Datenschutz

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website und innerhalb der Software Motorica ist:

Kerim Yagmurcu
Loreleiweg 11
23560 Lübeck
Deutschland

E-Mail: datenschutz@motorica.io

2. Allgemeine Hinweise

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

3. Hosting und Server-Logfiles

Unsere Website und die Motorica-Plattform (Backoffice) werden über checkdomain.de auf Servern in Deutschland betrieben.

Beim Besuch unserer Website werden automatisch Informationen durch den Server erfasst und in sogenannten Server-Logfiles gespeichert:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit der Anfrage
• Browsertyp und Browserversion
• Betriebssystem
• Referrer-URL
• Aufgerufene Seiten
• Hostname des zugreifenden Rechners

Die Verarbeitung erfolgt zur Gewährleistung eines sicheren und störungsfreien Betriebs der Website.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Server-Logfiles werden nach spätestens 30 Tagen automatisch gelöscht, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.

4. SSL-/TLS-Verschlüsselung

Diese Website und die Motorica-Plattform nutzen aus Sicherheitsgründen eine SSL-/TLS-Verschlüsselung.

Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie an „https://“ in der Adresszeile Ihres Browsers.

5. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail oder Kontaktformular kontaktieren, werden die von Ihnen übermittelten Daten verarbeitet:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer, falls angegeben
• Inhalt Ihrer Nachricht

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Anfragen werden spätestens nach 24 Monaten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

6. Registrierung und Kundenkonto

Für die Nutzung von Motorica ist die Erstellung eines Kundenkontos erforderlich.

Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Vor- und Nachname
• Firmenname
• Anschrift
• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse
• Benutzername
• Passwort, verschlüsselt gespeichert
• Spracheinstellungen
• Nutzungsdaten
• Version und Hash der beim Vertragsschluss geltenden Vertragsdokumente
• Zeitpunkt, IP-Adresse und User-Agent des Vertragsnachweises

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen sowie zur Erfüllung des Vertrags.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

7. Nutzung der Motorica-Plattform

Im Rahmen der Nutzung von Motorica können Kunden personenbezogene Daten ihrer eigenen Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter innerhalb der Plattform speichern und verarbeiten.

Hierzu zählen insbesondere:

• Kundendaten
• Lieferantendaten
• Mitarbeiterdaten
• Rechnungsdaten
• Angebotsdaten
• Dokumente
• Zahlungsinformationen
• Kommunikationsdaten

Motorica verarbeitet diese Daten ausschließlich im Auftrag des jeweiligen Kunden.

Der Kunde bleibt datenschutzrechtlich Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO.

Motorica handelt als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.

Die jeweils veröffentlichte Auftragsverarbeitungsvereinbarung muss vom berechtigten Firmenadministrator im Kundenkonto angenommen werden, bevor personenbezogene Daten Dritter innerhalb der Plattform verarbeitet werden.

8. Dokumenten-Upload und Belegerfassung

Nutzer können Dokumente und Belege hochladen.

Hierbei können verarbeitet werden:

• Rechnungen
• Quittungen
• Kassenbons
• Verträge
• Behördenbriefe
• sonstige Dokumente

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Bereitstellung der gewünschten Funktionen innerhalb der Plattform. Zur Texterkennung (OCR) werden Dokumente auf von uns betriebenen Servern verarbeitet; es erfolgt keine Übermittlung an externe OCR-Cloud-Dienste.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

9. KI-gestützte Dokumentenanalyse (MIRA)

Motorica stellt mit „MIRA“ einen KI-gestützten Assistenten zur Analyse und Verarbeitung von Dokumenten bereit.

Dabei können hochgeladene Dokumente automatisiert ausgewertet werden, um beispielsweise:

• Rechnungsdaten zu extrahieren
• Dokumente zu klassifizieren
• Inhalte zusammenzufassen
• strukturierte Hinweise darzustellen
• Informationen in der Sprache des Nutzers bereitzustellen

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Grundlage der vom Nutzer bereitgestellten Dokumente.

MIRA-Analysen werden auf von uns betriebenen Servern in unserer eigenen Infrastruktur verarbeitet, nicht über externe Cloud-KI-Dienste Dritter.

Die Analyse dient ausschließlich der Erbringung der vertraglich vereinbarten Leistungen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

10. Newsletter

Wenn Sie unseren Newsletter abonnieren, verarbeiten wir:

• E-Mail-Adresse
• Datum und Uhrzeit der Anmeldung
• IP-Adresse im Rahmen des Double-Opt-In-Verfahrens

Die Anmeldung erfolgt ausschließlich im Double-Opt-In-Verfahren.

Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

11. Versand von E-Mails

Zur Zustellung von System-E-Mails, Rechnungen, Benachrichtigungen und anderen Mitteilungen nutzen wir den E-Mail-Dienst von checkdomain.de (SMTP).

Dabei können folgende Daten verarbeitet werden:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Inhalt der Nachricht
• technische Versandinformationen

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

12. Zahlungsabwicklung (GoCardless)

Für Zahlungsvorgänge im Rahmen der Registrierung und Abonnementabwicklung (z. B. Lastschrift) setzen wir GoCardless ein.

Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Name und Anschrift
• E-Mail-Adresse
• Bankverbindungs- und Mandatsdaten
• Zahlungsstatus und Transaktionsreferenzen

GoCardless kann als Auftragsverarbeiter tätig werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von GoCardless.

13. Bankabgleich (BANKSapi)

Für den optionalen Bankabgleich setzen wir BANKSapi ein. Die Kontoanbindung erfolgt über ein sicheres PSD2-Frontend im Auftrag von Motorica.

Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Kontoumsätze und Buchungstexte
• Kontostände und Kontoreferenzen
• Verwendungszwecke und Transaktionsreferenzen
• technische Verbindungs- und Sitzungsdaten der Kontoanbindung

Die Verarbeitung dient dem Abgleich von Zahlungseingängen mit offenen Rechnungen innerhalb der Motorica-Plattform.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

BANKSapi handelt als technischer Dienstleister für die Kontoanbindung. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von BANKSapi.

14. Einsatz von Google Analytics

Diese Website verwendet den Webanalysedienst Google Analytics.

Google Analytics verwendet Cookies und ähnliche Technologien, die eine Analyse der Benutzung der Website ermöglichen. Die durch diese Technologien erzeugten Informationen können an Server von Google übertragen und dort verarbeitet werden.

Wir nutzen Google Analytics zur Analyse der Nutzung unserer Website, zur Verbesserung unseres Angebots und zur Optimierung der Benutzerfreundlichkeit.

Wir haben die IP-Anonymisierung aktiviert. Dadurch wird die IP-Adresse von Nutzern innerhalb der Europäischen Union vor der Übermittlung gekürzt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung über das Cookie-Banner).

Empfänger ist Google Ireland Limited.

Die Speicherdauer richtet sich nach den in Google Analytics konfigurierten Aufbewahrungsfristen.

15. Einsatz von Microsoft Clarity

Diese Website kann den Webanalysedienst Microsoft Clarity einsetzen, sofern eine Projekt-ID konfiguriert ist und Sie im Cookie-Banner Statistik-Cookies erlauben.

Clarity kann Sitzungsaufzeichnungen, Heatmaps und Nutzungsstatistiken erfassen. Dabei können Daten an Microsoft übermittelt und verarbeitet werden.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung über das Cookie-Banner).

Empfänger ist Microsoft Ireland Operations Limited bzw. Microsoft Corporation.

16. Verwendung von Google Fonts

Auf dieser Website werden Schriftarten von Google Fonts verwendet.

Die Schriftarten werden nach Möglichkeit lokal über unseren Webserver bereitgestellt. Falls die Schriftarten direkt von Google-Servern geladen werden, wird beim Aufruf der Website eine Verbindung zu Servern von Google hergestellt. Dabei können insbesondere die IP-Adresse und technische Informationen des verwendeten Browsers übermittelt werden.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer einheitlichen Darstellung der Website).

17. Bewerbungen

Sofern Bewerbungen an uns übermittelt werden, verarbeiten wir die darin enthaltenen Daten ausschließlich zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens.

Nach Abschluss des Verfahrens werden Bewerbungsunterlagen spätestens nach sechs Monaten gelöscht, sofern keine gesetzliche Verpflichtung oder Einwilligung zur längeren Speicherung besteht.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

18. Datenschutzhinweise zur Android-App

Die Motorica-App dient als mobiler Zugang zur Motorica-Plattform.

Je nach Nutzung können folgende Daten verarbeitet werden:

• Kontodaten
• Geräteinformationen
• App-Version
• Spracheinstellungen
• Nutzungsdaten
• Fehler- und Diagnosedaten

19. Kamerazugriff

Die App kann auf die Kamera zugreifen, um Dokumente, Rechnungen oder Belege zu erfassen.

Der Kamerazugriff erfolgt ausschließlich nach ausdrücklicher Freigabe durch den Nutzer.

Die Aufnahmen werden ausschließlich für die vom Nutzer gewünschten Funktionen verwendet.

20. Zugriff auf Dateien und Speicher

Die App kann auf Dateien zugreifen, wenn Nutzer Dokumente oder Bilder hochladen möchten.

Der Zugriff erfolgt ausschließlich nach Freigabe durch den Nutzer.

21. Firebase Cloud Messaging (Push-Benachrichtigungen)

Die Motorica-App verwendet Firebase Cloud Messaging (FCM) für den Versand von Push-Benachrichtigungen.

Hierbei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Geräte-Token
• App-Instanz-ID
• Geräteinformationen
• Zustellinformationen

Die Push-Benachrichtigungen dienen beispielsweise zur Information über:

• neue Dokumente
• abgeschlossene Dokumentenanalysen
• Nachrichten
• Systemmeldungen
• Statusänderungen

Push-Benachrichtigungen können jederzeit über die Geräteeinstellungen deaktiviert werden.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Empfänger ist Google Firebase.

22. Google Play Store

Beim Download der App über den Google Play Store gelten zusätzlich die Datenschutzbestimmungen von Google.

Weitere Informationen finden Sie in der Google Datenschutzerklärung.

23. Dauer der Speicherung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Insbesondere gelten folgende Fristen:

• Kontaktanfragen: bis zu 24 Monate
• Vertragsdaten: Dauer der Vertragsbeziehung
• Rechnungsdaten: 10 Jahre
• Steuerrelevante Dokumente: 10 Jahre
• Server-Logs: bis zu 30 Tage

24. Auskunft

Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten.

Art. 15 DSGVO.

25. Berichtigung

Sie haben das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten.

Art. 16 DSGVO.

26. Löschung

Sie haben das Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten.

Art. 17 DSGVO.

27. Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung.

Art. 18 DSGVO.

28. Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht auf Datenübertragbarkeit.

Art. 20 DSGVO.

29. Widerspruch

Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer Daten zu widersprechen.

Art. 21 DSGVO.

30. Widerruf einer Einwilligung

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Art. 7 Abs. 3 DSGVO.

31. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Zuständige Aufsichtsbehörde:

Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein
Holstenstraße 98
24103 Kiel
Deutschland

32. Datenstandort und Drittlandübermittlung

Motorica verarbeitet zentrale Kunden-, Unternehmens- und Dokumentdaten grundsätzlich in deutscher beziehungsweise eigener Infrastruktur. MIRA und OCR laufen eigenbetrieben. Für einzelne technische Dienste wie Zahlungsabwicklung, E-Mail-Versand, Kontoanbindung, App-Bereitstellung oder Webanalyse können spezialisierte Dienstleister eingebunden sein. Die Details sind in der Datenschutzerklärung transparent aufgeführt.

Kunden-, Unternehmens- und Dokumentdaten der Motorica-Plattform sowie MIRA- und OCR-Verarbeitung erfolgen grundsätzlich auf von uns betriebener Infrastruktur in Deutschland.

Für einzelne technische Funktionen können spezialisierte Dienstleister eingebunden sein, die Daten auch außerhalb der EU verarbeiten können – insbesondere bei Webanalyse (Google Analytics, Microsoft Clarity), Push-Benachrichtigungen (Firebase), App-Vertrieb (Google Play) sowie bei Zahlungsabwicklung (GoCardless) und Kontoanbindung (BANKSapi). Die jeweiligen Abschnitte dieser Datenschutzerklärung beschreiben diese Verarbeitungen im Detail.

33. Eingesetzte Dienstleister (Übersicht)

Im Rahmen unseres Betriebs setzen wir insbesondere folgende Dienstleister ein:

• Hosting (Website, Motorica-Plattform): checkdomain.de, Deutschland
• E-Mail-Versand: checkdomain.de (SMTP)
• Zahlungsabwicklung: GoCardless
• Bankabgleich / Kontoanbindung: BANKSapi
• MIRA / OCR: Verarbeitung auf von uns betriebenen Servern (kein externer Cloud-Dienst)
• Webanalyse: Google Analytics, Microsoft Clarity (nur nach Einwilligung)
• Monitoring / Backup: derzeit kein externer Anbieter; eine Umsetzung auf eigener Infrastruktur ist geplant

Push-Benachrichtigungen (Firebase), Webanalyse (Google Analytics, Microsoft Clarity) und Schriftarten (Google Fonts) sind in den jeweiligen Abschnitten dieser Datenschutzerklärung beschrieben.

34. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor Verlust, Manipulation, unbefugtem Zugriff oder unberechtigter Offenlegung zu schützen.

Hierzu gehören insbesondere:

• SSL-/TLS-Verschlüsselung
• Zugriffsbeschränkungen
• Rollen- und Berechtigungskonzepte
• Regelmäßige Sicherheitsupdates
• Datensicherungen (Backups) und technisches Monitoring: derzeit ohne externen Anbieter; eine Umsetzung auf eigener Infrastruktur ist geplant

35. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte rechtliche Anforderungen oder technische Änderungen unserer Dienste anzupassen.

Stand: 23.06.2026