Tras registrar su actividad, suele recibir cartas de la oficina de impuestos, la Cámara de Comercio e Industria (IHK), la Cámara de Artesanía (HWK) o la entidad del seguro legal de accidentes (Berufsgenossenschaft). No debe esperar a recibir esas cartas: la transmisión de sus datos no sustituye todos los trámites que debe realizar por su cuenta. Esta guía explica qué organismos son competentes y qué debe hacer usted.
¿Qué sucede automáticamente y qué no?
La oficina de registro de actividades comerciales (Gewerbeamt) transmite los datos a los destinatarios previstos por la ley. Según sus competencias, entre ellos figuran la oficina de impuestos, la IHK o la HWK y la entidad del seguro legal de accidentes. No todos los organismos escriben de inmediato; no existe un orden uniforme para toda Alemania.
El registro empresarial tampoco confirma que se hayan obtenido todos los permisos para su actividad. Debe aclarar usted mismo a tiempo las aprobaciones y registros necesarios. La base para la transmisión de datos es el § 14 GewO.
Oficina de impuestos: envíe el cuestionario usted mismo
Envíe el Cuestionario para el registro fiscal generalmente dentro del mes siguiente al inicio de la actividad electrónicamente a través de ELSTER. No espere una carta para ello. La obligación también existe si la oficina comercial ya ha informado a la oficina de impuestos; Los miembros de profesiones liberales según el derecho alemán (Freiberufler) comunican su actividad directamente a la oficina de impuestos. Son relevantes el § 138 AO y la Información de ELSTER sobre la creación de una empresa.
Para el cuestionario necesitará, entre otras cosas, información sobre su persona, actividad, forma jurídica, cuándo empezó, datos bancarios y estimaciones realistas de ventas y beneficios. Allí también se aclara el tratamiento del IVA y, en su caso, el régimen alemán de exención de IVA para pequeñas empresas (Kleinunternehmerregelung). Configure el acceso a ELSTER con anticipación y guarde el registro de transmisión.
Luego, la oficina de impuestos puede hacer preguntas, proporcionar un número fiscal de la empresa y determinar los pagos de impuestos por adelantado. Consulte los avisos y fechas de vencimiento; Si las expectativas de ganancias han cambiado significativamente, se puede considerar una solicitud para ajustar los pagos anticipados.
Distinga Steuernummer, Steuer-ID y USt-IdNr.
- Steuernummer: Número que asigna la oficina de impuestos para asuntos fiscales; la actividad puede necesitar un número propio.
- Steuer-ID: Número personal de identificación fiscal de una persona física en Alemania. Es distinto del número fiscal de la actividad.
- USt-IdNr.: Número independiente de identificación a efectos del IVA, emitido por la Oficina Federal Central de Impuestos y especialmente relevante para determinadas operaciones en la UE.
La USt-IdNr. no es obligatoria en todas las facturas. Según las reglas generales, se indica la Steuernummer o la USt-IdNr. del empresario que presta el servicio; existen reglas específicas para casos especiales. La Steuer-ID personal no sustituye estos números. Véase § 14 UStG.
IHK o HWK: consultar membresía y contribuciones
Muchas empresas comerciales pertenecen por ley a la IHK; La HWK suele ser competente para actividades artesanales. Ambas cámaras pueden desempeñar un papel en actividades mixtas. Ser miembro no es lo mismo que unirse voluntariamente a una asociación industrial.
Una cámara puede enviarle un formulario de registro o un aviso de contribución. Revise la descripción de la actividad, forma jurídica y base de cálculo. Son posibles exenciones o alivio de las contribuciones bajo ciertas condiciones; Una pequeña empresa no está automáticamente exenta de todos los requisitos de la cámara. La IHK explica las condiciones para nuevas empresas.
Antes de ejercer por cuenta propia un oficio artesanal sujeto a autorización, debe haberse completado la inscripción en la Handwerksrolle. No espere la carta de bienvenida de la HWK. También existen obligaciones de notificación e inscripción para oficios no sujetos a autorización y actividades similares. Aclare su actividad concreta con la HWK con antelación; la norma aplicable es el Código alemán de Artesanía.
Berufsgenossenschaft: relevante incluso sin empleados
La Berufsgenossenschaft es responsable del seguro legal contra accidentes. En principio, una nueva empresa debe notificarse al asegurador de accidentes responsable en el plazo de una semana desde su inicio. Si el registro de empresa se presentó dentro de esta semana, se considera que se ha cumplido este requisito de notificación. Por lo general, no es necesaria una segunda notificación de inicio idéntica. Esto está regulado por el § 192 SGB VII.
No obstante, responda a las preguntas sobre la actividad, empleados y alcance de las operaciones. También se puede registrar una empresa sin empleados. Que usted esté asegurado obligatoriamente o pueda hacerlo voluntariamente depende, entre otras cosas, del sector y de los estatutos del proveedor. Registrar su empresa no significa automáticamente que tenga un seguro de accidentes personales. Si la responsabilidad no está clara, el registro de empresa DGUV puede ayudar.
Aclare usted mismo el seguro médico y de pensiones
Informe a su caja de seguro médico o aseguradora de que trabaja por cuenta propia. Aclare si se trata de su actividad principal o secundaria y qué consecuencias tiene para el seguro médico y el seguro de dependencia. En caso de afiliación voluntaria al sistema público, las cuotas pueden fijarse provisionalmente y ajustarse después según la liquidación del impuesto sobre la renta. Prevea posibles pagos adicionales; TK explica el procedimiento.
No todos los trabajadores autónomos están exentos de los requisitos legales del seguro de pensiones. Por ejemplo, pueden verse afectados determinadas profesiones docentes y de enfermería, artesanos y autónomos que esencialmente trabajan de forma duradera principalmente para un solo cliente y no emplean regularmente a ningún empleado sujeto a seguro. Para determinados colectivos asegurados obligatoriamente se aplica el alta dentro de los tres meses siguientes al inicio del trabajo. Haga que la Deutsche Rentenversicherung compruebe la clasificación lo antes posible. Hay que distinguir la cuestión del seguro de pensiones obligatorio de un posible falso trabajo por cuenta propia.
Empleados, permisos y residencia: Lo que también aplica
Si contrata personal, normalmente necesita un número de centro de trabajo (Betriebsnummer) para las notificaciones a la seguridad social. Solicítelo con antelación al servicio competente de la Agencia Federal de Empleo. Para ello se requiere, por regla general, el número de empresa (Unternehmensnummer) expedido por el seguro legal de accidentes. Son dos números distintos. Obtener la Betriebsnummer no supone dar de alta a los empleados: las nóminas, las notificaciones a la seguridad social y las posibles notificaciones inmediatas deben organizarse por separado.
Dependiendo de la actividad, pueden intervenir otros organismos, como inspección de alimentos, autoridades sanitarias o autoridades de otorgamiento de licencias. Verifique los requisitos específicos de la industria antes de comenzar. La declaración de actividad (Gewerbeanmeldung) no sustituye los permisos necesarios ni una posible inscripción en el registro mercantil (Handelsregister).
La autoridad de inmigración tampoco es un paso general después de cada puesta en marcha. Los nacionales de la UE y del EEE generalmente no necesitan un permiso de residencia para trabajar por cuenta propia; A los suizos se les aplican normas especiales de libertad de circulación. Para los nacionales de terceros países, el permiso de residencia existente debe permitir el trabajo por cuenta propia o se debe obtener el permiso necesario antes de comenzar. El tipo de permiso de residencia y sus condiciones son cruciales, no sólo la nacionalidad. La información oficial sobre visado y creación de empresas y permiso de residencia para autónomos proporciona orientación.
Procesar el correo gubernamental de forma segura
Para cada carta, ingrese el remitente, número de expediente, fecha de recepción, fecha límite y siguiente paso. Conserve también las notificaciones digitales y los justificantes de envío. Una solicitud de explicación no extiende automáticamente el plazo; solicite una posible prórroga de forma expresa y oportuna.
No pague solo porque una carta parece oficial. Las ofertas de directorios privados pagados no son una obligación oficial. Verifique el remitente, la base legal y la cuenta del destinatario utilizando datos de contacto oficiales encontrados de forma independiente. Si tiene alguna duda, no ignore una decisión genuina, aclárela dentro del plazo.
Su lista de verificación después de registrar su negocio
- Conservados el registro de actividad y los permisos o inscripciones necesarios.
- Configurado ELSTER y enviado el cuestionario dentro de un mes.
- Distinguidas correctamente Steuernummer, Steuer-ID y, en su caso, USt-IdNr.
- Aclaradas la cámara competente y las posibles reducciones de cuotas.
- Comprobados la entidad del seguro de accidentes y el aviso dentro del plazo; respondidas las consultas.
- Informado el seguro médico y comprobada la obligación de cotizar a pensiones.
- Si hay empleados: organizadas Unternehmensnummer, Betriebsnummer y notificaciones.
- Si procede: aclarado el permiso de residencia que autoriza la actividad antes de iniciarla.
- Archivados la correspondencia oficial, los plazos y los justificantes en un lugar fijo.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que esperar hasta que la oficina de impuestos escriba?
No. Por regla general debe enviar el cuestionario por iniciativa propia dentro de un mes desde el inicio de la actividad. La obligación sigue existiendo aunque no reciba ninguna carta.
¿Esto también se aplica a una empresa secundaria o a una pequeña empresa?
Sí, se siguen aplicando los requisitos básicos de creación y notificación de la actividad. El régimen alemán de exención de IVA para pequeñas empresas (Kleinunternehmerregelung) se refiere al IVA; no reemplaza el registro comercial ni el registro fiscal.
¿Qué se aplica a los autónomos?
Una actividad que pertenece exclusivamente a las profesiones liberales según el derecho alemán (freiberufliche Tätigkeit) normalmente no necesita Gewerbeanmeldung. Siguen siendo necesarios el registro fiscal y la revisión de las obligaciones de seguro y, en su caso, de colegiación profesional. Si las actividades son mixtas o su clasificación no está clara, solicite asesoramiento especializado.
¿Qué hago si no cumplo con una fecha límite?
Presente cuanto antes la notificación requerida, contacte con el organismo competente y conserve su respuesta. Las consecuencias dependen de la obligación concreta y de las circunstancias; no cabe anunciar una multa uniforme para todos los casos.
Organizar documentos en la vida cotidiana.
Con Motorica.io puede gestionar facturas, presupuestos y documentos contables o recibos en su trabajo diario. Este apoyo organizativo no sustituye los registros necesarios ni la valoración individual de una autoridad o un asesor fiscal.
Este artículo proporciona orientación general para iniciar un negocio en Alemania. Si tiene dudas sobre derecho fiscal, legal o de residencia, aclare su caso concreto con la oficina responsable o asesoramiento cualificado. Las fuentes oficiales enlazadas y la información de las instituciones responsables le ayudarán.