GoBD to wytyczne niemieckiej administracji skarbowej dotyczące prowadzenia i przechowywania ksiąg, zapisów i dokumentów w formie elektronicznej oraz dostępu do danych. Obejmują dokumenty istotne podatkowo także przy rozliczeniu EÜR i w niemieckim zwolnieniu z VAT dla małych przedsiębiorców (Kleinunternehmerregelung). Nie wymagają konkretnego programu ani ogólnego urzędowego „certyfikatu GoBD”.
Najważniejsze zasady
- Rejestruj zdarzenia kompletnie, poprawnie, w uporządkowany i sprawdzalny sposób; do każdego zapisu przypisz dostępny dokument księgowy lub paragon.
- Poprawki muszą pozwalać ustalić pierwotną treść. Ciche nadpisywanie lub usuwanie nie wystarczy.
- Dokumenty otrzymane cyfrowo co do zasady zachowuj cyfrowo w otrzymanym formacie. W e-fakturze kluczowe są dane ustrukturyzowane.
- Dobierz termin przechowywania do rodzaju dokumentu: zwykle dziesięć, osiem lub sześć lat, liczonych zasadniczo od końca właściwego roku kalendarzowego.
Kogo dotyczą GoBD?
Zasady obejmują księgi, zapisy i dokumenty istotne podatkowo niezależnie od wielkości firmy. Małe przedsiębiorstwo także potrzebuje rzetelnego obiegu faktur, paragonów, danych bankowych i innych dokumentów. Szczegółowy zakres zależy od działalności i obowiązków ewidencyjnych. Doradca podatkowy może sprawdzić proces, lecz odpowiedzialność pozostaje po stronie firmy.
Rejestruj dokumenty terminowo
Gromadź faktury zakupowe i sprzedażowe, paragony gotówkowe oraz potwierdzenia płatności w ustalonych miejscach i łącz je z transakcjami. Operacje gotówkowe zasadniczo zapisuje się codziennie. Gdy księgowania odbywają się tylko okresowo, transakcje bezgotówkowe co do zasady trzeba wcześniej ująć w zapisach podstawowych w ciągu dziesięciu dni i zabezpieczyć dokumenty przed utratą. Nie jest to ogólny dziesięciodniowy termin każdej dekretacji. Uporządkowane archiwum może w odpowiednich przypadkach wspierać zapisy podstawowe.
Korekty i anulowania dokumentuj z odniesieniem do pierwotnej transakcji. Swobodnie edytowany folder bez historii zmian jest ryzykowny jako jedyne archiwum. Liczą się kompletność, uprawnienia dostępu, rejestrowanie zmian i powiązanie dokumentu z zapisem.
Zachowaj oryginały cyfrowe i e-faktury
Samo wydrukowanie faktury otrzymanej e-mailem i usunięcie pliku cyfrowego zasadniczo nie wystarcza. Dokumenty istotne podatkowo przechowuj zwykle w otrzymanym formacie; dopuszczalna konwersja musi zachować wymagane informacje. Przy e-fakturze w rozumieniu § 14 UStG zasadniczo wystarcza część ustrukturyzowana, np. plik XML. Jeśli część czytelna zawiera dodatkowe informacje istotne podatkowo, zachowaj także je. Wydruk PDF nie zastępuje danych ustrukturyzowanych.
Dokumenty papierowe można skanować według opisanej procedury. Sprawdź czytelność i kompletność oraz czy inne przepisy wymagają zachowania papierowego oryginału. Sam folder ze zdjęciami nie jest uniwersalnym pewnym rozwiązaniem.
Okresy przechowywania
Zgodnie z § 147 AO księgi, inwentarze i roczne sprawozdania finansowe przechowuje się zasadniczo dziesięć lat. Dla dowodów księgowych zwykle obowiązuje osiem lat; § 14b UStG wymaga również ośmiu lat dla faktur otrzymanych i wystawionych. Korespondencja handlowa i inne wskazane dokumenty często podlegają okresowi sześciu lat. Okres zaczyna się zasadniczo z końcem roku, w którym powstał dokument, dokonano ostatniego wpisu albo otrzymano lub wysłano pismo. Szczególne przepisy lub trwające postępowanie podatkowe bądź kontrola mogą go wydłużyć. Sprawdź przed usunięciem.
Opis procesu, kopie i dostęp do danych
Opis procedury powinien wyjaśniać, jak dokumenty wpływają, są sprawdzane, ewidencjonowane, poprawiane, przechowywane, kopiowane i eksportowane. Wymień programy, role, prawa dostępu i zmiany procesu. Szczegółowość może odpowiadać małej firmie, ale musi oddawać rzeczywisty przebieg pracy. Zaplanuj odzyskanie kopii i zmianę systemu. Chmura ani biuro podatkowe nie przejmują odpowiedzialności firmy.
Dane muszą pozostać czytelne i dostępne przez cały okres przechowywania. Podczas kontroli urząd skarbowy może uzyskać dostęp do właściwych danych elektronicznych w granicach prawa. Przed zmianą programu sprawdź eksport dokumentów, powiązań i potrzebnych danych.
Sześć praktycznych kroków
- Ustal, gdzie trafiają dokumenty papierowe, załączniki e-mail i e-faktury.
- Rejestruj zdarzenia terminowo i przypisuj dokument oraz jednoznaczny numer odniesienia.
- Przechowuj oryginały elektroniczne i dane ustrukturyzowane w chronionym archiwum.
- Zapisuj korekty zamiast po cichu nadpisywać wcześniejsze wpisy.
- Regularnie sprawdzaj wyszukiwanie, czytelność, odzyskanie kopii i eksport.
- Spisz procedurę i aktualizuj ją po zmianach.
Częste pytania
Czy potrzebuję certyfikowanego programu GoBD?
Nie istnieje ogólna urzędowa certyfikacja oprogramowania GoBD. Ważny jest faktyczny, możliwy do skontrolowania proces.
Czy wystarczy PDF lub wydruk e-faktury?
Nie, jeżeli znikają dane ustrukturyzowane. Zachowaj oryginalne dane podatkowe i dodatkowe ważne informacje z części czytelnej.
Czy dotyczy to EÜR i małego przedsiębiorcy?
Tak, w zakresie obowiązku prowadzenia i przechowywania dokumentów istotnych podatkowo. Rodzaj i skala obowiązków mogą się różnić.
Jakie są skutki błędów?
Zależą od przypadku i wagi uchybienia. Brak dowodów utrudnia kontrolę; poważne wady mogą podważyć ewidencję i doprowadzić do oszacowania podstawy opodatkowania. Drobny błąd formalny nie oznacza automatycznie kary.