ZUGFeRD Açıklanıyor: PDF/A-3, XML, Profil ve Factur-X

PDF görünümü ve gömülü XML fatura verileri içeren ZUGFeRD faturası

ZUGFeRD 2.5, okunabilir bir PDF/A-3-fatura ile içe aktarılmış XML-verileri birleştirir. Bu biçim, teknik olarak Factur-X ile uyumlu hale getirilmiştir. Bir dosyanın e-fatura gereksinimlerini karşılayıp karşılamadığı, özellikle kullanılan profil, yapılandırılmış zorunlu bilgiler ve hata-sız işleme bağlıdır.

ZUGFeRD, yapılandırılmış faturadaki verilerin değişimini kolaylaştırır çünkü insanlar PDF gösterimini okuyabilirken, maliyet hesaplama sistemleri dahili XML verisini işleyebilir. Normal bir PDF dosyası, yapılandırılmış veri seti olmadan bir ZUGFeRD faturası değildir. Veri kalitesi, belirlenen uygulama durumu ve alıcının gereksinimleri kritik öneme sahiptir.

Motorica'dan ZUGFeRD örnek faturası

Örnek dosya Motorica Fatura Oluşturma Aracı ile doğrudan oluşturulmuştur. Okunabilir bir PDF faturası ve dahili yapılandırılmış XML verileri içermektedir.

Motorica'dan ZUGFeRD örnek faturasını indirin

ZUGFeRD nedir?

ZUGFeRD 2.5, elektronik faturalar için bir hibrit biçimdir. 10 Haziran 2026 tarihinde yayınlanan sürüm, PDF/A-3 görsel bileşenini ve dahili XML fatura verilerini birleştirir. ZUGFeRD ve Factur-X teknik olarak uyumlu hale getirilmiştir. Görsel gösterim insan kontrolüne yardımcı olurken, XML veri dosyası yazılım tarafından işlenebilir.

ZUGFeRD bir PDF ve XML dosyasını bir arada kullanır
PDF insanlar için okunurdur
XML verileri yazılım tarafından işlenebilirdir
Biçim PDF/A-3 ve yapılandırılmış fatura verilerine dayanmaktadır
ZUGFeRD B2B, B2G ve B2C bağlamında kullanılabilir
E-fatura yükümlülüğü için uygun profiller ve tam veriler önemlidir
Normal bir PDF dosyası, yapılandırılmış XML veri seti olmadan bir ZUGFeRD faturası değildir

ZUGFeRD, PDF ve XRechnung: Farklar

Bir normal PDF sadece bir raporun dijital gösterimidir. E-posta yoluyla gönderilebilir ve okunabilir olabilir ancak yapılandırılmış veri seti olmadan makine tarafından işlenebilir bir e-fatura içermez. XRechnung ise XML verilerinden oluşur ve okuma aracına sahip olmaksızın zor okunurdur. ZUGFeRD ise arada yer alır: Okunabilir bir PDF ve aynı dosyada yapılandırılmış XML verileri içerir.

PDF: okuyabilen, ancak yapılandırılmış veri olmaksızın e-fatura değildir.
XRechnung: pura XML faturası makine işleme için
ZUGFeRD: PDF/A-3 ile gömülmüş XML faturadaki veriler
ZUGFeRD, birçok küçük işletmeye göre basit XML dosyalarından daha anlaşılır bir formattır.
Gömülü XML verileri elektronik işleme kritik öneme sahiptir.
Halka yetkililerinde, Leitweg-ID veya platform kuralları gibi ek gereklilikler geçerli olabilir.

ZUGFeRD bir gerçek e-fatura olduğunda ne zaman?

2025 yılından itibaren, sadece PDF formatında gönderilen faturalar genel B2B alanda artık yeterli değildir. Bir ZUGFeRD faturası, uygun yapılandırılmış bir formatta ve gerekli fatura bilgilerini tam olarak içermek koşuluyla gereksinimleri karşılayabilir. BMF yönetim görüşüne göre, ZUGFeRD formatları 2.0.1 sürümünden itibaren genel olarak e-fatura biçimlerine dahildir, ancak MINIMUM veya BASIC-WL profilleri kullanılmamalıdır.

Uygun ZUGFeRD profilini kullanma
MINIMUM ve BASIC-WL profillerinin e-fatura yükümlülüğü için planlanmaması
Gerekli fatura bilgilerini tam olarak yapılandırılmış veri bölümünde kaydetme
PDF ve XML içeriksel olarak düzgün bir şekilde birleştirilmesi
Faturayı göndermeden önce teknik olarak geçerli olacak şekilde doğrulama
Alıcı format kurallarını dikkate alma
Belirsizlik durumunda mali danışman veya yazılım sağlayıcısını dahil etme

Bir ZUGFeRD faturasına hangi bilgilerin girileceği?

Bir ZUGFeRD faturası, sadece görsel olarak tamamlanmış görünmesini gerektirmez. Fatura verilerinin XML bölümü içinde de yapılandırılmış şekilde bulunması gerekmektedir. Bu, genellikle bir faturada zorunlu olan bilgileri içerir ancak hesap programlarının faturayı doğru şekilde işleyebilmesi için teknik olarak temiz bilgiyi de gerektirir. PDF'de varken XML'de yoksa bilgiler, elektronik işleme başarısızlık nedeni olabilir.

Fatura verenin adı ve adresi
Faturayı alan kişinin adı ve adresi
Gerekliyse vergi numarası veya KDV kimlik numarası
Fatura numarası
Fatura tarihi
Hizmet tarihi veya hizmet süresi
Hizmet açıklaması
Miktar, birim, tek birim fiyat ve toplam tutar
Net tutar, karşılıksız satış vergisi ve brut tutar
Vergi oranı veya vergisizlik uyarı
Ödeme koşulları ve banka bağlantı bilgileri
Elektronik alıcı bilgileri, anlaşmalı veya gereklilik durumunda

ZUGFeRD Profil: Neden profil önemlidir?

ZUGFeRD, farklı veri kapsamına sahip birkaç profil sunar. Her profil her amaç için uygun değildir. Zorunlu E-fatura göndermek isteyenler, karşılıksız satış vergisi gereklilikleri tamamen yapılandırılmış şekilde içermelidir. MINIMUM ve BASIC-WL profilleri bu gereklilikleri karşılamazlar. Alıcı-, sektör-ve yetkili gerekliliklerini ayrıca kontrol etmelisiniz.

Profil rastgele seçme
MINIMUM ve BASIC-WL zorunlu B2B E-fatura gönderimi için planlama
EN-16931 uyumlu profiller tercih etme
Alıcı gerekliliklerini kontrol etme
Yetkililer için platform belirli gereklilikleri dikkate alma
Zorunlu bilgilerin tamamen çıkarılması için yazılımı yapılandırma
Faturaları üretimde göndermeden önce profil değişikliğini test edin

PDF ve XML uyumlu olmalı

ZUGFeRD'in en büyük pratik avantajı aynı zamanda sıkça ortaya çıkan bir hata kaynağıdır: Fatura, görsel PDF sayfası ve yapılandırılmış XML bölümü içerir. Her iki bölüm de aynı faturayı temsil etmelidir. PDF'de farklı tutarlar, farklı vergi oranları veya farklı müşteri bilgileri varsa, sorular ve işleme hataları ortaya çıkarır. Bu nedenle bir ZUGFeRD faturası üretildikten sonra manuel olarak PDF olarak düzenlenmemelidir.

PDF'nin manuel olarak değiştirilmesi
XML verilerinin görsel fatura içeriği ile kopulması
Net tutar, karşılıksız satış vergisi ve brut tutarı her iki bölümde kontrol etme
Fatura numarası ve fatura tarihini tutma
Hizmet veri bilgilerinin belirli bir şekilde kaydedilmesi
Düzeltmeleri, iptal faturası, düzeltme veya yeni fatura olarak temizce belirtme
PDF ve XML ayrı versiyonları oluşturma

ZUGFeRD almak ve kontrol etmek

Eğer bir ZUGFeRD faturanız varsa, genellikle sadece PDF sayfasını göreceksiniz. Gerçek yapılandırılmış fatura verileri belgede eklendi olarak bulunur. Bu nedenle, sadece görsel PDF sayfasını incelemek yeterli değildir. ZUGFeRD dosyasının alındığını kontrol etmeniz, bilgilerin anlamlı olup olmadığını ve yazılımınızın XML verilerini doğru şekilde okuyup okumadığını kontrol etmeniz gerekir.

ZUGFeRD dosyasının tamamen saklanması
Sadece ekran görüntüsü veya yazdırma bırakma
Fatura veri sağlayıcısını, tutarı ve karşılıksız satış vergisini kontrol etme
Ödeme bilgilerini kontrol etme
Eklenti XML verilerini uygun yazılım ile okuma
Görsel ve veri arasındaki farklılıklar durumunda ciddi şekilde hesaplamadan geçme
Anlaşılmayan faturaların sağlayıcısından sorgulama
Giriş faturanızı maliyet bilgi ve hesap tutumluk olarak saklama

ZUGFeRD göndermek: Göndermeden önce kontrol etmeniz gerekenler

Bir ZUGFeRD faturanızı göndermeden önce, sadece düzeni değil, teknik olarak geçerli olup olmadığını ve tüm önemli bilgilerin yapılandırılmış veri bölümüne dahil edildiğini kontrol etmeniz gerekmektedir. Özellikle iş müşterilerinde, vergi danışmanlığında ve otomatik işleme sırasında hatalar hızlı bir şekilde ortaya çıkar: eksik zorunlu alanlar, yanlış karşılıksız satış vergisi toplamaları, belirsiz ödeme koşulları veya uyumsuz XML veriler.

Müşteri bilgilerini tam olarak kaydetme
Fatura numarasını ve fatura tarihini kontrol etme
Hizmet veri veya hizmet süresi belirtme
Hizmet açıklamasını anlayışlı bir şekilde ifade etmek
Net, KDV ve brut tutarları kontrol etmek
Ödeme koşulları ve banka bağlantısını incelemek
Uygun ZUGFeRD profili kullanmak
Dosya göndermeden önce doğrulamak
Fatura orijinal formatında saklamak

ZUGFeRD ve kamu alıcıları

Kamu kuruluşlarına fatura gönderirken, sadece teknik olarak uygun bir biçim oluşturmak yeterli değildir. Kamu kurumları, aktarım yolu, Leitweg-ID, faturanın alıcısı, ekler ve platformlar konusunda ek gereksinimleri belirtebilir. Birçok yetkili süreçlerde XRechnung daha bilinen bir standarttır. ZUGFeRD, belirlenen kriterlere göre uygun olabilir, ancak fatura oluşturulmadan önce alıcı veya platform gereksinimleriyle karşılaştırılmalıdır.

Kamu alıcısının talimatlarını kontrol etmek
Gerekliyse Leitweg-ID'i zamanında sormak
Uygun biçim ve profil belirlemek
Fatura giriş platformunu dikkate almak
Ekler ve referansları doğru şekilde iletmek
Reddedilirse hata mesajını dikkatle analiz etmek
Yetkili kurumlarla ZUGFeRD profilinin otomatik olarak kabul edileceğine güvenmemek

Konservasyon: Tam ZUGFeRD dosyası önemli

Bir ZUGFeRD faturası tamamen orijinal formatında saklanmalıdır. Sadece görünen PDF sayfasını yazdırmak veya bir ekran görüntüsü kaydetmek yeterli değildir. Eşsiz XML verileri elektronik fatura için önemli bir parçadır. Doğrulanabilir bir konservasyon için, fatura, dosya, ödeme durumu, düzeltmeler ve muhtemel denetim sonuçları daha sonra kolayca bulunabilir olmalıdır.

Orijinal dosyayı tamamen saklamak
Eşsiz XML verilerini kaldırmamak
Faturayı sadece yazdırma veya görüntü olarak saklama
Dosya adı ve belge numarasını anlaşılabilecek şekilde tutmak
Düzeltmeleri ve iptalleri belgeliyor
Ödemeleri faturaya bağlama
Mali danışmanlık ve denetim için verilerin bulunabilir olmasını sağlamak
GoBD uyumlu konservasyonu ve yetkilendirme kurallarını dikkate almak

ZUGFeRD faturalarındaki tipik hatalar

Birçok hata, ZUGFeRD'in normal bir PDF gibi ele alınması nedeniyle ortaya çıkar. Bu riskli bir durumdur. Fatura sadece görsel olarak doğru olmalı, aynı zamanda yapısal olarak da doğru olmalıdır. XML bölümüne yapılan hatalar, işletme müşterileri veya mali sistemlerin faturayı düzgün işlemesini zorlaştırabilir. Bu yüzden, fatura verilerinin bir kez doğru şekilde kaydedilip, daha sonra otomatik olarak PDF ve XML biçiminde dışa aktarıldığı bir süreç kurulmalıdır.

Normal bir PDF'i ZUGFeRD olarak tanımlamak
Yanlış veya uygun olmayan profil seçmek
XML verilerinin eksik veya tam değil olması
PDF ve XML farklı tutarları içermek
KDV tutarlarının hesaplamalı olarak uyumlu olmaması
Stratejik bölümde zorunlu bilgilerin eksik olması
ZUGFeRD dosyasının doğrulanmasını yapmadan bırakmak
Dosyanın daha sonra el ile değiştirilmesi
Sadece PDF'nin saklanmasına, tam dosyanın değil
Alıcının gereksinimlerini kontrol etmemek

Motorica destek: belgeli işlev durumu

Motorica, fatura verilerinin yapılandırılmış biçimde kaydedilmesini ve XRechnung çıktısı alınmasını destekler. Motorica, kayıtlı fatura verilerinden doğrudan ZUGFeRD faturaları oluşturur. Dosya, okunabilir bir PDF faturayı gömülü yapılandırılmış XML verileriyle birleştirir. Bu makale tarafsız bir teknik temel sunar.

Müşteri ve hizmet veriğini stratejik olarak kaydetmek
Fatura numarası, tarih, tutar ve vergileri açıkça tutmak
XRechnung oluşturup göndermeden önce kontrol etmek
Gelen faturaları ve belgeyi düzenli olarak saklamak
Ödemeleri ve açık hesapları faturalarla bağlamak
Muhasebe ve danışmanlık verilerini hazırlamak
Motorica, kayıtlı fatura verilerinden doğrudan ZUGFeRD faturaları oluşturur. Dosya, okunabilir bir PDF faturayı gömülü yapılandırılmış XML verileriyle birleştirir.

FAQ

ZUGFeRD hakkında Sıkça Sorulan Sorular

ZUGFeRD nedir?

ZUGFeRD, bir hibrit elektronik fatura formatıdır. Bu, okunabilir PDF/A-3-fatura ile içe aktarılmış XML-verileri birleştirir. PDF, insanlar için tasarlanırken, XML verileri yazılım ve elektronik işleme için kullanılır.

ZUGFeRD sadece normal bir PDF mi?

Hayır. Normal bir PDF yapılandırılmış fatura verileri içermez. ZUGFeRD faturalarında ise makine tarafından işlenebilen XML verileri PDF/A-3 dosyasına gömülüdür.

ZUGFeRD, geçerli bir elektronik fatura mı?

Evet, ZUGFeRD, uygun bir profil kullanılıp yapılandırılmış fatura bilgileri tam olarak içerildiği durumlarda geçerli bir elektronik faturadır. MINIMUM ve BASIC-WL profilleri, zorunlu B2B-elektronik faturalar için önerilmez.

ZUGFeRD ile XRechnung arasındaki fark nedir?

XRechnung, sadece XML-fatura ve okuma aracının olmaması durumunda zor okunabilir bir dosya olarak kabul edilir. ZUGFeRD ise, okunabilir PDF ile içe aktarılmış XML-verileri birleştirir. Her iki format da e-fatura için uygun olabilir, ancak yasal ve teknik gereksinimler karşılanmalıdır.

ZUGFeRD küçük işletmeler için neyi sağlar?

ZUGFeRD, küçük işletmelere fayda sağlar çünkü müşteriler hala okunabilir PDF-fatura alırken, muhasebe sistemleri yapılandırılmış XML-verileri işleyebilir. Bu, el ile girişleri azaltır ve e-faturaya geçişin kolaylığını artırır.

2025'ten itibaren ZUGFeRD kullanmam gerekecek mi?

Hayır, ZUGFeRD, tek bir yasal elektronik fatura formatı değildir. B2B-alanında XRechnung veya diğer uygun yapılandırılmış biçimler de kullanılabilir. Önemli olan, faturanın yasal gereksinimleri karşılaması ve elektronik olarak işlenebilir olmasıdır.

Bir ZUGFeRD-Rechnung e-posta ile gönderilebilir mi?

Temel olarak, bir E-Rechnung e-posta yoluyla da aktarılabiliyor olabilir, fakat bu aktarım yolunun iki taraf arasında uygun olması gereklidir. Önemli nokta, tam ZUGFeRD- dosyasının gönderilmesi ve XML-verilerinin kaybolmamasıdır.

Bir ZUGFeRD-faturayı nasıl kontrol edebilirim?

Sadece görsel PDF'i değil, yapılandırılmış verileri de kontrol etmelisiniz. Uygun yazılım veya bir doğrulayıcı, zorunlu alanları, biçimlendirme, tutarları, vergi toplamları ve XML-verilerini kontrol etmek için yardımcı olabilir.

ZUGFeRD-faturalarını nasıl saklamalıyım?

Tam ZUGFeRD-dosyası orijinal formatta saklanmalıdır. XML-verileri içermeyen bir PDF-kopyası, ekran görüntüsü veya yazdırma yeterli değildir, çünkü bu yapılandırılmış fatura bölümü kaybolabilir.

Motorica ZUGFeRD'i destekler mi?

Motorica, kayıtlı fatura verilerinden doğrudan ZUGFeRD faturaları oluşturur. Dosya, okunabilir bir PDF faturayı gömülü yapılandırılmış XML verileriyle birleştirir. Motorica, yapılandırılmış fatura kaydını, XRechnung ve ZUGFeRD desteğini sunar.