Ce este o XRechnung?
O XRechnung este o factură electronică în format XML structurat. Este citibil de mașină și permite procesarea automată a datelor din factura, cum ar fi destinatarul, numărul facturii, sumele, taxe și informații despre plată.
E-factură, XML & autorități publice
XRechnung: format, date obligatorii și utilizare în B2G și B2B
Ce caracterizează formatul XML conform EN 16931, când autoritățile publice cer o XRechnung și ce trebuie să țină cont de acestea companiile în domeniul B2B.
Fotografie de Markus Winkler ©
XRechnung este o factură electronică în format XML structurat. În contrast cu un PDF obișnuit, nu este conceput în primul rând pentru citire umană, ci pentru procesarea automată de date. Prin aceasta, informațiile despre emiter, destinatar, număr factură, sume, taxe, informații de plată și detalii despre servicii pot fi extrase și procesate în mod automat.
Pentru întreprinderile individuale și mici, XRechnung devine relevantă în special atunci când trebuie să emise facturi către autorități publice sau să se pregătească pentru obligativitatea facturilor electronice. Important este de menționat: o XRechnung nu este doar o factură PDF cu alt nume. Informațiile cheie din factură trebuie să fie incluse în părțile structurate XML. Doar atunci poate fi factura verificată, procesată și arhivată electronic. Motorica vă ajută să recuperați datele facturilor într-un mod structurat, să preparați facturi electronice și să evitați erori comune în procesul de facturare.
Fisier exemplar XRechnung din Motorica
Fisierul exemplar a fost generat direct cu ajutorul generatorului XRechnung din Motorica și folosește formatul XRechnung 3.0 în CII.
Ce este o XRechnung?
XRechnung reprezintă implementarea germană a normei europene EN 16931 pentru facturi electronice. Specificația prezentată în acest articol este XRechnung 3.0.2. Datele din factură sunt structurate sub forma unui fișier XML și pot fi procesate automat. Formatul este deosebit de relevant pentru facturile adresate autorităților publice; în domeniul B2B, XRechnung reprezintă o posibilitate, dar nu singurul format conform EN 16931.
- XRechnung este un format structurat pentru facturi electronice.
- Datele sunt disponibile sub forma XML
- Standardul se bazează pe EN 16931
- Articolul discută despre XRechnung 3.0.2.
- XRechnung este deosebit de relevant pentru autoritățile publice.
- În domeniul B2B, există și alte formate conforme
- Un PDF normal nu este o XRechnung
- Pentru verificarea vizuală este de obicei necesar un viewer
XRechnung, PDF și ZUGFeRD: diferențe
Un PDF simplu pare să arate ca o factură, dar nu conține date structurate de facturare în sensul obligațiilor E-Factură. O XRechnung se compune din date XML și este greu de citit pentru oameni fără un viewer. ZUGFeRD combina ambele lumi: o prezentare PDF pentru oameni și date structurate încorporate pentru sisteme. În cazul unei XRechnung, procesarea mecanică este în prim-plan.
- PDF: citibil pentru oameni, dar fără date structurate de facturare nu este E-Factură
- XRechnung: bazată pe XML, citibil de mașină și concepută pentru procesare automatizată
- ZUGFeRD: PDF cu date structurate încorporate
- O XRechnung necesită adesea un viewer pentru o prezentare citibilă
- Pentru facturi electronice hibride, datele structurate sunt decisiv importante
- Pentru autorități este adesea necesară o XRechnung sau un format EN 16931 conform acceptat
Când avem nevoie de o XRechnung?
O XRechnung este esențială atunci când oferiți facturi publicelor autorități. Acestea pot include guvernul federal, autorități regionale, comune sau alte instituții publice. În afaceri B2B normale între companii, XRechnung nu este singurul format posibil. Acolo pot fi acceptate și alte formate structurate precum ZUGFeRD sau formate convenite dacă îndeplinesc cerințele legale. Cheia este că factura poate fi procesată electronic și conține toate informațiile necesare într-un format structurat.
- Verificați facturile adresate publicelor autorități
- Interogați la furnizorul public despre ID-ul de bază, dacă este necesar
- Respectați cerințele specifice ale platformei de primire a facturilor.
- În domeniul B2B, ajustați formatul în acord cu partenerul comercial
- Nu confundați factura PDF cu o factură electronică
- Verificați regulile de tranziție și excepțiile în fiecare caz specific.
- În caz de nedreptunghiul, consultați un contabil sau furnizorul public
Care informații apar într-o XRechnung?
O factură XRechnung trebuie să conțină structurat datele fiscale și tehnice necesare pentru factura. Nu este suficient să ascundeți informații importante doar în anexe sau în text liber. Cele mai importante date obligatorii trebuie să fie prezente în partea masina-înțeleaptă a facturii, astfel încât aceasta să poată fi verificată și procesată automat. Aceste informații includ, în special, detaliile emiterului facturii, ale primitorului, numărul facturii, data emiterei, serviciile sau produsele oferite, sumele, TVA și date de plată.
- Nume și adresa emiterului facturii
- Nume și adresa primitorului facturi
- Număr de înregistrare fiscală sau număr unic de identificare TVA, dacă este necesar
- Numărul facturii
- Data emiterei facturii
- Dată sau perioada serviciilor
- Descrierea serviciului
- Valori nete, TVA și brutale
- TVA sau mențiune de exonerare din TVA
- Termeni de plată și date bancare
- La autoritățile, adesea ID-ul de drum sau alte informații despre destinatar
ID-ul de drum: relevant pentru angajatori publici
ID-ul de drum este folosit pentru a direcționa în mod unic o e-factură în cadrul administrației publice către destinatarul corect al facturii. Este esențial în domeniul B2G, adică la facturi adresate autorităților și angajatorilor publici. În general, în domeniul B2B între companii nu este necesar să se folosească un ID de drum. Dacă faci calculațiile cu o entitate publică, ar trebui să clarifici ID-ul de drum și calea de transfer solicitată înainte de emisiunea facturii.
- Întrebați angajatorul public despre ID-ul de drum
- Depistați corect ID-ul tranzacției în XRechnung
- Nu confundați destinatarul facturii cu persoana de contact
- Respectați cerințele platformei, cum ar fi OZG-RE
- O ID de drum greșit sau lipsă poate duce la respingerea facturii
- În domeniul B2B, un ID de drum este în general nevoie nu necesar
- Dacă sunteți nesiguri, întrebați angajatorul înainte de trimitere
Creați și validați o XRechnung
O XRechnung ar trebui validată înainte de trimitere. Validarea implică verificarea facturii atât din punct de vedere tehnic, cât și specific, conform regulilor existente. Nu se trata doar de citirea tehnologică a fișierului XML, ci și de completitudinea campurilor obligatorii, valorile sumelor, taxele, datele destinatarului, ID-ul tranzacției, adresele electronice și cerințele formale pot fi relevante. O XRechnung validă reduce riscul ca factura să fie respinsă de către destinatar sau platformă.
- Completare completă a datelor facturii
- Generați fișierul XML în format corect
- Verificarea campurilor obligatorii
- Controlul sumelor și taxelor
- Verificare ID tranzacție și datele destinatarului
- Validați XRechnung înainte de trimitere
- Nu ignorați mesajele de eroare, ci corectați-le în mod specializat
- Atenționați versiunea și cerințele platformei destinatarului
Primați și faceți legibilă o XRechnung
O XRechnung ajunge în mod obișnuit sub forma unui fișier XML. Fără instrumente speciale, acest fișier este dificil de citit pentru oameni. Acestați către un viewer sau software adecvat care să prezinte datele XML într-un mod ușor de înțeles. Important: Fișierul XML structurat rămâne elementul principal al facturii. Nu ar trebui înlocuit cu o captură ecran, imprimitare sau un PDF generat manual.
- Nu ștergeți fișierul XML sau salvați-l doar ca PDF
- Afișați XRechnung cu un viewer sau software adecvat
- Verificați datele de factură din partea structurată
- Controlați expeditorul, suma totală, TVA și datele de plată
- Depuneți originalul facturii primite în format original
- În caz de discrepanțe între prezentare și XML, atenționați datele structurate
- Integrați facturile electronice primite în procesul contabil
Depunerea și GoBD: Nu pierdeți XML-ul
Pentru o XRechnung trebuie să se depună partea structurată astfel încât aceasta să rămână accesibilă, citabilă și neschimbată în mod complet timp de perioada de depunere. În scopul taxei pe valoare adăugată, facturile primite și emise sunt de obicei păstrate timp de opt ani. Un PDF printat sau o reprezentare pur grafică nu sunt suficiente dacă prin acestea se șterge fișierul XML original. Depunerea ar trebui să fie organizată astfel încât factură, fișierul XML, rezultatele verificării și alte documente să poată fi găsite ulterior.
- Depuneți fișierul XML în original
- Mențineți datele facturii accesibile timp de perioada de depunere
- Nu confundați reprezentarea vizuală cu factura originală
- Documentați modificările și corecțiile în mod clar
- Depuneți ordonat facturile primite și emise
- Stocați protocolul de verificare sau rezultatele validării sensibil
- Mențineți date pentru consultanți fiscal și auditar într-un loc accesibil
Eroare tipice la XRechnung
Multe probleme cu XRechnung nu apar din cauza formatei XML în sine, ci din cauza datelor de factură incomplete sau contradictorii. Dacă câmpurile obligatorii sunt lipsite, sumele nu se potrivesc, ID-ul de rută este greșit sau destinatarul nu a fost adresat în mod unic, factura poate fi respinsă. În special critic este să tratezi o factură PDF ca E-Rechizition sau să nu păstrăm corect fișierul XML după trimis.
- Afișați un document PDF ca XRechnung
- Nu validați fișierul XML
- Completați informațiile obligatorii incomplet
- Urderea ID a fost uitată sau înregistrată greșit
- Utilizați un destinatar de factură incorect
- Neto, TVA și brut nu se potrivesc
- Data sau descrierea serviciului lipsă
- Datele de plăți sau condiții de plată sunt neclarate
- Fișierul XML este arhivat doar ca PDF după trimis
- Ignorați mesajele de eroare ale platformei
Plan de verificare înainte de trimiterea unei XRechnung
Înainte de a trimite, ar trebui să verificați fiecare XRechnung pe scurt. Planul de verificare nu trebuie complicat, dar trebuie consecvent. Datele clienților, destinatarul, sumele, logica TVA, perioada de servicii și informațiile de plată sunt corecte? Este necesar un ID de rută? Factura este validă din punct de vedere tehnic? În special pentru comanditari publici, această verificare este importantă, deoarece facturile greșite sunt adesea respinse de sistem și nu pot fi corectate manual ușor.
- Este corect configurat receptorul de facturi?
- Este ID-ul de bază disponibil la autoritățile publice?
- Sunt numărul și data facturii corecte?
- Este specificată perioada de prestație a serviciilor?
- Este descrierea serviciilor înțeleaptă?
- Sunt corecte valoarea netă, taxa de TVA și valoarea brută?
- Sunt condițiile de plată și datele bancare corecte?
- A fost validată XRechnung?
- A fost arhivat fișierul XML în mod adecvat?
- Este factura transmisă prin calea de transfer corespunzătoare?
Acesta este modul în care Motorica ajută cu XRechnung
Motorica capturează datele facturilor într-un mod structurat și sprijină emisiunea, precum și verificarea tehnică a XRechnung. Înainte de trimitere, ar trebui să se verifice, pe lângă acestea, cerințele receptorului, obligatiunile legale și calea de transfer solicitată. Motorica creează facturi ZUGFeRD direct din datele facturilor gestionate.
- Capturează datele facturilor într-un mod structurat
- Reutilizează datele clientului și ale serviciilor
- Generați XRechnung
- Validați XRechnung din punct de vedere tehnic
- Verificați datele obligatorii și sumele înainte de trimitere
- Clarificați cerințele primitorului și modul de transfer separat
- Depozitați fișierele XML într-un mod organizat
FAQ
Cele mai frecvent întrebate despre XRechnung
Este o factură PDF o XRechnung?
Nu. O simplă fișier PDF nu este o XRechnung. O XRechnung constă din date XML structurate. Un PDF poate pareri ca o factură, dar fără date structurate nu îndeplinește cerințele pentru o factură electronică.
Care este diferența între XRechnung și ZUGFeRD?
XRechnung este o factură XML fără reprezentare PDF separată. ZUGFeRD combina un fișier PDF citibil cu date structurate încorporate în factura. Ambii formate pot fi relevanți pentru facturi electronice dacă îndeplinesc cerințele legale.
Când avem nevoie de un ID de rute?
Un ID de rută este necesar în principal pentru facturi adresate la contractanți publici. Acesta asigură că factura electronică este transmisă corect prin administrație la destinatarul potrivit. În domeniul B2B normal între companii, un ID de rută nu este în general necesar.
Muss ich, als Selbstständiger, XRechnung empfangen können?
Încă de la 1 ianuarie 2025, întreprinderile din interior trebuie să fie capabile să primească e-facturi. Conform Ministerului Finanțelor (BMF), un cont de e-mail poate fi suficient pentru a primi aceste facturi. Totuși, o organizație adecvată este recomandată pentru procesarea și arhivarea acestora.
Trebuie să fie toată lumea facturile emitte ca XRechnung de la 2025 încoace?
Nu. XRechnung nu este singurul format permis pentru e-facturi. Există și reglementări de tranziție și excepții. În domeniul B2B, alte formate structurați precum ZUGFeRD pot fi acceptați dacă îndeplinesc cerințele.
Cum pot citi o XRechnung?
O XRechnung este o fișier XML și pentru un om fără ajutor, este dificil de citit. Ai nevoie de un viewer sau a unei aplicații care să prezinte datele XML într-un mod ușor de înțeles. Fișierul XML trebuie păstrat ca original.
De ce trebuie să fie o XRechnung validată?
Validarea verifică dacă XRechnung îndeplinește reglementările tehnice și informative necesare. Prin aceasta, se pot detecta câmpuri obligatorii lipsă, sume greșite, informații de primire nevalide sau erori de format înainte de trimitere.
Cum trebuie păstrată o XRechnung?
Fișierul XML structurat trebuie păstrat ca original. O prezentare pur PDF sau o imprimare nu înlocuiește XRechnung. Este important să se asigure că factura rămâne accesibilă, citabilă și verificabilă pe parcursul perioadei de arhivare.
Motorica susține XRechnung?
Da. Motorica susține procesarea structurată a facturilor, precum și emisiunea și validarea tehnică a XRechnung. Înainte de trimitere, ar trebui să verificați specificațiile primitorului, întrebări fiscale specifice și drumul de transmisie. Motorica creează facturi ZUGFeRD direct din datele facturii gestionate.