Was ist automatischer Bankabgleich?
Automatischer Bankabgleich vergleicht Banktransaktionen mit offenen Rechnungen. Eindeutige Zahlungseingänge können zugeordnet werden. Unklare Fälle bleiben zur manuellen Prüfung sichtbar.
Banking, offene Posten und Mahnwesen
Automatischer Bankabgleich: Zahlungen schneller Rechnungen zuordnen
Verbinde dein Bankkonto, synchronisiere Transaktionen und erkenne, welche Rechnungen bezahlt, offen oder noch zu prüfen sind.
Motorica ruft Banktransaktionen über die eingerichtete Verbindung ab und vergleicht Zahlungseingänge mit offenen Rechnungen. Eindeutige Treffer können zugeordnet werden. Teilzahlungen, Sammelzahlungen und unklare Verwendungszwecke bleiben sichtbar, bis du sie geprüft hast. Motorica löst über diese Funktion keine Überweisungen aus.
So läuft der Bankabgleich ab
Der Abgleich verbindet deine Banktransaktionen mit den Rechnungen, die bereits in Motorica vorhanden sind. Dadurch musst du Zahlungseingänge nicht mehr einzeln zwischen Kontoauszug, Rechnungsliste und eigener Tabelle suchen.
- Bankkonto einmalig über eine unterstützte Verbindung einrichten
- Neue Transaktionen synchronisieren
- Offene Rechnungen als Grundlage für den Abgleich verwenden
- Betrag, Rechnungsnummer, Verwendungszweck und Gegenpartei vergleichen
- Zahlungsstatus nach bestätigter Zuordnung aktualisieren
Automatik nur bei belastbaren Treffern
Motorica darf eine Zahlung nur dann als eindeutigen Treffer behandeln, wenn die vorhandenen Daten ausreichend zusammenpassen. Fehlen Angaben oder kommen mehrere Rechnungen infrage, bleibt der Vorgang zur Prüfung offen.
- Eindeutig: Zahlung und Rechnung passen nachvollziehbar zusammen
- Mehrdeutig: mehrere mögliche Rechnungen zur Auswahl anzeigen
- Nicht gefunden: Zahlung als ungeklärt bestehen lassen
- Manuelle Entscheidung mit Zahlungsdatum dokumentieren
- Keine unsichere Zuordnung als automatisch geklärt darstellen
Teilzahlungen und Sammelzahlungen bleiben kontrollierbar
Nicht jeder Zahlungseingang entspricht genau einer Rechnung. Bei Teilzahlungen, Sammelzahlungen, abweichenden Zahlern oder fehlenden Rechnungsnummern muss der tatsächliche Bezug geprüft werden.
- Teilzahlung einer Rechnung zuordnen
- Verbleibenden offenen Betrag anzeigen
- Sammelzahlungen nicht ungeprüft einer Einzelrechnung zuweisen
- Abweichende Zahler und Verwendungszwecke manuell kontrollieren
- Storno und Rückzahlung getrennt nachvollziehen
Offene Posten und Mahnungen auf aktuellem Zahlungsstatus
Bezahlte, offene, teilweise bezahlte und überfällige Rechnungen bleiben getrennt sichtbar. Eine Zahlungserinnerung oder Mahnung baut dadurch auf dem tatsächlich geprüften Zahlungsstatus auf.
- Offene und überfällige Rechnungen filtern
- Klärfälle von echten Nichtzahlern unterscheiden
- Zahlung vor dem Mahnversand erneut prüfen
- Zahlungserinnerung und Mahnstufe getrennt behandeln
- Mahn-PDF und Versandhistorie am Vorgang erhalten
Bankdaten mit klaren Berechtigungen schützen
Banktransaktionen enthalten sensible Unternehmens- und Personendaten. Deshalb dürfen nur Benutzer mit einer erforderlichen Rolle auf Bankverbindungen und Transaktionen zugreifen.
- Zugriff nach Rolle und Aufgabe beschränken
- Bankverbindung und Berechtigungen regelmäßig prüfen
- Keine Zugangsdaten in Freitextfeldern speichern
- Unbekannte Transaktionen fachlich klären
- Keine Zahlungsauslösung als Funktion behaupten
Für Betriebe mit Rechnungen und regelmäßigen Zahlungseingängen
Der Bankabgleich ist besonders hilfreich, wenn regelmäßig Rechnungen versendet werden und offene Zahlungen nicht manuell in mehreren Systemen kontrolliert werden sollen.
- Selbstständige und kleine Dienstleistungsbetriebe
- Reinigungsfirmen und Hausmeisterservices
- Handwerksbetriebe
- Agenturen, Beratung und Freelancer
- Betriebe mit wiederkehrenden Rechnungen und offenen Posten
FAQ
Häufige Fragen zum automatischen Bankabgleich
Woran erkennt Motorica die passende Rechnung?
Motorica berücksichtigt unter anderem Betrag, Rechnungsnummer im Verwendungszweck und die Gegenpartei. Die Zuordnung hängt davon ab, wie vollständig und eindeutig die Transaktionsdaten sind.
Was passiert bei einer Teilzahlung?
Eine Teilzahlung kann der Rechnung zugeordnet werden. Der verbleibende offene Betrag bleibt sichtbar und die Rechnung wird nicht als vollständig bezahlt behandelt.
Was passiert bei einem falschen Verwendungszweck?
Motorica kann weitere Merkmale wie Betrag und Gegenpartei vergleichen. Bleibt der Bezug unklar, wird die Zahlung nicht automatisch als eindeutiger Treffer behandelt.
Kann Motorica Überweisungen auslösen?
Nein. Die hier beschriebene Funktion dient dem Abruf und Abgleich von Banktransaktionen. Eine Zahlungsauslösung wird nicht angeboten.
Welche Banken werden unterstützt?
Die Verfügbarkeit hängt von Bank, Kontotyp und technischer Schnittstelle ab. Das konkrete Konto wird bei der Einrichtung geprüft. Eine pauschale Unterstützung aller Banken wird nicht versprochen.
Offene Rechnungen nicht mehr zwischen Konto und Tabelle suchen
Verbinde Rechnungen, Zahlungseingänge, offene Posten und Mahnwesen in einem nachvollziehbaren Ablauf.