Motorica generuje faktury ZUGFeRD bezpośrednio z danych faktury. Plik zawiera czytelną fakturę PDF oraz osadzone, ustrukturyzowane dane XML do automatycznego przetwarzania.
Czy Motorica generuje XRechnung?
Tak. Motorica generuje XRechnung jako ustrukturyzowany plik XML w standardzie XRechnung 3.0 i formacie CII. Przy fakturach dla instytucji publicznych mogą być wymagane dodatkowe dane odbiorcy, takie jak Leitweg-ID.
Kiedy wybrać ZUGFeRD, a kiedy XRechnung?
ZUGFeRD sprawdza się, gdy odbiorca potrzebuje czytelnej faktury PDF i danych do automatycznego przetwarzania w jednym pliku. XRechnung jest ustrukturyzowaną fakturą XML, często wymaganą przez podmioty publiczne. Decydują wymagania konkretnego odbiorcy.
Czy mogę przekształcić ofertę bezpośrednio w fakturę?
Tak. Motorica przejmuje z zaakceptowanej oferty dane klienta i adresowe, a także pozycje, ilości i ceny. Przed wystawieniem faktury możesz sprawdzić zmiany bez ponownego wprowadzania całego procesu.
Czy mogę użyć własnego logo i papieru firmowego?
Tak. Możesz skonfigurować logo firmy, własne tła dokumentów i gotowe szablony osobno dla ofert i faktur. Przed wysyłką sprawdź w podglądzie, czy wszystkie obowiązkowe dane są dobrze czytelne.
Jak skorygować fakturę, która została już wysłana?
Nie nadpisuj wysłanego dokumentu. Anuluj błędną fakturę w sposób możliwy do prześledzenia, a następnie wystaw nową lub skorygowaną fakturę. Pierwotny dokument pozostaje zachowany.
Czy Motorica rozpoznaje, że faktura została opłacona?
Tak. Motorica uzgadnia płatności z fakturami na podstawie transakcji bankowych i rozpoznaje jednoznaczne dopasowania. Płatności częściowe i niejasne przypadki pozostają widoczne do sprawdzenia. Przypomnienia o płatności i formalne wezwania do zapłaty (Mahnung) opierają się na aktualnym statusie płatności.
Czy mogę przenieść istniejące dane klientów i faktur?
Tak. Po uzgodnieniu można przeprowadzić migrację danych klientów, pozycji towarowych lub usługowych i faktur z odpowiednich plików eksportowych. Zakres migracji zależy od systemu źródłowego i dostępnego formatu eksportu.
Czy mogę korzystać z Motorica w innym języku?
Tak. Interfejs Motorica jest dostępny w dwunastu językach i można go ustawić osobno dla każdego użytkownika. Język dokumentu faktury wybiera się niezależnie od języka interfejsu.
Które funkcje ELSTER i DATEV są obecnie dostępne?
Motorica oblicza dane potrzebne do EÜR i UStVA oraz udostępnia eksporty do dalszego przetwarzania. Dane EÜR można przygotować jako plik XML ELSTER i zweryfikować technicznie; bezpośrednie przesłanie przez ELSTER nie jest obecnie ogólnie dostępne. Eksporty DATEV-CSV i LODAS są dostępne, ale bezpośrednie przekazywanie dokumentów do DATEV nie jest obecnie aktywne.
Czy w 2026 roku każda faktura B2B musi być wystawiona jako e-faktura?
Nie. Od 2025 roku firmy muszą mieć możliwość odbierania e-faktur. Przy ich wystawianiu obowiązują przepisy przejściowe: do końca 2026 roku nadal można wystawiać inne faktury, a przy obrocie za poprzedni rok do 800 000 euro okres przejściowy zasadniczo trwa do końca 2027 roku. Faktury B2C i faktury dla podmiotów publicznych należy rozpatrywać osobno.
Utwórz ofertę raz, a następnie przekształć ją w kompletną fakturę
Twórz w Motorica oferty, faktury, ZUGFeRD i XRechnung, a po wysyłce monitoruj nieopłacone faktury i przypisuj wpłaty.