O rutină lunară bună nu este o închidere anuală în miniatură. Ea aliniază facturile, documentele contabile sau chitanțele, plățile și termenele cât timp detaliile se pot clarifica ușor. Astfel devin mai simple declarația periodică de TVA, EÜR, predarea către consultantul fiscal și planificarea lichidității.
Nu orice obligație fiscală este lunară. Declarația de TVA poate fi lunară, trimestrială sau poate să nu fie cerută periodic, în funcție de situație și de deciziile Finanzamt. Rutina pregătește datele, dar termenele reale din decizii și ELSTER rămân decisive.
Patru întrebări la sfârșit de lună
- Au fost facturate și verificate toate serviciile prestate?
- Sunt complete facturile primite și celelalte documente și sunt păstrate în formatul original?
- Se potrivesc banca, casa, plățile și facturile neachitate?
- Ce declarații, avansuri și rezerve urmează?
Stabilește un moment fix, de exemplu prima zi lucrătoare după lună. Operațiunile în numerar nu pot aștepta: § 146 AO cere înregistrarea zilnică a încasărilor și plăților de casă.
Ce pregătești
Adună tranzacțiile bancare, registrul de casă, facturile emise și primite, chitanțele, notele de credit, documentele de anulare și dovezile plăților profesionale. Adaugă contractul sau dovada serviciului dacă explică tranzacția. Marchează separat operațiunile private.
Pentru factura electronică păstrează fișierul primit. Din 2025, un PDF simplu nu este E‑Rechnung în sensul TVA german. XRechnung și versiunile ZUGFeRD admise conțin date structurate; cel puțin această parte trebuie păstrată intactă în formatul original.
Pasul 1: Finalizează facturile emise
Identifică serviciile executate, dar încă nefacturate, și emite factura la timp. Limita de șase luni din § 14 alin. 2 UStG pentru anumite facturi obligatorii este un termen exterior, nu un obiectiv de lucru.
Verifică numele și adresele, numărul fiscal sau USt-IdNr., data, numărul unic, descrierea și data serviciului, valorile nete, cota și suma TVA ori mențiunea corectă de scutire. Pentru facturi de până la 250 euro, § 33 UStDV permite informații simplificate. Pentru regimul german de scutire de TVA pentru întreprinderi mici (Kleinunternehmerregelung) se aplică § 34a UStDV și TVA nu se evidențiază separat.
Nu suprascrie o factură trimisă. Creează o corecție sau anulare trasabilă, astfel încât originalul, corecția și versiunea nouă să rămână legate.
Pasul 2: Verifică facturile primite și documentele
Alocă fiecare document contabil sau chitanță tranzacției corecte. Verifică furnizorul, data, suma, scopul profesional, cota și datele necesare pentru TVA deductibilă. Solicită rapid factura lipsă sau corectată. Extrasul dovedește plata, dar nu înlocuiește automat factura și conținutul achiziției.
Scanarea ajută la înregistrare, însă originalul electronic rămâne electronic. Nu păstra doar imaginea sau PDF-ul vizual al unei XRechnung; arhivează fișierul structurat și anexele importante.
Pasul 3: Reconciliază banca și casa
Reconcilierea plăților înseamnă legarea fiecărei mișcări bancare de o factură sau tranzacție documentată. Alocă plata clientului facturii neachitate; înregistrează separat plățile parțiale, comisioanele, rambursările, debitările returnate și aporturile ori retragerile private. Nu lăsa poziții necunoscute fără o acțiune următoare.
Pentru mulți utilizatori EÜR contează data efectivă: venitul aparține în principiu anului încasării, iar cheltuiala anului plății (§ 11 EStG). Există excepții pentru anumite plăți periodice la trecerea dintre ani. Contabilitatea în partidă dublă folosește alte reguli de perioadă.
Pasul 4: Verifică restanțele și lichiditatea
Separă facturile neachitate, scadente și contestate. Verifică termenul, încasarea efectivă și comunicarea anterioară. O reamintire de plată amiabilă și o notificare formală de plată (Mahnung) sunt etape diferite; documentează-le separat.
Compară încasările probabile cu cheltuielile și taxele următoare. Venitul din facturi emise nu este încă numerar disponibil. Planifică după încasări realiste și marchează creanțele incerte.
Pasul 5: Stabilește obligațiile TVA și E‑Rechnung
Dacă depui declarații periodice de TVA, termenul normal de depunere și plată este ziua a zecea după perioadă (§ 18 UStG). Un Dauerfristverlängerung aprobat mută termenul cu o lună. Perioada poate fi luna sau trimestrul, iar Finanzamt poate acorda scutire de declarații regulate.
Kleinunternehmerregelung nu este o declarație simplificată de impozit pe venit, ci o scutire germană de TVA. Din 2025 se aplică, în principiu, dacă cifra de afaceri a anului precedent nu a depășit 25.000 euro, iar cea curentă nu depășește 100.000 euro. Limita curentă operează în cursul anului. Întreprinderile trebuie să poată primi E‑Rechnung din 1 ianuarie 2025, dar sunt exceptate de la obligația de a o emite pentru propriile servicii.
Pentru B2B intern există o tranziție: în general se poate folosi alt tip de factură până la sfârșitul lui 2026; dacă cifra de afaceri anterioară a emitentului nu depășește 800.000 euro, posibilitatea continuă de regulă până la sfârșitul lui 2027. Primirea este necesară din 2025.
Pasul 6: Actualizează termenele și rezervele
Notează doar termenele aplicabile. Avansurile de impozit pe venit stabilite de Finanzamt sunt în mod normal la 10 martie, 10 iunie, 10 septembrie și 10 decembrie (§ 37 EStG). Avansurile Gewerbesteuer pentru activități comerciale sunt în mod normal la 15 februarie, 15 mai, 15 august și 15 noiembrie (§ 19 GewStG). Decizia stabilește sumele.
Mută suma pentru TVA și impozitele pe profit într-un cont de rezervă sau marcheaz-o clar. Rezerva nu este un calcul fiscal, dar împiedică tratarea banilor pentru taxe ca lichiditate liberă. Dacă profitul s-a schimbat mult, discută ajustarea avansurilor cu un consultant fiscal.
Pasul 7: Salvează și predă luna
Notează operațiunile neclarificate, documentele lipsă, litigiile, declarațiile trimise și dovezile plății. Verifică exportul și posibilitatea reală de restaurare a copiei. Un singur dosar sau laptop nu este o copie robustă.
Pentru consultant adaugă o listă cu utilizarea privată, achizițiile mari, operațiunile externe, reverse charge, creanțele incerte și lipsurile. Motorica sprijină pregătirea datelor fiscale și predarea ordonată, dar nu oferă consultanță fiscală.
Rutina de 45 de minute
- 10 minute: emite facturile lipsă și verifică numerotarea.
- 10 minute: înregistrează documentele primite și păstrează originalele.
- 10 minute: fă reconcilierea plăților și marchează neclaritățile.
- 5 minute: verifică facturile neachitate și scadente.
- 5 minute: verifică TVA, termenele și rezervele.
- 5 minute: încheie dosarul, exportul, copia și predarea.
Lista lunară
- Toate serviciile finalizate sunt facturate sau documentate ca deschise.
- Numerele, datele serviciilor, TVA și mențiunile speciale sunt verificate.
- Facturile și documentele primite sunt complete și alocate corect.
- E‑Rechnung structurate și anexele sunt păstrate în format original.
- Casa a fost înregistrată zilnic și este reconciliată.
- Banca, plățile parțiale, taxele și rambursările sunt alocate.
- Restanțele sunt verificate; reamintirea și Mahnung rămân distincte.
- Declarația TVA și plata sunt pregătite dacă sunt scadente.
- Termenele de impozit pe venit și Gewerbesteuer sunt în calendar.
- Rezervele fiscale și de lichiditate reflectă cifrele curente.
- Lipsurile și întrebările au o acțiune următoare.
- Dosarul, exportul, copia și predarea sunt verificate.
Greșeli frecvente
Înregistrarea doar la sfârșit: pentru casă este prea târziu, iar documentele se recuperează mai greu. Înregistrează continuu și verifică lunar.
PDF-ul considerat întreaga E‑Rechnung: datele XML structurate sunt decisive. Păstrează sursa intactă.
Confundarea facturii cu plata: factura emisă nu este o încasare. Leagă evenimentele fără a le identifica.
Orice taxă planificată lunar: TVA, impozitul pe venit și Gewerbesteuer au perioade diferite. Urmează decizia și ELSTER.
Perioada veche de păstrare: facturile și documentele contabile se păstrează în general opt ani din 2025. Registrele și situațiile anuale rămân zece ani, corespondența comercială de regulă șase; un caz fiscal deschis poate prelungi perioada.
Întrebări frecvente
Cât de des fac rutina?
Cel puțin lunar, cu evidență continuă sau zilnică unde este necesară. La volum mare ajută o verificare săptămânală.
Cât se păstrează facturile?
Facturile primite și emise se păstrează în general opt ani conform § 14b UStG, de la sfârșitul anului emiterii. § 147 AO prevede pentru alte documente zece, opt sau șase ani.
Este suficientă tipărirea E‑Rechnung?
Nu. Cel puțin partea structurată trebuie să rămână intactă în formatul electronic original.
Orice independent depune TVA lunar?
Nu. Perioada poate fi lunară sau trimestrială, iar Finanzamt poate scuti de depunerea regulată. Rămân posibile cazuri speciale și la Kleinunternehmerregelung.
Ce fac dacă lipsește documentul?
Cere mai întâi factura sau copia de la furnizor. Un document intern este doar soluție de rezervă pentru cazuri verificabile și nu creează dreptul la TVA deductibilă fără factură corectă.
Pot corecta ulterior o lună închisă?
Da. Corectează transparent fără a înlocui în tăcere datele inițiale. Dacă datele fiscale au fost trimise, verifică necesitatea unei declarații rectificative.
Surse oficiale și data verificării
Verificat la 23 septembrie 2026.
- § 14 și § 14b UStG — facturi și păstrare
- § 14b UStG — păstrarea facturilor
- § 18 UStG — declarația periodică TVA
- § 19 UStG — Kleinunternehmerregelung
- § 33 și § 34a UStDV — facturi simplificate
- § 46 UStDV — Dauerfristverlängerung
- § 146 și § 147 AO — evidență și păstrare
- § 11 EStG — încasare și plată
- § 37 EStG — avansuri pe venit
- § 19 GewStG — avansuri Gewerbesteuer
- Ministerul Federal de Finanțe — FAQ E‑Rechnung, martie 2026
- Ministerul Federal de Finanțe — modificarea GoBD din 14 iulie 2025
Acest ghid general nu înlocuiește consultanța fiscală sau juridică individuală în Germania. Deciziile și termenele tale sunt decisive.