ZUGFeRD expliqué : PDF/A-3, XML, profils et Factur-X

Facture ZUGFeRD avec représentation PDF et données de facture XML intégrées

ZUGFeRD 2.5 combine une facture PDF/A-3 lisible avec des données XML intégrées. Ce format est techniquement aligné sur Factur-X. Si un fichier répond aux exigences d'une facture électronique dépend en particulier du profil, des informations structurées obligatoires et de la gestion sans erreur.

ZUGFeRD facilite l'échange de données structurées pour les factures car les humains peuvent lire la version PDF et les systèmes comptables traitent le XML intégré. Un fichier PDF normal sans ensemble de données structuré n'est pas une facture ZUGFeRD. La qualité des données, le cas d'utilisation spécifique et les exigences du destinataire restent déterminants.

Facture ZUGFeRD d'exemple provenant de Motorica

Le fichier d'exemple a été généré directement avec le générateur de factures Motorica. Il contient une facture PDF lisible et des données XML structurées intégrées.

Téléchargez l'exemple de facture ZUGFeRD de Motorica

Qu'est-ce que ZUGFeRD ?

ZUGFeRD 2.5 est un format hybride pour les factures électroniques. La version publiée le 10 juin 2026 combine une composante PDF/A-3 lisible avec des données XML intégrées. ZUGFeRD et Factur-X sont techniquement alignés. La représentation PDF facilite la vérification humaine ; le XML permet un traitement électronique.

ZUGFeRD combine PDF et XML dans un fichier
Le PDF est lisible par les humains
Les données XML sont exploitables par des logiciels
Le format repose sur le PDF/A-3 et des données structurées de facturation
ZUGFeRD peut être utilisé dans les contextes B2B, B2G et B2C
Pour la conformité aux exigences d'e-facturation, des profils appropriés et des données complètes sont essentiels
Un PDF normal sans données XML structurées n'est pas une facture ZUGFeRD

ZUGFeRD, PDF et XRechnung : Les différences

Un PDF normal est simplement une représentation numérique de la facture. Il peut être envoyé par e-mail et lu, mais sans données structurées, il ne constitue pas une facture électronique exploitée par machine. Une XRechnung, en revanche, se compose uniquement de données XML et n'est lisible que grâce à un lecteur spécifique. ZUGFeRD occupe une position intermédiaire : il contient un PDF lisible et des données XML structurées dans le même fichier.

PDF : lisible, mais sans données structurées pas de facture électronique
XRechnung : pure facture XML pour une exploitation par machine
ZUGFeRD : PDF/A-3 avec des données de facture XML intégrées
ZUGFeRD est plus facile à comprendre pour beaucoup d'entreprises petites et moyennes que les fichiers XML purs
Les données XML intégrées sont essentielles pour le traitement électronique
Pour les commanditaires publics, des exigences supplémentaires comme l'identifiant Leitweg-ID ou des règles de plateforme peuvent s'appliquer

Quand ZUGFeRD est-il une vraie facture électronique ?

Depuis 2025, un simple PDF dans le domaine B2B national ne suffit plus en tant que facture électronique. Une facture ZUGFeRD peut répondre aux exigences si elle utilise un format structuré approprié et contient les informations de facturation nécessaires. Selon la perception administrative du BMF, les formats ZUGFeRD à partir de la version 2.0.1 sont en principe admis comme formes de facture électronique, sauf si le profil MINIMUM ou BASIC-WL est utilisé.

Utiliser un profil ZUGFeRD approprié
Ne pas prévoir les profils MINIMUM et BASIC-WL pour la facture électronique obligatoire
Enregistrer les informations obligatoires dans la partie données structurées
Maintenir le PDF et l'XML en cohérence
Valider techniquement la facture avant l'envoi
Respecter les exigences formatuelles du destinataire
Intégrer un conseil fiscal ou le fournisseur de logiciel en cas d'incertitude

Quelles informations doivent figurer dans une facture ZUGFeRD ?

Une facture ZUGFeRD doit ne pas seulement avoir l'apparence visuelle complète. Les données importantes de la facture doivent également être structurées dans la partie XML pour permettre un traitement correct par les logiciels comptables. Si des informations sont présentes uniquement au format PDF mais manquent dans le XML, cela peut entraîner une échec du traitement électronique.

Nom et adresse de l'émetteur de la facture
Nom et adresse du destinataire de la facture
Numéro d'immatriculation fiscale ou numéro d'identification à la TVA, selon les exigences
Numéro de facture
Date de la facture
Date de prestation ou période de prestation
Description de la prestation
Quantité, unité, prix unitaire et montant total
Netto, TVA et brut
TVA ou indication d'exonération de TVA
Modalités de paiement et coordonnées bancaires
Données électroniques du destinataire, si convenu ou requis

ZUGFeRD-Profil : Pourquoi le profil est important

ZUGFeRD fournit plusieurs profils avec différents niveaux de données. Non tous les profils sont adaptés à chaque situation. Pour des factures électroniques obligatoires, il faut que toutes les informations fiscales soient structurées en détail. Les profils MINIMUM et BASIC-WL ne répondent pas à cette exigence. Il est également nécessaire de vérifier les exigences du destinataire, de l'industrie et des autorités.

Ne choisissez pas le profil au hasard
NE PAS PLANIFIER MINIMUM ET BASIC-WL POUR DES FACTURES ÉLECTRONIQUES B2B OBLIGATOIRES
PRÉFÉRER LES PROFILS CONFORMES À L'EN-16931
VÉRIFIER LES EXIGENCES DU DESTINATAIRE
RESPECTER LES PRÉCISATIONS DE LA PLATEFORME CONNUE PAR L'AUTORITÉ
CONFIGURER LE LOGICIEL POUR QUE TOUS LES ÉLÉMENTS OBLIGATOIRES SOIENT PRODUITS
TESTER LE CHANGEMENT DE PROFIL AVANT D'ENVOYER DES FACTURES EN PRODUCTION

LE PDF ET L'XML DOIVENT CORRESPONDRE

Le plus grand avantage pratique de ZUGFeRD est également une source fréquente d'erreurs : La facture comporte une page PDF visible et un élément XML structuré. Les deux doivent représenter la même facture. Si les montants, les taux de TVA ou les données du client diffèrent entre le PDF et l'XML, des questions supplémentaires et des erreurs de traitement peuvent survenir. Par conséquent, une facture ZUGFeRD ne doit pas être modifiée manuellement en tant que PDF après sa création.

NE PAS MODIFIER LE PDF MANUELLEMENT APRÈS SA CRÉATION
NE PAS DÉCOUPER LES DONNÉES XML DU CONTENU VISIBLE DE LA FACTURE
Vérifier le net, la TVA et le brut dans les deux parties
Maintenir la numérotation de facture et la date de facturation en cohérence
Enregistrer les données de prestation de manière unique
Documenter les corrections par annulation, rectification ou nouvelle facture proprement
Ne pas générer des versions séparées pour PDF et XML

Recevoir et vérifier une ZUGFeRD

Lorsque vous recevez une facture ZUGFeRD, vous voyez généralement d'abord uniquement le PDF. Les données structurées de la facture sont intégrées dans le document. Pour l'administration comptable, il ne suffit donc pas de se limiter à la page PDF visible. Vous devriez vérifier si la facture a été reçue sous forme de fichier ZUGFeRD, si les informations sont plausibles et si votre logiciel peut lire correctement les données XML.

Enregistrer complètement le fichier ZUGFeRD
Ne pas se limiter à un écran d'aperçu ou une impression
Vérifier l'émetteur de la facture, le montant et la TVA
Vérifier les données de paiement
Lire les données XML intégrées avec un logiciel approprié
Ne pas enregistrer aveuglément en cas de désaccord entre l'affichage et les données
Clarifier les factures incertaines auprès du fournisseur
Déposer la facture d'entrée pour la consultation par le conseiller fiscal et le comptable

Envoyer ZUGFeRD : Ce qui doit être vérifié avant l'envoi

Avant d'envoyer une facture ZUGFeRD, il ne suffit pas de vérifier uniquement la mise en page. Il est crucial que la facture soit techniquement valide et qu'elle contienne tous les renseignements pertinents dans la partie structurée des données. En particulier pour les clients d'entreprise, le conseiller fiscal et le traitement automatisé, les erreurs sont rapidement repérées : champs obligatoires manquants, montants fiscaux incorrects, conditions de paiement flous ou données XML inappropriées.

Recueillir complètement les informations du client
Vérifier le numéro et la date de facture
Indiquer la date ou la période de prestation
Formulerer la description des prestations de manière claire
Vérifier le net, la taxe et le brut
Contrôler les conditions de paiement et l'information bancaire
Valider le fichier avant son envoi
Archiver la facture dans son format original

ZUGFeRD et donneurs d'ordre publics

Pour les factures adressées aux donneurs d'ordre publics, il ne suffit pas de générer un format techniquement admis. Les organismes publics peuvent imposer des exigences supplémentaires concernant le mode de transmission, la Leitweg-ID, le destinataire de la facture, les pièces jointes et les plateformes. Dans de nombreux processus administratifs, XRechnung est le standard le plus connu. ZUGFeRD peut être admis selon les exigences, mais il convient de le vérifier avec le donneur d'ordre ou dans les spécifications de la plateforme avant d'émettre la facture.

Vérifier les exigences du donneur d'ordre public
Demander la Leitweg-ID suffisamment tôt, si nécessaire
Clarifier le format et le profil autorisés
Tenir compte de la plateforme d'entrée des factures
Transmettre correctement les pièces jointes et les références
Analyser précisément le message d'erreur en cas de refus
Ne pas supposer automatiquement que chaque profil ZUGFeRD est accepté par les autorités

Archivage : La date ZUGFeRD complète compte

Une facture ZUGFeRD doit être conservée dans son format original complet. Il ne suffit pas d'imprimer uniquement la page PDF visible ou de prendre une capture d'écran. Les données XML intégrées font partie essentielle de la facture électronique. Pour un archivage fiable, il est important que la facture, le fichier, l'état des paiements, les corrections et les résultats potentielles des contrôles soient accessibles ultérieurement.

Conserver la date originale complète
Ne pas supprimer les données XML intégrées
Ne conserver la facture que sous forme d'impression ou de capture d'écran
Conserver la lisibilité du nom de fichier et du numéro de document
Documenter les corrections et annulations
Relier les paiements à la facture
Garantir l'accessibilité des données pour le conseil fiscal et l'examen
Respecter l'archivage et les autorisations conformes à GoBD

Erreurs typiques dans les factures ZUGFeRD

De nombreux erreurs surviennent car le ZUGFeRD est traité comme un PDF normal. C'est risqué. La facture doit non seulement être visuellement correcte, mais aussi structuralement conforme. Des erreurs dans la partie XML peuvent entraîner que les clients d'affaires ou les systèmes de comptabilité ne puissent pas traiter proprement la facture. Par conséquent, le processus devrait être conçu pour qu'les données de facturation soient correctement saisies une fois et ensuite automatiquement générées en PDF et XML.

Désigner un PDF normal comme ZUGFeRD
Choisir le mauvais ou l'inadéquat profil
Les données XML sont absentes ou incomplètes
Le PDF et le XML contiennent des montants différents
Les montants de la TVA ne correspondent pas mathématiquement
Des informations obligatoires manquent dans la partie structurée
Le fichier ZUGFeRD n'est pas validé
Le fichier est modifié manuellement après coup
Seulement le PDF est archivé, pas la totalité du document
Les exigences de l'acheteur ne sont pas vérifiées

Support Motorica : état des fonctionnalités confirmées

Motorica prend en charge la saisie structurée des données de facture et l'émission d'XRechnungen. Motorica génère directement des factures ZUGFeRD à partir des données de facturation gérées. Le document combine une facture PDF lisible avec des données XML structurées intégrées. Cet article reste un fond neutre et technique.

Saisie structurée des données clients et des prestations
Numéro de facture, date, montants et taxes facilement gérables
Générer des XRechnungen et les vérifier avant l'envoi
Archiver les factures d'achat et les justificatifs de manière organisée
Relier les paiements et les comptes à payer avec les factures
Préparer les données pour l'expertise comptable et la tenue des livres
Motorica génère directement des factures ZUGFeRD à partir des données de facturation gérées. Le fichier combine une facture PDF/A-3 lisible avec des données XML structurées intégrées.

FAQ

Questions fréquentes sur ZUGFeRD

Qu'est-ce que ZUGFeRD ?

ZUGFeRD est un format hybride d'e-facturation qui combine une facture PDF/A-3 lisible pour les humains avec des données XML intégrées pour la lecture par machine et le traitement électronique.

Est-ce que ZUGFeRD est simplement un fichier PDF normal ?

Non. Un PDF normal ne contient pas de données structurées de facture. Une facture ZUGFeRD contient en plus des données XML intégrées dans le fichier PDF/A-3, qui peuvent être traitées par machine.

Est-ce que ZUGFeRD est une facture électronique valide?

ZUGFeRD peut être une facture électronique valide si un profil approprié est utilisé et que les données structurées de la facture sont complètes. Les profils MINIMUM et BASIC-WL ne devraient pas être utilisés pour des factures électroniques obligatoires B2B.

Quelle est la différence entre ZUGFeRD et XRechnung?

XRechnung est une facture XML pure et difficile à lire sans un visualiseur. ZUGFeRD combine en revanche un PDF lisible avec des données XML intégrées. Les deux formats peuvent être pertinents pour les factures électroniques si les exigences légales et techniques sont respectées.

Quel est l'avantage de ZUGFeRD pour les petites entreprises?

ZUGFeRD est pratique pour les petites entreprises car les clients reçoivent toujours une facture PDF lisible, tandis que les systèmes comptables peuvent traiter les données XML structurées. Cela réduit les entrées manuelles et facilite la transition vers les factures électroniques.

Dois-je utiliser ZUGFeRD à partir de 2025?

Non. ZUGFeRD n'est pas le seul format de facture électronique autorisé. Dans le domaine B2B, XRechnung ou d'autres formats structurés appropriés peuvent être utilisés. L'important est que la facture respecte les exigences légales et puisse être traitée électroniquement.

Peux-je envoyer une facture ZUGFeRD par e-mail?

En principe, une facture électronique peut également être transmise par e-mail si le mode de transmission convenu entre les parties est approprié. Il est important que la totalité du fichier ZUGFeRD soit envoyé et que les données XML intégrées ne soient pas perdues.

Comment vérifie-t-on une facture ZUGFeRD ?

Vérifiez non seulement le PDF visible, mais aussi les données structurées. Un logiciel approprié ou un validateur peut aider à contrôler les champs obligatoires, le format, les montants, les taxes et les données XML.

Comment dois-je conserver des factures ZUGFeRD ?

La totalité du fichier ZUGFeRD doit être conservée dans son format original. Un simple tirage, une capture d'écran ou une copie PDF simplifiée sans données XML intégrées ne suffisent pas si cela entraîne la perte des données structurées de la facture.

Motorica prend-il en charge l’émission de ZUGFeRD ?

Motorica génère directement des factures ZUGFeRD à partir des données de facturation saisies. Le fichier combine une facture PDF lisible avec des données XML structurées intégrées. Motorica prend en charge la saisie structurée des factures, XRechnung et ZUGFeRD.