Politique de confidentialité
1. Responsable du traitement
Le responsable du traitement des données sur ce site et dans le logiciel Motorica est Kerim Yagmurcu, Loreleiweg 11, 23560 Lübeck, Allemagne. E-mail : datenschutz@motorica.io.
2. Informations générales
La protection de vos données personnelles est importante pour nous. Nous traitons les données personnelles de manière confidentielle et conformément aux règles légales de protection des données, notamment le RGPD et la loi fédérale allemande BDSG. Les données personnelles sont toutes les informations se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable.
3. Hébergement et journaux serveur
Le site et la plateforme Motorica sont hébergés par checkdomain.de sur des serveurs en Allemagne.
Notre site et la plateforme Motorica sont exploités sur des serveurs situés dans l'Union européenne. Lors de la visite du site, le serveur enregistre automatiquement des informations dans des fichiers journaux :
- adresse IP
- date et heure de la demande
- type et version du navigateur
- système d'exploitation
- URL de référence
- pages consultées
- nom d'hôte de l'ordinateur accédant
Le traitement sert à garantir un fonctionnement sûr et sans perturbation du site. La base juridique est l'art. 6 al. 1 let. f RGPD. Les journaux sont supprimés automatiquement au plus tard après 30 jours, sauf obligation légale de conservation.
4. Chiffrement SSL/TLS
Ce site et la plateforme Motorica utilisent un chiffrement SSL/TLS pour des raisons de sécurité. Une connexion chiffrée se reconnaît à "https://" dans la barre d'adresse du navigateur.
5. Contact
Si vous nous contactez par e-mail ou formulaire, nous traitons les données transmises, comme le nom, l'adresse e-mail, le numéro de téléphone s'il est indiqué et le contenu du message. Le traitement sert uniquement au traitement de votre demande. Les bases juridiques sont l'art. 6 al. 1 let. b et f RGPD. Les demandes sont supprimées au plus tard après 24 mois, sauf obligations légales de conservation.
6. Inscription et compte client
L'utilisation de Motorica nécessite un compte client. Peuvent être traités notamment prénom, nom, nom de l'entreprise, adresse, téléphone, e-mail, nom d'utilisateur, mot de passe chiffré, paramètres de langue et données d'utilisation. Le traitement sert aux mesures précontractuelles et à l'exécution du contrat. La base juridique est l'art. 6 al. 1 let. b RGPD.
La version et le hash des documents contractuels, l’horodatage, l’adresse IP et le User-Agent de la preuve du contrat sont également traités.
7. Utilisation de la plateforme Motorica
Lors de l'utilisation de Motorica, les clients peuvent stocker et traiter dans la plateforme des données personnelles de leurs propres clients, fournisseurs et employés. Cela inclut données clients, fournisseurs, employés, factures, offres, documents, informations de paiement et données de communication. Motorica traite ces données exclusivement pour le compte du client concerné. Le client demeure responsable du traitement au sens de l'art. 4 n° 7 RGPD. Motorica agit en tant que sous-traitant selon l'art. 28 RGPD. L’administrateur habilité de l’entreprise doit accepter dans le compte client l’accord de sous-traitance actuellement publié avant tout traitement de données personnelles de tiers sur la plateforme.
8. Téléversement de documents et saisie de justificatifs
Les utilisateurs peuvent téléverser des documents et justificatifs, notamment factures, reçus, tickets de caisse, contrats, lettres administratives et autres documents. Le traitement sert uniquement à fournir les fonctions demandées dans la plateforme. La base juridique est l'art. 6 al. 1 let. b RGPD.
Pour l’OCR, les documents sont traités sur nos serveurs et ne sont pas transmis à des services OCR cloud externes.
9. Analyse documentaire assistée par IA (MIRA)
Motorica fournit MIRA, un assistant IA pour l'analyse et le traitement de documents. Les documents téléversés peuvent être évalués automatiquement afin d'extraire des données de factures, classifier des documents, résumer des contenus, structurer les informations reconnues et fournir des informations dans la langue de l'utilisateur. Le traitement repose uniquement sur les documents fournis par l'utilisateur. Lorsque cela est techniquement possible, il a lieu sur des serveurs dans l'Union européenne. L'analyse sert uniquement à fournir les services contractuels. La base juridique est l'art. 6 al. 1 let. b RGPD.
Les analyses MIRA sont effectuées sur les serveurs que nous exploitons dans notre propre infrastructure, sans services d’IA cloud externes de tiers.
11. Envoi d'e-mails
Nous utilisons un service SMTP pour livrer les e-mails système, factures, notifications et autres messages. Peuvent être traités nom, adresse e-mail, contenu du message et informations techniques d'envoi. La base juridique est l'art. 6 al. 1 let. b RGPD.
Les e-mails sont envoyés par checkdomain.de (SMTP).
12. Traitement des paiements (GoCardless)
Nous utilisons GoCardless pour les paiements liés à l’inscription et aux abonnements, notamment les prélèvements. Le nom, l’adresse, l’e-mail, les coordonnées bancaires et mandats, le statut des paiements et les références de transaction peuvent être traités. GoCardless peut agir comme sous-traitant. Base juridique : art. 6, par. 1, point b du RGPD. Voir la politique de confidentialité de GoCardless.
13. Rapprochement bancaire (BANKSapi)
Le rapprochement bancaire facultatif utilise BANKSapi et une interface PSD2 sécurisée pour le compte de Motorica. Les opérations et libellés, soldes et références de compte, motifs et références de transaction ainsi que les données techniques de connexion et de session peuvent être traités pour rapprocher les paiements entrants des factures ouvertes. Base juridique : art. 6, par. 1, point b du RGPD. BANKSapi fournit la connexion technique aux comptes ; voir sa politique de confidentialité.
14. Utilisation de Google Analytics
Ce site utilise Google Analytics. Google Analytics utilise des cookies et technologies similaires permettant l'analyse de l'utilisation du site. Les informations générées peuvent être transmises à des serveurs Google et y être traitées. Nous utilisons Google Analytics pour analyser l'utilisation du site, améliorer notre offre et optimiser l'ergonomie. L'anonymisation IP est activée, l'adresse IP des utilisateurs dans l'UE est donc raccourcie avant transmission. La base juridique est l'art. 6 al. 1 let. a RGPD, consentement via la bannière cookie. Le destinataire est Google Ireland Limited. La durée de stockage dépend des paramètres de Google Analytics.
15. Metricool
Ce site utilise Metricool pour mesurer les visites à des fins de reporting sur les réseaux sociaux. Après consentement aux cookies statistiques, un script est chargé depuis tracker.metricool.com. URL, referrer, horodatage, données navigateur/appareil et localisation approximative (via IP) peuvent être transmis à Metricool Media SL (Espagne, UE). Selon le fournisseur, pas de cookies first-party. Base : art. 6 al. 1 let. a RGPD. https://metricool.com/privacy-policy/
16. Utilisation de Microsoft Clarity
Microsoft Clarity peut être utilisé si un identifiant de projet est configuré et si vous autorisez les cookies statistiques. Il peut enregistrer des sessions, cartes de chaleur et statistiques d’utilisation, avec transmission et traitement chez Microsoft. Base juridique : art. 6, par. 1, point a du RGPD, consentement via la bannière. Destinataires : Microsoft Ireland Operations Limited ou Microsoft Corporation.
17. Utilisation de Google Fonts
Ce site utilise Google Fonts. Dans la mesure du possible, les polices sont fournies localement par notre serveur. Si elles sont chargées directement depuis les serveurs Google, une connexion avec Google est établie à l'ouverture du site. L'adresse IP et les informations techniques du navigateur peuvent notamment être transmises. La base juridique est l'art. 6 al. 1 let. f RGPD, notre intérêt légitime à une présentation uniforme du site.
18. Candidatures
Si des candidatures nous sont transmises, nous traitons les données qu'elles contiennent uniquement pour mener la procédure de candidature. Après la procédure, les documents sont supprimés au plus tard après six mois, sauf obligation légale ou consentement à une conservation plus longue. La base juridique est l'art. 6 al. 1 let. b RGPD.
19. Informations de confidentialité pour l'application Android
L'application Motorica sert d'accès mobile à la plateforme Motorica. Selon l'utilisation, données de compte, informations de l'appareil, version de l'application, paramètres de langue, données d'utilisation et données d'erreur ou de diagnostic peuvent être traitées.
20. Accès à la caméra
L'application peut accéder à la caméra pour capturer documents, factures ou justificatifs. L'accès n'a lieu qu'après autorisation explicite de l'utilisateur. Les images sont utilisées uniquement pour les fonctions demandées par l'utilisateur.
21. Accès aux fichiers et au stockage
L'application peut accéder aux fichiers lorsque les utilisateurs souhaitent téléverser des documents ou images. L'accès n'a lieu qu'après autorisation de l'utilisateur.
22. Firebase Cloud Messaging (notifications push)
L'application Motorica utilise Firebase Cloud Messaging (FCM) pour envoyer des notifications push. Peuvent être traités tokens d'appareil, ID d'instance d'application, informations d'appareil et informations de livraison. Les notifications peuvent informer sur de nouveaux documents, analyses terminées, messages, notifications système et changements d'état. Elles peuvent être désactivées dans les paramètres de l'appareil. Les bases juridiques sont l'art. 6 al. 1 let. b et a RGPD. Le destinataire est Google Firebase.
23. Google Play Store
Lors du téléchargement de l'application via Google Play Store, les règles de confidentialité de Google s'appliquent également. Des informations supplémentaires figurent dans la Politique de confidentialité de Google.
24. Durée de conservation
Nous conservons les données personnelles uniquement aussi longtemps que nécessaire aux finalités concernées ou exigé par des obligations légales de conservation. Les demandes de contact peuvent être conservées jusqu'à 24 mois, les données contractuelles pendant la relation contractuelle, les données de facturation 10 ans, les documents fiscaux 10 ans et les journaux serveur jusqu'à 30 jours.
25. Accès
Vous avez le droit d'accéder aux données personnelles que nous traitons conformément à l'art. 15 RGPD.
26. Rectification
Vous avez le droit à la rectification de données inexactes conformément à l'art. 16 RGPD.
27. Effacement
Vous avez le droit à l'effacement de vos données personnelles conformément à l'art. 17 RGPD.
28. Limitation du traitement
Vous avez le droit à la limitation du traitement conformément à l'art. 18 RGPD.
29. Portabilité des données
Vous avez le droit à la portabilité des données conformément à l'art. 20 RGPD.
30. Opposition
Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données conformément à l'art. 21 RGPD.
31. Retrait du consentement
Un consentement donné peut être retiré à tout moment avec effet pour l'avenir conformément à l'art. 7 al. 3 RGPD.
32. Droit de réclamation auprès d'une autorité de contrôle
Vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle de la protection des données. Autorité compétente : Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein, Holstenstraße 98, 24103 Kiel, Allemagne.
33. Localisation des données et transferts hors UE
Les données centrales des clients, entreprises et documents, ainsi que MIRA et OCR, sont généralement traitées sur notre propre infrastructure en Allemagne. Des prestataires spécialisés peuvent intervenir pour les paiements, e-mails, connexions bancaires, applications ou analyses. Certaines fonctions peuvent impliquer un traitement hors UE : Google Analytics, Metricool, Microsoft Clarity, Firebase, Google Play, GoCardless et BANKSapi. Les sections correspondantes décrivent ces traitements.
34. Prestataires utilisés
Hébergement : checkdomain.de, Allemagne. E-mails : checkdomain.de (SMTP). Paiements : GoCardless. Connexions et rapprochement bancaires : BANKSapi. MIRA / OCR : nos serveurs, sans cloud externe. Analyse web : Google Analytics, Metricool, Microsoft Clarity, uniquement après consentement. Surveillance et sauvegardes : infrastructure propre, sans prestataire externe. Les notifications Firebase, les analyses et Google Fonts sont décrits dans leurs sections respectives.
35. Sécurité des données
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles pour protéger les données personnelles contre perte, manipulation, accès non autorisé ou divulgation non autorisée. Cela inclut chiffrement SSL/TLS, restrictions d'accès, concepts de rôles et permissions, mises à jour de sécurité régulières et sauvegardes.
Sauvegardes automatiques quotidiennes de la base de données de production, des fichiers téléversés et des autres fichiers sur notre propre infrastructure séparée. Les sauvegardes sont chiffrées, leur accès est restreint et elles sont supprimées selon un cycle glissant de 30 jours. Des tests de restauration documentés sont réalisés au moins chaque trimestre. La surveillance technique contribue à la sécurité du fonctionnement.
36. Modifications de cette Politique
Nous nous réservons le droit d'adapter cette Politique de confidentialité à des exigences légales modifiées ou à des changements techniques de nos services. Version : 16.10.2026.
Relecture des sessions sur le site et dans le back-office
Sur le site, nous enregistrons l’apparence des pages consultées, la navigation, les mouvements de souris et le défilement uniquement après votre consentement distinct à la relecture des sessions. Le consentement aux statistiques seul ne lance pas l’enregistrement. Le but est de repérer les difficultés d’utilisation et d’améliorer le service.
Dans le back-office connecté, nous pouvons associer ces actions à un compte utilisateur afin d’examiner les erreurs et d’améliorer l’ergonomie. Les saisies sont masquées ; les textes et images visibles du back-office, les iframes, vidéos, éléments canvas et zones sensibles signalées ne sont pas enregistrés.
Les enregistrements restent sur notre propre infrastructure. Seuls les administrateurs autorisés de la plateforme y accèdent et chaque accès est journalisé. Nous les supprimons sous sept jours. Vous pouvez retirer à tout moment votre consentement pour le site dans les paramètres des cookies, pour l’avenir. Pour demander l’accès, la suppression ou vous opposer au traitement dans le back-office, écrivez à datenschutz@motorica.io.