Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD ist ein hybrides E-Rechnungsformat. Es kombiniert eine lesbare PDF/A-3-Rechnung mit eingebetteten XML-Daten. Das PDF ist für Menschen gedacht, die XML-Daten für Software und elektronische Verarbeitung.
E-Rechnung, PDF/A-3 & XML
ZUGFeRD erklärt: PDF/A-3, XML, Profile und Factur-X
ZUGFeRD ist ein hybrides E-Rechnungsformat: Eine PDF/A-3-Datei enthält die sichtbare Rechnung und eingebettete XML-Daten für die elektronische Verarbeitung. Entscheidend sind das verwendete Profil, vollständige strukturierte Angaben und eine technische sowie inhaltliche Prüfung.
Foto von Peaky Frames
ZUGFeRD 2.5 kombiniert eine lesbare PDF/A-3-Rechnung mit eingebetteten XML-Daten. Das Format ist technisch mit Factur-X abgestimmt. Ob eine Datei die Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllt, hängt insbesondere vom Profil, den strukturierten Pflichtangaben und der fehlerfreien Verarbeitung ab.
ZUGFeRD erleichtert den Austausch strukturierter Rechnungsdaten, weil Menschen die PDF-Darstellung lesen und Buchhaltungssysteme das eingebettete XML verarbeiten können. Ein normales PDF ohne strukturierten Datensatz ist keine ZUGFeRD-Rechnung. Maßgeblich bleiben die Datenqualität, der konkrete Anwendungsfall und die Anforderungen des Empfängers.
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD 2.5 ist ein hybrides Format für elektronische Rechnungen. Die am 10. Juni 2026 veröffentlichte Version verbindet eine PDF/A-3-Sichtkomponente mit eingebetteten XML-Rechnungsdaten. ZUGFeRD und Factur-X sind technisch aufeinander abgestimmt. Die PDF-Darstellung unterstützt die menschliche Prüfung; das XML ermöglicht die elektronische Verarbeitung.
- ZUGFeRD kombiniert PDF und XML in einer Datei
- Das PDF ist für Menschen lesbar
- Die XML-Daten sind für Software verarbeitbar
- Das Format basiert auf PDF/A-3 und strukturierten Rechnungsdaten
- ZUGFeRD kann im B2B-, B2G- und B2C-Kontext eingesetzt werden
- Für die E-Rechnungspflicht sind geeignete Profile und vollständige Daten entscheidend
- Ein normales PDF ohne strukturierte XML-Daten ist keine ZUGFeRD-Rechnung
ZUGFeRD, PDF und XRechnung: Der Unterschied
Ein normales PDF ist nur eine digitale Darstellung der Rechnung. Es kann zwar per E-Mail verschickt und gelesen werden, enthält aber ohne strukturierte Daten keine maschinell verarbeitbare E-Rechnung. Eine XRechnung besteht dagegen aus XML-Daten und ist ohne Viewer kaum lesbar. ZUGFeRD liegt dazwischen: Es enthält ein lesbares PDF und zusätzlich strukturierte XML-Daten in derselben Datei.
- PDF: lesbar, aber ohne strukturierte Daten keine E-Rechnung
- XRechnung: reine XML-Rechnung für maschinelle Verarbeitung
- ZUGFeRD: PDF/A-3 mit eingebetteten XML-Rechnungsdaten
- ZUGFeRD ist für viele kleine Unternehmen leichter verständlich als reine XML-Dateien
- Die eingebetteten XML-Daten sind für die elektronische Verarbeitung entscheidend
- Bei öffentlichen Auftraggebern können zusätzliche Vorgaben wie Leitweg-ID oder Plattformregeln gelten
Wann ist ZUGFeRD eine echte E-Rechnung?
Seit 2025 reicht ein einfaches PDF im inländischen B2B-Bereich grundsätzlich nicht mehr als E-Rechnung aus. Eine ZUGFeRD-Rechnung kann die Anforderungen erfüllen, wenn sie ein geeignetes strukturiertes Format nutzt und die erforderlichen Rechnungsangaben vollständig enthält. Nach der Verwaltungsauffassung des BMF fallen ZUGFeRD-Formate ab Version 2.0.1 grundsätzlich unter die zulässigen E-Rechnungsformate, wenn nicht die Profile MINIMUM oder BASIC-WL verwendet werden.
- Geeignetes ZUGFeRD-Profil verwenden
- Profile MINIMUM und BASIC-WL nicht für die E-Rechnungspflicht einplanen
- Pflichtangaben vollständig im strukturierten Datenteil erfassen
- PDF und XML inhaltlich sauber zusammenhalten
- Rechnung vor Versand technisch validieren
- Formatvorgaben des Empfängers beachten
- Bei Unsicherheit Steuerberatung oder Softwareanbieter einbinden
Welche Angaben gehören in eine ZUGFeRD-Rechnung?
Eine ZUGFeRD-Rechnung muss nicht nur optisch vollständig aussehen. Die wichtigen Rechnungsdaten müssen auch strukturiert im XML-Teil enthalten sein. Dazu gehören die üblichen Pflichtangaben einer Rechnung, aber auch technisch saubere Angaben, damit Buchhaltungssoftware die Rechnung korrekt verarbeiten kann. Wenn Angaben nur im PDF stehen, aber im XML fehlen, kann die elektronische Verarbeitung scheitern.
- Name und Anschrift des Rechnungsstellers
- Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, soweit erforderlich
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Leistungsdatum oder Leistungszeitraum
- Leistungsbeschreibung
- Menge, Einheit, Einzelpreis und Gesamtbetrag
- Netto, Umsatzsteuer und Brutto
- Steuersatz oder Steuerbefreiungshinweis
- Zahlungsbedingungen und Bankverbindung
- Elektronische Empfängerangaben, falls vereinbart oder erforderlich
ZUGFeRD-Profile: Warum das Profil wichtig ist
ZUGFeRD stellt mehrere Profile mit unterschiedlichem Datenumfang bereit. Nicht jedes Profil eignet sich für jeden Zweck. Für verpflichtende E-Rechnungen müssen die umsatzsteuerlich erforderlichen Angaben vollständig strukturiert enthalten sein. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen diese Voraussetzung nicht. Empfänger-, Branchen- und Behördenvorgaben sind zusätzlich zu prüfen.
- Profil nicht zufällig wählen
- MINIMUM und BASIC-WL nicht für verpflichtende B2B-E-Rechnungen einplanen
- EN-16931-konforme Profile bevorzugen
- Anforderungen des Empfängers prüfen
- Bei Behörden die Vorgaben der jeweiligen Plattform beachten
- Software so konfigurieren, dass Pflichtangaben vollständig ausgegeben werden
- Profilwechsel testen, bevor Rechnungen produktiv versendet werden
PDF und XML müssen zusammenpassen
Der größte praktische Vorteil von ZUGFeRD ist gleichzeitig eine häufige Fehlerquelle: Die Rechnung hat eine sichtbare PDF-Seite und einen strukturierten XML-Teil. Beide müssen dieselbe Rechnung abbilden. Wenn im PDF andere Beträge, andere Steuersätze oder andere Kundendaten stehen als im XML, entstehen Rückfragen und Verarbeitungsfehler. Deshalb sollte eine ZUGFeRD-Rechnung nicht nachträglich manuell als PDF bearbeitet werden.
- PDF nicht nachträglich manuell verändern
- XML-Daten nicht vom sichtbaren Rechnungsinhalt abkoppeln
- Netto, Umsatzsteuer und Brutto in beiden Teilen prüfen
- Rechnungsnummer und Rechnungsdatum konsistent halten
- Leistungsdaten eindeutig erfassen
- Korrekturen über Storno, Berichtigung oder neue Rechnung sauber dokumentieren
- Keine getrennten Versionen von PDF und XML erzeugen
ZUGFeRD empfangen und prüfen
Wenn du eine ZUGFeRD-Rechnung erhältst, siehst du zunächst meist nur das PDF. Die eigentlichen strukturierten Rechnungsdaten sind im Dokument eingebettet. Für die Buchhaltung reicht es deshalb nicht, nur die sichtbare PDF-Seite zu betrachten. Du solltest prüfen, ob die Rechnung als ZUGFeRD-Datei erhalten wurde, ob die Angaben plausibel sind und ob deine Software die XML-Daten korrekt auslesen kann.
- ZUGFeRD-Datei vollständig speichern
- Nicht nur Screenshot oder Ausdruck ablegen
- Rechnungssteller, Betrag und Umsatzsteuer prüfen
- Zahlungsdaten kontrollieren
- Eingebettete XML-Daten durch geeignete Software auslesen lassen
- Bei Abweichungen zwischen Anzeige und Daten nicht blind buchen
- Unklare Rechnungen beim Aussteller klären
- Eingangsrechnung für Steuerberatung und Buchhaltung nachvollziehbar ablegen
ZUGFeRD versenden: Was vor dem Versand geprüft werden sollte
Vor dem Versand einer ZUGFeRD-Rechnung solltest du nicht nur das Layout prüfen. Entscheidend ist, ob die Rechnung technisch gültig ist und ob alle relevanten Angaben im strukturierten Datenteil vorhanden sind. Gerade bei Geschäftskunden, Steuerberatung und automatischer Verarbeitung fallen Fehler schnell auf: fehlende Pflichtfelder, falsche Steuersummen, unklare Zahlungsbedingungen oder nicht passende XML-Daten.
- Kundendaten vollständig erfassen
- Rechnungsnummer und Rechnungsdatum prüfen
- Leistungsdatum oder Leistungszeitraum angeben
- Leistungsbeschreibung verständlich formulieren
- Netto, Steuer und Brutto kontrollieren
- Zahlungsbedingungen und Bankverbindung prüfen
- Passendes ZUGFeRD-Profil verwenden
- Datei vor Versand validieren
- Rechnung im Originalformat archivieren
ZUGFeRD und öffentliche Auftraggeber
Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber reicht es nicht, nur ein technisch zulässiges Format zu erzeugen. Öffentliche Stellen können zusätzliche Anforderungen an Übertragungsweg, Leitweg-ID, Rechnungsempfänger, Anlagen und Plattformen stellen. In vielen Behördenprozessen ist XRechnung der bekanntere Standard. ZUGFeRD kann je nach Vorgabe zulässig sein, sollte aber vor der Rechnungsstellung mit dem Auftraggeber oder der Plattformanforderung abgeglichen werden.
- Vorgaben des öffentlichen Auftraggebers prüfen
- Leitweg-ID rechtzeitig erfragen, wenn erforderlich
- Zulässiges Format und Profil klären
- Rechnungseingangsplattform beachten
- Anlagen und Referenzen korrekt übermitteln
- Bei Ablehnung Fehlermeldung genau auswerten
- Bei Behörden nicht automatisch davon ausgehen, dass jedes ZUGFeRD-Profil akzeptiert wird
Aufbewahrung: Die vollständige ZUGFeRD-Datei zählt
Eine ZUGFeRD-Rechnung sollte vollständig im Originalformat aufbewahrt werden. Es reicht nicht, nur die sichtbare PDF-Seite auszudrucken oder einen Screenshot zu speichern. Die eingebetteten XML-Daten sind ein wesentlicher Bestandteil der elektronischen Rechnung. Für eine nachvollziehbare Ablage sollten Rechnung, Datei, Zahlungsstatus, Korrekturen und mögliche Prüfergebnisse später wieder auffindbar sein.
- Originaldatei vollständig speichern
- Eingebettete XML-Daten nicht entfernen
- Rechnung nicht nur als Ausdruck oder Bild ablegen
- Dateiname und Belegnummer nachvollziehbar halten
- Korrekturen und Stornos dokumentieren
- Zahlungen mit der Rechnung verknüpfen
- Daten für Steuerberatung und Prüfung auffindbar halten
- GoBD-orientierte Ablage und Berechtigungen beachten
Typische Fehler bei ZUGFeRD-Rechnungen
Viele Fehler entstehen, weil ZUGFeRD wie ein normales PDF behandelt wird. Das ist riskant. Die Rechnung muss nicht nur optisch stimmen, sondern auch strukturell. Fehler im XML-Teil können dazu führen, dass Geschäftskunden oder Buchhaltungssysteme die Rechnung nicht sauber verarbeiten. Deshalb sollte der Prozess so aufgebaut sein, dass Rechnungsdaten einmal korrekt erfasst und anschließend automatisch in PDF und XML ausgegeben werden.
- Normales PDF als ZUGFeRD bezeichnen
- Falsches oder ungeeignetes Profil wählen
- XML-Daten fehlen oder sind unvollständig
- PDF und XML enthalten unterschiedliche Beträge
- Steuersummen stimmen rechnerisch nicht
- Pflichtangaben fehlen im strukturierten Teil
- ZUGFeRD-Datei wird nicht validiert
- Datei wird nachträglich manuell verändert
- Nur das PDF wird archiviert, nicht die vollständige Datei
- Empfängervorgaben werden nicht geprüft
Motorica-Unterstützung: belegter Funktionsstand
Motorica unterstützt die strukturierte Erfassung von Rechnungsdaten und die Ausgabe von XRechnungen. Motorica erstellt ZUGFeRD-Rechnungen direkt aus den gepflegten Rechnungsdaten. Die Datei verbindet eine lesbare PDF-Rechnung mit eingebetteten strukturierten XML-Daten. Dieser Artikel bleibt eine neutrale fachliche Grundlage.
- Kunden- und Leistungsdaten strukturiert erfassen
- Rechnungsnummer, Datum, Beträge und Steuern nachvollziehbar pflegen
- XRechnungen erzeugen und vor dem Versand prüfen
- Eingangsrechnungen und Belege geordnet ablegen
- Zahlungen und offene Posten mit Rechnungen verbinden
- Daten für Steuerberatung und Buchhaltung vorbereiten
- Motorica erstellt ZUGFeRD-Rechnungen direkt aus den gepflegten Rechnungsdaten. Die Datei verbindet eine lesbare PDF-Rechnung mit eingebetteten strukturierten XML-Daten.
FAQ
Häufige Fragen zu ZUGFeRD
Ist ZUGFeRD nur ein normales PDF?
Nein. Ein normales PDF enthält keine strukturierten Rechnungsdaten. Eine ZUGFeRD-Rechnung enthält zusätzlich XML-Daten, die in der PDF/A-3-Datei eingebettet sind und maschinell verarbeitet werden können.
Ist ZUGFeRD eine gültige E-Rechnung?
ZUGFeRD kann eine gültige E-Rechnung sein, wenn ein geeignetes Profil verwendet wird und die erforderlichen strukturierten Rechnungsdaten vollständig enthalten sind. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL sollten für verpflichtende B2B-E-Rechnungen nicht verwendet werden.
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
XRechnung ist eine reine XML-Rechnung und ohne Viewer schwer lesbar. ZUGFeRD kombiniert dagegen ein lesbares PDF mit eingebetteten XML-Daten. Beide Formate können für E-Rechnungen relevant sein, wenn die gesetzlichen und technischen Anforderungen erfüllt werden.
Was ist der Vorteil von ZUGFeRD für kleine Unternehmen?
ZUGFeRD ist für kleine Unternehmen praktisch, weil Kunden weiterhin eine lesbare PDF-Rechnung erhalten, während Buchhaltungssysteme die strukturierten XML-Daten verarbeiten können. Das reduziert manuelle Eingaben und erleichtert den Übergang zur E-Rechnung.
Muss ich seit 2025 ZUGFeRD verwenden?
Nein. ZUGFeRD ist nicht das einzige zulässige E-Rechnungsformat. Im B2B-Bereich können auch XRechnung oder andere geeignete strukturierte Formate verwendet werden. Entscheidend ist, dass die Rechnung die gesetzlichen Anforderungen erfüllt und elektronisch verarbeitet werden kann.
Kann ich eine ZUGFeRD-Rechnung per E-Mail versenden?
Grundsätzlich kann eine E-Rechnung auch per E-Mail übermittelt werden, wenn der konkrete Übermittlungsweg zwischen den Beteiligten passt. Wichtig ist, dass die vollständige ZUGFeRD-Datei versendet wird und die eingebetteten XML-Daten nicht verloren gehen.
Wie prüfe ich eine ZUGFeRD-Rechnung?
Prüfe nicht nur das sichtbare PDF, sondern auch die strukturierten Daten. Eine geeignete Software oder ein Validator kann helfen, Pflichtfelder, Format, Beträge, Steuersummen und XML-Daten zu prüfen.
Wie muss ich ZUGFeRD-Rechnungen aufbewahren?
Die vollständige ZUGFeRD-Datei sollte im Originalformat aufbewahrt werden. Ein Ausdruck, Screenshot oder eine einfache PDF-Kopie ohne eingebettete XML-Daten reicht nicht aus, wenn dadurch der strukturierte Rechnungsbestandteil verloren geht.
Unterstützt Motorica die Ausgabe von ZUGFeRD?
Motorica erstellt ZUGFeRD-Rechnungen direkt aus den gepflegten Rechnungsdaten. Die Datei verbindet eine lesbare PDF-Rechnung mit eingebetteten strukturierten XML-Daten. Belegt ist die strukturierte Rechnungserfassung sowie XRechnung und ZUGFeRD.