GoBD, documente digitale și păstrare
GoBD descrie cum trebuie păstrate documentele fiscale digitale în mod ordonat, complet, trasabil, fără ascunderea modificărilor și într-o formă verificabilă. Pentru independenți și firme mici, documentele, facturile, plățile și procedurile nu trebuie doar salvate, ci organizate corect.
Fotografie de Pexels
GoBD reprezintă principiile germane pentru conducerea și păstrarea corectă a registrelor, evidențelor și documentelor electronice și pentru accesul la date. Acestea privesc independenții și firmele mici când documentele fiscale sunt create, primite, prelucrate sau salvate digital.
Lucrul orientat după GoBD nu înseamnă simpla salvare a fișierelor oriunde. Operațiunile relevante fiscal trebuie să rămână trasabile, de la documentul justificativ la factură și plată, până la predarea către consultantul fiscal sau administrația fiscală. Un program poate ajuta, dar nu face automat o firmă conformă cu GoBD. Contează și configurarea, utilizarea, responsabilitățile, permisiunile, corecțiile, copiile de siguranță și o documentație clară a procedurilor.
GoBD cuprinde principii administrative ale autorității fiscale germane pentru contabilitate digitală, evidențe digitale, documente justificative electronice și accesul la date în cadrul controalelor. Acestea explică modul de gestionare și păstrare a documentelor fiscale electronice. Pentru firmele mici contează practica zilnică: facturile trebuie găsite, documentele nu trebuie modificate neobservat, plățile trebuie atribuite, iar procedurile documentate clar.
GoBD nu privește doar companiile mari cu contabilitate proprie. Sunt vizați și independenții, profesiile liberale, firmele meșteșugărești și de curățenie, furnizorii de servicii și echipele mici atunci când gestionează sau păstrează digital documente fiscale. Acestea includ facturi, oferte relevante fiscal, documente primite, chitanțe, extrase bancare, contracte, e-mailuri comerciale și facturi electronice.
GoBD se bazează pe mai multe principii menite să permită o contabilitate digitală corectă. Operațiunile trebuie înregistrate complet, exact, la timp, ordonat și cu păstrarea stării originale. Un terț competent trebuie să poată înțelege procedurile într-un termen rezonabil. De aceea, o colecție dezordonată de PDF-uri, fotografii și e-mailuri nu este suficientă.
Un punct central al GoBD este ca starea originală să poată fi stabilită. Datele fiscale nu pot fi modificate sau șterse astfel încât conținutul inițial să nu mai fie identificabil. Corecțiile sunt posibile, dar trebuie să fie trasabile. În practică: fără suprascriere discretă a facturilor vechi, fără editarea neînregistrată a documentelor și fără o arhivă în care fișiere importante pot fi înlocuite neobservat.
Documentația procedurilor descrie cum funcționează efectiv contabilitatea digitală și arhivarea în firmă. Nu este o broșură de marketing, ci o descriere trasabilă a sistemelor, procedurilor, responsabilităților și controalelor. Trebuie să permită unui terț competent să înțeleagă cum sunt create, capturate, verificate, salvate, găsite, modificate și exportate documentele.
Odată cu obligația facturii electronice B2B, păstrarea conformă cu GoBD a datelor structurate devine și mai importantă. Un PDF simplu nu este o factură electronică în sens legal dacă nu permite prelucrare electronică structurată. La XRechnung sau ZUGFeRD trebuie păstrată partea structurată. Partea PDF lizibilă a unei facturi hibride trebuie păstrată și ea dacă include informații fiscale suplimentare.
Termenul depinde de tipul documentului. Conform § 147 din Codul fiscal german (AO), registrele, evidențele, inventarele, situațiile financiare anuale, rapoartele de gestiune, bilanțurile de deschidere și anumite documente organizatorice se păstrează în general zece ani. Documentele contabile se păstrează opt ani. Alte documente supuse păstrării, șase ani. Termenul începe de regulă la sfârșitul anului calendaristic în care documentul a fost creat sau a fost făcută ultima înregistrare relevantă.
Motorica nu înlocuiește consultanța fiscală și nu garantează conformitatea GoBD într-un caz individual. Poate însă ajuta la organizarea mai bună a activității zilnice: facturile, documentele, plățile și sarcinile sunt reunite într-un singur loc. MIRA poate analiza documente, explica clar conținutul și evidenția punctele deschise. Astfel se creează o bază mai bună pentru consultanța fiscală, contabilitate și controale ulterioare.
FAQ
GoBD este abrevierea germană pentru principiile conducerii și păstrării corecte a registrelor, evidențelor și documentelor electronice și pentru accesul la date. Sunt cerințe ale autorității fiscale germane pentru contabilitate digitală, documente justificative digitale, arhivare electronică și acces la date în timpul controalelor.
Da, imediat ce documentele fiscale sunt gestionate sau păstrate digital. Sunt vizați și antreprenorii individuali, profesiile liberale și firmele mici care prelucrează sau salvează electronic facturi, documente, extrase bancare, facturi electronice sau alte fișiere fiscale.
Nu întotdeauna. Pentru facturi PDF obișnuite, păstrarea ordonată fără modificări ascunse poate fi suficientă dacă se îndeplinesc cerințele. La XRechnung sau ZUGFeRD sunt decisive datele structurate, pe care un PDF simplu nu le înlocuiește.
Nu. Poate sprijini proceduri orientate după GoBD, dar nu poate garanta conformitatea generală a fiecărei firme. Contează și configurarea, utilizarea, drepturile, procedurile, documentația, copiile de siguranță și aplicarea concretă.
Descrie organizarea contabilității digitale și a arhivării: sisteme, proceduri, responsabilități, drepturi de acces, modificări, copii de siguranță și acces la date. Trebuie să corespundă practicii reale.
Motorica ajută la organizarea sistematică a facturilor, documentelor, plăților și sarcinilor. MIRA poate analiza documente și facilita înțelegerea lor. Evaluarea fiscală și verificarea cerințelor concrete trebuie stabilite, când este necesar, cu consultantul fiscal.
