Una fattura destinata a un ente pubblico tedesco non è un normale PDF inviato a un indirizzo qualsiasi. Molti appalti richiedono una XRechnung, cioè XML strutturato elaborabile automaticamente. Servono anche Leitweg-ID corretto, canale prescritto e validazione.
Questa guida descrive le regole B2G tedesche; non sostituisce il contratto né una consulenza legale o fiscale.
In sintesi
- XRechnung è XML conforme a EN 16931 e alle regole tedesche; un semplice PDF non lo è.
- A settembre 2026 è in vigore XRechnung 3.0, specifica 3.0.2 e Bundle KoSIT 3.0.2 del 31 agosto 2026. La 4.0 è solo una prerelease.
- Per i fornitori federali l’obbligo vale in generale dal 27 novembre 2020. ERechV prevede eccezioni, tra cui alcuni ordini diretti fino a 1.000 euro, ma il contratto può comunque richiedere l’e-fattura.
- Länder e comuni possono usare portali e regole differenti. Contano i documenti del destinatario.
- Le transizioni B2B dal 2025 non annullano le regole B2G.
Ogni ente richiede XRechnung?
No. OZG-RE è l’ingresso centrale per l’amministrazione federale diretta. Länder, comuni, università e società pubbliche possono usare altri portali, formati ed eccezioni. La panoramica KoSIT aiuta, ma ordine e contratto sono vincolanti.
Il § 3 ERechV comprende, per esempio, alcuni ordini diretti fino a 1.000 euro, fatture riservate e determinati acquisti esteri. Non è un’autorizzazione generale al PDF.
Dati da chiedere prima
- denominazione completa e indirizzo di fatturazione,
- Leitweg-ID o Buyer Reference,
- numero fornitore e ordine, se assegnati,
- riferimenti di contratto, progetto e incarico,
- portale e canale esatto,
- indirizzi elettronici richiesti di venditore e compratore,
- periodo della prestazione, condizioni di pagamento, conto e regole degli allegati.
Copia i riferimenti esattamente: un carattere errato può bloccare l’instradamento.
Inserire correttamente il Leitweg-ID
Il Leitweg-ID indirizza la fattura all’unità competente. Nella fattura federale va in BT-10 “Buyer reference”. Lo fornisce l’ente; il fornitore non ne richiede uno proprio. Un ente può averne diversi.
Leitweg-ID, numero ordine e numero fornitore sono campi distinti. Indicarli solo nel testo o in un PDF spesso non basta.
Dati obbligatori
L’XML deve contenere in forma strutturata venditore e compratore con indirizzi, data e numero univoco, natura e quantità della prestazione, data/periodo, imponibili, categorie e aliquote IVA, IVA, totale e le necessarie indicazioni di esenzione o reverse charge.
Per il livello federale, il § 5 ERechV richiede anche Leitweg-ID, coordinate bancarie, condizioni di pagamento e contatto elettronico dell’emittente. Numeri fornitore e ordine vanno inclusi se comunicati. XRechnung 3.0 richiede gli indirizzi elettronici delle parti. I dati obbligatori non possono restare solo nell’allegato.
XRechnung, ZUGFeRD e PDF
XRechnung è XML UBL o UN/CEFACT CII. Una visualizzazione leggibile aiuta il controllo ma non è XRechnung. ZUGFeRD combina di norma PDF/A-3 e XML; un ente non deve accettarlo anche se fiscalmente valido. Un PDF semplice non è un’e-fattura strutturata.
Creazione in Motorica
- Crea l’ente come cliente e completa il destinatario.
- Riporta Leitweg-ID, numeri ordine e fornitore.
- Inserisci righe, periodo, IVA, condizioni di pagamento e conto.
- Controlla l’anteprima leggibile.
- Con Fattura elettronica esporta XRechnung CII XML; usa ZUGFeRD solo se accettato.
- Valida e invia tramite il canale indicato.
- Conserva XML, ricevuta, stato e rifiuti.
Tutte le lingue mostrano lo stesso riquadro Backoffice controllato, con titolo e comandi completi.
Canale, validazione e allegati
Non basta inviare XML a un’e-mail generica. OZG-RE offre inserimento web, upload, Peppol e un proprio canale e-mail con indirizzo e regole della piattaforma; gli allegati possono dover essere incorporati. Altri enti possono avere altri portali. Non inviare test in produzione.
La validazione controlla schema XML, EN 16931, regole XRechnung e codici usando il Bundle corrente. “Valid” non conferma prestazione, IVA o conto: confronta ordine, prova della prestazione, accettazione e importi. Un allegato non sostituisce dati strutturati.
Invio e conservazione
Conserva l’XML inviato immutato con ora, canale, ID transazione e stato. L’accettazione tecnica non è approvazione né promessa di pagamento. Dopo un rifiuto correggi i dati di origine e genera un nuovo file.
Ai fini IVA tedeschi le fatture si conservano in generale otto anni dalla fine dell’anno di emissione; altre norme possono richiedere di più. Stampa XML o solo PDF non sostituiscono l’originale elettronico.
Errori comuni
- chiamare XRechnung un PDF,
- versione vecchia o portale errato,
- confondere Leitweg-ID, ordine e fornitore,
- ID solo nel testo/allegato,
- indirizzo elettronico mancante,
- dati obbligatori solo nel PDF,
- totali incoerenti per arrotondamenti,
- e-mail generica invece del portale,
- confondere ricezione tecnica e pagamento,
- non archiviare XML e ricevuta.
Checklist
- Ente e indirizzo corretti
- Leitweg-ID attuale in BT-10
- Riferimenti nei campi corretti
- Numero, data e periodo completi
- Righe, quantità, unità e descrizioni chiare
- Categorie IVA, aliquote, importi e totali coerenti
- Condizioni, scadenza e conto presenti
- Indirizzi elettronici delle parti presenti
- XML validato con regole attuali
- Portale, canale, allegati e limiti conformi
- File e ricevuta saranno archiviati
Domande frequenti
Ogni contratto pubblico richiede XRechnung?
No. Dipende da base giuridica, destinatario e contratto; federazione, Länder e comuni applicano regole diverse.
Posso inviare un PDF?
Solo se consentito. Il PDF semplice non sostituisce l’XML.
Serve un Leitweg-ID proprio?
No. L’ente comunica quello dell’ordine; a livello federale va in BT-10.
ZUGFeRD è accettato?
Talvolta, se profilo, contenuto e canale rispettano i requisiti. Non automaticamente.
Quale versione vale a settembre 2026?
XRechnung 3.0, specifica 3.0.2 e Bundle del 31 agosto 2026. La prerelease 4.0 non è ancora lo standard produttivo.
“Accettata tecnicamente” significa pagata?
No. Seguono controllo contenutistico, abbinamento all’ordine e approvazione interna.
Fonti ufficiali e data
Aggiornato al 16 settembre 2026; fonti primarie in tedesco.
- KoSIT: XRechnung e versioni
- ERechV
- § 14 UStG e § 14b
- FAQ BMF
- OZG-RE per emittenti e canali
- FAQ Leitweg-ID e attuazione nei Länder
Passo successivo
Chiedi Leitweg-ID, riferimenti e canale accettando l’ordine. Poi crea la fattura in Motorica, esporta XRechnung, validala e conservala con la ricevuta.
Queste sono informazioni generali sulla Germania, non consulenza individuale.