Normal bir PDF fatura e‑fatura sayılır mı?
Hayır. Sıradan bir PDF, yapılandırılmış fatura verileri içermez ve bu nedenle Almanya’daki KDV kuralları açısından e‑fatura sayılmaz. ZUGFeRD ise okunabilir bir PDF’yi gömülü XML verileriyle birleştirir.
Faturalar ve e‑faturalar
Tekliften tahsilata: Motorica ile fatura oluşturma
Teklifleri yeniden veri girmeden faturaya dönüştürün; PDF, ZUGFeRD veya XRechnung oluşturun. Gönderim, ödenmemiş faturalar, ödemeler ve düzeltmeler aynı süreçte kalsın.
Fotoğrafı çeken: Kindel Media
Hangi fatura yazılımı tekliften e‑faturaya ve ödeme mutabakatına kadar tüm süreci birbirine bağlar? Motorica; müşterileri, teklifleri, faturaları, ZUGFeRD, XRechnung, gönderim, ödenmemiş faturalar, banka mutabakatı ve ödeme ihtarlarını tek iş akışında birleştirir. Müşteri bilgilerini bir kez kaydeder, kabul edilen teklifi faturaya dönüştürür ve ödemeyi ilgili faturayla eşleştirene kadar süreci izlersiniz.
Motorica yalnızca fatura oluşturan bağımsız bir araç değildir. Süreç müşteri ve teklifle başlar, ödeme mutabakatıyla tamamlanır. Bu rehberde ayrıca zorunlu fatura bilgileri, e‑faturalar, gönderim, düzeltmeler ve vergi verilerinin hazırlanmasıyla ilgili temel bilgileri bulabilirsiniz.
Fatura sürecinin tamamını hangi yazılım yönetir?
Motorica, basit fatura araçlarında ayrı kalan adımları tek süreçte birleştirir. Müşteri verileri, teklif, fatura, gönderim ve ödeme tek bir iş akışı içinde ilerler; ödenmemiş veya vadesi geçmiş faturalar da bu bilgiler üzerinden takip edilir.
- Müşteriyi bir kez kaydedip teklif ve faturada yeniden kullanın
- Kabul edilen teklifteki ürün veya hizmet kalemlerini, miktarları ve fiyatları devralın
- Kayıtlı verilerden PDF, ZUGFeRD veya XRechnung oluşturun
- Belgeyi gönderin ve ödenmemiş faturaları takip edin
- Ödemeyi faturayla eşleştirin; gecikme varsa ödeme ihtarı sürecini başlatın
Kabul edilen teklifi doğrudan faturaya dönüştürebilir miyim?
Evet. Kabul edilen teklifi açıp faturaya dönüştürebilirsiniz. Müşteri ve adres bilgileriyle birlikte ürün veya hizmet kalemleri, miktarlar ve fiyatlar devralınır; gerekli değişiklikleri faturayı kesinleştirmeden önce yapabilirsiniz.
- Müşteri ve fatura adresini tekliften devralın
- Ürün veya hizmet kalemlerini, miktarları ve anlaşılan fiyatları koruyun
- Hizmet tarihini ve değişiklikleri faturayı oluşturmadan önce kontrol edin
- Tüm süreci ikinci kez girmek zorunda kalmayın
Eksiksiz bir faturada hangi bilgiler bulunmalı?
Motorica, bir faturada gerekli olan verileri düzenli biçimde yapılandırır. Somut durumda hangi vergi uygulamasının ve açıklamaların doğru olduğunu işletmeniz veya vergi danışmanınız kontrol etmelidir.
- İşletmenin ve müşterinin tam adları ile adresleri
- Vergi numarası veya KDV kimlik numarası ve benzersiz fatura numarası
- Fatura tarihi ile hizmet veya teslim tarihi
- Net tutar, vergi ve brüt tutarla birlikte anlaşılır hizmet açıklaması
- Ödeme süresi, banka bilgileri ve gerekli vergi açıklamaları; örneğin Almanya’daki küçük işletmeler için KDV muafiyeti düzenlemesi (Kleinunternehmerregelung)
ZUGFeRD veya XRechnung: Motorica her iki formatı da oluşturur
ZUGFeRD, okunabilir bir PDF faturayı içine gömülü yapılandırılmış XML verileriyle birleştirir. XRechnung ise esas olarak yapılandırılmış XML verilerinden oluşur ve özellikle kamu kurumlarına kesilen faturalarda kullanılır. Motorica, kayıtlı fatura verilerinden her iki formatı da doğrudan oluşturur.
- ZUGFeRD: gömülü ve makine tarafından okunabilir XML verileri içeren PDF fatura
- XRechnung 3.0: CII formatında yapılandırılmış XML dosyası
- Kamu kurumlarına kesilen faturalarda Leitweg-ID ve alıcının diğer gereklilikleri
- PDF ile XRechnung XML dosyasının aynı e‑postayla gönderimi
- E‑fatura alımı 2025’ten beri zorunlu; fatura düzenleme için 2026 ve 2027 sonuna kadar geçiş süreleri
Faturamda şirket logomu ve antetli tasarımımı kullanabilir miyim?
Evet. Belge tasarımını işletmenize uyarlayabilir ve göndermeden önce önizleyebilirsiniz. Fatura numarası, tutarlar, zorunlu bilgiler ve ödeme bilgilerinin her zaman kolay okunması gerekir.
- Teklif ve faturalarda şirket logonuzu kullanın
- Kendi belge arka planlarınızı yükleyin
- Teklif ve fatura tasarımlarını ayrı ayrı belirleyin
- Mevcut şablonları seçip önizlemede kontrol edin
- İlk gönderimden önce tüm zorunlu bilgilerin okunabilirliğini doğrulayın
Faturayı nasıl gönderir veya düzeltirim?
Motorica, PDF ile e‑fatura verilerini oluşturur ve e‑postayla gönderir; gönderim geçmişi ilgili işlemde görünür kalır. Gönderilmiş hatalı bir faturanın üzerine yazılmaz. Fatura izlenebilir biçimde iptal edilir ve ardından yeni ya da düzeltilmiş bir belge oluşturulur.
- PDF ve yapılandırılmış XRechnung XML dosyasını doğrudan oluşturun
- Faturayı e‑postayla gönderin ve gönderim geçmişini kontrol edin
- Hatalı faturayı izlenebilir biçimde iptal edin
- Aynı işlem verilerinden yeni veya düzeltilmiş fatura oluşturun
- İzlenebilirlik için özgün belgeleri saklayın
Faturanın ödenip ödenmediğini nasıl takip ederim?
Ödenmemiş faturalar, ödeme ilgili faturayla eşleştirilene kadar görünür kalır. Motorica banka hareketlerini faturalarla karşılaştırır, kesin eşleşmeleri tanır; kısmi ödemeleri ve belirsiz eşleşmeleri ise kontrol etmeniz için açık tutar.
- Ödenmemiş ve vadesi geçmiş faturaları durumlarına göre izleyin
- Uygun banka hareketini faturayla eşleştirin
- Kesin eşleşmeleri otomatik olarak tanıyıp kontrol edin
- Kısmi ödemeleri ve belirsiz eşleşmeleri incelemeye açık tutun
- Güncel ödeme durumuna göre önce ödeme hatırlatması, gerekirse ödeme ihtarı gönderin
Ödeme alındıktan sonra fatura verilerine ne olur?
Motorica, Einnahmenüberschussrechnung (EÜR; gelir ve giderlere dayalı basitleştirilmiş kazanç hesabı) ve Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA; KDV ön bildirimi) için verileri hesaplar ve yapılandırır. EÜR, ELSTER XML biçiminde hazırlanıp teknik olarak kontrol edilebilir; doğrudan ELSTER gönderimi şu anda genel kullanıma açık değildir. DATEV CSV ve LODAS dışa aktarımları kullanılabilir, ancak DATEV’e doğrudan belge aktarımı mevcut değildir.
- Faturaları, iptalleri, ödemeleri ve muhasebe belgelerini EÜR için bir araya getirin
- EÜR verilerini hesaplayın, kontrol edin ve ELSTER XML biçiminde hazırlayın
- UStVA verilerini hesaplayıp XML dışa aktarın
- DATEV CSV ve LODAS dosyalarını sonraki işlemler için dışa aktarın
- Verileri ve belgeleri vergi danışmanı süreci için hazırlayın
Motorica işletmem için uygun mu?
Motorica; ofis işlerini farklı programlara dağıtmak istemeyen girişimciler, serbest çalışanlar ve küçük işletmeler için geliştirilmiştir. Çok dilli arayüz, kişilerin ve ekiplerin ana dilinden bağımsız olarak çalışmasını kolaylaştırır.
- Girişimciler, serbest çalışanlar, serbest meslek sahipleri ve küçük işletmeler
- Zanaat, temizlik ve diğer hizmet işletmeleri
- Çalışanları, randevuları veya tekrarlanan saha görevleri olan işletmeler
- Teklif, fatura, banka ve ofis işlerini birleştirmek isteyen şirketler
- Her kullanıcı için on iki dilde arayüz seçeneği
Motorica’yı kullanmaya veya başka bir yazılımdan geçişe nasıl başlarım?
Önce temel ayarları tamamlayın ve ilk gerçek faturayı göndermeden önce tüm süreci test edin. Mevcut müşteri, ürün veya hizmet kalemi ve fatura verileri, uygun dışa aktarma dosyalarından kapsamı önceden belirlenerek taşınabilir. Her yabancı sistem için otomatik ve evrensel bir içe aktarma sunulmaz.
- Şirket, vergi ve banka bilgilerini kaydedin
- Numara aralığını, ödeme koşullarını ve vergi ayarlarını belirleyin
- Logo, şablon ve belge arka planlarını ayarlayın
- Test teklifini test faturasına dönüştürüp çıktıyı kontrol edin
- Veri taşıma formatını ve kapsamını netleştirin; tüm ürün özelliklerini inceleyin
FAQ
Fatura yazılımı seçmeden önce sık sorulan sorular
Motorica ZUGFeRD faturaları oluşturabilir mi?
Evet. Motorica, fatura verilerinizden doğrudan ZUGFeRD faturası oluşturur. Dosyada okunabilir PDF faturanın yanı sıra makine tarafından işlenebilen gömülü ve yapılandırılmış XML verileri bulunur.
Motorica XRechnung oluşturabilir mi?
Evet. Motorica, XRechnung’u yapılandırılmış XML dosyası olarak oluşturabilir. Mevcut oluşturucu XRechnung 3.0 standardını CII formatında kullanır. Kamu kurumlarına kesilen faturalarda Leitweg-ID gibi ek alıcı bilgileri gerekebilir.
Ne zaman ZUGFeRD, ne zaman XRechnung kullanmalıyım?
Alıcı hem görüntülenebilir bir PDF fatura hem de aynı dosyada makine tarafından okunabilir veriler istiyorsa ZUGFeRD uygundur. XRechnung ise yapılandırılmış bir XML faturadır ve özellikle kamu kurumlarında yaygındır. Hangi formatın kullanılacağını alıcının gereklilikleri belirler.
Bir teklifi doğrudan faturaya dönüştürebilir miyim?
Evet. Kabul edilen tekliften müşteri ve adres bilgileri, ürün veya hizmet kalemleri, miktarlar ve fiyatlar devralınır. Süreci yeniden girmeden, faturayı oluşturmadan önce gerekli değişiklikleri kontrol edebilirsiniz.
Kendi logomu ve antetli belge tasarımımı kullanabilir miyim?
Evet. Teklif ve faturalar için şirket logosu, kendi belge arka planlarınız ve mevcut şablonlar kullanılabilir. Göndermeden önce tüm zorunlu bilgilerin okunabildiğini önizlemede kontrol edin.
Gönderilmiş bir faturayı nasıl düzeltirim?
Gönderilmiş belgenin üzerine yazmayın. Hatalı faturayı izlenebilir biçimde iptal edin ve ardından yeni ya da düzeltilmiş bir fatura oluşturun. Özgün belge saklanmaya devam eder.
Motorica bir faturanın ödendiğini anlayabilir mi?
Evet. Motorica, uygun banka hareketlerini ödenmemiş faturalarla karşılaştırır ve kesin eşleşmeleri tanıyabilir. Kısmi ödemeler ile belirsiz durumlar kontrol için görünür kalır; ödeme hatırlatması ve ödeme ihtarı güncel ödeme durumuna göre hazırlanır.
Mevcut müşteri ve fatura verilerini taşıyabilir miyim?
Evet. Uygun dışa aktarma dosyaları varsa müşteri, ürün veya hizmet kalemi ve fatura verileri, kapsam önceden belirlenerek taşınabilir. Taşınabilecek veriler kaynak sisteme ve mevcut dosya formatına bağlıdır.
Motorica’yı başka bir dilde kullanabilir miyim?
Evet. Motorica arayüzü on iki dilde kullanılabilir ve her kullanıcı için ayrı ayarlanabilir. Müşteriye gönderilen faturanın dili ise arayüz dilinden bağımsız olarak kontrol edilir.
Şu anda hangi ELSTER ve DATEV özellikleri kullanılabilir?
Motorica, EÜR ve UStVA verilerini hesaplar ve sonraki işlemler için dışa aktarımlar sunar. EÜR, ELSTER XML biçiminde hazırlanıp teknik olarak kontrol edilebilir; doğrudan ELSTER gönderimi şu anda genel kullanıma açık değildir. DATEV CSV ve LODAS dışa aktarımları kullanılabilir, ancak DATEV’e doğrudan belge aktarımı mevcut değildir.
2026’da her B2B faturası e‑fatura olarak mı düzenlenmeli?
Hayır. Almanya’da işletmeler 2025’ten beri e‑fatura alabilmelidir. Düzenleme için geçiş kuralları uygulanır: 2026 sonuna kadar diğer fatura türleri kullanılabilir; önceki yıl cirosu 800.000 avroyu aşmayan işletmeler için geçiş süresi kural olarak 2027 sonuna kadar uzar. B2C faturaları ile kamu kurumlarına kesilen faturalar ayrıca değerlendirilmelidir.
Teklifi bir kez hazırlayın, faturayı yeniden veri girmeden oluşturun
Motorica ile teklifleri, faturaları, gönderimi ve ödemeleri kendi belge tasarımınız ve anlaşılır durum takibiyle tek süreçte yönetin.