GoBD, dijital belgeler ve saklama
GoBD, vergiyle ilgili dijital belgelerin düzenli, eksiksiz, izlenebilir, değişiklikler gizlenmeden ve denetlenebilir biçimde nasıl saklanacağını açıklar. Serbest çalışanlar ve küçük işletmeler için belgeler, faturalar, ödemeler ve süreçler yalnızca kaydedilmemeli, düzgün düzenlenmelidir.
Fotoğrafı çeken: Pexels
GoBD, elektronik defter, kayıt ve belgelerin usulüne uygun tutulması ve saklanması ile verilere erişime ilişkin Alman ilkeleridir. Vergi belgelerini dijital oluşturan, alan, işleyen veya saklayan serbest çalışanları ve küçük işletmeleri ilgilendirir.
GoBD odaklı çalışmak, dosyaları herhangi bir yere kaydetmek demek değildir. Vergi açısından önemli işlemler; belgeden faturaya ve ödemeye, oradan vergi danışmanına veya mali idareye teslime kadar izlenebilir kalmalıdır. Yazılım yardımcı olabilir ancak işletmeyi otomatik olarak GoBD uyumlu yapmaz. Kurulum, kullanım, sorumluluklar, yetkiler, düzeltme süreçleri, yedekler ve anlaşılır süreç dokümantasyonu da önemlidir.
GoBD, Alman mali idaresinin dijital muhasebe, dijital kayıtlar, elektronik belgeler ve denetimlerde veri erişimine ilişkin idari ilkeleridir. Vergiyle ilgili elektronik belgelerin nasıl tutulup saklanacağını açıklar. Küçük işletmeler için teori değil günlük uygulama belirleyicidir: faturalar bulunabilmeli, belgeler fark edilmeden değiştirilememeli, ödemeler eşleştirilebilmeli ve süreçler anlaşılır biçimde belgelenmelidir.
GoBD yalnızca kendi muhasebe bölümü olan büyük şirketleri ilgilendirmez. Vergi açısından önemli belgeleri dijital tutan veya saklayan serbest çalışanlar, serbest meslek sahipleri, zanaat işletmeleri, temizlik şirketleri, hizmet sağlayıcılar ve küçük ekipler de kapsamda olabilir. Bunlara faturalar, vergi açısından önemli teklifler, gelen belgeler, makbuzlar, banka ekstreleri, sözleşmeler, ticari e-postalar ve elektronik faturalar dahildir.
GoBD, usulüne uygun dijital muhasebeyi sağlamayı amaçlayan ilkelere dayanır. İşlemler eksiksiz, doğru, zamanında, düzenli ve özgün durum korunarak kaydedilmelidir. Uzman bir üçüncü kişi de süreçleri makul süre içinde anlayabilmelidir. Bu nedenle dağınık PDF, fotoğraf ve e-posta koleksiyonu yeterli değildir.
GoBD'nin temel şartlarından biri özgün durumun belirlenebilir kalmasıdır. Vergiyle ilgili veriler, ilk içerik artık saptanamayacak biçimde değiştirilemez veya silinemez. Düzeltme yapılabilir ancak izlenebilir olmalıdır. Uygulamada bu; eski faturaları gizlice değiştirmemek, belgeleri kayıtsız düzenlememek ve önemli dosyaların fark edilmeden değiştirilebildiği bir arşiv kullanmamak demektir.
Süreç dokümantasyonu, dijital muhasebe ve arşivlemenin işletmede gerçekte nasıl çalıştığını anlatır. Bir reklam broşürü değil; kullanılan sistemlerin, süreçlerin, sorumlulukların ve kontrollerin izlenebilir açıklamasıdır. Uzman bir üçüncü kişinin belgelerin nasıl oluşturulduğunu, alındığını, kontrol edildiğini, saklandığını, bulunduğunu, değiştirildiğini ve dışa aktarıldığını anlamasını sağlamalıdır.
B2B e-fatura zorunluluğuyla birlikte yapılandırılmış fatura verilerinin GoBD'ye uygun saklanması daha da önem kazanmıştır. Yapılandırılmış elektronik işlemeye izin vermeyen basit bir PDF, yasal anlamda e-fatura değildir. Bu nedenle XRechnung veya ZUGFeRD'de yapılandırılmış veri bölümü korunmalıdır. Hibrit e-faturanın okunabilir PDF bölümü, ek vergi bilgileri içeriyorsa ayrıca saklanmalıdır.
Süre belgenin türüne bağlıdır. Alman Vergi Usul Kanunu'nun (AO) § 147 maddesine göre defterler, kayıtlar, envanterler, yıllık mali tablolar, faaliyet raporları, açılış bilançoları ve bazı organizasyon belgeleri genel olarak on yıl saklanır. Muhasebe belgeleri sekiz yıl, diğer saklama yükümlülüğündeki belgeler altı yıl saklanır. Süre genellikle belgenin oluştuğu veya son ilgili kaydın yapıldığı takvim yılının sonunda başlar.
Motorica vergi danışmanlığının yerini almaz ve tekil durumda GoBD uyumunu garanti etmez. Ancak günlük süreçleri daha düzenli kurmaya yardımcı olabilir: faturalar, belgeler, ödemeler ve görevler tek yerde birleşir. MIRA belgeleri analiz edebilir, içerikleri anlaşılır açıklayabilir ve açık noktaları görünür kılabilir. Böylece vergi danışmanlığı, muhasebe ve sonraki denetimler için daha iyi bir temel oluşur.
FAQ
GoBD, elektronik ortamdaki defter, kayıt ve belgelerin usulüne uygun tutulması ve saklanması ile verilere erişim ilkelerinin Almanca kısaltmasıdır. Alman mali idaresinin dijital muhasebe, dijital belgeler, elektronik arşivleme ve denetimlerde veri erişimine ilişkin şartlarını ifade eder.
Evet; vergiyle ilgili belgeler dijital tutulduğu veya saklandığı anda geçerli olabilir. Fatura, belge, banka ekstresi, e-fatura veya diğer vergi dosyalarını elektronik işleyen ya da saklayan şahıs işletmeleri, serbest meslek sahipleri ve küçük işletmeler de etkilenir.
Her zaman değil. Normal PDF faturalarında, tüm şartlar yerine geliyorsa düzenli ve gizli değişiklik olmadan saklama yeterli olabilir. XRechnung veya ZUGFeRD'de yapılandırılmış veriler belirleyicidir; basit PDF bu verilerin yerini tutmaz.
Hayır. Yazılım GoBD odaklı süreçleri destekleyebilir ancak her işletme için genel uyum garantisi veremez. Kurulum, kullanım, yetkiler, süreçler, dokümantasyon, yedekler ve somut uygulama da belirleyicidir.
Dijital muhasebe ve arşivlemenin işletmede nasıl düzenlendiğini açıklar: sistemler, süreçler, sorumluluklar, erişim hakları, değişiklikler, yedekler ve veri erişimi. Gerçek uygulamayla uyumlu olmalıdır.
Motorica faturaları, belgeleri, ödemeleri ve görevleri sistemli düzenlemeye yardımcı olur. MIRA belgeleri analiz edip içerikleri anlaşılır kılabilir. Vergisel değerlendirme ve somut GoBD şartlarının kontrolü gerektiğinde vergi danışmanıyla yapılmalıdır.
