Créer des factures avec ZUGFeRD et XRechnung

Processus de facturation Motorica, du devis à la facture électronique et à l’encaissement

Vous cherchez un logiciel qui relie devis, facture électronique et paiement ? Motorica réunit clients, devis, factures, ZUGFeRD, XRechnung, envois, factures impayées, rapprochement des paiements et mises en demeure de payer dans un seul processus. Saisissez le client une seule fois, transformez le devis accepté en facture et suivez le dossier jusqu’à l’affectation du paiement.

Motorica n’est pas un simple générateur de factures. Le processus commence avec le client et le devis et se poursuit jusqu’à l’affectation du paiement. Vous trouverez également ici les informations essentielles sur les mentions obligatoires, les factures électroniques, l’envoi, les corrections et la préparation des données fiscales.

Poste de travail illustrant le processus Motorica, du devis à la facture et au paiement

Quel logiciel de facturation suit l’ensemble du processus ?

Motorica relie les étapes que les générateurs de factures classiques traitent séparément. Les données client, le devis, la facture, l’envoi et le paiement restent rattachés au même dossier ; les factures impayées ou en retard peuvent ainsi être suivies sans rupture.

Saisir le client une seule fois et réutiliser ses données pour le devis et la facture
Reprendre les articles ou lignes de service, les quantités et les prix du devis accepté
Générer une facture au format PDF, ZUGFeRD ou XRechnung à partir des données enregistrées
Envoyer le document et suivre les factures impayées
Affecter le paiement ou envoyer une mise en demeure de payer en cas de retard

Indépendant vérifiant un devis accepté avant de le convertir en facture

Puis-je convertir directement un devis accepté en facture ?

Oui. Ouvrez le devis accepté et convertissez-le en facture. Les données du client et de facturation, les articles ou lignes de service, les quantités et les prix sont repris ; vous pouvez encore effectuer les modifications nécessaires avant de créer la facture.

Reprendre l’adresse du client et l’adresse de facturation indiquées dans le devis
Conserver les articles ou lignes de service, les quantités et les prix convenus
Vérifier la date de prestation et les éventuelles modifications avant la facturation
Éviter de saisir une seconde fois l’ensemble du dossier
Conserver un lien traçable avec le devis d’origine

Vérification du numéro de facture et des mentions obligatoires avant la création du document

Quelles informations faut-il pour établir une facture complète ?

Motorica structure les données nécessaires à la facturation. Il appartient toutefois à votre entreprise et, si nécessaire, à son conseiller fiscal de vérifier le traitement fiscal et les mentions applicables à chaque situation.

Nom complet et adresse de l’entreprise et du client
Numéro fiscal ou numéro de TVA intracommunautaire, ainsi qu’un numéro de facture unique
Date de facturation et date de livraison ou de réalisation de la prestation
Description précise de la prestation, avec montants hors taxes, TVA et toutes taxes comprises
Délai de paiement, coordonnées bancaires et mentions fiscales requises

Documents de facturation numériques illustrant ZUGFeRD avec PDF et XML et XRechnung au format XML

ZUGFeRD ou XRechnung : Motorica génère les deux formats

ZUGFeRD associe une facture PDF lisible à des données XML structurées intégrées. XRechnung repose principalement sur des données XML structurées et s’utilise notamment pour facturer des organismes publics. Motorica génère directement les deux formats à partir des données de facturation enregistrées.

Facture ZUGFeRD sous forme de PDF lisible avec données XML structurées intégrées
XRechnung 3.0 au format CII sous forme de fichier XML structuré
Leitweg-ID et autres exigences du destinataire pour les factures adressées aux organismes publics
Envoi conjoint du PDF et du fichier XML XRechnung par e-mail
Réception obligatoire des factures électroniques depuis 2025 et périodes transitoires pour leur émission jusqu’à fin 2026 ou 2027

Puis-je utiliser mon logo et mon papier à en-tête sur mes factures ?

Oui. Vous pouvez adapter le document à l’identité de votre entreprise et le vérifier avant l’envoi. Le numéro de facture, les montants, les mentions obligatoires et les informations de paiement doivent toujours rester parfaitement lisibles.

Ajouter le logo de l’entreprise aux devis et aux factures
Téléverser vos propres arrière-plans de document
Définir séparément la mise en page des devis et des factures
Choisir un modèle existant et le contrôler dans l’aperçu
Vérifier la lisibilité de toutes les mentions obligatoires avant le premier envoi

Indépendante vérifiant une facture avant son envoi par e-mail ou sa correction traçable

Comment envoyer ou corriger une facture ?

Motorica génère le PDF et les données de facturation électronique, puis les envoie par e-mail ; l’historique des envois reste visible dans le dossier. Une facture erronée déjà envoyée n’est pas simplement remplacée : elle est annulée, puis remplacée par un nouveau document ou une facture corrigée.

Générer directement le PDF et le fichier XML XRechnung structuré
Envoyer la facture par e-mail et consulter l’historique des envois
Annuler une facture erronée de manière traçable
Créer une nouvelle facture ou une facture corrigée à partir du dossier
Conserver les documents d’origine à des fins de traçabilité

Vue du rapprochement des paiements distinguant les factures impayées, partiellement payées et soldées

Comment savoir si une facture a été payée ?

Les factures impayées restent visibles jusqu’à l’affectation du paiement. Motorica rapproche les transactions bancaires des factures, détecte les correspondances sans ambiguïté et permet de vérifier précisément les paiements partiels ou les affectations incertaines.

Suivre les factures impayées et échues selon leur statut
Affecter les transactions bancaires correspondantes à une facture
Détecter automatiquement les correspondances sans ambiguïté et les contrôler
Laisser les paiements partiels et les affectations incertaines ouverts pour vérification
Établir le rappel de paiement ou la mise en demeure de payer à partir du statut de paiement actuel

Que deviennent les données de facturation après le paiement ?

Motorica calcule et structure les données nécessaires à l’EÜR (état simplifié des recettes et des dépenses) et à l’UStVA (déclaration préalable de TVA allemande). Les données UStVA et EÜR peuvent être validées avec ERIC et transmises via ELSTER ; la transmission directe de documents à DATEV n’est pas activée. Les exports et les contrôles restent disponibles.

Regrouper factures, annulations, paiements et pièces comptables pour l’EÜR
Calculer et vérifier les données EÜR, puis les préparer sous forme de données ou de fichier XML ELSTER
Calculer l’UStVA et exporter le fichier XML ; valider et transmettre l’UStVA et l’EÜR via ELSTER (ERIC)
Exporter des fichiers DATEV CSV et LODAS pour leur traitement ultérieur
Préparer les données et les documents pour le conseiller fiscal

Motorica convient-il à mon entreprise ?

Motorica s’adresse aux créateurs d’entreprise, aux indépendants et aux petites structures qui ne veulent pas disperser leur gestion administrative entre plusieurs logiciels. Son interface multilingue est également utile aux personnes seules comme aux équipes, quelle que soit leur langue maternelle.

Créateurs d’entreprise, indépendants, professions libérales et petites entreprises
Entreprises artisanales, de nettoyage et autres prestataires de services
Structures avec des salariés, des rendez-vous ou des interventions sur site récurrentes
Entreprises souhaitant relier devis, factures, banque et gestion administrative
Interface disponible dans douze langues pour chaque utilisateur

Comment démarrer avec Motorica ou changer de logiciel ?

Configurez d’abord les paramètres essentiels et testez l’ensemble du processus avant d’envoyer votre première facture réelle. Les données existantes relatives aux clients, aux articles ou lignes de service et aux factures peuvent être migrées après concertation ; il n’existe pas d’import automatique universel compatible avec tous les logiciels tiers.

Renseigner les données de l’entreprise, les informations fiscales et les coordonnées bancaires
Définir la série de numéros, les conditions de paiement et la configuration fiscale
Configurer le logo, les modèles et les arrière-plans de document
Transformer un devis test en facture test et contrôler le résultat
Convenir du format et du périmètre de la migration des données ; voir toutes les fonctionnalités

FAQ

Questions fréquentes avant de choisir un logiciel de facturation

Une facture PDF classique est-elle une facture électronique ?

Non. Un PDF ordinaire ne contient pas de données de facturation structurées et ne constitue donc pas une facture électronique au sens de la réglementation allemande en matière de TVA. ZUGFeRD associe en revanche un PDF lisible à des données XML intégrées.

Motorica peut-il créer des factures ZUGFeRD ?

Oui. Motorica génère des factures ZUGFeRD directement à partir de vos données de facturation. Le fichier associe une facture PDF lisible à des données XML structurées intégrées pour le traitement automatisé.

Motorica peut-il créer des XRechnung ?

Oui. Motorica peut générer des XRechnung sous forme de fichiers XML structurés. Le générateur actuel utilise XRechnung 3.0 au format CII. Pour les factures adressées aux organismes publics, des informations supplémentaires telles qu’une Leitweg-ID peuvent être requises.

Quand utiliser ZUGFeRD et quand utiliser XRechnung ?

ZUGFeRD convient lorsque le destinataire a besoin d’une facture PDF lisible et de données exploitables automatiquement dans un même fichier. XRechnung est une facture XML structurée particulièrement répandue auprès des organismes publics. Les exigences du destinataire restent déterminantes.

Puis-je convertir directement un devis en facture ?

Oui. Les données du client et de facturation, les articles ou lignes de service, les quantités et les prix sont repris du devis accepté. Vous pouvez vérifier les modifications avant la facturation sans saisir à nouveau le dossier.

Puis-je utiliser mon logo et mon propre papier à en-tête ?

Oui. Vous pouvez configurer le logo de l’entreprise, vos propres arrière-plans de document et les modèles existants pour les devis et les factures. Avant l’envoi, vérifiez dans l’aperçu que toutes les mentions obligatoires restent bien lisibles.

Comment corriger une facture déjà envoyée ?

Ne remplacez pas le document envoyé. Annulez la facture erronée de manière traçable, puis créez une nouvelle facture ou une facture corrigée. Le document d’origine est conservé.

Motorica reconnaît-il qu’une facture a été payée ?

Oui. Motorica rapproche les transactions bancaires correspondantes des factures impayées et peut détecter les correspondances sans ambiguïté. Les paiements partiels et les cas incertains restent visibles pour vérification ; les mises en demeure de payer tiennent compte du statut de paiement actuel.

Puis-je reprendre mes clients et mes données de facturation existants ?

Oui. Après concertation, les données relatives aux clients, aux articles ou lignes de service et aux factures peuvent être migrées à partir de fichiers d’export adaptés. Les données transférables dépendent du système source et du format d’export disponible.

Puis-je utiliser Motorica dans une autre langue ?

Oui. L’interface Motorica est disponible dans douze langues et peut être configurée pour chaque utilisateur. La langue du document de facturation est gérée séparément.

Quelles fonctions ELSTER et DATEV sont actuellement disponibles ?

Motorica calcule les données EÜR et UStVA et propose des exports pour leur traitement ultérieur. L’EÜR peut être préparée et contrôlée au format XML ELSTER ; valider et transmettre l’UStVA et l’EÜR via ELSTER (ERIC). Des exports DATEV CSV et LODAS sont disponibles, mais la transmission directe de documents à DATEV n’est pas activée.

En 2026, toutes les factures B2B doivent-elles être émises sous forme électronique ?

Non. Depuis 2025, les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques. Des règles transitoires s’appliquent à leur émission : les factures dans d’autres formats restent possibles jusqu’à fin 2026 et, si le chiffre d’affaires de l’année précédente ne dépasse pas 800 000 euros, en principe jusqu’à fin 2027. Les factures B2C et celles adressées aux organismes publics obéissent à des règles distinctes.

Du devis à la facture, sans ressaisie

Créez devis, factures, ZUGFeRD et XRechnung dans Motorica, puis suivez les factures impayées et les paiements après l’envoi.

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