Facture électronique, XML & commanditaires publics
Ce qui définit le format XML selon EN 16931, quand les commanditaires publics exigent une XRechnung et ce que les entreprises doivent prendre en compte dans le domaine du B2B.
Photo par Markus Winkler ©
La XRechnung est une facture électronique dans un format XML structuré. Contrairement à un PDF normal, elle n'est pas principalement destinée au regard humain, mais à la manipulation par machine. Ainsi, les données de facturation telles que l'émetteur, le destinataire, le numéro de facture, les montants, les taux d'imposition et les informations sur les prestations peuvent être extraits et traités automatiquement.
Pour les indépendants et les petites entreprises, la XRechnung est particulièrement pertinente lorsqu'ils émettent des factures pour des commanditaires publics ou préparent leurs processus de facturation aux exigences de l'échange électronique. Important : une XRechnung n'est pas simplement une facture PDF sous un autre nom. Les informations essentielles sur la facture doivent être incluses dans la partie XML structurée. Seule alors peut-elle être vérifiée, traitée et archivée de manière électronique. Motorica aide à capturer les données de facturation de manière structurée, à préparer des factures électroniques et à éviter les erreurs typiques dans le processus de facturation.
Le fichier d'exemple a été généré directement avec le générateur de XRechnung de Motorica et utilise la version 3.0 du format CII.
La XRechnung est une mise en œuvre allemande de la norme européenne EN 16931 pour les factures électroniques. La spécification actuellement traitée dans cet article est la version 3.0.2. Les données de facturation sont structurées sous forme d'XML et peuvent être traitées automatiquement. Ce format est particulièrement pertinent pour les factures adressées à des commanditaires publics ; dans le domaine B2B, la XRechnung est une possibilité parmi d'autres conformes à EN 16931.
Un simple PDF ressemble à une facture mais ne contient pas de données structurées au sens de la facturation électronique obligatoire. Une XRechnung est composée de données XML et est difficilement lisible pour les humains sans un lecteur. ZUGFeRD combine les deux mondes : une représentation PDF pour les humains et des données structurées intégrées pour les systèmes. La XRechnung met clairement en avant la mise en œuvre par machines.
Une XRechnung est particulièrement importante lorsque vous émettez des factures pour des commanditaires publics, comme les autorités fédérales, les autorités régionales, les communes ou d'autres entités publiques. Dans le commerce B2B normal entre entreprises, la XRechnung n'est pas l'unique format possible. D'autres formats structurés tels que ZUGFeRD ou des formats convenus peuvent être acceptables si ils répondent aux exigences légales. L'essentiel est que la facture puisse être traitée électroniquement et contienne les informations requises de manière structurée.
Une XRechnung doit contenir de manière structurée les données factuelles et fiscales nécessaires. Il ne suffit pas d'indiquer des informations importantes uniquement en annexe ou dans un texte libre. Les principales mentions obligatoires doivent être présentes dans la partie lisible par machine pour que la facture puisse être vérifiée et traitée automatiquement. Cela inclut notamment les données sur le facteur, le destinataire de la facture, le numéro de facturation, la date de facturation, la prestation, les montants, la TVA et les informations de paiement.
L'identifiant de parcours d'acheminement sert à diriger de manière unique une facture électronique au destinataire approprié dans l'administration publique. Il est particulièrement pertinent dans le domaine B2G, c'est-à-dire pour les factures adressées aux autorités et commanditaires publics. Dans le cadre normal du commerce entre entreprises (B2B), un identifiant de parcours d'acheminement n'est généralement pas nécessaire. Si vous facturez une entité publique, il est important de clarifier l'identifiant de parcours d'acheminement et la voie de transmission requise avant de générer la facture.
Une XRechnung doit être validée avant son envoi. La validation signifie que la facture est vérifiée techniquement et professionnellement conformément aux règles en vigueur. Il ne s'agit pas seulement de savoir si le fichier XML est lisible techniquement. Les champs obligatoires, les montants, les sommes fiscales, les informations sur le destinataire, l’ID du Leitweg, les adresses électroniques et les exigences formelles peuvent également être pertinents. Une XRechnung valide réduit le risque que la facture soit rejetée par le destinataire ou une plateforme.
Une XRechnung arrive généralement sous forme de fichier XML. Sans outil d'aide, ce fichier est difficile à lire pour les humains. Par conséquent, vous avez besoin d'un visualiseur ou d'un logiciel qui rend les données XML compréhensibles. Important : Le fichier XML structuré reste le composant essentiel de la facture. Il ne doit pas être remplacé par une capture d'écran, un impression ou un PDF généré manuellement.
Pour une XRechnung doit-on conserver le volet structuré de manière à ce qu'il reste disponible, lisible et inchangé pendant toute la période d'archivage. Les factures entrantes et sortantes doivent en principe être conservées huit ans pour des raisons fiscales. Un PDF imprimé ou une représentation purement graphique ne suffisent pas si cela entraîne la perte de l'original XML. L'archivage doit donc être organisé de manière à ce que facture, fichier XML, rapport d'examen et autres documents puissent être retrouvés ultérieurement.
De nombreuses difficultés liées aux XRechnung ne sont pas dues au format XML lui-même, mais à des données de facturation incomplètes ou contradictoires. Si les champs obligatoires manquent, si les montants ne correspondent pas, si l'identifiant du Leitweg est incorrect ou si le destinataire n'est pas clairement adressé, la facture peut être rejetée. Il est particulièrement critique de considérer une facture PDF comme une facture électronique ou d'entreposer la date XML après son envoi sans l'archiver correctement.
Avant l'envoi, tu devrais vérifier rapidement chaque XRechnung. Le plan de contrôle n'a pas besoin d'être compliqué, mais il doit être cohérent. Les données du client, le destinataire, les montants, la logique fiscale, la période de prestation et les informations sur le paiement correspondent-ils ? Un identifiant du Leitweg est-il nécessaire ? La facture est-elle techniquement valide ? C'est particulièrement important pour les commanditaires publics, car des erreurs dans les factures ne peuvent souvent pas être corrigées manuellement mais sont rejetées par le système.
Motorica capture les données facturales de manière structurée et facilite l'émission ainsi que la vérification technique des XRechnung. Avant l'envoi, il est recommandé de vérifier également les exigences du destinataire, les mentions légales obligatoires et le chemin de transmission requis. Motorica génère directement des factures ZUGFeRD à partir des données facturaires mises à jour.
FAQ
Une XRechnung est une facture électronique au format XML structuré. Elle est lisible par machine et permet la saisie automatique des données de facturation telles que le destinataire, le numéro de facture, les montants, les taux de TVA et les informations de paiement.
Non. Un simple fichier PDF n'est pas une XRechnung. Une XRechnung se compose de données XML structurées. Bien que un PDF puisse ressembler à une facture, il ne remplit pas les exigences d'une facture électronique sans ces données structurées.
Une XRechnung est une facture XML sans représentation PDF. ZUGFeRD combine un document PDF lisible avec des données structurées intégrées de facturation. Les deux formats peuvent être pertinents pour les factures électroniques s'ils répondent aux exigences légales.
Un identifiant de route est principalement nécessaire pour les factures adressées à des organismes publics. Il assure que la facture électronique est transmise au bon destinataire dans l'administration. Dans le domaine B2B normal entre entreprises, un identifiant de route n'est généralement pas requis.
Depuis le 1er janvier 2025, les entreprises allemandes doivent généralement être capables de recevoir des factures électroniques. Selon la BMF (Bundesministerium der Finanzen), un simple boîte aux lettres électronique peut suffire pour la réception. Cependant, une organisation adéquate pour le traitement et l'archivage reste nécessaire.
Non. La XRechnung n'est pas le seul format de facture électronique autorisé. Des règles transitoires et des exceptions s'appliquent également. Dans le domaine B2B, d'autres formats structurés tels que ZUGFeRD peuvent être acceptables si les exigences sont remplies.
Une XRechnung est un fichier XML et difficile à lire pour l'homme sans outil d'aide. Vous avez besoin d'un visualiseur ou d'un logiciel qui rend les données XML compréhensibles. Le fichier XML doit néanmoins être conservé en tant que document original.
La validation vérifie si la XRechnung respecte les règles techniques et de contenu requises. Elle permet ainsi d'identifier des champs obligatoires manquants, des montants incorrects, des informations sur le destinataire non valides ou des erreurs de format avant l'envoi.
Le fichier XML structuré doit être conservé en tant que document original. Une simple représentation PDF ou un impression ne remplace pas la XRechnung. Il est important que la facture reste accessible, lisible et vérifiable pendant la période de conservation.
Oui. Motorica prend en charge la saisie structurée des factures, ainsi que l'émission et la validation technique des XRechnung. Les exigences spécifiques du destinataire, les questions fiscales individuelles et le chemin de transmission doivent néanmoins être vérifiés avant l'envoi. Motorica génère directement des factures ZUGFeRD à partir des données de facturation mises à jour.
