GoBD reprezintă instrucțiunile administrației fiscale germane privind ținerea și păstrarea registrelor, înregistrărilor și documentelor electronice și accesul la date. Ele privesc documentele relevante fiscal inclusiv la calculul profitului prin EÜR (situația germană a veniturilor și cheltuielilor) și în regimul german de scutire de TVA pentru întreprinderi mici (Kleinunternehmerregelung). Nu se impune un anumit program sau un „certificat GoBD” oficial general.
Regulile esențiale
- Înregistrați operațiunile complet, corect, ordonat și verificabil; fiecare intrare trebuie legată de un document contabil sau chitanță ușor de găsit.
- Corecțiile trebuie să păstreze identificabil conținutul inițial. Ștergerea sau suprascrierea fără urmă nu este potrivită.
- Documentele primite digital se păstrează, în principiu, digital în formatul primit. Pentru factura electronică sunt decisive datele structurate.
- Stabiliți termenul după tipul documentului: de regulă zece, opt sau șase ani, calculați în general de la sfârșitul anului calendaristic relevant.
Cui i se aplică GoBD?
Cerințele privesc registrele, evidențele și documentele relevante fiscal indiferent de mărimea firmei. Și o firmă mică are nevoie de un circuit sigur pentru facturi, chitanțe de numerar, date bancare și alte acte. Întinderea exactă depinde de activitate și obligațiile de evidență. Un consultant fiscal poate verifica procedura, însă responsabilitatea rămâne la firmă.
Înregistrați documentele la timp
Strângeți facturile primite și emise, chitanțele de numerar și dovezile de plată în locuri stabilite și legați-le de operațiuni. Operațiunile în numerar se consemnează, în principiu, zilnic. Dacă înregistrările contabile se fac numai periodic, operațiunile fără numerar trebuie de regulă trecute mai întâi în evidențele de bază în zece zile, iar documentele protejate împotriva pierderii. Aceasta nu este o limită universală de zece zile pentru fiecare înregistrare. O arhivă ordonată poate sprijini evidențele de bază în anumite cazuri.
Consemnați anulările și corecțiile cu trimitere la operațiunea inițială. Un dosar editabil liber, fără istoric, este riscant ca unică arhivă. Contează integralitatea, drepturile de acces, jurnalul modificărilor și legătura dintre document și înregistrare.
Păstrați originalele digitale și facturile electronice
În general, nu ajunge să tipăriți o factură primită prin e-mail și să ștergeți fișierul digital. Păstrați documentele electronice relevante fiscal în formatul primit, cu excepția conversiilor permise care conservă informațiile cerute. La o factură electronică conform § 14 UStG, este în principiu suficientă componenta structurată, de exemplu fișierul XML. Dacă partea lizibilă conține informații fiscale suplimentare, păstrați-le și pe acestea. Un PDF tipărit nu înlocuiește datele structurate.
Documentele pe hârtie pot fi scanate printr-o procedură documentată. Verificați lizibilitatea și integralitatea și dacă altă normă impune păstrarea originalului. Un simplu dosar cu fotografii nu este o soluție generală sigură.
Termenele de păstrare
Potrivit § 147 AO, registrele, inventarele și situațiile financiare anuale se păstrează, în principiu, zece ani. Pentru documentele justificative contabile termenul general este de opt ani; § 14b UStG cere tot opt ani pentru facturile primite și emise. Corespondența comercială și alte acte enumerate au adesea un termen de șase ani. Termenul începe de obicei la sfârșitul anului în care a apărut documentul, s-a făcut ultima intrare ori scrisoarea a fost primită sau trimisă. Reguli speciale sau o procedură fiscală ori inspecție în curs pot prelungi termenul. Verificați înainte de ștergere.
Procedura, copiile de siguranță și accesul
Descrieți cum sosesc documentele, cum sunt verificate, înregistrate, corectate, stocate, salvate și exportate. Indicați programele, rolurile, drepturile de acces și schimbările de proces. Detaliul poate fi adaptat unei firme mici, dar trebuie să explice fluxul real. Planificați restaurarea copiilor și schimbarea sistemului. Un furnizor cloud sau o firmă de consultanță fiscală nu preia responsabilitatea firmei.
Datele trebuie să rămână lizibile și disponibile pe toată perioada. La inspecția fiscală, autoritatea poate accesa datele electronice relevante în limitele legii. Înainte de schimbarea programului, verificați exportul documentelor, legăturilor și datelor necesare.
Șase pași practici
- Stabiliți unde sosesc actele pe hârtie, anexele e-mail și facturile electronice.
- Înregistrați fiecare operațiune la timp și atribuiți un document și o referință unică.
- Păstrați originalele digitale și datele structurate ale facturilor într-o arhivă protejată.
- Jurnalizați corecțiile în loc să suprascrieți tacit intrările vechi.
- Testați periodic căutarea, lizibilitatea, restaurarea și exportul.
- Scrieți procedura și actualizați-o când se schimbă.
Întrebări frecvente
Este necesar un program GoBD certificat?
Nu există o certificare oficială generală GoBD pentru programe. Contează procedura reală, conformă și verificabilă.
Este suficient un PDF sau un tipărit al facturii electronice?
Nu, dacă se pierd datele structurate. Păstrați datele fiscale originale și informațiile suplimentare relevante din partea lizibilă.
Se aplică la EÜR și la regimul întreprinderilor mici?
Da, în măsura în care trebuie ținute și păstrate evidențe și documente fiscale. Tipul și amploarea obligațiilor pot diferi.
Ce se întâmplă dacă apar deficiențe?
Depinde de caz și gravitate. Lipsa dovezilor îngreunează inspecția; deficiențele importante pot pune evidențele sub semnul întrebării și duce la estimări. O eroare formală minoră nu atrage automat o amendă.