E-Rechnung, XML i publiczni zamawiający
Co definiuje XML format zgodnie z EN 16931, kiedy publiczni zamawiający wymagają XRechnung oraz co firmy powinny wziąć pod uwagę w zakresie B2B.
Autor zdjęcia: Markus Winkler ©
XRechnung to elektroniczna faktura w formacie strukturalnym XML. W przeciwieństwie do zwykłego PDF, jest przeznaczona przede wszystkim dla maszynowej obróbki, a nie dla odczytu przez człowieka. Dzięki temu dane takie jak nadawca, odbiorca, numer faktury, kwoty, stawki podatkowe, informacje płatnicze i dane dotyczące usług mogą być automatycznie odczytywane i dalej przetwarzane.
Dla samozatrudnionych i małych firm XRechnung jest szczególnie istotna wtedy, gdy wystawiają faktury na publiczne zamawiające strony lub przygotowują swoje procesy fakturacyjne do wymagania elektronicznej faktury. Ważne jest: XRechnung nie jest po prostu PDF-fakturą pod innym nazwiskiem. Kluczowe dane faktury muszą być zawarte w strukturalnym części XML. Dopiero wtedy faktura może być elektronicznie sprawdzana, przetwarzana i archiwizowana. Motorica pomaga w strukturalnym zapisywaniu danych fakturacyjnych, przygotowywaniu E-faktur oraz unikaniu typowych błędów w procesie faktury.
Plik przykładowy został wygenerowany bezpośrednio za pomocą Generatora XRechnung z Motorica i używa formatu XRechnung 3.0 w formacie CII.
XRechnung to niemiecka implementacja europejskiej normy EN 16931 dla elektronicznych faktur. Aktualnie omawiana w tym artykule specyfikacja to XRechnung 3.0.2. Dane faktury są prezentowane w strukturalnym formacie XML i mogą być automatycznie przetwarzane. Specjalnie istotne jest to format dla faktur wystawionych na publiczne zamawiające strony; w sektorze B2B XRechnung jest jednym z możliwych, ale nie jedynym EN 16931-konformnych rozwiązań.
Prosty plik PDF może wyglądać jak faktura, ale nie zawiera struktury danych w sensie wymagania elektronicznej faktury. XRechnung składa się z danych XML i bez odczytu jest trudna do zrozumienia dla ludzi. ZUGFeRD łączy oba światy: PDF dla czytelnika i wbudowane strukturalne dane dla systemów. W przypadku XRechnung maszynowy przetwarzanie jest kluczowe.
XRechnung jest szczególnie istotna, gdy wystawiasz faktury do publicznych zamawiających stron. Do tych instytucji należą federalne organy administracji, wojewódzkie organy administracyjne, gminy lub inne publiczne jednostki. W normalnym handlu B2B między firmami XRechnung nie jest jedynym możliwym formatem. Tam mogą być również dozwolone inne strukturyowane formularze, takie jak ZUGFeRD lub inaczej ustalone formularze, jeśli spełniają wymagania prawa. Ważne jest, aby faktura była elektronicznie przetwarzalna i zawierała wszystkie niezbędne informacje w strukturyzowany sposób.
XRechnung musi zawierać strukturalnie niezbędne dane rachunkowe z perspektywy podatkowej i technicznej. Nie wystarczy ukrywać kluczowych informacji w załączniku lub tekście wolnym. Kluczowe obowiązkowe dane powinny być dostępne w części maszynowo czytelnego tekstu, aby rachunek mógł być automatycznie sprawdzany i przetwarzany. Do tego należą m.in. informacje o nadawcy rachunku, odbiorcy, numerze rachunku, dacie wystawienia rachunku, usłudze lub towarze, kwotach, podatku od sprzedaży oraz informacjach płatniczych.
Identyfikator ścieżki przesyłania służy do jednoznacznej przekazania elektronicznej faktury w ramach administracji publicznej do odpowiedniego odbiorcy. Jest szczególnie istotny w obszarze B2G, czyli dla faktur wysyłanych do urzędów i publicznych zleceniodawców. W normalnym wymianie B2B między firmami nie jest potrzebny identyfikator ścieżki przesyłania. Jeśli masz do czynienia z publiczną instytucją, powinieneś przed wystawieniem faktury ustalić identyfikator ścieżki przesyłania i wymagany sposób przekazywania.
Przed wysłaniem XRechnung powinna ona zostać zweryfikowana. Walidacja polega na sprawdzeniu, czy faktura technicznie i zawartościowo spełnia obecne zasady. Nie tylko chodzi o to, czy plik XML jest technicznie czytelny. Ważne są również wymagane pola, kwoty, podatki, dane odbiorcy, identyfikator ścieżki kierunkowej, elektroniczne adresy i formalne wymagania. Poprawna XRechnung zmniejsza ryzyko jej odrzucenia przez odbiorcę lub platformę.
XRechnung przychodzi zwykle jako plik XML. Bez dodatkowych narzędzi dla ludzi jest on trudny do odczytania. Dlatego potrzebujesz przeglądarki lub oprogramowania, które przystępnie przedstawia dane XML. Ważne: Strukturalny plik XML pozostaje kluczowym elementem faktury. Nie powinieneś go zastępować screenshotem, wydrukem czy ręcznie stworzonym plikiem PDF.
W przypadku XRechnung strukturalna część musi być przechowywana w taki sposób, aby była dostępna, czytelna i nienaruszona przez cały okres przechowywania. W celach podatkowych przychodzące i wychodzące faktury powinny być przechowywane przez osiem lat. Wydrukowana PDF lub czysta obrazowa reprezentacja nie jest wystarczająca, jeśli poprzez to utraci się oryginalną plik XML. Zasada składowania powinna być tak organizowana, aby faktura, plik XML, wyniki kontroli i inne dokumenty były możliwe do znalezienia w przyszłości.
Wiele problemów z XRechnung wynikają nie ze struktury XML, ale z brakującymi lub sprzecznymi danymi faktur. Jeśli wymagane pola są puste, kwoty się nie zgadzają, ID ścieżki jest błędne lub odbiorca nie jest jednoznacznie adresemowany, faktura może zostać odrzucona. W szczególności krytyczne jest mylone PDF-faktury z elektronicznymi fakturami oraz brak odpowiedniej konserwacji XML-pliku po wysłaniu.
Przed wysłaniem powinieneś krótko sprawdzić każdą XRechnung. Sprawdzian nie musi być skomplikowany, ale konsekwentny. Czy dane klienta, odbiorca, kwoty, logika podatkowa, okres dostawy i informacje płatnicze są poprawne? Czy jest wymagane ID ścieżki? Czy faktura technicznie jest poprawna? W przypadku publicznych zamawiających to ważne, ponieważ błędne faktury często nie są łatwo ręcznie korygowane, ale mogą być odrzucone przez system.
Motorica zbiera dane dotyczące faktur strukturalnie i wspomaga emitentów pod kątem wydawania oraz technicznej kontroli XRechnung. Przed wysłaniem powinny być sprawdzone dodatkowo wymagane przez odbiorcę warunki, obowiązujące informacje fachowe i poprawna ścieżka przesyłania. Motorica tworzy ZUGFeRD-fakty bezpośrednio na podstawie utrzymanych danych fakturacyjnych.
FAQ
XRechnung to elektroniczna faktura w strukturalnym formacie XML. Jest ona maszynowo czytelna i umożliwia automatyczną przetwarzanie danych faktury, takich jak odbiorca, numer faktury, kwoty, stawki podatku oraz informacje dotyczące płatności.
Nie. Prosta plik PDF nie jest XRechnung. XRechnung składa się z strukturalnych danych XML. Choć PDF może wyglądać jak faktura, bez strukturalnych danych nie spełnia wymagań elektronicznej faktury.
XRechnung to XML-faktura bez osobnej wizualnej reprezentacji PDF. ZUGFeRD łączy czytelny plik PDF z wewnętrznie umieszczonymi strukturalnymi danymi faktury. Oba formaty mogą być istotne dla elektronicznych faktur, jeśli spełniają wymagania prawa.
Identyfikator ścieżki jest szczególnie istotny dla faktur wysyłanych do publicznych zamawiających stron. Zapewnia on, że elektroniczna faktura zostanie przekazana odpowiednim odbiorcom w administracji. W normalnym obszarze B2B między firmami nie jest zazwyczaj wymagany identyfikator ścieżki.
Od 1 stycznia 2025 r. wewnętrzne firmy powinny być w stanie odbierać elektroniczne faktury. Według BMF wystarczy do tego e-mailowy skrzynka odbiorcza. Mimo to, dla przetwarzania i przechowywania jest sensowne posiadanie odpowiedniej organizacji.
Nie. XRechnung nie jest jedynym dozwolonym formatem elektronicznej faktury. Istnieją także przejściowe przepisy i wyjątki. W zakresie B2B mogą być również inne strukturalne formularze, takie jak ZUGFeRD, jeśli spełniają wymagania.
XRechnung to plik XML i bez dodatkowych narzędzi trudna jest do odczytania przez człowieka. Potrzebujesz przeglądarki lub oprogramowania, które interpretuje dane XML w czytelny sposób. Plik XML powinien być jednak przechowywany jako oryginał.
Walidacja sprawdza, czy XRechnung technicznie i treściowo spełnia wymagane reguły. Pozwala to zidentyfikować brakujące obowiązkowe pola, nieprawidłowe kwoty, nieważne dane odbiorcy lub błędy formatu przed wysłaniem faktury.
Strukturalny plik XML powinien być przechowywany jako oryginał. Czysta wersja PDF lub wydruk nie zastępuje XRechnung. Ważne jest, aby faktura była dostępna, czytelna i udokumentowana przez okres przechowywania.
Tak. Motorica obsługuje strukturalne przetwarzanie i emitowanie XRechnung, a także techniczną walidację. Należy jednak sprawdzić specyficzne wymagania odbiorcy, kwestie podatkowe oraz drogę transmisji przed wysłaniem. Motorica tworzy faktury ZUGFeRD bezpośrednio z przechowywanych danych.
