XRechnung e ZUGFeRD sono due formati consolidati per lo scambio di fatture elettroniche strutturate in Germania. La differenza principale riguarda il contenitore: XRechnung è un puro file XML; ZUGFeRD unisce dati XML strutturati a un PDF/A-3 leggibile. La scelta dipende dalla normativa, dai requisiti tecnici del destinatario e dal canale concordato, non dalla semplice distinzione «ente pubblico o impresa».
Questa guida illustra i requisiti tedeschi e non sostituisce una consulenza legale o fiscale sul singolo caso.
In breve
Dal 1° gennaio 2025, ai fini IVA tedeschi una fattura elettronica deve essere in un formato elettronico strutturato che consenta l’elaborazione automatica. Un normale PDF non è quindi una e-fattura, ma una «fattura di altro tipo».
XRechnung è l’attuazione tedesca della norma europea EN 16931. Contiene solo dati strutturati e può usare le sintassi XML UBL o UN/CEFACT CII. Nata soprattutto per la pubblica amministrazione, è utilizzabile anche tra imprese.
ZUGFeRD/Factur-X è un formato ibrido: l’XML strutturato è incorporato in un PDF/A-3. Le persone leggono il PDF, mentre il software contabile elabora l’XML. ZUGFeRD e lo standard francese Factur-X sono tecnicamente identici.
Alla data della verifica sono attuali XRechnung 3.0 con bundle 3.0.2 e ZUGFeRD 2.5.2/Factur-X 1.09.2. ZUGFeRD 2.5.2 è valido dal 1° settembre 2026.
La differenza essenziale
Una XRechnung è XML strutturato. La visualizzazione PDF non fa parte del formato e serve un viewer; l’amministrazione fiscale tedesca ne offre uno tramite ELSTER.
In ZUGFeRD, PDF e XML sono nello stesso contenitore PDF/A-3. Dal 2025, in caso di divergenza, i dati strutturati prevalgono ai fini fiscali. Entrambe le parti devono quindi nascere dalla stessa fonte ed essere confrontate prima dell’invio.
XRechnung non è riservata agli enti pubblici e ZUGFeRD non è limitato al B2B. ZUGFeRD è in linea di principio adatto a B2B, B2G e B2C. Per la PA, però, il destinatario stabilisce profilo e canale accettati. L’amministrazione federale può accettare il profilo ZUGFeRD XRECHNUNG come puro XML; un qualunque PDF ibrido non è automaticamente sufficiente.
Quali profili ZUGFeRD sono e-fatture?
ZUGFeRD comprende cinque profili: MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931 ed EXTENDED. XRECHNUNG è un sesto profilo di riferimento aggiuntivo. Per l’IVA tedesca, ZUGFeRD dalla versione 2.0.1 soddisfa in generale i requisiti, eccetto MINIMUM e BASIC WL.
EN 16931 è spesso adatto alle normali fatture nazionali. BASIC contiene meno dati; EXTENDED copre esigenze ulteriori. XRECHNUNG segue le regole nazionali tedesche. Nome e logo non provano la conformità: l’XML deve rispettare davvero profilo, EN 16931 e regole operative.
Cosa vale nel 2026?
Dal 1° gennaio 2025 le imprese stabilite in Germania devono poter ricevere e-fatture. Nel B2B può bastare una casella e-mail. Anche i «Kleinunternehmer» devono riceverle, benché le loro prestazioni siano esentate dall’obbligo di emissione.
Per l’emissione valgono periodi transitori. Fino al 31 dicembre 2026, per operazioni B2B nazionali sono ancora possibili carta o, con il consenso del destinatario, un normale PDF. Se il fatturato dell’emittente nell’anno precedente non superava 800.000 euro, l’opzione prosegue in generale fino a fine 2027. Dopo la transizione applicabile, le operazioni B2B nazionali comprese richiedono e-fattura.
Le eccezioni includono fatture fino a 250 euro lordi, titoli di viaggio, prestazioni dei Kleinunternehmer, molte operazioni esenti e operazioni B2C.
Gli appalti pubblici seguono inoltre regole federali, regionali e comunali. L’ordinanza federale richiede in generale e-fatture dal 27 novembre 2020, eccetto affidamenti diretti fino a 1.000 euro. Queste regole B2G sono distinte dalle transizioni B2B.
Come scegliere e inviare il formato
- Classificare l’operazione: B2B, B2G o B2C, stabilimento delle parti, eccezioni e transizioni.
- Chiedere i requisiti del destinatario: formato, profilo, Buyer Reference, Leitweg-ID, ordine e canale.
- Generare un formato attuale: versione XRechnung vigente e sintassi supportata, oppure profilo ZUGFeRD conforme a EN 16931.
- Inserire i dati obbligatori nella parte strutturata: nomi e indirizzi completi, numero fiscale o partita IVA del fornitore, data, numero univoco, descrizione e data della prestazione, imponibili, aliquota e IVA o riferimento all’esenzione. Possono servire altri dati.
- Validare tecnicamente: schema XML, elenchi di codici, EN 16931 e regole del profilo.
- Controllare il contenuto: la validità tecnica non prova che cliente, imposta, totali o IBAN siano corretti.
- Usare il canale richiesto: e-mail, interfaccia o portale nel B2B; spesso portale o Peppol per la PA. Le fatture federali possono richiedere ZRE o OZG-RE.
- Conservare l’originale strutturato: deve restare integro nel formato originario. Il termine IVA tedesco è in generale di otto anni dalla fine dell’anno di emissione.
Lista di controllo
- Operazione e regole B2B/B2G identificate
- Versione attuale XRechnung o ZUGFeRD scelta
- Profilo ZUGFeRD idoneo alla e-fattura usato
- Dati obbligatori completi nella parte strutturata
- Buyer Reference, Leitweg-ID e ordine conformi al destinatario
- IVA, totali, unità, pagamento e banca verificati
- XML validato con schema, codici e regole
- PDF ZUGFeRD confrontato con XML
- Canale corretto usato e stato documentato
- Originale strutturato integro e leggibile da macchina archiviato
Errori frequenti
Considerare un normale PDF una e-fattura: non contiene dati strutturati e dal 2025 è una «fattura di altro tipo».
Applicare «XRechnung alla PA, ZUGFeRD al B2B»: entrambi hanno usi più ampi; decide il destinatario.
Usare MINIMUM o BASIC WL senza verifica: non soddisfano i requisiti IVA tedeschi per la e-fattura.
Lasciare divergere PDF e XML: in ZUGFeRD prevale l’XML. Un PDF corretto non sana dati XML errati.
Pretendere sempre una firma qualificata: è un metodo possibile per garantire autenticità e integrità, non un obbligo generale. Può bastare una pista di controllo affidabile basata su procedure interne.
Archiviare solo il PDF visibile: la parte strutturata va conservata integra; anche eventuali informazioni fiscali aggiuntive nel PDF vanno mantenute.
Domande frequenti
XRechnung è sempre XML?
Sì. Si trasmette in una sintassi XML ammessa, come UBL o CII. Un PDF generato è solo una visualizzazione.
Ogni ZUGFeRD è una e-fattura?
No. Contano versione, profilo e conformità effettiva. Il Ministero tedesco riconosce in generale ZUGFeRD da 2.0.1, salvo MINIMUM e BASIC WL.
Nel B2B serve una Leitweg-ID?
In generale no. Serve a indirizzare fatture a enti pubblici tedeschi. Nel B2B il campo BT-10 può contenere un’altra Buyer Reference, secondo il destinatario.
La e-fattura deve essere firmata?
Non sempre. Origine, integrità e leggibilità vanno garantite, ma la firma qualificata è solo una delle modalità possibili.
Basta la validazione tecnica?
No. Trova errori di formato, ma non conferma prestazione, IVA, destinatario o conto bancario.
Per quanto tempo si conserva?
In generale otto anni ai fini IVA tedeschi. La parte strutturata deve restare integra, disponibile e processabile.
Conclusione
XRechnung è XML strutturato puro; ZUGFeRD unisce XML e PDF/A-3. Entrambi possono soddisfare i requisiti quando versione, profilo, dati obbligatori e istruzioni del destinatario coincidono. Validazione tecnica, controllo del contenuto e conservazione dell’originale strutturato evitano la maggior parte dei rifiuti.
Passo successivo
Prima della prima e-fattura reale, confermate con il destinatario formato, riferimenti e canale. Per organizzare fatture, preventivi e documenti in un unico posto, potete provare Motorica.io.
Fonti e data di verifica
Verificato il 14 settembre 2026
- Ministero federale tedesco delle Finanze: FAQ e-fattura
- Legge IVA tedesca, § 14
- Legge IVA tedesca, § 14b
- Ordinanza federale tedesca sulla e-fattura
- KoSIT: versioni e bundle XRechnung
- KoSIT: FAQ XRechnung
- FeRD: ZUGFeRD 2.5.2
- Ministero tedesco delle Finanze: aggiornamento GoBD
Questo articolo offre una panoramica delle regole tedesche e non sostituisce una consulenza legale o fiscale individuale.