Zakładając firmę w Niemczech, kontaktujesz się z kilkoma instytucjami o różnych zadaniach. Gewerbeamt przyjmuje zgłoszenie działalności gospodarczej, Finanzamt rejestruje ją podatkowo, a IHK i HWK wykonują ustawowe zadania samorządu gospodarczego. Jedno zgłoszenie nie wypełnia automatycznie wszystkich pozostałych obowiązków. Ten poradnik wyjaśnia, gdzie załatwić poszczególne sprawy.
Cztery instytucje w skrócie
- Gewerbeamt – urząd ds. działalności gospodarczej: gminny punkt zgłaszania rozpoczęcia działalności, zmian i zakończenia. Może też działać jako Gewerbebehörde lub część Ordnungsamt, urzędu porządku publicznego.
- Finanzamt – urząd skarbowy: rejestracja podatkowa, numer podatkowy (Steuernummer), deklaracje, decyzje i zaliczki podatkowe.
- IHK – Izba Przemysłowo-Handlowa: samorząd gospodarki komercyjnej, zwłaszcza handlu, przemysłu i wielu usług; doradztwo przy zakładaniu firmy, kształcenie zawodowe i egzaminy.
- HWK – Izba Rzemieślnicza: samorząd rzemiosła; prowadzi rejestr rzemiosł wymagających szczególnych kwalifikacji (Handwerksrolle), inne rejestry, doradztwo, szkolenia i egzaminy.
IHK i HWK są instytucjami prawa publicznego, a nie prywatnymi firmami doradczymi ani wyłącznie dobrowolnymi stowarzyszeniami branżowymi. Ich porady nie zastępują decyzji urzędu skarbowego ani wymaganych zezwoleń. Zadania określają § 1 IHKG i § 91 HwO.
Gewerbeamt: zgłoś działalność, a zezwolenia sprawdź osobno
Rozpoczęcie stacjonarnej działalności gospodarczej należy zgłosić właściwemu organowi w miejscu jej prowadzenia równocześnie z rozpoczęciem. Dokładnie opisz faktycznie oferowane czynności. Zgłoszenia wymagają też określone zmiany, przeprowadzka lub zakończenie działalności. Podstawą jest § 14 GewO.
Zapytaj gminę o dokumenty i opłaty. Zwykle potrzebne są dokument tożsamości, adres firmy i opis działalności. Forma prawna lub rodzaj pracy mogą wymagać dodatkowo dokumentów rejestrowych, pełnomocnictwa albo zezwoleń.
Dokument potocznie nazywany Gewerbeschein potwierdza przyjęcie zgłoszenia. Nie jest ogólnym zezwoleniem na prowadzenie firmy, numerem podatkowym ani wpisem do rejestru handlowego. Dodatkowe warunki działalności wymagających zezwolenia i rzemiosł regulowanych trzeba spełnić przed rozpoczęciem; zobacz § 15 GewO.
Działalność sklasyfikowana wyłącznie jako wolny zawód (freiberufliche Tätigkeit), np. tłumaczenia spełniające odpowiednie kryteria, zasadniczo nie wymaga Gewerbeanmeldung. Rejestracja podatkowa pozostaje obowiązkowa. Nie można dowolnie wybrać takiej klasyfikacji: decydują rzeczywista praca i wymogi ustawowe, zwłaszcza § 18 EStG.
Finanzamt: samodzielnie wyślij formularz podatkowy
Gewerbeamt przekazuje dane dalej. Mimo to zasadniczo musisz elektronicznie złożyć formularz rejestracji podatkowej w ciągu miesiąca od rozpoczęcia działalności, zwykle przez ELSTER. Nie czekaj na pismo. Dotyczy to również wolnych zawodów zgłaszanych bezpośrednio do Finanzamt. Zobacz § 138 AO i wskazówki ELSTER dla zakładających firmę.
Przygotuj dane o działalności, formie prawnej, dacie rozpoczęcia i rachunku bankowym oraz realistyczne szacunki obrotu i zysku. Obrót nie jest zyskiem: zysk uwzględnia koszty działalności. Formularz dotyczy również VAT. Niemieckie zwolnienie z VAT dla małych przedsiębiorców (Kleinunternehmerregelung) odnosi się do VAT; nie znosi automatycznie zgłoszenia działalności ani członkostwa w izbie.
Finanzamt obsługuje rejestrację, deklaracje i decyzje podatkowe. Firmowy Steuernummer jest odrębny od osobistego Steuer-ID. USt-IdNr. to osobny numer identyfikacyjny VAT nadawany przez Federalny Centralny Urząd Podatkowy; zobacz § 27a UStG.
W podatku od działalności gospodarczej (Gewerbesteuer) uczestniczą dwa organy: Finanzamt ustala kwotę bazową, a gmina stosuje swój mnożnik i określa podatek. Decyzja gminna nie jest zatem składką IHK lub HWK. Zobacz § 14 GewStG i § 16 GewStG.
IHK: ustawowe członkostwo, doradztwo i kształcenie
Wiele przedsiębiorstw należy do lokalnej IHK z mocy prawa. Zależy to m.in. od działalności, zakładu i formy prawnej. Nie wybierasz po prostu izby z najniższą składką. Zasady i wyjątki określa § 2 IHKG.
IHK pomaga w sprawach zakładania firmy oraz wykonuje zadania związane z kształceniem zawodowym i egzaminami. Nie prowadzi jednak Twojej księgowości ani nie wydaje ogólnej zgody na każdy model biznesowy.
Członkostwo i obowiązek zapłaty składek to odrębne kwestie. Możliwe są ustawowe zwolnienia i ulgi dla nowych przedsiębiorców. Znaczenie mają m.in. forma prawna, wpis do rejestru, dochód z działalności lub zysk i wcześniejsza działalność samodzielna. Sam Kleinunternehmerregelung nie zwalnia ze składek IHK. Sprawdź decyzję i aktualne przepisy składkowe izby; zobacz § 3 IHKG.
HWK: odróżniaj Handwerksrolle od pozostałych rejestrów
W rzemiośle decyduje rzeczywiście wykonywana praca. Ustal klasyfikację z lokalną HWK przed rozpoczęciem, zwłaszcza jeśli oferujesz kilka usług.
- Rzemiosła wymagające szczególnych uprawnień, Anlage A: samodzielne prowadzenie stacjonarnej działalności zasadniczo wymaga wpisu do Handwerksrolle. Przykłady to instalacje elektryczne i fryzjerstwo.
- Rzemiosła bez tych wymogów dostępu, Anlage B, część 1: na ogół nie wymagają dyplomu mistrza do rozpoczęcia. Nadal obowiązują zgłoszenie do HWK i odpowiedni wpis. Przykładem jest sprzątanie budynków.
- Działalności podobne do rzemiosła, Anlage B, część 2: również mają właściwy rejestr i obowiązek zgłoszenia, np. poprawki krawieckie.
Zobacz § 1 HwO, § 18 HwO, Anlage A i Anlage B. Handwerksrolle nie jest tym samym co rejestr rzemiosł bez tych wymogów lub działalności podobnych.
Kwalifikacja mistrza rzemiosła (Meisterabschluss) jest częstą, ale nie jedyną drogą do wpisu w Handwerksrolle. Możliwe są inne kwalifikacje ustawowe, uprawnienia do wykonywania zawodu lub zezwolenia wyjątkowe. Warunek może spełnić odpowiednio wykwalifikowany kierownik techniczny; nie każdy właściciel musi osobiście posiadać Meisterbrief. HWK sprawdza przypadek zgodnie z § 7 HwO.
Składki HWK i ulgi dla nowych przedsiębiorców mają własne zasady. Nie przenoś automatycznie zwolnienia IHK na HWK. Podstawą są § 113 HwO i lokalne przepisy składkowe.
Trzy praktyczne przykłady
Handel internetowy: sama sprzedaż towarów jest zwykle działalnością gospodarczą: zgłoszenie, rejestracja podatkowa i zazwyczaj członkostwo IHK. Sprawdź też przepisy dotyczące produktów.
Sprzątanie budynków: to rzemiosło bez wymogu Meister przy rozpoczęciu. Oprócz zgłoszenia działalności i rejestracji podatkowej ustal zgłoszenie do HWK i wpis do właściwego rejestru. „Bez dyplomu mistrza” nie oznacza „bez HWK”.
Salon fryzjerski z dodatkowym handlem: fryzjerstwo znajduje się w Anlage A. Odrębna nierzemieślnicza część firmy może powodować członkostwo w IHK obok HWK. Nie każda okazjonalna sprzedaż automatycznie oznacza dwie pełne składki. Ustal z obiema izbami działalności, ich skalę i podział składek.
W jakiej kolejności działać?
- Przed rozpoczęciem: określ działalności i formę prawną. Sprawdź wolny zawód, klasyfikację rzemiosła i zezwolenia. Przygotuj dokumenty kwalifikacji oraz wymagany wpis do Handwerksrolle.
- W razie potrzeby wcześniej sprawdź prawo pobytu: obywatele UE i EOG zasadniczo nie potrzebują tytułu pobytowego do pracy na własny rachunek; Szwajcarów dotyczą szczególne zasady swobodnego przepływu. U obywateli państw trzecich obecny tytuł musi zezwalać na taką działalność albo trzeba uzyskać zgodę przed startem. Zgoda na pracę najemną nie oznacza automatycznie zgody na działalność samodzielną. W Niemczech właściwy jest urząd ds. cudzoziemców, a w sprawie wizy niemiecka placówka za granicą. Zobacz Make it in Germany.
- Przy rozpoczęciu działalności: złóż zgłoszenie i zachowaj potwierdzenie odbioru. Samodzielnie dopilnuj wymaganych zgłoszeń i wpisów HWK.
- W ciągu miesiąca: prześlij formularz podatkowy i zachowaj potwierdzenie wysyłki.
- Później regularnie: kontroluj właściwość izby, decyzje, składki i terminy. Osobno zorganizuj ubezpieczenie zdrowotne, wypadkowe i zgłoszenia pracodawcy, jeśli zatrudniasz. Te cztery instytucje nie obejmują wszystkich obowiązków założyciela.
Częste pytania
Czy mogę wybrać IHK lub HWK?
Nie. Decydują przepisy i rzeczywiste działalności. W firmach mieszanych właściwe mogą być obie izby. Opisz wszystkie usługi i wyjaśnij wątpliwe przypadki z izbami.
Czy zgłoszenie działalności wystarcza dla Finanzamt?
Nie. Przekazanie danych zasadniczo nie zastępuje formularza podatkowego. Musisz złożyć go w terminie także wtedy, gdy żaden urząd jeszcze nie napisał.
Czy firma bez zgłoszenia jest automatycznie nieważna?
Nie. Brak zgłoszenia nie unieważnia ogólnie firmy, umów ani faktur. Może jednak stanowić wykroczenie administracyjne; niezwłocznie uzupełnij zgłoszenie. Brak zezwoleń zawodowych, zakazane działania lub praca nierejestrowana podlegają odrębnej ocenie. Przepis dotyczący grzywien to § 146 GewO.
Czy dotyczy to również działalności dodatkowej lub małego obrotu?
Zasadniczo tak. Mała skala nie znosi automatycznie obowiązków rejestracji ani wymagań prawa rzemieślniczego. Ulgi podatkowe i zwolnienia ze składek mają własne warunki.
Uporządkuj dokumenty
Przechowuj zgłoszenie działalności, potwierdzenie podatkowe, dokumenty izb i zezwolenia wraz z numerami spraw i terminami w jednym miejscu. Motorica.io pozwala dodatkowo zarządzać fakturami i ofertami w codziennej pracy. Oprogramowanie nie zastępuje rejestracji, decyzji izb ani indywidualnej porady.
Artykuł ogólnie wyjaśnia kompetencje instytucji w Niemczech. Klasyfikację swojej działalności oraz kwestie prawne i podatkowe ustal z właściwą instytucją lub wykwalifikowanym doradcą.