Politica de confidențialitate
1. Operatorul
Operatorul pentru prelucrarea datelor pe acest website și în software-ul Motorica este Kerim Yagmurcu, Loreleiweg 11, 23560 Lübeck, Germania. E-mail: datenschutz@motorica.io.
2. Informații generale
Protecția datelor dumneavoastră personale este importantă pentru noi. Tratăm datele personale confidențial și conform normelor legale de protecție a datelor, în special GDPR și legea federală germană BDSG. Date personale sunt toate informațiile referitoare la o persoană fizică identificată sau identificabilă.
3. Hosting și fișiere jurnal server
Site-ul și platforma Motorica funcționează prin checkdomain.de pe servere din Germania.
Website-ul nostru și platforma Motorica sunt operate pe servere din Uniunea Europeană. La vizitarea website-ului, serverul înregistrează automat informații în fișiere jurnal:
- adresa IP
- data și ora solicitării
- tipul și versiunea browserului
- sistemul de operare
- URL-ul referrer
- paginile accesate
- numele gazdei computerului care accesează
Prelucrarea servește operării sigure și fără probleme a website-ului. Temeiul juridic este art. 6 alin. 1 lit. f GDPR. Jurnalele serverului sunt șterse automat cel târziu după 30 de zile, dacă nu există obligații legale de păstrare.
4. Criptare SSL/TLS
Acest website și platforma Motorica folosesc criptare SSL/TLS din motive de securitate. O conexiune criptată poate fi recunoscută prin "https://" în bara de adrese a browserului.
5. Contact
Dacă ne contactați prin e-mail sau formular, prelucrăm datele transmise, precum nume, adresă de e-mail, număr de telefon dacă este indicat și conținutul mesajului. Prelucrarea se face exclusiv pentru gestionarea solicitării. Temeiurile juridice sunt art. 6 alin. 1 lit. b și f GDPR. Solicitările sunt șterse cel târziu după 24 de luni, dacă nu există obligații legale de păstrare.
6. Înregistrare și cont client
Utilizarea Motorica necesită un cont client. Pot fi prelucrate în special nume și prenume, numele firmei, adresă, telefon, e-mail, nume de utilizator, parolă stocată criptat, setări de limbă și date de utilizare. Prelucrarea servește măsurilor precontractuale și executării contractului. Temeiul juridic este art. 6 alin. 1 lit. b GDPR.
Se prelucrează și versiunea și amprenta hash a documentelor contractuale, momentul, adresa IP și User-Agent pentru dovada încheierii contractului.
7. Utilizarea platformei Motorica
În cadrul utilizării Motorica, clienții pot stoca și prelucra date personale ale propriilor clienți, furnizori și angajați în platformă. Acestea includ date ale clienților, furnizorilor, angajaților, date de facturare, oferte, documente, informații de plată și date de comunicare. Motorica prelucrează aceste date exclusiv în numele clientului respectiv. Clientul rămâne operator în sensul art. 4 nr. 7 GDPR. Motorica acționează ca persoană împuternicită conform art. 28 GDPR. Administratorul autorizat al companiei trebuie să accepte acordul de prelucrare publicat în prezent în contul clientului înainte de prelucrarea datelor personale ale terților în platformă.
8. Încărcare documente și captare chitanțe
Utilizatorii pot încărca documente și dovezi, inclusiv facturi, chitanțe, bonuri, contracte, scrisori oficiale și alte documente. Prelucrarea se face exclusiv pentru furnizarea funcțiilor dorite în platformă. Temeiul juridic este art. 6 alin. 1 lit. b GDPR.
Pentru OCR, documentele sunt prelucrate pe serverele operate de noi; nu sunt transmise către servicii OCR cloud externe.
9. Analiză de documente asistată de AI (MIRA)
Motorica oferă MIRA, un asistent AI pentru analiza și prelucrarea documentelor. Documentele încărcate pot fi evaluate automat pentru extragerea datelor din facturi, clasificarea documentelor, rezumarea conținutului, structurarea datelor recunoscute și furnizarea informațiilor în limba utilizatorului. Prelucrarea se bazează exclusiv pe documentele furnizate de utilizator. Dacă este posibil tehnic, prelucrarea are loc pe servere din Uniunea Europeană. Analiza servește doar prestării serviciilor convenite contractual. Temeiul juridic este art. 6 alin. 1 lit. b GDPR.
Analizele MIRA sunt efectuate pe serverele operate de noi în infrastructura proprie, fără servicii AI cloud externe ale terților.
11. Trimiterea e-mailurilor
Folosim un serviciu SMTP pentru livrarea e-mailurilor de sistem, facturilor, notificărilor și altor mesaje. Pot fi prelucrate numele, adresa de e-mail, conținutul mesajului și informații tehnice de expediere. Temeiul juridic este art. 6 alin. 1 lit. b GDPR.
E-mailurile sunt trimise prin checkdomain.de (SMTP).
12. Procesarea plăților (GoCardless)
Folosim GoCardless pentru plățile aferente înregistrării și abonamentelor, de exemplu debitări directe. Pot fi prelucrate numele, adresa, e-mailul, datele bancare și ale mandatului, starea plății și referințele tranzacției. GoCardless poate acționa ca persoană împuternicită. Temei juridic: art. 6 alin. 1 lit. b GDPR. Detalii în politica GoCardless.
13. Reconciliere bancară (BANKSapi)
Reconcilierea bancară opțională utilizează BANKSapi printr-o interfață PSD2 sigură în numele Motorica. Pot fi prelucrate tranzacții și descrieri, solduri și referințe de cont, explicații și referințe de tranzacție, date tehnice de conectare și sesiune pentru asocierea încasărilor cu facturile deschise. Temei: art. 6 alin. 1 lit. b GDPR. BANKSapi furnizează conectarea tehnică a conturilor; consultați politica sa.
14. Utilizarea Google Analytics
Acest website folosește serviciul de analiză web Google Analytics. Google Analytics folosește cookie-uri și tehnologii similare pentru analiza utilizării website-ului. Informațiile generate pot fi transmise către servere Google și prelucrate acolo. Folosim Google Analytics pentru a analiza utilizarea website-ului, a îmbunătăți oferta și a optimiza utilizabilitatea. Anonimizarea IP este activată, astfel încât adresa IP a utilizatorilor din UE este scurtată înainte de transmitere. Temeiul juridic este art. 6 alin. 1 lit. a GDPR, consimțământ prin bannerul cookie. Destinatarul este Google Ireland Limited. Durata de stocare depinde de perioadele configurate în Google Analytics.
15. Metricool
Acest website folosește Metricool pentru măsurarea vizitelor în scopul raportării pe rețele sociale. După consimțământul pentru cookie-uri de statistică se încarcă un script de pe tracker.metricool.com. URL, referrer, marcă temporală, date browser/dispozitiv și locația aproximativă (prin IP) pot fi transmise către Metricool Media SL (Spania, UE). Conform furnizorului nu se setează cookie-uri first-party. Temei: art. 6 alin. 1 lit. a GDPR. https://metricool.com/privacy-policy/
16. Utilizarea Microsoft Clarity
Site-ul poate utiliza Microsoft Clarity dacă este configurat un ID de proiect și permiteți cookie-uri statistice. Clarity poate înregistra sesiuni, hărți termice și statistici și poate transmite date către Microsoft pentru prelucrare. Temei: art. 6 alin. 1 lit. a GDPR, consimțământ prin banner. Destinatari: Microsoft Ireland Operations Limited sau Microsoft Corporation.
17. Utilizarea Google Fonts
Pe acest website sunt folosite Google Fonts. Pe cât posibil, fonturile sunt furnizate local de pe serverul nostru web. Dacă fonturile sunt încărcate direct de pe serverele Google, la accesarea site-ului se stabilește o conexiune cu Google. Pot fi transmise în special adresa IP și informații tehnice despre browser. Temeiul juridic este art. 6 alin. 1 lit. f GDPR, interesul legitim într-o prezentare unitară a website-ului.
18. Aplicații pentru angajare
Dacă ne sunt transmise aplicații pentru angajare, prelucrăm datele conținute exclusiv pentru derularea procesului de recrutare. După finalizare, documentele sunt șterse cel târziu după șase luni, dacă nu există obligație legală sau consimțământ pentru stocare mai lungă. Temeiul juridic este art. 6 alin. 1 lit. b GDPR.
19. Informații privind aplicația Android
Aplicația Motorica servește ca acces mobil la platforma Motorica. În funcție de utilizare, pot fi prelucrate date de cont, informații despre dispozitiv, versiunea aplicației, setări de limbă, date de utilizare și date de eroare sau diagnostic.
20. Acces la cameră
Aplicația poate accesa camera pentru a captura documente, facturi sau chitanțe. Accesul la cameră are loc numai după aprobarea explicită a utilizatorului. Imaginile sunt folosite exclusiv pentru funcțiile dorite de utilizator.
21. Acces la fișiere și stocare
Aplicația poate accesa fișiere când utilizatorii doresc să încarce documente sau imagini. Accesul are loc numai după aprobarea utilizatorului.
22. Firebase Cloud Messaging (notificări push)
Aplicația Motorica folosește Firebase Cloud Messaging (FCM) pentru trimiterea notificărilor push. Pot fi prelucrate token-uri de dispozitiv, ID-uri de instanță aplicație, informații despre dispozitiv și informații de livrare. Notificările pot informa despre documente noi, analize finalizate, mesaje, notificări de sistem și modificări de stare. Pot fi dezactivate oricând din setările dispozitivului. Temeiurile juridice sunt art. 6 alin. 1 lit. b și a GDPR. Destinatarul este Google Firebase.
23. Google Play Store
La descărcarea aplicației prin Google Play Store se aplică suplimentar prevederile Google privind confidențialitatea. Informații suplimentare se găsesc în Politica de confidențialitate Google.
24. Durata stocării
Stocăm date personale numai cât este necesar pentru scopurile respective sau cât există obligații legale de păstrare. Solicitările de contact pot fi stocate până la 24 de luni, datele contractuale pe durata relației contractuale, datele de facturare 10 ani, documentele fiscale 10 ani și jurnalele serverului până la 30 de zile.
25. Acces
Aveți dreptul de acces la datele personale prelucrate de noi conform art. 15 GDPR.
26. Rectificare
Aveți dreptul la rectificarea datelor incorecte conform art. 16 GDPR.
27. Ștergere
Aveți dreptul la ștergerea datelor personale conform art. 17 GDPR.
28. Restricționarea prelucrării
Aveți dreptul la restricționarea prelucrării conform art. 18 GDPR.
29. Portabilitatea datelor
Aveți dreptul la portabilitatea datelor conform art. 20 GDPR.
30. Opoziție
Aveți dreptul să vă opuneți prelucrării datelor conform art. 21 GDPR.
31. Retragerea consimțământului
Un consimțământ acordat poate fi retras oricând cu efect pentru viitor conform art. 7 alin. 3 GDPR.
32. Dreptul de plângere la o autoritate de supraveghere
Aveți dreptul să depuneți plângere la o autoritate de supraveghere a protecției datelor. Autoritatea competentă: Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein, Holstenstraße 98, 24103 Kiel, Germania.
33. Locația datelor și transferuri în țări terțe
Datele centrale ale clienților, companiilor și documentelor, precum și MIRA și OCR, sunt în general prelucrate pe infrastructura proprie din Germania. Furnizori specializați pot interveni pentru plăți, e-mail, conexiuni bancare, aplicații sau analiză. Unele funcții pot prelucra date în afara UE: Google Analytics, Metricool, Microsoft Clarity, Firebase, Google Play, GoCardless și BANKSapi. Secțiunile respective descriu aceste prelucrări.
34. Furnizori utilizați
Găzduire: checkdomain.de, Germania. E-mail: checkdomain.de (SMTP). Plăți: GoCardless. Reconciliere și conectare bancară: BANKSapi. MIRA / OCR: servere proprii, fără cloud extern. Analiză web: Google Analytics, Metricool, Microsoft Clarity, numai cu consimțământ. Monitorizare și backup: infrastructură proprie, fără furnizor extern. Notificările Firebase, analiza și Google Fonts sunt descrise în secțiunile respective.
35. Securitatea datelor
Folosim măsuri tehnice și organizatorice pentru a proteja datele personale împotriva pierderii, manipulării, accesului neautorizat sau divulgării neautorizate. Acestea includ criptare SSL/TLS, restricții de acces, concepte de roluri și drepturi, actualizări regulate de securitate și copii de siguranță.
Copii de siguranță automate zilnice ale bazei de date de producție, ale încărcărilor și fișierelor, pe infrastructură proprie separată. Copiile sunt criptate, accesul este restricționat, iar ștergerea are loc într-un ciclu continuu de 30 de zile. Testele de restaurare documentate se efectuează cel puțin trimestrial. Monitorizarea tehnică sprijină funcționarea sigură.
36. Modificări ale acestei Politici
Ne rezervăm dreptul de a adapta această Politică de confidențialitate la cerințe juridice modificate sau la modificări tehnice ale serviciilor noastre. Versiune: 16.10.2026.
Redarea sesiunilor pe site și în backoffice
Pe site înregistrăm aspectul paginilor vizitate, navigarea, mișcările mouse-ului și derularea numai după acordul separat pentru redarea sesiunilor. Acordul pentru statistici nu activează singur înregistrarea. Scopul este identificarea problemelor de utilizare și îmbunătățirea serviciului.
În backoffice, după autentificare, putem asocia aceleași acțiuni unui cont de utilizator pentru investigarea erorilor și îmbunătățirea utilizării. Datele introduse sunt mascate; textele și imaginile vizibile din backoffice, iframe-urile, videoclipurile, elementele canvas și zonele sensibile marcate nu sunt înregistrate.
Înregistrările rămân pe infrastructura noastră. Le pot accesa doar administratorii autorizați ai platformei, iar fiecare acces este jurnalizat. Ștergem înregistrările în cel mult șapte zile. Puteți retrage oricând acordul pentru site, cu efect pe viitor, din setările cookie. Pentru acces, ștergere sau opoziție privind prelucrarea în backoffice, scrieți la datenschutz@motorica.io.