GoBD, justificantes digitales y conservación
GoBD explicado: requisitos para justificantes digitales y conservación
GoBD describe cómo conservar documentos fiscales digitales de forma ordenada, completa, trazable, sin ocultar cambios y de manera verificable. Para autónomos y pequeñas empresas significa que justificantes, facturas, pagos y procesos no solo deben guardarse, sino organizarse correctamente.
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GoBD son los principios alemanes para la gestión y conservación correcta de libros, registros y documentación electrónica, así como para el acceso a los datos. Afectan a autónomos y pequeñas empresas cuando crean, reciben, procesan o guardan digitalmente documentos fiscales.
Trabajar conforme a la orientación de GoBD no consiste en guardar archivos en cualquier lugar. Las operaciones de relevancia fiscal deben seguir siendo trazables, desde el justificante hasta la factura y el pago, y hasta la entrega a la asesoría fiscal o a la administración tributaria. Un programa puede ayudar, pero no convierte automáticamente a una empresa en conforme con GoBD. También importan la configuración, el uso, las responsabilidades, los permisos, las correcciones, las copias de seguridad y una documentación comprensible de los procedimientos.
¿Qué es GoBD?
GoBD recoge principios administrativos de la autoridad fiscal alemana para la contabilidad digital, los registros digitales, los justificantes electrónicos y el acceso a datos durante inspecciones. Explica cómo deben gestionarse y conservarse los documentos fiscales electrónicos. Para una pequeña empresa, importa principalmente la práctica: las facturas deben poder encontrarse, los justificantes no deben modificarse sin que quede constancia, los pagos deben poder asignarse y los procesos deben documentarse con claridad.
- GoBD es la abreviatura alemana de los principios para la gestión y conservación correcta de libros, registros y documentación electrónica, así como para el acceso a los datos
- GoBD afecta a la contabilidad digital, los justificantes digitales, las facturas electrónicas y el archivo; son relevantes tanto el programa como el manejo real de los datos y documentos
- La documentación debe seguir siendo trazable y verificable por un tercero competente
¿A quién se aplica GoBD?
GoBD no afecta únicamente a grandes empresas con contabilidad propia. También afecta a autónomos, profesionales liberales, negocios artesanales, empresas de limpieza, proveedores de servicios y equipos pequeños cuando gestionan o conservan digitalmente documentos fiscales. Esto incluye facturas, presupuestos con relevancia fiscal, justificantes recibidos, recibos, extractos bancarios, contratos, correos empresariales y facturas electrónicas.
- Autónomos que emiten facturas digitalmente
- Pequeñas empresas que archivan justificantes de forma digital
- Profesionales liberales que reciben facturas electrónicas
- Negocios con programas en la nube, de contabilidad o sistemas de archivo
- Empresas con facturas electrónicas como XRechnung o ZUGFeRD
- Quienes deban facilitar datos fiscales durante una inspección
Principios esenciales de GoBD
GoBD se basa en varios principios destinados a permitir una contabilidad digital correcta. Las operaciones deben registrarse de forma completa, exacta, puntual, ordenada y preservando su estado original. Además, un tercero competente debe poder comprender los procesos en un plazo razonable. Por eso no basta con una colección dispersa de PDF, fotos y correos.
- Trazabilidad: las operaciones deben poder seguirse de forma comprensible
- Verificabilidad: la documentación debe poder facilitarse para su revisión
- Integridad: no puede faltar ninguna operación de relevancia fiscal
- Exactitud: importes, fechas, tipos fiscales y asignaciones deben ser correctos
- Registro oportuno: los justificantes y asientos no deben retrasarse arbitrariamente
- Orden: los documentos deben archivarse sistemáticamente y poder encontrarse
- Preservación del estado original: los cambios deben seguir siendo visibles y trazables
Preservación del estado original: por qué no basta con guardar archivos
Un punto central de GoBD es que el estado original pueda determinarse. Los datos fiscales no deben modificarse o eliminarse de modo que ya no pueda establecerse su contenido inicial. Las correcciones son posibles, pero deben ser trazables. En la práctica: no sobrescribir discretamente facturas antiguas, no editar justificantes sin registro y no usar un archivo donde documentos importantes puedan sustituirse sin dejar rastro.
- No sobrescribir facturas silenciosamente después de emitirlas
- Registrar correcciones mediante anulación, abono o rectificación documentada
- Registrar los cambios y conservar un historial trazable
- Asignar correctamente los derechos de acceso
- No guardar justificantes solo en carpetas normales sin protección adicional
- Prever periódicamente copias de seguridad y recuperación
¿Qué debe contener una documentación de procedimientos?
La documentación de procedimientos describe cómo funcionan realmente la contabilidad digital y el archivo en la empresa. No es un folleto comercial, sino una descripción trazable de sistemas, procesos, responsabilidades y controles. Debe permitir que un tercero competente comprenda cómo se crean, capturan, revisan, guardan, recuperan, modifican y exportan los justificantes.
- Qué programas y sistemas se utilizan
- Cómo se crean y guardan las facturas
- Cómo se capturan y revisan los justificantes recibidos
- Cómo se documentan cambios, anulaciones y correcciones
- Quién accede a cada tipo de datos
- Cómo se regulan copias de seguridad, recuperación y cambios de sistema
- Cómo se facilitan datos a la asesoría fiscal o a la administración tributaria
GoBD y factura electrónica: XRechnung, ZUGFeRD y datos estructurados
Con la obligación de factura electrónica B2B, cobra aún más importancia conservar conforme a GoBD los datos estructurados de facturación. Un PDF sencillo no es una factura electrónica en sentido legal si no permite su procesamiento electrónico estructurado. En XRechnung o ZUGFeRD debe preservarse la parte estructurada. La parte PDF legible de una factura híbrida también debe conservarse si contiene información fiscal adicional.
- XRechnung consta de datos XML estructurados
- ZUGFeRD combina una representación PDF con datos estructurados incrustados
- Los datos estructurados de una factura no deben sustituirse por un PDF normal
- Los justificantes electrónicos recibidos deben conservarse en principio en el formato recibido
- Los datos OCR y enriquecimientos también pueden quedar sujetos a conservación si se revisan y utilizan
- En caso de duda, acuerde el tratamiento concreto con la asesoría fiscal
Plazos de conservación: ¿6, 8 o 10 años?
El plazo depende del tipo de documento. Según el artículo 147 del Código Fiscal alemán (AO), los libros, registros, inventarios, cuentas anuales, informes de gestión, balances de apertura y ciertos documentos organizativos deben conservarse generalmente diez años. Los justificantes contables, ocho años. Otra documentación sujeta a conservación, seis años. El plazo suele comenzar al final del año natural en que se creó el documento o se realizó la última anotación relevante.
- 10 años: libros, registros, inventarios, cuentas anuales y documentos comparables
- 8 años: justificantes contables
- 6 años: otra documentación sujeta a conservación; el plazo comienza generalmente al final del año correspondiente
- Los documentos electrónicos deben permanecer disponibles, legibles y evaluables durante el plazo
- Cuestiones fiscales especiales o procedimientos en curso pueden conservar relevancia durante más tiempo
Cómo apoya Motorica el trabajo orientado a GoBD
Motorica no sustituye el asesoramiento fiscal ni garantiza la conformidad con GoBD en un caso individual. Sin embargo, puede ayudar a ordenar mejor los procesos diarios: facturas, justificantes, documentos, pagos y tareas se reúnen en un lugar. MIRA puede analizar documentos, explicar su contenido con claridad y mostrar asuntos pendientes. Esto crea una mejor base para la asesoría fiscal, la contabilidad y futuras inspecciones.
- Crear facturas y presupuestos de forma estructurada
- Archivar justificantes y documentos de forma centralizada
- Seguir mejor pagos y partidas pendientes
- Crear y revisar XRechnung en procesos de facturación adecuados
- Evaluar documentos de forma más comprensible con MIRA
- Preparar exportación y entrega a la asesoría fiscal
- Mostrar tareas y plazos pendientes
FAQ
Preguntas frecuentes sobre GoBD
¿Qué significa GoBD?
GoBD es la abreviatura alemana de los principios para la gestión y conservación correcta de libros, registros y documentos electrónicos y para el acceso a datos. Son requisitos de la autoridad fiscal alemana para la contabilidad digital, justificantes digitales, archivo electrónico y acceso a datos durante inspecciones.
¿GoBD también se aplica a los autónomos?
Sí, cuando se gestionan o conservan digitalmente documentos fiscales. También afecta a empresarios individuales, profesionales liberales y pequeños negocios que procesan o guardan electrónicamente facturas, justificantes, extractos bancarios, facturas electrónicas u otra documentación fiscal.
¿Basta con guardar las facturas como PDF?
No siempre. En facturas PDF normales, una conservación ordenada sin modificaciones ocultas puede bastar si se cumplen los requisitos. En XRechnung o ZUGFeRD, los datos estructurados son decisivos. Un PDF sencillo no sustituye esos datos.
¿Puede un programa garantizar la conformidad con GoBD?
No. Puede apoyar procesos orientados a GoBD, pero no garantizar una conformidad general para cada empresa. También son decisivos la configuración, el uso, los permisos, los procesos, la documentación, las copias de seguridad y la aplicación concreta.
¿Qué es la documentación de procedimientos?
Describe cómo se organizan la contabilidad digital y el archivo en la empresa. Explica sistemas, procesos, responsabilidades, derechos de acceso, cambios, copias de seguridad y acceso a datos. Debe coincidir con la práctica real.
¿Cómo ayuda Motorica a trabajar según GoBD?
Motorica ayuda a organizar más sistemáticamente facturas, justificantes, documentos, pagos y tareas. MIRA puede analizar documentos y facilitar su comprensión. La evaluación fiscal y la revisión de los requisitos GoBD concretos deben acordarse, cuando proceda, con la asesoría fiscal.
Pon orden en tus justificantes digitales
El trabajo orientado a GoBD empieza en el día a día: crea facturas correctamente, archiva los justificantes de forma centralizada, sigue los pagos y documenta los asuntos pendientes. Motorica te ayuda a estructurar mejor tu oficina digital.