E-Fatura, XML ve kamu alıcıları
XML biçiminde EN 16931 standartına göre XRechnung'un özellikleri, kamu alıcılarının XRechnung talep etme koşulları ve B2B alanında şirketlerin dikkat etmesi gereken noktalar.
Fotoğrafı çeken: Markus Winkler ©
XRechnung, yapılandırılmış bir XML biçimindeki elektronik bir faturadır. Normal bir PDF gibi insan gözünden yola çıkarak tasarlanmamıştır, aksine makine işleme için tasarlanmıştır. Bu sayede gönderici, alıcı, fatura numarası, tutarlar, vergi oranları, ödeme bilgileri ve hizmet verileri gibi fatura bilgileri otomatik olarak okunabilir ve işlemeye alınabilir.
Özellikle serbest çalışanlar ve küçük işletmeler için XRechnung, kamu görevlilerine fatura gönderme veya elektronik fatura zorunluluğuna uyum sağlama durumunda önemlidir. Önemli nokta: XRechnung sadece ismi farklı bir PDF faturası değildir. Fatura bilgileri, stratejik XML bölümü içinde bulunmalıdır. Bu şekilde, fatura elektronik olarak kontrol edilebilir, işlenebilir ve saklanabilir hale gelir. Motorica, fatura verilerini düzenlemek, E-Faturaları hazırlamak ve fatura sürecinde ortaya çıkabilecek tipik hataları önlemeye yardımcı olur.
Örnek dosya, Motorica-XRechnung Oluşturucu ile doğrudan oluşturulmuş ve CII formatında XRechnung 3.0 kullanılmıştır.
XRechnung, elektronik faturalar için Avrupa standartı EN 16931'nin Almanya versiyonudur. Bu makalede ele alınan spesifikasyon XRechnung 3.0.2'dir. Fatura verileri stratejik XML formatında sunulmuştur ve otomatik olarak işlenebilir hale getirilmiştir. Özellikle kamu görevlilerine gönderilen faturalar için bu biçim önemlidir; B2B alanında ise XRechnung, ancak EN 16931 uyumlu olabilecek tek bir gösterim değildir.
Bir basit PDF, belgesinin bir fatura olduğunu gösterse de, elektronik fatura yükümlülüğü anlamında stratejik fatura verileri içermemektedir. XRechnung ise XML verilerinden oluşmaktadır ve insanlar için okunabilir olmadanViewer gerektirmektedir. ZUGFeRD iki dünyayı birleştirir: İnsanlar için PDF gösterimi ve sistemler için gömülmüş stratejik fatura verileri. XRechnung, açıkça makine işleme odaklanmaktadır.
Bir XRechnung, özellikle kamu görevlilerine fatura verdiğinizde önemlidir. Bu, Bunderbehörden, Landesbehörden, Belediyeler veya diğer kamu kurumları dahil olabilir. Normal bir B2B iş ilişkisi arasında şirketler arası, XRechnung tek mümkün biçim değildir. Diğer stratejik biçimler, ZUGFeRD veya anlaşmalı biçimler de kabul edilebilir, eğer yasal gereksinimleri karşılarlar. Önemli olan, fatura elektronik işleme uyumlu ve gerekli bilgileri tamamen stratejik olarak içermesidir.
Bir XRechnung, vergi ve teknik açıdan gereken faturabilgilerini düzenli bir şekilde içermelidir. Önemli bilgiler sadece bir ekte veya öz metinde saklanmakla kalmaz; bunlar maschin okuma bölümüne yerleştirilmeli, böylece fatura otomatik olarak kontrol edilebilir ve işlenebilir. Bu bilgiler arasında özellikle faturadan sorumlu kişi, alıcı, fatura numarası, tarihi, hizmet veya ürün, tutarlar, KDV ve ödeme bilgileri yer alır.
Yol belirleyici kimliği, elektronik fatura kamu yönetiminde doğru alıcıya yönlendirilmesi için kullanılır. Özellikle B2G alanlarında, yani yetkili kurumlara ve kamu talep verenlerine yapılan faturalarla ilgilenir. Normal B2B alanında şirketler arası işlemde genellikle yol belirleyici kimlik gerekli değildir. Yetkili bir alana hesap verebiliyorsanız, fatura oluşturmadan önce yol belirleyici kimliği ve talep edilen aktarım yolu hakkında bilgi sahibi olmalısınız.
Bir XRechnung göndermeden önce doğrulanmalıdır. Doğrulama, faturanın teknik ve fachlicher Regelungen karşılanıp karşılanmadığının kontrolü anlamına gelir. XML dosyasının sadece teknik olarak okunabilir olup olmadığı değil, zorunlu alanlar, tutar miktarları, vergi toplamları, alıcı bilgileri, yol belirleyici kimliği, elektronik adresler ve formel gereklilikler de önemlidir. Doğrulanmış bir XRechnung, faturanın alıcı tarafından veya bir platform tarafından reddolmadan riskini azaltır.
Bir XRechnung genellikle XML dosyası olarak gelir. Bu dosya, yardımcı araç olmadan insanlar için zor okunur. Bu yüzden bir Viewer veya uygun yazılımı kullanmalısınız, böylece XML verileri anlaşılır hale getirilir. Önemli nokta: Stratejik XML dosya faturanın temel bileşenidir ve bu dosyayı ekran görüntüsü, yazdırma veya el ile oluşturulan bir PDF ile değiştirmeyin.
Bir XRechnung durumunda, stratejik XML dosya bölümleri saklanmalıdır ki, saklama süresi boyunca erişilebilir, okunabilir ve değişikliklerin izlenebilsin. KDV amaçları için gelen ve giden faturalar genel olarak sekiz yıl saklanmalıdır. Bir yazdırılmış PDF veya sadece görsel gösterim yeterli değildir çünkü bu, orijinal XML dosyasının kaybolmasına neden olabilir. Bu nedenle, fatura, XML dosya, denetim sonuçları ve diğer belgelerin daha sonra bulunabilecek şekilde bir depolama düzeni olması gerekmektedir.
Birçok XRechnung hata, XML formatı değil, fatura verilerinin eksik veya çelişkili olmasıyla ortaya çıkar. Eğer zorunlu alanlar eksik, tutarlar toplamı tutmuyor, yol kimliği yanlış veya alıcı belirsiz bir şekilde adreslendirildiyse, fatura reddolabilir. Özellikle kritiktir, PDF faturalarını yanlış olarak E-fatura olarak kabul etmek veya XML dosyasını gönderdikten sonra düzgün bir şekilde saklamamak.
Göndermeden önce her XRechnung kısa bir kontrol yapmalısınız. Kontrol planı karmaşık olmasa da, tutumludur. Müşteri bilgileri, alıcı, tutarlar, vergi mantığı, hizmet zaman aralığı ve ödeme bilgileri uyumlu mu? Bir yol kimliği gerekli mi? Fatura teknik olarak geçerli mi? Özellikle kamu kurumları için bu kontrol önemlidir çünkü hatalı faturalar genellikle el ile düzeltilemez, sistem tarafından reddedilir.
Motorica, faturanın verilerini yapılandırılmış bir şekilde kaydeder ve XRechnung oluşturulmasını ve teknik olarak kontrol edilmesini destekler. Gönderim öncesi, alıcı gereksinimleri, mesleki zorunlu bilgiler ve talep edilen aktarım yolu incelenebilir. Motorica, düzenli fatura verilerinden doğrudan ZUGFeRD faturaları oluşturur.
FAQ
Bir XRechnung, stratejik XML formatında bir elektronik fatura olarak tanımlanır. Bu, makine tarafından okunabilir ve fatura verilerini otomatik olarak işleyebilir. Bu veriler alıcı, fatura numarası, tutarlar, vergi oranları ve ödeme bilgileri gibi bilgilere dayanmaktadır.
Hayır, basit bir PDF dosyası bir XRechnung değildir. Bir XRechnung stratejik XML verilerden oluşur. Bir PDF belgesi fatura gibi görünebilir, ancak stratejik verilere sahip olmadıkça elektronik fatura standartlarına uygun değildir.
Bir XRechnung, PDF gösterimi olmadan XML faturadır. ZUGFeRD ise okunabilir bir PDF belgesi ile stratejik fatura verilerini içeren bir kombinasyondur. Her iki biçim de elektronik faturalar için yasal gereklilikleri karşıladıkları sürece kullanılabilmektedir.
Bir yol belirleyici kimlik numarası, özellikle kamu görevlilerine gönderilen faturalarda kullanılır. Bu, elektronik fatura yönetim içinde doğru alıcıya yönlendirilmesini sağlar. Normal B2B altyapı aralığında şirketler arasında genel olarak bir yol belirleyici kimlik numarasına ihtiyaç duymaz.
1 Ocak 2025 tarihinden itibaren, yerli işletmeler genellikle elektronik faturaların alınmasına izin veren düzenlemelere göre XRechnung alabilmeli olacaklar. BMF'ye göre, alım için bir e-posta posta kutusu yeterlidir. Ancak işlem ve saklama açısından uygun bir organizasyon hala mantıklıdır.
Hayır. XRechnung, tek kabul edilen elektronik fatura formatı değildir. Ayrıca geçiş düzenlemeleri ve istisnalar bulunmaktadır. B2B alanında, ZUGFeRD gibi diğer yapılandırılmış biçimler de uygun olabilir, eğer gereksinimleri karşılar.
XRechnung bir XML dosyasıdır ve bu nedenle insanlar için anlaşılmaz olabilir. Bir görüntüleyici veya XML verilerini anlaşılır hale getiren yazılımı kullanmanız gerekmektedir. Ancak, XML dosyası yine de orijinal olarak saklanmalıdır.
Doğrulama, XRechnung teknik ve içeriksel olarak gereksinimleri karşıladığını kontrol etmektedir. Bu sayede eksik zorunlu alanlar, yanlış tutarlar, geçersiz alıcı bilgileri veya biçim hataları belirlenirken fatura gönderilmeden önce.
Yapılandırılmış XML dosyası orijinal olarak saklanmalıdır. Sadece bir PDF gösterimi veya basım, XRechnung değiştirmez. Önemli olan, faturanın saklama süresi boyunca erişilebilir, okunabilir ve izlenebilir olmasıdır.
Evet, Motorica XRechnung teknik doğrulama ve üretimi destekler. Yapılandırılmış fatura işleme ve ZUGFeRD fatura üretimi sağlar. Ancak göndermeden önce alıcı özel gereklilikleri, vergi spesifik soruları ve aktarım yollarını kontrol etmek önemlidir.
