Rechnungen und E‑Rechnungen
Rechnungen schreiben – vom Angebot bis zum Zahlungseingang
Ein vollständiger, nachvollziehbarer Ablauf für Angebote, Rechnungen, ZUGFeRD, XRechnung, Versand, Korrekturen und Bankabgleich.
Motorica verbindet Kundendaten, Angebote, Rechnungen, Versand und Zahlungseingänge in einem Vorgang. Du übernimmst ein angenommenes Angebot ohne doppelte Eingabe, prüfst die Rechnungsdaten und erzeugst je nach Empfänger PDF, ZUGFeRD oder XRechnung.
Der Rechnungsablauf auf einen Blick
Die Rechnungsübersicht zeigt Entwürfe, offene, überfällige und bezahlte Vorgänge. Kundendaten, Dokumente und Zahlungsstatus bleiben miteinander verbunden.
- Kunden nur einmal erfassen
- Angebot, Rechnung und Zahlung als zusammenhängenden Vorgang führen
- Offene Posten und nächste Schritte direkt erkennen
Angenommenes Angebot direkt weiterführen
Ein angenommenes Angebot lässt sich in eine Rechnung überführen. Kunde, Adresse, Positionen, Mengen und Preise werden übernommen; vor der Ausstellung prüfst du Leistungsdatum und Änderungen.
- Doppelte Erfassung vermeiden
- Positionen vor der Rechnungsstellung kontrollieren
- Mehr zum Angebotsablauf
Pflichtangaben vor der Ausstellung prüfen
Für Rechnungen nach deutschem Umsatzsteuerrecht gehören unter anderem vollständige Namen und Anschriften, Steuernummer oder USt‑IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitpunkt und Steuerbeträge in den Vorgang. Sonderfälle benötigen zusätzliche Hinweise.
- Firmendaten und Empfängeranschrift vollständig halten
- Netto-, Steuer- und Bruttobeträge nachvollziehbar ausweisen
- Steuerbehandlung im Zweifel fachlich prüfen lassen
ZUGFeRD und XRechnung aus denselben Daten
ZUGFeRD verbindet eine lesbare PDF/A‑3 mit eingebetteten strukturierten XML-Daten. XRechnung ist eine strukturierte XML-Rechnung. Motorica erzeugt beide aus den gepflegten Rechnungsdaten; bei Behördenaufträgen gelten die Vorgaben des Empfängers.
- ZUGFeRD im Profil EN 16931 (COMFORT) erzeugen
- XRechnung als CII-XML erstellen
- Leitweg-ID nur verwenden, wenn der Empfänger sie verlangt
Logo, Briefpapier und Dokumentvorlage
Logo und Dokumenthintergrund lassen sich getrennt für Angebote und Rechnungen konfigurieren. Die Vorschau hilft, Lesbarkeit und Platzierung vor dem ersten Versand zu prüfen.
- Eigene Marke konsistent verwenden
- Pflichtangaben nicht durch Gestaltung verdecken
- Vorlage mit realistischen langen Daten testen
Vorschau, PDF und Versand per E‑Mail
Prüfe Empfänger, Beträge, Leistungsdatum und Zahlungsziel in der Vorschau. Danach erzeugst du die benötigten Dokumente und versendest sie aus dem Vorgang; die Versandhistorie bleibt sichtbar.
- PDF und strukturierte Daten passend zum Empfänger wählen
- Betreff und Nachricht vor dem Versand kontrollieren
- Keine Testdaten an echte Empfänger senden
Fehler nachvollziehbar korrigieren
Eine bereits versandte Rechnung wird nicht still überschrieben. Motorica hält das Ursprungsdokument nachvollziehbar und unterstützt Storno sowie neue oder korrigierte Dokumente. Während der E‑Rechnungspflicht muss auch die Berichtigung die Formanforderungen erfüllen und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung verweisen.
- Fehlerhafte Rechnung eindeutig referenzieren
- Storno und Neuausstellung sauber dokumentieren
- Aufbewahrungs- und Empfängervorgaben beachten
Zahlungseingänge mit offenen Rechnungen abgleichen
Der Bankabgleich schlägt passende Transaktionen zu offenen Rechnungen vor. Eindeutige Treffer können geprüft werden; Teilzahlungen und unklare Fälle bleiben sichtbar.
- Offene und überfällige Rechnungen filtern
- Teilzahlungen nicht vorschnell als vollständig bezahlt markieren
- Bankabgleich im Detail
EÜR, UStVA, ELSTER und DATEV weiterverarbeiten
Rechnungen, Stornos, Zahlungen und Belege fließen in steuerliche Auswertungen ein. Motorica unterstützt EÜR- und UStVA-Daten sowie ELSTER-Validierung und -Übermittlung unter den erforderlichen Voraussetzungen. DATEV-Lohndaten sind als LODAS/CSV exportierbar; die allgemeine Buchhaltungsübergabe ist prozessabhängig, eine direkte DATEV-Übertragung nicht allgemein freigeschaltet.
- Daten vor ELSTER fachlich prüfen
- Exporte mit Steuerberatung und Zielsystem abstimmen
- Mehr zum DATEV-Datenexport
Einrichtung und Wechsel kontrolliert vorbereiten
Hinterlege Firmen-, Steuer- und Bankdaten, Nummernkreis, Zahlungsbedingungen und Dokumentvorlagen. Teste den gesamten Ablauf mit einem Testangebot, bevor du eine echte Rechnung versendest. Migrationen werden nach Format und Umfang abgestimmt.
- Lange Namen und mehrsprachige Oberfläche testen
- Keine universelle Sofortmigration voraussetzen
- Alle Motorica-Funktionen ansehen
Verbindliche Vorgaben und Primärquellen
Diese Übersicht erklärt Produktabläufe und verlinkt Primärquellen. Sie ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Prüfe Sonderfälle, Aufbewahrung und Empfängervorgaben mit deiner steuerlichen oder rechtlichen Beratung.
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FAQ
Häufige Fragen zu Rechnungen und E‑Rechnungen
Ist eine normale PDF eine E‑Rechnung?
Nein. Seit 1. Januar 2025 gilt eine einfache PDF umsatzsteuerlich als sonstige Rechnung, weil strukturierte Daten zur automatischen Verarbeitung fehlen. Ein ZUGFeRD-Dokument kann die Anforderungen erfüllen, wenn sein XML den Vorgaben entspricht.
Welche Übergangsfristen gelten 2026?
Inländische Unternehmen müssen E‑Rechnungen grundsätzlich seit 2025 empfangen können. Für die Ausstellung sind bis Ende 2026 weiterhin sonstige Rechnungen möglich; bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro grundsätzlich bis Ende 2027. Ausnahmen und B2G-Vorgaben sind gesondert zu prüfen.
Erstellt Motorica ZUGFeRD und XRechnung?
Ja. Motorica erstellt ZUGFeRD als Hybrid-PDF im Profil EN 16931 (COMFORT) und XRechnung als strukturierte CII-XML. Vollständige Firmen- und Rechnungsdaten sowie die Vorgaben des Empfängers bleiben Voraussetzung.
Brauche ich im B2B-Bereich immer eine Leitweg-ID?
Nein. Die Leitweg-ID ist typischerweise im B2G-Bereich relevant. Im B2B-Bereich wird sie nur eingetragen, wenn der Empfänger sie verlangt.
Kann ich ein Angebot direkt in eine Rechnung umwandeln?
Ja. Bei einem angenommenen Angebot werden Kunde, Adresse, Positionen, Mengen und Preise übernommen. Prüfe vor der Ausstellung insbesondere Leistungsdatum, Steuerbehandlung und Änderungen.
Wie korrigiere ich eine versandte Rechnung?
Überschreibe das versandte Dokument nicht. Erstelle eine eindeutig referenzierte Berichtigung oder ein Storno mit anschließender Neuausstellung. Für verpflichtende E‑Rechnungen gelten die Formanforderungen auch für die Berichtigung.
Erkennt Motorica bezahlte Rechnungen?
Motorica schlägt passende Banktransaktionen zu offenen Rechnungen vor. Eindeutige Treffer können geprüft werden; Teilzahlungen und unklare Zuordnungen bleiben zur manuellen Klärung sichtbar.
Welche ELSTER- und DATEV-Funktionen sind verfügbar?
EÜR- und UStVA-Daten können vorbereitet, mit ERIC validiert und unter den erforderlichen Voraussetzungen über ELSTER übermittelt werden. DATEV-Lohndaten sind als LODAS/CSV exportierbar; die allgemeine Buchhaltungsübergabe ist eingeschränkt und die direkte DATEV-Übertragung nicht allgemein freigeschaltet.
Bring jede Rechnung klar ans Ziel
Starte mit professionellen Rechnungen – vom übernommenen Angebot über ZUGFeRD oder XRechnung bis zum geprüften Zahlungseingang. MIRA hilft dir zusätzlich, eingehende Dokumente verständlich einzuordnen.
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