Хорошая ежемесячная рутина — не миниатюрное годовое закрытие. Она сводит счета, учётные документы или чеки, платежи и сроки, пока детали ещё легко уточнить. Это упрощает предварительную декларацию по НДС, EÜR, передачу налоговому консультанту и планирование ликвидности.
Не каждая налоговая обязанность возникает ежемесячно. Декларация по НДС может подаваться ежемесячно, ежеквартально или не подаваться регулярно — в зависимости от статуса и решений Finanzamt. Рутина готовит данные, но обязательны фактические сроки из решений и ELSTER.
Четыре вопроса на конец месяца
- Выставлены и проверены ли счета за все выполненные услуги?
- Полны ли входящие счета и прочие документы, сохранены ли оригиналы?
- Согласованы ли банк, касса, платежи и неоплаченные счета?
- Какие декларации, авансы и резервы предстоят дальше?
Назначьте постоянное время, например первый рабочий день после конца месяца. Кассовые операции ждать не могут: § 146 AO требует ежедневно фиксировать поступления и расходы наличных.
Что подготовить
Соберите банковские операции, кассовые записи, исходящие и входящие счета, чеки, кредит-ноты, документы сторнирования и подтверждения деловых платежей. Добавьте договор или подтверждение услуги, если оно объясняет операцию. Частные операции отмечайте отдельно.
Для электронной фактуры сохраняйте полученный исходный файл. С 2025 года простой PDF не является E‑Rechnung в смысле немецкого НДС. XRechnung и допустимые версии ZUGFeRD содержат структурированные данные; как минимум эта часть должна оставаться неизменной в исходном формате.
Шаг 1: Завершите исходящие счета
Найдите выполненные, но ещё не выставленные услуги и оформите счета своевременно. Шестимесячный предел § 14(2) UStG для определённых обязательных счетов — крайний срок, а не рабочая цель.
Проверьте наименования и адреса, налоговый номер или USt-IdNr., дату, уникальный номер, описание и дату услуги, чистые суммы, ставку и сумму НДС либо корректную отметку об освобождении. Для счетов до 250 евро § 33 UStDV допускает упрощение. Для немецкого режима освобождения малых предприятий от НДС (Kleinunternehmerregelung) применяется § 34a UStDV; НДС отдельно не показывается.
Не перезаписывайте отправленный счёт. Создайте прозрачную корректировку или сторно, чтобы исходный документ, исправление и новая версия были связаны.
Шаг 2: Проверьте входящие документы
Каждый учётный документ или чек свяжите с правильной деловой операцией. Проверьте поставщика, дату, сумму, деловую цель, ставку и сведения, нужные для вычета входного НДС. Сразу запросите отсутствующий или исправленный счёт. Выписка подтверждает платёж, но не всегда заменяет счёт и содержание покупки.
Скан помогает вводу, однако электронный оригинал остаётся электронным. Не храните только изображение или PDF-визуализацию XRechnung; сохраняйте структурированный файл и важные приложения.
Шаг 3: Сверьте банк и кассу
Сверка платежей означает связать каждое банковское движение со счётом или документированной операцией. Отнесите платёж клиента на неоплаченный счёт; частичные платежи, комиссии, возвраты, отклонённые списания, частные взносы и изъятия учитывайте отдельно. Не оставляйте неизвестные позиции без следующего действия.
Для многих пользователей EÜR важна фактическая дата оплаты: доход обычно относится к году поступления, расход — к году выплаты (§ 11 EStG). Для отдельных регулярных платежей на границе года есть исключения. Балансовый учёт использует иные правила периодизации.
Шаг 4: Проверьте долги и ликвидность
Разделите неоплаченные, просроченные и спорные счета. Проверьте срок, фактическое поступление и переписку. Напоминание об оплате и официальное требование об оплате — разные стадии; фиксируйте их отдельно.
Сопоставьте ожидаемые поступления с ближайшими расходами и налогами. Выручка в выставленных счетах ещё не является деньгами на счёте. Планируйте по реалистичным поступлениям и отмечайте сомнительные долги.
Шаг 5: Определите обязанности по НДС и E‑Rechnung
Если вы подаёте предварительную декларацию по НДС, обычный срок подачи и оплаты — десятый день после отчётного периода (§ 18 UStG). Одобренное Dauerfristverlängerung переносит срок на месяц. Период бывает месячным или квартальным, а Finanzamt может освободить от регулярной подачи.
Kleinunternehmerregelung — не упрощённая декларация подоходного налога, а немецкое освобождение от НДС. С 2025 года оно обычно действует, если оборот предыдущего года не превысил 25 000 евро, а текущего — 100 000 евро. Текущий предел действует в течение года. Такие предприятия обязаны принимать E‑Rechnung с 1 января 2025 года, но освобождены от обязанности выставлять её за свои услуги.
Для внутренних B2B-сделок действует переход: до конца 2026 года обычно можно использовать иной счёт; если оборот выставителя за предыдущий год не превышал 800 000 евро, это, как правило, возможно до конца 2027 года. Готовность к приёму действует с 2025 года.
Шаг 6: Обновите сроки и резервы
Записывайте только применимые сроки. Авансы по подоходному налогу, назначенные Finanzamt, обычно уплачивают 10 марта, 10 июня, 10 сентября и 10 декабря (§ 37 EStG). Авансы Gewerbesteuer для коммерческой деятельности — 15 февраля, 15 мая, 15 августа и 15 ноября (§ 19 GewStG). Суммы определяет решение.
Деньги на НДС и налоги с прибыли переведите на отдельный резервный счёт или чётко пометьте. Резерв не является расчётом налога, но не даёт принять налоговые средства за свободную ликвидность. При существенном изменении прибыли обсудите корректировку авансов с налоговым консультантом.
Шаг 7: Сохраните и передайте месяц
Зафиксируйте невыясненные операции, отсутствующие документы, споры, поданные декларации и подтверждения оплаты. Проверьте полноту экспорта и реальную возможность восстановления копии. Один каталог или ноутбук — ненадёжная резервная копия.
Для консультанта добавьте список частного использования, крупных покупок, зарубежных операций, reverse charge, сомнительных долгов и пропусков. Motorica поддерживает подготовку налоговых данных и упорядоченную передачу, но не оказывает налоговых консультаций.
Рутина за 45 минут
- 10 минут: выставить пропущенные счета и проверить нумерацию.
- 10 минут: внести входящие документы и сохранить оригиналы.
- 10 минут: провести сверку платежей и отметить неясное.
- 5 минут: проверить неоплаченные и просроченные счета.
- 5 минут: проверить НДС, сроки и резервы.
- 5 минут: завершить файл месяца, экспорт, копию и передачу.
Контрольный список
- Все выполненные услуги выставлены или записаны как открытые.
- Номера, даты услуг, НДС и специальные отметки проверены.
- Входящие счета и документы полны и правильно назначены.
- Структурированные E‑Rechnung и приложения сохранены в исходном формате.
- Касса фиксировалась ежедневно и согласована.
- Банк, частичные платежи, комиссии и возвраты сопоставлены.
- Долги проверены; напоминание и формальное требование разделены.
- Декларация НДС и платёж подготовлены, если они относятся к периоду.
- Сроки подоходного налога и Gewerbesteuer стоят в календаре.
- Налоговые и денежные резервы соответствуют текущим цифрам.
- Для пропусков и вопросов определён следующий шаг.
- Файл месяца, экспорт, копия и передача проверены.
Типичные ошибки
Вводить всё в конце месяца: для кассы это поздно, а документы труднее восстановить. Учитывайте постоянно и проверяйте ежемесячно.
Считать PDF всей E‑Rechnung: решающими являются структурированные XML-данные. Сохраните источник.
Путать счёт и платёж: выставленный счёт не означает поступление денег. Свяжите события, но не отождествляйте.
Планировать каждый налог ежемесячно: НДС, подоходный налог и Gewerbesteuer имеют разные периоды. Следуйте решению и сроку ELSTER.
Старая длительность хранения: счета и бухгалтерские документы с 2025 года обычно хранят восемь лет. Книги и годовая отчётность — десять, деловая переписка — как правило, шесть; открытое налоговое дело может продлить срок.
Частые вопросы
Как часто выполнять рутину?
Не реже раза в месяц, с постоянным или ежедневным учётом там, где он требуется. При большом потоке полезна еженедельная проверка.
Сколько хранить счета?
Входящие и исходящие счета обычно хранят восемь лет по § 14b UStG, начиная с конца года выставления. § 147 AO устанавливает для других документов сроки десять, восемь или шесть лет.
Достаточно ли распечатать E‑Rechnung?
Нет. Как минимум структурированная часть должна остаться неизменной в исходном электронном формате.
Все ли самозанятые подают НДС ежемесячно?
Нет. Период может быть месячным или квартальным, а Finanzamt может освободить от регулярной подачи. Особые случаи возможны и при Kleinunternehmerregelung.
Что делать без документа?
Сначала запросите счёт или копию у поставщика. Внутренний документ — лишь запасной вариант для подходящих доказуемых случаев и не создаёт вычет входного НДС без правильного счёта.
Можно ли исправить закрытый месяц?
Да. Исправляйте прозрачно, не заменяя молча исходные данные. Если налоговые сведения уже отправлены, проверьте необходимость уточнённой декларации.
Официальные источники и дата проверки
Проверено 23 сентября 2026 года.
- § 14 и § 14b UStG — счета и хранение
- § 14b UStG — хранение счетов
- § 18 UStG — предварительная декларация НДС
- § 19 UStG — Kleinunternehmerregelung
- § 33 и § 34a UStDV — упрощённые счета
- § 46 UStDV — Dauerfristverlängerung
- § 146 и § 147 AO — записи и хранение
- § 11 EStG — поступление и выплата
- § 37 EStG — авансы подоходного налога
- § 19 GewStG — авансы Gewerbesteuer
- Федеральное министерство финансов — FAQ E‑Rechnung, март 2026
- Федеральное министерство финансов — изменение GoBD от 14 июля 2025
Этот общий материал не заменяет индивидуальной налоговой или юридической консультации в Германии. Решающее значение имеют ваши решения и сроки.