Faktura dla niemieckiego urzędu nie jest zwykłym PDF-em wysłanym na dowolny adres e-mail. W wielu zamówieniach publicznych odbiorca wymaga XRechnung — ustrukturyzowanego pliku XML do automatycznego przetwarzania. Równie ważne są poprawny Leitweg-ID, wskazany kanał i walidacja.
Ten poradnik opisuje niemieckie reguły B2G. Nie zastępuje umowy ani indywidualnej porady prawnej lub podatkowej.
Najważniejsze informacje
- XRechnung to XML zgodny z EN 16931 i niemieckimi regułami; zwykły PDF nie jest XRechnung.
- We wrześniu 2026 r. obowiązuje XRechnung 3.0, specyfikacja 3.0.2 i Bundle KoSIT 3.0.2 z 31 sierpnia 2026 r. Wersja 4.0 jest dopiero wersją wstępną.
- Dostawcy administracji federalnej podlegają obowiązkowi zasadniczo od 27 listopada 2020 r. ERechV przewiduje wyjątki, m.in. dla określonych zamówień bezpośrednich do 1 000 euro; umowa nadal może wymagać e-faktury.
- Kraje związkowe i gminy stosują różne portale i zasady. Decydują dokumenty konkretnego odbiorcy.
- Okresy przejściowe B2B od 2025 r. nie uchylają wymagań B2G.
Czy każdy urząd wymaga XRechnung?
Nie. Dla bezpośredniej administracji federalnej centralnym wejściem jest OZG-RE. Kraje związkowe, gminy, uczelnie i spółki publiczne mogą mieć inne portale, formaty i wyjątki. Przegląd KoSIT pomaga w orientacji, lecz wiążące są zamówienie i umowa.
§ 3 ERechV obejmuje np. niektóre zamówienia bezpośrednie do 1 000 euro, faktury objęte tajemnicą i określone zakupy zagraniczne. Nie jest to ogólna zgoda na PDF.
Dane potrzebne przed wystawieniem faktury
- pełna nazwa i adres rozliczeniowy urzędu,
- Leitweg-ID lub Buyer Reference,
- numer dostawcy i zamówienia, jeżeli nadano,
- odniesienie do umowy, projektu i zlecenia,
- portal i dokładny kanał przesyłania,
- wymagane adresy elektroniczne sprzedawcy i kupującego,
- okres wykonania, warunki płatności, rachunek bankowy i reguły załączników.
Referencje przepisuj dokładnie. Jeden błędny znak może uniemożliwić automatyczne przypisanie.
Prawidłowy Leitweg-ID
Leitweg-ID kieruje dokument do właściwej jednostki. W fakturze federalnej trafia do pola BT-10 „Buyer reference”. Numer przekazuje urząd; dostawca nie potrzebuje własnego Leitweg-ID. Jeden odbiorca może mieć kilka identyfikatorów.
Leitweg-ID, numer zamówienia i numer dostawcy to różne pola. Wpis wyłącznie w tekście lub PDF często nie wystarcza.
Co musi zawierać XRechnung
XML musi strukturalnie zawierać sprzedawcę i kupującego z adresami, datę i jednoznaczny numer faktury, rodzaj i ilość świadczenia, datę/okres wykonania, kwoty netto, kategorie i stawki VAT, VAT, sumę oraz wymagane informacje o zwolnieniu lub reverse charge.
Dla faktur federalnych § 5 ERechV wymaga dodatkowo Leitweg-ID, danych bankowych, warunków płatności i elektronicznego kontaktu wystawcy. Numery dostawcy i zamówienia są wymagane, jeżeli odbiorca je podał. XRechnung 3.0 wymaga też adresów elektronicznych obu stron. Danych obowiązkowych nie wolno pozostawiać wyłącznie w załączniku.
XRechnung, ZUGFeRD i PDF
XRechnung jest plikiem XML w składni UBL lub UN/CEFACT CII. Czytelny podgląd pomaga w kontroli, lecz nie jest samą fakturą XRechnung. ZUGFeRD zwykle łączy PDF/A-3 z XML; urząd nie musi go przyjmować nawet wtedy, gdy spełnia wymagania podatkowe. Zwykły PDF nie jest ustrukturyzowaną e-fakturą.
XRechnung w Motorica krok po kroku
- Dodaj urząd jako klienta i uzupełnij odbiorcę.
- Przenieś Leitweg-ID, numery zamówienia i dostawcy.
- Wprowadź pozycje, okres świadczenia, VAT, warunki płatności i rachunek bankowy.
- Sprawdź czytelny podgląd.
- Funkcją E-faktura wyeksportuj XRechnung jako CII XML; ZUGFeRD użyj tylko po akceptacji odbiorcy.
- Zweryfikuj XML i wyślij wymaganym kanałem.
- Zachowaj XML, potwierdzenie, status i ewentualne odrzucenie.
Każda wersja językowa pokazuje ten sam kontrolowany kadr Backoffice z pełnym tytułem i elementami eksportu.
Kanał, walidacja i załączniki
Poprawny XML wysłany na ogólny e-mail urzędu nie wystarczy. OZG-RE udostępnia formularz, upload, Peppol i własny kanał e-mail. Adres i zasady podaje platforma; załączniki mogą wymagać osadzenia w XML. Inne jednostki mogą mieć inne portale. Pliki testowe wysyłaj tylko do środowiska testowego.
Walidacja sprawdza schemat XML, EN 16931, reguły XRechnung i listy kodów. Użyj reguł aktualnego bundle. Wynik „valid” nie potwierdza wykonania usługi, właściwego VAT ani rachunku bankowego — porównaj zamówienie, odbiór i wartości. Załącznik nie zastępuje danych strukturalnych.
Wysyłka i przechowywanie
Zachowaj niezmieniony wysłany XML wraz z czasem, kanałem, identyfikatorem transakcji i statusem. Przyjęcie techniczne nie oznacza zatwierdzenia treści ani płatności. Po odrzuceniu popraw dane źródłowe i wygeneruj nowy plik.
W niemieckim VAT faktury przechowuje się zasadniczo przez osiem lat od końca roku wystawienia; inne przepisy mogą wymagać dłuższego okresu. Wydruk XML lub sam PDF nie zastępuje oryginału elektronicznego.
Typowe błędy
- uznanie PDF za XRechnung,
- stara wersja lub zły portal,
- pomylenie Leitweg-ID, numeru zamówienia i dostawcy,
- Leitweg-ID tylko w tekście lub załączniku,
- brak adresu elektronicznego strony,
- dane obowiązkowe wyłącznie w PDF,
- niespójne zaokrąglenia i sumy,
- wysyłka na ogólny e-mail,
- utożsamienie przyjęcia technicznego z akceptacją,
- brak archiwum XML i potwierdzenia.
Lista kontrolna
- Urząd i adres rozliczeniowy są poprawne
- Aktualny Leitweg-ID jest w BT-10
- Numery zamówienia, dostawcy, umowy i projektu są we właściwych polach
- Numer, data i okres świadczenia są pełne
- Pozycje, ilości, jednostki i opisy są zrozumiałe
- Kategorie VAT, stawki, kwoty i sumy są zgodne
- Warunki płatności, termin i rachunek bankowy są podane
- Adresy elektroniczne obu stron są obecne
- XML przeszedł aktualną walidację XRechnung
- Portal, kanał, załączniki i limity odpowiadają zamówieniu
- Plik i potwierdzenie zostaną zarchiwizowane
Częste pytania
Czy każdy publiczny kontrakt wymaga XRechnung?
Nie. Zależy to od podstawy prawnej, odbiorcy i umowy. Federacja ma obowiązek z wyjątkami, a rozwiązania krajów związkowych i gmin różnią się.
Czy mogę wysłać PDF?
Tylko gdy pozwalają na to odbiorca i reguły. Zwykły PDF nie zastępuje XML.
Czy dostawca potrzebuje własnego Leitweg-ID?
Nie. Identyfikator dla zamówienia przekazuje urząd; w fakturze federalnej trafia do BT-10.
Czy urząd przyjmie ZUGFeRD?
Być może, jeśli profil, treść i kanał spełniają jego wymagania. Nie każdy ZUGFeRD-PDF jest akceptowany.
Która wersja obowiązuje we wrześniu 2026 r.?
XRechnung 3.0, specyfikacja 3.0.2 i bundle z 31 sierpnia 2026 r. Wstępna 4.0 nie jest jeszcze standardem produkcyjnym.
Czy „przyjęta technicznie” oznacza zapłatę?
Nie. Potem następują kontrola treści, powiązanie z zamówieniem i akceptacja wewnętrzna.
Oficjalne źródła i data
Stan: 16 września 2026 r. Źródła pierwotne są po niemiecku.
- KoSIT: XRechnung i wersje
- ERechV
- § 14 UStG i § 14b
- FAQ BMF
- OZG-RE dla wystawców i kanały
- FAQ Leitweg-ID i wdrożenie w krajach związkowych
Następny krok
Poproś o Leitweg-ID, referencje i kanał już przy przyjęciu zlecenia. Następnie przygotuj fakturę w Motorica, wyeksportuj XRechnung, zwaliduj i zachowaj z potwierdzeniem.
Artykuł wyjaśnia ogólne niemieckie wymagania i nie stanowi indywidualnej porady prawnej ani podatkowej.