Polityka prywatności

1. Administrator

Administratorem przetwarzania danych na tej stronie oraz w oprogramowaniu Motorica jest Kerim Yagmurcu, Loreleiweg 11, 23560 Lübeck, Niemcy. E-mail: datenschutz@motorica.io.

2. Informacje ogólne

Ochrona danych osobowych jest dla nas ważna. Przetwarzamy dane osobowe poufnie i zgodnie z przepisami o ochronie danych, w szczególności z RODO oraz niemiecką federalną ustawą o ochronie danych BDSG. Dane osobowe to wszystkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej.

3. Hosting i pliki dziennika serwera

Nasza strona internetowa i platforma Motorica działają na serwerach w Unii Europejskiej. Podczas wizyty serwer automatycznie zapisuje informacje w plikach dziennika:

• adres IP
• data i godzina zapytania
• typ i wersja przeglądarki
• system operacyjny
• adres URL odsyłający
• wywołane strony
• nazwa hosta komputera uzyskującego dostęp

Przetwarzanie służy zapewnieniu bezpiecznego i bezawaryjnego działania strony. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Pliki dziennika są automatycznie usuwane najpóźniej po 30 dniach, chyba że istnieją ustawowe obowiązki przechowywania.

4. Szyfrowanie SSL/TLS

Ta strona i platforma Motorica używają szyfrowania SSL/TLS ze względów bezpieczeństwa. Połączenie szyfrowane rozpoznasz po "https://" w pasku adresu przeglądarki.

5. Kontakt

Gdy kontaktujesz się z nami e-mailem lub formularzem kontaktowym, przetwarzamy przekazane dane, takie jak imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, jeśli podany, oraz treść wiadomości. Przetwarzanie służy wyłącznie obsłudze zapytania. Podstawami prawnymi są art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO. Zapytania są usuwane najpóźniej po 24 miesiącach, chyba że istnieją ustawowe obowiązki przechowywania.

6. Rejestracja i konto klienta

Korzystanie z Motorica wymaga konta klienta. Mogą być przetwarzane w szczególności imię i nazwisko, nazwa firmy, adres, numer telefonu, adres e-mail, nazwa użytkownika, zaszyfrowane hasło, ustawienia języka i dane użytkowania. Przetwarzanie służy działaniom przedumownym i wykonaniu umowy. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

7. Korzystanie z platformy Motorica

Podczas korzystania z Motorica klienci mogą przechowywać i przetwarzać w platformie dane osobowe własnych klientów, dostawców i pracowników. Obejmuje to dane klientów, dostawców, pracowników, dane faktur, ofert, dokumenty, informacje płatnicze i dane komunikacyjne. Motorica przetwarza te dane wyłącznie na zlecenie danego klienta. Klient pozostaje administratorem w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO. Motorica działa jako podmiot przetwarzający zgodnie z art. 28 RODO. Umowa powierzenia może zostać zawarta na żądanie.

8. Przesyłanie dokumentów i rejestrowanie paragonów

Użytkownicy mogą przesyłać dokumenty i dowody, w tym faktury, paragony, rachunki kasowe, umowy, pisma urzędowe i inne dokumenty. Przetwarzanie odbywa się wyłącznie w celu udostępnienia żądanych funkcji platformy. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

9. Analiza dokumentów wspierana przez AI (MIRA)

Motorica udostępnia MIRA, asystenta opartego na AI do analizy i przetwarzania dokumentów. Przesłane dokumenty mogą być automatycznie analizowane w celu wyodrębnienia danych faktur, klasyfikacji dokumentów, streszczania treści, porządkowania rozpoznanych danych i udostępniania informacji w języku użytkownika. Przetwarzanie opiera się wyłącznie na dokumentach dostarczonych przez użytkownika. Jeśli jest to technicznie możliwe, odbywa się na serwerach w Unii Europejskiej. Analiza służy wyłącznie świadczeniu uzgodnionych usług. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

10. Newsletter

Jeśli zapiszesz się do newslettera, przetwarzamy adres e-mail, datę i godzinę rejestracji oraz adres IP w ramach procedury double opt-in. Rejestracja odbywa się wyłącznie metodą double opt-in. Zgodę można cofnąć w dowolnym momencie. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

11. Wysyłka e-maili

Do dostarczania e-maili systemowych, faktur, powiadomień i innych wiadomości używamy usługi SMTP. Mogą być przetwarzane imię i nazwisko, adres e-mail, treść wiadomości i techniczne informacje o wysyłce. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

12. Użycie Google Analytics

Ta strona używa usługi analitycznej Google Analytics. Google Analytics używa plików cookie i podobnych technologii, które umożliwiają analizę korzystania ze strony. Informacje wygenerowane przez te technologie mogą być przekazywane na serwery Google i tam przetwarzane. Używamy Google Analytics do analizy korzystania ze strony, ulepszania oferty i optymalizacji użyteczności. Anonimizacja IP jest włączona, więc adres IP użytkowników w Unii Europejskiej jest skracany przed przesłaniem. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, czyli zgoda przez baner cookie. Odbiorcą jest Google Ireland Limited. Okres przechowywania zależy od ustawień w Google Analytics.

13. Użycie Google Fonts

Na tej stronie używane są Google Fonts. W miarę możliwości fonty są udostępniane lokalnie z naszego serwera. Jeśli są ładowane bezpośrednio z serwerów Google, podczas otwierania strony następuje połączenie z serwerami Google. Może zostać przekazany w szczególności adres IP i techniczne informacje o przeglądarce. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli nasz uzasadniony interes w jednolitej prezentacji strony.

14. Aplikacje o pracę

Jeżeli przesyłane są do nas aplikacje o pracę, przetwarzamy zawarte w nich dane wyłącznie w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji. Po zakończeniu procesu dokumenty aplikacyjne są usuwane najpóźniej po sześciu miesiącach, chyba że istnieje obowiązek prawny lub zgoda na dłuższe przechowywanie. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

15. Informacje prywatności dla aplikacji Android

Aplikacja Motorica służy jako mobilny dostęp do platformy Motorica. W zależności od użycia mogą być przetwarzane dane konta, informacje o urządzeniu, wersja aplikacji, ustawienia języka, dane użytkowania oraz dane błędów lub diagnostyki.

16. Dostęp do kamery

Aplikacja może uzyskać dostęp do kamery w celu rejestrowania dokumentów, faktur lub dowodów. Dostęp następuje wyłącznie po wyraźnej zgodzie użytkownika. Obrazy są używane tylko do funkcji wybranych przez użytkownika.

17. Dostęp do plików i pamięci

Aplikacja może uzyskać dostęp do plików, gdy użytkownik chce przesłać dokumenty lub obrazy. Dostęp następuje wyłącznie po zgodzie użytkownika.

18. Firebase Cloud Messaging (powiadomienia push)

Aplikacja Motorica używa Firebase Cloud Messaging (FCM) do wysyłania powiadomień push. Mogą być przetwarzane tokeny urządzeń, identyfikatory instancji aplikacji, informacje o urządzeniu i informacje o doręczeniu. Powiadomienia mogą informować o nowych dokumentach, zakończonych analizach dokumentów, wiadomościach, komunikatach systemowych i zmianach statusu. Można je wyłączyć w ustawieniach urządzenia. Podstawami prawnymi są art. 6 ust. 1 lit. b oraz art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Odbiorcą jest Google Firebase.

19. Google Play Store

Przy pobieraniu aplikacji przez Google Play Store obowiązują dodatkowo zasady prywatności Google. Więcej informacji znajduje się w Polityce prywatności Google.

20. Czas przechowywania

Przechowujemy dane osobowe tylko tak długo, jak jest to konieczne dla danych celów lub wymagane przez ustawowe obowiązki przechowywania. W szczególności zapytania kontaktowe mogą być przechowywane do 24 miesięcy, dane umowne przez czas trwania relacji umownej, dane faktur przez 10 lat, dokumenty podatkowe przez 10 lat, a logi serwera do 30 dni.

21. Dostęp

Masz prawo dostępu do przetwarzanych przez nas danych osobowych zgodnie z art. 15 RODO.

22. Sprostowanie

Masz prawo do sprostowania nieprawidłowych danych zgodnie z art. 16 RODO.

23. Usunięcie

Masz prawo do usunięcia danych osobowych zgodnie z art. 17 RODO.

24. Ograniczenie przetwarzania

Masz prawo do ograniczenia przetwarzania zgodnie z art. 18 RODO.

25. Przenoszenie danych

Masz prawo do przenoszenia danych zgodnie z art. 20 RODO.

26. Sprzeciw

Masz prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych zgodnie z art. 21 RODO.

27. Cofnięcie zgody

Udzieloną zgodę można cofnąć w dowolnym momencie ze skutkiem na przyszłość zgodnie z art. 7 ust. 3 RODO.

28. Prawo skargi do organu nadzorczego

Masz prawo złożyć skargę do organu nadzorczego ochrony danych. Właściwy organ: Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein, Holstenstraße 98, 24103 Kiel, Niemcy.

29. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne, aby chronić dane osobowe przed utratą, manipulacją, nieuprawnionym dostępem lub nieuprawnionym ujawnieniem. Obejmują one szyfrowanie SSL/TLS, ograniczenia dostępu, koncepcje ról i uprawnień, regularne aktualizacje bezpieczeństwa i kopie zapasowe.

30. Zmiany tej Polityki prywatności

Zastrzegamy sobie prawo dostosowania tej Polityki prywatności do zmienionych wymogów prawnych lub technicznych zmian naszych usług. Stan: 16.06.2026.