Faktura za transakcję w Niemczech musi zawierać dane właściwe dla tego rodzaju transakcji. Zwykła faktura na kwotę powyżej 250 € podlega co do zasady § 14 ust. 4 niemieckiej ustawy o VAT (UStG). Odrębne uproszczenia dotyczą małych kwot oraz zasady „niemieckie zwolnienie z VAT dla małych przedsiębiorców (Kleinunternehmerregelung)”. Poniżej opisujemy prawo niemieckie.
Dane wymagane na zwykłej fakturze
- Pełna nazwa lub imię i nazwisko oraz pełny adres sprzedawcy i odbiorcy.
- Niemiecki numer podatkowy (Steuernummer) albo numer VAT UE sprzedawcy. Osobisty Steuer-ID nie jest zamiennikiem.
- Data wystawienia i niepowtarzalny numer faktury nadany w kolejnej serii. Można prowadzić kilka serii, lecz numer musi jednoznacznie wskazywać dokument.
- Ilość i zwyczajowa nazwa towarów albo rodzaj i zakres usługi; samo „usługa” jest zbyt ogólne.
- Data lub okres dostawy bądź wykonania usługi. Zgodnie z § 31 ust. 4 UStDV może wystarczyć miesiąc kalendarzowy; przy zaliczce może mieć znaczenie znana data otrzymania płatności.
- Kwota netto z podziałem na stawki i zwolnienia, wraz z wcześniej uzgodnionymi rabatami, jeśli nie zostały już uwzględnione.
- Właściwa stawka i kwota VAT albo informacja o odpowiednim zwolnieniu.
W szczególnych przypadkach dochodzą dalsze dane: informacja o dwuletnim obowiązku przechowywania przez prywatnego odbiorcę niektórych usług dotyczących nieruchomości; słowo „Gutschrift” przy uzgodnionym samofakturowaniu przez klienta; oraz dodatkowe adnotacje lub numery VAT według § 14a UStG przy niektórych transakcjach unijnych i odwrotnym obciążeniu.
Adres e-mail, telefon, IBAN, termin płatności i miejsce fizycznego wykonania usługi nie są ogólnymi danymi obowiązkowymi. Mogą być przydatne lub wymagane w konkretnym przypadku. Prawo niemieckie nie wymaga automatycznie drugiej wersji językowej faktury; tłumaczenie nie może zmieniać znaczenia wymaganych danych.
Prosty przykład z VAT 19%
Firma nalicza 100,00 € netto za jasno opisaną usługę, do której rzeczywiście ma zastosowanie stawka 19%. Wykazuje 19,00 € VAT i 119,00 € łącznie. Potrzebne są też pozostałe dane, w tym oba adresy, numer podatkowy lub VAT UE sprzedawcy, numer faktury i data usługi. Przykładowa stawka nie dotyczy każdej usługi.
Faktura do 250 € brutto
Jeżeli łączna kwota z podatkiem nie przekracza 250 €, § 33 UStDV wymaga zasadniczo tylko nazwy i adresu sprzedawcy, daty wystawienia, ilości i rodzaju towaru lub zakresu i rodzaju usługi oraz kwoty łącznej ze stawką VAT bądź informacją o zwolnieniu. Nazwa klienta, numer podatkowy i numer faktury na ogół nie są potrzebne. Uproszczenie nie obejmuje m.in. dostaw wewnątrzunijnych, niektórych transgranicznych sprzedaży na odległość i przypadków odwrotnego obciążenia. Paragon może być taką fakturą, jeśli zawiera wymagane dane.
Faktura małego przedsiębiorcy
Przy transakcjach zwolnionych na podstawie § 19 UStG § 34a UStDV wymaga: nazw i adresów obu stron; Steuernummer, numeru VAT UE lub numeru identyfikacyjnego małego przedsiębiorcy; daty wystawienia; konkretnego opisu świadczenia; kwoty łącznej oraz informacji o zwolnieniu na podstawie § 19 UStG. Nie wykazuj osobno VAT dla takiej transakcji. § 34a zwykle nie wymaga numeru faktury ani daty świadczenia; przepisy o kwocie do 250 € pozostają możliwe do zastosowania. Przy fakturze wystawionej przez klienta dodaj „Gutschrift”.
E-faktura i okres przejściowy w 2026 r.
Zwykły plik PDF od 2025 r. nie jest ustrukturyzowaną e-fakturą w rozumieniu niemieckiego VAT. Odpowiednimi formatami mogą być XRechnung i właściwe profile ZUGFeRD. Niemieckie firmy muszą umieć odbierać e-faktury od 1 stycznia 2025 r.; na początek wystarcza skrzynka e-mail.
Przy krajowych transakcjach B2B zasadniczo objętych obowiązkiem wystawiania e-faktur można stosować inne faktury do 31 grudnia 2026 r. Jeśli obrót wystawcy w poprzednim roku wynosił najwyżej 800 000 €, termin przedłuża się do 31 grudnia 2027 r. Zwykły PDF wymaga wtedy zgody odbiorcy; papier jest dopuszczalny. Obowiązek nie zależy po prostu od kwoty bieżącej faktury lub jednego progu obrotu. Wyjątki dotyczą m.in. faktur do 250 €, świadczeń małych przedsiębiorców i niektórych czynności zwolnionych. Organy publiczne mogą stosować własne reguły B2G. Wszystkie wymagane dane podatkowe e-faktury muszą znaleźć się w części ustrukturyzowanej.
Wystawienie, korekta i przechowywanie
Ustal strony, rodzaj transakcji i sposób opodatkowania. Opisz świadczenie, sprawdź datę, kwoty, stawkę, adresy i numer. Wybierz prawidłowy format i sposób wysyłki. W określonych przypadkach B2B i usług związanych z nieruchomościami fakturę trzeba co do zasady wystawić w ciągu sześciu miesięcy od wykonania świadczenia.
Kopie wystawionych i otrzymane faktury przechowuj zasadniczo osiem lat zgodnie z § 14b UStG. Okres zaczyna się z końcem roku wystawienia i może się wydłużyć przy niezakończonym postępowaniu podatkowym. Zachowaj ustrukturyzowany oryginał e-faktury. Błąd popraw dokumentem jednoznacznie odnoszącym się do pierwotnej faktury (§ 31 ust. 5 UStDV); nie nadpisuj po cichu wysłanego dokumentu. Nie każda literówka wymaga całkowitego anulowania.
Lista kontrolna przed wysłaniem
- Czy prawidłowo rozpoznano fakturę zwykłą, do 250 €, małego przedsiębiorcy lub szczególny przypadek?
- Czy nazwy, adresy, identyfikator podatkowy, data i wymagany numer są poprawne?
- Czy opis i data lub okres świadczenia są jasne?
- Czy kwota netto, podatek i suma są spójne?
- Czy dodano wymagane informacje o zwolnieniu, odwrotnym obciążeniu lub „Gutschrift”?
- Czy format, wysyłka i archiwizacja są odpowiednie?
Częste pytania
Czy IBAN jest obowiązkowy?
Nie. Ułatwia zapłatę, ale nie należy do ogólnych danych wymaganych przez § 14 ust. 4 UStG.
Czy numeracja musi być bez luk?
Numer ma być niepowtarzalny, nadany w kolejnej serii i identyfikować fakturę. Ważny jest przejrzysty system; nie oznacza to obowiązku ciągłości każdej widocznej sekwencji cyfr.
Czy faktura może być po angielsku?
Niemieckie przepisy VAT zasadniczo nie nakazują języka niemieckiego. Dane muszą być jednoznaczne i możliwe do skontrolowania. Sprawdź osobno wymagania odbiorcy.
Źródła i zakres
Sprawdzono 16 września 2026 r. według § 14 UStG, § 14a, § 14b, § 31 UStDV, § 33, § 34a i FAQ niemieckiego Ministerstwa Finansów o e-fakturach. To ogólny opis prawa niemieckiego, a nie indywidualna porada podatkowa ani prawna. W sprawach szczególnych i transgranicznych skorzystaj z pomocy specjalisty.