Što je XRechnung?
XRechnung je elektronički račun u strukturiranom XML formatu. Strojno je čitljiv i omogućuje automatsku obradu podataka s računa, poput primatelja, broja računa, iznosa, poreznih stopa i podataka o plaćanju.
E-račun, XML i javni naručitelji
XRechnung: format, obvezni podaci i primjena u B2G i B2B
Što čini XML format prema normi EN 16931, kada javni naručitelji zahtijevaju XRechnung i na što poduzeća moraju paziti u području B2B.
Foto autora: Markus Winkler ©
XRechnung je elektronički račun u strukturiranom XML formatu. Za razliku od običnog PDF-a, nije prvenstveno namijenjen čitanju, nego strojnoj obradi. Tako se podaci s računa, poput pošiljatelja, primatelja, broja računa, iznosa, poreznih stopa, podataka o plaćanju i podataka o usluzi, mogu automatski očitati i dalje obrađivati.
Za samozaposlene osobe i mala poduzeća XRechnung je osobito važan kada izdaju račune javnim naručiteljima ili pripremaju svoje procese izdavanja računa za obvezu e-računa. Važno je znati: XRechnung nije tek PDF račun pod drugim nazivom. Ključni podaci s računa moraju biti sadržani u strukturiranom XML dijelu. Samo se tada račun može elektronički provjeriti, obraditi i arhivirati. Motorica pomaže strukturirano evidentirati podatke s računa, pripremiti e-račune i izbjeći uobičajene pogreške u procesu izdavanja računa.
Primjer datoteke XRechnung iz sustava Motorica
Primjer datoteke izravno je izrađen Motorica generatorom za XRechnung i upotrebljava XRechnung 3.0 u formatu CII.
Što je XRechnung?
XRechnung je njemačka provedba europske norme EN 16931 za elektroničke račune. U ovom se članku obrađuje aktualna specifikacija XRechnung 3.0.2. Podaci s računa strukturirani su u XML formatu i mogu se automatski obrađivati. Format je osobito važan za račune javnim naručiteljima; u području B2B XRechnung je jedna od mogućih, ali ne i jedina izvedba usklađena s normom EN 16931.
- XRechnung je strukturirani format elektroničkog računa
- Podaci su dostupni u XML formatu
- Standard se temelji na normi EN 16931
- Ovaj članak obrađuje XRechnung 3.0.2
- XRechnung je osobito važan za javne naručitelje
- U području B2B mogući su i drugi usklađeni formati
- Običan PDF nije XRechnung
- Za vizualnu provjeru najčešće je potreban preglednik
XRechnung, PDF i ZUGFeRD: u čemu je razlika?
Običan PDF izgleda kao račun, ali ne sadržava strukturirane podatke s računa u smislu obveze e-računa. XRechnung se, nasuprot tomu, sastoji od XML podataka i ljudima ga je bez preglednika teško čitati. ZUGFeRD spaja oba pristupa: PDF prikaz za ljude i ugrađene strukturirane podatke za sustave. Kod formata XRechnung strojna je obrada jasno u prvom planu.
- PDF: lako čitljiv ljudima, ali bez strukturiranih podataka nije e-račun
- XRechnung: temelji se na XML-u, strojno je čitljiv i namijenjen automatskoj obradi
- ZUGFeRD: PDF s ugrađenim strukturiranim podacima s računa
- Za čitljiv prikaz formata XRechnung često je potreban preglednik
- Kod hibridnih e-računa mjerodavni su strukturirani podaci
- Tijela javne vlasti često zahtijevaju XRechnung ili dopušteni format usklađen s normom EN 16931
Kada mi je potreban XRechnung?
XRechnung je osobito važan kada izdajete račune javnim naručiteljima. To mogu biti savezna ili državna tijela, općine i druge javne ustanove. U uobičajenom poslovanju B2B između poduzeća XRechnung nije jedini mogući format. Dopušteni mogu biti i drugi strukturirani formati, poput ZUGFeRD, ili dogovoreni formati ako ispunjavaju zakonske zahtjeve. Presudno je da se račun može elektronički obraditi i da sve potrebne podatke sadržava u strukturiranom obliku.
- Provjerite zahtjeve za račune javnim naručiteljima
- Ako je potrebno, zatražite Leitweg-ID od javnog naručitelja
- Poštujte pravila nadležne platforme za zaprimanje računa
- U području B2B dogovorite format s poslovnim partnerom
- Ne zamjenjujte PDF račun s e-računom
- Provjerite prijelazna pravila i iznimke za konkretan slučaj
- U slučaju nedoumice uključite poreznog savjetnika ili naručitelja
Koje podatke mora sadržavati XRechnung?
XRechnung mora u strukturiranom obliku sadržavati porezno i poslovno potrebne podatke s računa. Nije dovoljno važne podatke sakriti samo u prilogu ili slobodnom tekstu. Najvažniji obvezni podaci moraju biti dostupni u strojno čitljivom dijelu kako bi se račun mogao automatski provjeriti i obraditi. To osobito uključuje podatke o izdavatelju i primatelju računa, broj i datum računa, uslugu, iznose, PDV i podatke o plaćanju.
- Naziv i adresa izdavatelja računa
- Naziv i adresa primatelja računa
- Porezni broj ili identifikacijski broj za PDV, ako je potreban
- Broj računa
- Datum računa
- Datum ili razdoblje pružanja usluge
- Opis usluge ili isporuke
- Neto iznos, porez i bruto iznos
- Porezna stopa ili napomena o oslobođenju od poreza
- Uvjeti plaćanja i bankovni podaci
- Za tijela javne vlasti često Leitweg-ID ili dodatni podaci o primatelju
Leitweg-ID: važan za javne naručitelje
Leitweg-ID služi za jednoznačno usmjeravanje e-računa pravom primatelju unutar javne uprave. Osobito je važan u području B2G, odnosno za račune tijelima javne vlasti i javnim naručiteljima. U uobičajenom području B2B između poduzeća Leitweg-ID u pravilu nije potreban. Ako račun izdajete javnom tijelu, prije izdavanja razjasnite Leitweg-ID i propisani način prijenosa.
- Zatražite Leitweg-ID od javnog naručitelja
- Ispravno unesite Leitweg-ID u XRechnung
- Ne zamijenite primatelja računa s osobom za kontakt
- Poštujte pravila platforme, primjerice OZG-RE
- Pogrešan ili nedostajući Leitweg-ID može dovesti do odbijanja računa
- U području B2B Leitweg-ID obično nije potreban
- U slučaju nedoumice pitajte naručitelja prije slanja
Izrada i provjera formata XRechnung
XRechnung treba provjeriti prije slanja. Validacija znači da se račun tehnički i sadržajno provjerava prema važećim pravilima. Ne provjerava se samo je li XML datoteka tehnički čitljiva. Važni mogu biti i obvezna polja, iznosi, porezni zbrojevi, podaci o primatelju, Leitweg-ID, elektroničke adrese i formalni zahtjevi. Valjan XRechnung smanjuje rizik da primatelj ili platforma odbiju račun.
- Potpuno evidentirajte podatke s računa
- Izradite XML datoteku u odgovarajućem formatu
- Provjerite obvezna polja
- Provjerite iznose i porezne zbrojeve
- Provjerite Leitweg-ID i podatke o primatelju
- Validirajte XRechnung prije slanja
- Ne zanemarujte poruke o pogreškama, nego ispravite sadržaj
- Poštujte verziju i pravila platforme primatelja
Zaprimanje i čitljiv prikaz formata XRechnung
XRechnung najčešće stiže kao XML datoteka. Ljudima ju je bez pomagala teško čitati. Zato vam je potreban preglednik ili softver koji razumljivo prikazuje XML podatke. Važno je: strukturirana XML datoteka ostaje ključni dio računa. Ne smije se zamijeniti snimkom zaslona, ispisom ili ručno izrađenim PDF-om.
- Nemojte izbrisati XML datoteku niti spremiti samo PDF
- Prikažite XRechnung preglednikom ili odgovarajućim softverom
- Provjerite podatke s računa u strukturiranom dijelu
- Provjerite pošiljatelja, iznos, PDV i podatke o plaćanju
- Sačuvajte ulazni račun u izvornom formatu
- Ako se prikaz i XML razlikuju, mjerodavni su strukturirani podaci
- Uključite zaprimljene e-račune u knjigovodstveni proces
Čuvanje i GoBD: nemojte izgubiti XML
Strukturirani dio formata XRechnung mora se čuvati tako da tijekom razdoblja čuvanja ostane dostupan, čitljiv i dokazivo neizmijenjen. Za potrebe PDV-a ulazni i izlazni računi u pravilu se moraju čuvati osam godina. Ispisani PDF ili običan slikovni prikaz nisu dovoljni ako se pritom izgubi izvorna XML datoteka. Pohranu zato treba organizirati tako da se račun, XML datoteka, rezultat provjere i ostala dokumentacija poslije mogu pronaći.
- Sačuvajte izvornu XML datoteku
- Održavajte podatke s računa dostupnima tijekom razdoblja čuvanja
- Ne zamijenite prikaz u pregledniku s izvornim računom
- Dokumentirajte izmjene i ispravke na razumljiv način
- Uredno pohranite ulazne i izlazne račune
- Smisleno pohranite zapisnike provjere ili rezultate validacije
- Osigurajte da se podaci mogu pronaći za porezno savjetovanje i porezni nadzor
Uobičajene pogreške kod formata XRechnung
Mnogi problemi s formatom XRechnung ne nastaju zbog samog XML formata, nego zbog nepotpunih ili proturječnih podataka s računa. Ako nedostaju obvezna polja, iznosi se ne podudaraju, Leitweg-ID je pogrešan ili primatelj nije jednoznačno adresiran, račun može biti odbijen. Posebno je kritično PDF račun pogrešno smatrati e-računom ili nakon slanja nepropisno čuvati XML datoteku.
- Označiti PDF kao XRechnung
- Ne validirati XML datoteku
- Nepotpuno evidentirati obvezne podatke
- Zaboraviti ili pogrešno unijeti Leitweg-ID
- Upotrijebiti pogrešnog primatelja računa
- Neto iznos, PDV i bruto iznos ne podudaraju se
- Nedostaje datum ili opis usluge
- Bankovni podaci ili uvjeti plaćanja nisu jasni
- Naknadno arhivirati XML datoteku samo kao PDF
- Zanemariti poruke platforme o pogreškama
Plan provjere prije slanja formata XRechnung
Prije slanja kratko provjerite svaki XRechnung. Plan provjere ne mora biti složen, ali ga treba dosljedno primjenjivati. Jesu li podaci o kupcu, primatelj, iznosi, porezna logika, razdoblje pružanja usluge i podaci o plaćanju točni? Je li potreban Leitweg-ID? Je li račun tehnički valjan? Ta je provjera osobito važna kod javnih naručitelja jer sustav često odbija pogrešne račune umjesto da omogući njihov jednostavan ručni ispravak.
- Je li unesen pravi primatelj računa?
- Je li za tijelo javne vlasti unesen Leitweg-ID?
- Jesu li broj i datum računa točni?
- Je li navedeno razdoblje pružanja usluge?
- Je li opis usluge razumljiv?
- Podudaraju li se neto iznos, PDV i bruto iznos?
- Jesu li uvjeti plaćanja i bankovni podaci točni?
- Je li XRechnung validiran?
- Je li XML datoteka ispravno arhivirana?
- Je li račun poslan propisanim načinom prijenosa?
Kako Motorica podržava rad s formatom XRechnung
Motorica strukturirano evidentira podatke s računa te podržava izradu i tehničku provjeru formata XRechnung. Prije slanja dodatno treba provjeriti zahtjeve primatelja, obvezne poslovne podatke i propisani način prijenosa. Motorica izrađuje račune ZUGFeRD izravno iz evidentiranih podataka s računa.
- Strukturirano evidentiranje podataka s računa
- Ponovna uporaba podataka o kupcu i usluzi
- Izrada formata XRechnung
- Tehnička validacija formata XRechnung
- Provjera obveznih podataka i iznosa prije slanja
- Zasebno razjašnjenje zahtjeva primatelja i načina prijenosa
- Uredna pohrana XML datoteka
FAQ
Česta pitanja o formatu XRechnung
Je li PDF račun XRechnung?
Nije. Obična PDF datoteka nije XRechnung. XRechnung se sastoji od strukturiranih XML podataka. PDF može izgledati kao račun, ali bez strukturiranih podataka ne ispunjava zahtjeve za e-račun.
Koja je razlika između formata XRechnung i ZUGFeRD?
XRechnung je XML račun bez vlastitog PDF prikaza. ZUGFeRD spaja čitljivu PDF datoteku s ugrađenim strukturiranim podacima s računa. Oba formata mogu biti relevantna za e-račune ako ispunjavaju zakonske zahtjeve.
Kada mi je potreban Leitweg-ID?
Leitweg-ID prvenstveno je potreban za račune javnim naručiteljima. Omogućuje usmjeravanje elektroničkog računa pravom primatelju unutar javne uprave. U uobičajenom području B2B između poduzeća Leitweg-ID u pravilu nije potreban.
Moram li kao samozaposlena osoba moći primati XRechnung?
Od 1. siječnja 2025. domaća poduzeća u pravilu moraju moći primati e-račune. Prema njemačkom Saveznom ministarstvu financija (BMF), za primitak može biti dovoljan već pretinac e-pošte. Za obradu i pohranu ipak je preporučljiva odgovarajuća organizacija.
Mora li se svaki račun od 2025. izdavati kao XRechnung?
Ne mora. XRechnung nije jedini dopušteni format e-računa. Osim toga vrijede prijelazna pravila i iznimke. U području B2B dopušteni mogu biti i drugi strukturirani formati, poput ZUGFeRD, ako ispunjavaju zahtjeve.
Kako mogu pročitati XRechnung?
XRechnung je XML datoteka koju je ljudima bez pomagala teško čitati. Potreban vam je preglednik ili softver koji razumljivo prikazuje XML podatke. Sama XML datoteka ipak se treba sačuvati kao izvornik.
Zašto treba validirati XRechnung?
Validacijom se provjerava ispunjava li XRechnung tehnička i sadržajna pravila. Tako se prije slanja mogu otkriti nedostajuća obvezna polja, pogrešni iznosi, nevaljani podaci o primatelju i pogreške u formatu.
Kako se mora čuvati XRechnung?
Strukturirana XML datoteka treba se čuvati u izvornom obliku. Običan PDF prikaz ili ispis ne zamjenjuje XRechnung. Važno je da račun tijekom razdoblja čuvanja ostane dostupan, čitljiv i sljediv.
Podržava li Motorica XRechnung?
Da. Motorica podržava strukturirano evidentiranje podataka s računa te izradu i tehničku validaciju formata XRechnung. Zahtjeve pojedinog primatelja, konkretna porezna pitanja i način prijenosa ipak treba provjeriti prije slanja. Motorica izrađuje račune ZUGFeRD izravno iz evidentiranih podataka s računa.