ZUGFeRD objašnjen: PDF/A-3, XML, profili i Factur-X

ZUGFeRD račun s PDF prikazom i ugrađenim XML računskim podacima

ZUGFeRD 2.5 kombinira čitljiv PDF/A-3 račun s ugrađenim XML podacima. Ovo je format tehnološki usklađen sa Factur-X. Da li se datoteka odgovara zahtjevima za elektroničke račune, ovisi posebno o profilu, strukturiranim obaveznim informacijama i ispravnom obradi.

ZUGFeRD olakšava razmjenu strukturiranih računskih podataka, jer ljudi mogu čitati PDF prikaz, a računarski sustavi ugrađene XML podatke obraditi. Normalna datoteka PDF bez strukturiranih podataka nije ZUGFeRD računska knjiga. Ključni su kvalitet podataka, konkretni primjerak i zahtjevi preuzevajućeg.

Primjer ZUGFeRD računa iz Motorica

Primjer datoteke je izravno generiran s pomoću Motorica računskog generatora. On sadrži čitljiv PDF račun i ugrađene strukturirane XML podatke.

Preuzmite primjer ZUGFeRD računa iz Motorica

Što je ZUGFeRD?

ZUGFeRD 2.5 je hibridni format za elektroničke račune. Verzija objavljena 10. svibnja 2026. kombinira PDF/A-3 vizualnu komponentu s ugrađenim XML podacima o računu. ZUGFeRD i Factur-X su tehnološki usklađeni. PDF prikaz podržava ljudsku provjeru; XML omogućuje elektroničku obradu.

ZUGFeRD kombinira PDF i XML u jednoj datoteci
PDF je čitljiv za ljude
XML podaci su obradivi za softver
Format temelji se na PDF/A-3 i strukturiranim računskim podacima
ZUGFeRD se može koristiti u B2B, B2G i B2C kontekstu
Za obavezu e-računa su odgovarajući profili i potpuni podaci ključni
Normalna datoteka PDF bez strukturiranih XML podataka nije ZUGFeRD računska knjiga

ZUGFeRD, PDF i XRechnung: Razlika

Normalna datoteka PDF je samo digitalni prikaz računa. Može se šalji putem e-pošte i čitati, ali bez strukturiranih podataka ne sadrži masinu obradivu e-računsku knjigu. XRechnung sastoji se od XML podataka i je bez preglednika teško čitljiva. ZUGFeRD stoji između njih: Sadrži čitljiv PDF i dodatno strukturirane XML podatke u istoj datoteci.

PDF: čitljiv, ali bez strukturiranih podataka nije e-računska knjiga
XRechnung: čista XML računska knjiga za masinu obradu
ZUGFeRD: PDF/A-3 s ugrađenim XML-racunskim podacima
ZUGFeRD je za mnoge male tvrtke lakše razumljiv od čista XML-datoteka
Ugrađeni XML-podaci su ključni za elektroničku obradu
Pri javnim naručiteljima mogu vrijediti dodatne zahtjeve poput Leitweg-ID ili platformnih pravila

Kada je ZUGFeRD stvarna e-racuna?

Od 2025. godine jednostavan PDF u domaćem B2B području općenito više nije dovoljan kao e-račun. ZUGFeRD račun može zadovoljiti zahtjeve ako koristi odgovarajuće strukturirano formatiranje i sadrži potrebne računske informacije u potpunosti. Prema administrativnom gledištu ministarstva, ZUGFeRD formati od verzije 2.0.1 općenito spadaju pod dopuštene e-računsko formatiranje, osim ako se profili MINIMUM ili BASIC-WL ne koriste.

Koristiti odgovarajući ZUGFeRD profil
Ne planirati profile MINIMUM i BASIC-WL za obavezu e-racuna
Potrebne informacije u strukturiranom datotečnom dijelu potpuno zabeležiti
PDF i XML sadržaj čistopisno spojiti
Racun pre slanja tehnološki validirati
Prateće zahtjeve primatelja formatova poštovati
U slučaju nesigurnosti uključiti računarske savjetnike ili proizvođače softvera

Koji podaci trebaju biti u ZUGFeRD računu?

ZUGFeRD-racun mora ne samo izgledati optički potpuno, već ključne racunske informacije moraju biti strukturirano uključene u XML dijel. To uključuje obavezne podatke za racun, ali i čistopisno ispravne podatke kako bi računalni softver mogao pravilno obraditi racun. Ako su informacije prisutne samo u PDF-u, a nedostaju u XML-u, elektronička obrada može propasti.

Ime i adresa izdavača racuna
Ime i adresa primatelja racuna
Podnosilac prihvatniške ili PDV-identifikacijski broj, ukoliko je potrebno
Broj racuna
Datum izdavanja racuna
Datum ili vremenski period usluge
Opis usluge
Količina, jedinica mere, jedinična cijena i ukupni iznos
Neto iznos, PDV i bruto iznos
Stopa poreza ili napomena o iskustvu od poreza
Uvjeti plaćanja i bankni podaci
Elektronički prijemnički podaci, ako je dogovoren ili potreban

ZUGFeRD profili: Zašto profil bitan je

ZUGFeRD nudi više profila s različitim opsegom podataka. Nije svaki profil prikladan za svaku namjenu. Za obvezne e-račune svi podaci potrebni za PDV moraju biti u cijelosti strukturirano sadržani. Profili MINIMUM i BASIC-WL ne ispunjavaju taj uvjet. Dodatno treba provjeriti zahtjeve primatelja, djelatnosti i tijela javne vlasti.

Ne izaberite profil nasumično
MINIMUM i BASIC-WL ne planirajte za obvezne B2B-e-račune
Preferirajte profile konformni s EN 16931
Provjerite zahtjeve primatelja
Pri uplatama na službene institucije prati presudice odgovarajuće platforme
Konfigurirajte softver tako da ispunjava obvezne podatke u potpurnosti
Testirajte profil promjene prije slanja računa u proizvodnji

PDF i XML moraju odgovarati jedno drugome

Najveći praktični prednost ZUGFeRD-a je istovremeno često izvora grešaka: Račun ima vidljivu PDF stranicu i strukturirani XML dio. Oba moraju prikazati isti račun. Ako su u PDF-u drugi iznosi, druge porezne stope ili druge klijentske podatke odnosno u XML-u, nastanjuje se potraživanje povratnih informacija i grešaka pri obradi. Zato ne bi trebalo manuelno urediti ZUGFeRD račun kao PDF naknadno.

PDF ne uredite manuelno naknadno
XML podatke ne odvojite od vidljivog sadržaja računa
Provjerite neto iznos, PDV i bruto iznos u oba dijela
Održavajte konsistentnost broja računa i datuma izdavanja računa
Jedinstveno zabilježite uslugu ili proizvod
Čistopisno dokumentirajte popravke preko storniranja, ispravnih računa ili novog računa
Nemojte generirati odvojene verzije PDF i XML

Prihvaćanje i provjeravanje ZUGFeRD-a

Kada primite ZUGFeRD-e račun, najčešće ćete najprije vidjeti samo PDF datoteku. Stvarni strukturirani podaci o računu su uključeni unutar dokumenta. Za financijsku upravu nije dovoljno samo gledati vidljivu PDF stranicu. Trebali biste provjeriti da li je račun stvarno primljen kao ZUGFeRD datoteka, da li su podaci smisleni i da li vaša softverska aplikacija može ispravno čitati XML podatke.

Potpuno spremiti ZUGFeRD datoteku
Nemojte samo spremiti snimak ekrana ili isprintati stranicu
Provjerite izdavača računa, iznos i PDV
Kontrolirajte podatke o plaćenoj kartici
Dopuštenom softveru omogućite čitanje unutarnjih XML-podataka
U slučaju razlika između prikaza i podataka ne zabeležite račun bez nadzora
Nepoznate račune rješavajte s izdavačem
Dolazne račune čvrsto dokumentirati za savjetovanje o porezima i računovodstvo

Šalji ZUGFeRD: Što treba proveriti prije slanja

Prije slanja računa ZUGFeRD nemojte provjeravati samo izgled. Presudno je je li račun tehnički valjan i jesu li svi važni podaci sadržani u strukturiranom dijelu. Pogreške se brzo uočavaju, osobito kod poslovnih kupaca, poreznog savjetovanja i automatske obrade: nedostajuća obvezna polja, netočni porezni zbrojevi, nejasni uvjeti plaćanja ili neusklađeni XML podaci.

Potpuno zabilježite korisničke podatke
Provjerite broj računa i datum izdavanja
Navedite datum ili razdoblje pružanja usluge
Jasno formulirati opis usluga
Provjerite neto iznos, porez i bruto iznos
Provjerite uvjete za plaćanje i bančku preduzeće
Upotrijebite odgovarajuće ZUGFeRD-Profil
Datoteku provjeriti prije slanja
Račun arhivirati u originalnom formatu

ZUGFeRD i javni naručitelji

Kada se radi o računima za javne naručitelje, nije dovoljno samo stvoriti tehnički dopušten format. Javne institucije mogu imati dodatne zahtjeve za put prijenosa, Leitweg-ID, primatelja računa, priloge i platforme. U mnogim administrativnim procesima je XRechnung pozniji standard. ZUGFeRD može biti dopušten prema određenju, ali treba provjeriti s naručiteljem ili zahtjevima platforme prije stvaranja računa.

Provjerite odredbe javnog naručitelja
Uvijek u vrijeme zahtijevati Leitweg-ID, ako je potrebno
Jasno definirati dopušteni format i profil
Slijediti pravila za prijem računa na platformi
Prilagođeno prenositi dodatne dokumente i referencirane podatke
U slučaju odbijanja, tačno procjeniti grešku u poruci o odbici
Nije uvijek garantovano da će sve ZUGFeRD profile biti prihvaćeni od strane javnih organa

Spremanje: Cijela ZUGFeRD datoteka je važna za spremanje

Elektronički račun u formatu ZUGFeRD treba spremiti u originalnom obliku. Ispisivanje samo vidljivog dijela PDF datoteke ili snimanje ekranova nije dovoljno. Ugrađene XML podatke su ključni dio elektroničkog računa. Za potpuno dostupnu i provjerivajuću arhiviranu dokumentaciju, račun, datoteka, stanje plaćanja, popravci i eventualne kontrolne rezultate trebaju biti kasnije lako pronaći.

Spremiti originalnu datoteku u cijelosti
Nemoguće je ukloniti ugrađene XML podatke
Račun ne smije biti spreman samo kao ispis ili slika
Držati vidljiv naziv datoteke i broj dokaza
Dokumentirati popravke i storno
Povezivanje plaćanja s računom
Držati dostupne podatke za financijsku savjetovanju i provjeru
Slijediti pravila GoBD za spremanje i pristupačnost

Klasični pogreške kod ZUGFeRD računa

Veličina grešaka nastaje zbog toga što se ZUGFeRD traktira kao običan PDF. To je opasno. Račun mora biti ne samo vizualno ispravan, već i strukturno. Greške u XML dijelu mogu dovesti do problema kod poslovnih kupaca ili računovodstvenih sustava koji ne biće u stanju čistopisno obraditi račun. Zato je potrebno da se proces organizuje tako što će se podaci o računu prvo ispravno zapisati, a zatim automatski izvući kao PDF i XML.

Oznaka običnog PDF-a kao ZUGFeRD
Odabir netačnog ili nepotrebnog profila
Nedostajuće ili nesavršene XML podatke
PDF i XML sadrže različite iznose
Steuersätze se matematički ne poklapaju
Obvezni podaci nedostaju u strukturiranom dijelu
ZUGFeRD datoteka se ne provjerava na valjanost
Datoteka je kasnije ručno promijenjena
Samo PDF se arhivira, a ne cijela datoteka
Primačeva zahtjeva se ne provjerava

Podrška Motorica: dokazani funkcionalni stanje

Motorica podržava strukturirano evidentiranje podataka s računa i izradu formata XRechnung. Motorica izrađuje račune ZUGFeRD izravno iz evidentiranih podataka s računa. Datoteka spaja čitljiv PDF račun s ugrađenim strukturiranim XML podacima. Ovaj članak ostaje neutralna stručna osnova.

Strukturirano uvođenje podataka o kupcu i uslugama
Čuvajte broj računa, datum, iznose i poreze ujasno
Generirajte XRechnung i provjerite prije slanja
Čuvajte dolazne račune i dokaze uređeno
Spojite plaćanje i otvorene stavke s računima
Pripremite podatke za financijsku uslužnicu i knjiženje
Motorica generira ZUGFeRD račune iz čuvanih računskih podataka. Datoteka kombinira čitljiv PDF račun s ugrađenim strukturiranim XML podacima.

FAQ

Često postavljene pitanja o ZUGFeRD-u

Što je ZUGFeRD?

ZUGFeRD je hibridno elektroničko računsko formatiranje. Kombinira čitljiv PDF/A-3 račun s ugrađenim XML podacima. PDF je namijenjen ljudima, dok su XML podaci namijeni za softver i elektroničku obradu.

Je li ZUGFeRD samo običan PDF?

Ne. Običan PDF ne sadrži strukturirane računskie podatke. ZUGFeRD-račun dodatno sadrži XML-podatke koji su ugrađeni unutar PDF/A-3 datoteke i mogu biti strojno obrađeni.

Je li ZUGFeRD valjan elektronički račun?

ZUGFeRD može biti valjan elektronički račun ako je odgovarajuće profilo korišteno i sadrži potrebne strukturirane računne podatke. Profili MINIMUM i BASIC-WL ne bi trebali koristiti za obavezne B2B-elektronične račune.

Koji je razlika između ZUGFeRD i XRechnung?

XRechnung je čista XML-račun koja bez preglednika teško čita. ZUGFeRD kombinira s druge strane čitljiv PDF sa ugrađenim XML-podacima. Oba formata mogu biti relevantna za elektroničke račune ako su zakonski i tehnički zahtjevi ispunjeni.

Koji je prednost ZUGFeRDa za mala poduzeća?

ZUGFeRD je praktičan za mala poduzeća jer klijenti još uvijek dobivaju čitljivi PDF-račun, dok računske sisteme mogu obrađivati strukturirane XML-podatke. To smanjuje ručne unose i olakšava prelaz na elektronički račun.

Moram li od 2025. koristiti ZUGFeRD?

Ne. ZUGFeRD nije jedinstveno dopušteno format za elektroničke račune. U B2B području mogu se koristiti i XRechnung ili druge odgovarajuće strukturirane formate. Ključno je da račun ispunjava zakonske zahtjeve i može biti elektronički obrađen.

Možete li poslati ZUGFeRD-račun putem e-pošte?

U principu se elektronička računa može prenositi i putem e-pošte, ako to konkretni put prenosa između sudionika dopušta. Važno je da se poslužite potpunoj ZUGFeRD datotekom te da ne izgubite ugrađene XML podatke.

Kako provjeriti ZUGFeRD račun?

Provjerite ne samo vidljivi PDF, već i strukturirane podatke. Prikladna softverska aplikacija ili validator može pomoći u provjeri obveznih polja, formata, iznosa, poreza i XML-podataka.

Kako treba čuvati ZUGFeRD račune?

Potpuna ZUGFeRD datoteka treba se čuvati u originalnom formatu. Izveštaj, snimak ekrana ili jednostavna PDF kopija bez ugrađenih XML podataka nije dovoljno ako strukturirani dio računa s tim postane izgubljen.

Podržava li Motorica izradu ZUGFeRD?

Motorica izrađuje račune ZUGFeRD izravno iz evidentiranih podataka s računa. Datoteka spaja čitljiv PDF račun s ugrađenim strukturiranim XML podacima. Motorica podržava strukturirano evidentiranje računa, XRechnung i ZUGFeRD.