În limbajul de zi cu zi, bonul fiscal, chitanța de plată și factura sunt adesea confundate. În dreptul german, însă, ele au funcții diferite. Nu titlul documentului este decisiv, ci conținutul său: un bon poate fi și factură, dar o factură nu dovedește automat că a fost plătită.
Acest ghid explică regulile din Germania valabile la 14 septembrie 2026.
Diferența într-o singură frază
- Factura (Rechnung): decontează o livrare sau un serviciu și arată suma datorată. Poate fi emisă înainte sau după plată.
- Chitanța de plată (Quittung): confirmă primirea unei prestații, de regulă a unei plăți. Persoana care a plătit poate cere, în principiu, o confirmare scrisă conform § 368 din Codul civil german (BGB).
- Bonul sau documentul de casă (Kassenbon/Kassenbeleg): documentează o operațiune înregistrată într-un sistem electronic de casă. În funcție de conținut, poate fi și factură de mică valoare sau factură completă.
De ce denumirea nu este suficientă
Potrivit § 14 din Legea germană privind TVA (UStG), orice document prin care se decontează o livrare sau un alt serviciu este o factură, indiferent cum este numit în relațiile comerciale. Un document numit „chitanță”, „document” sau „bon” poate fi, așadar, factură în scopuri de TVA dacă include informațiile cerute.
Invers, cuvântul „factură” nu face conform un document incomplet. Pentru deducerea TVA, întreprinderea trebuie, în principiu, să dețină o factură emisă conform §§ 14 și 14a UStG. Un extras bancar sau o dovadă de plată arată plata, dar de obicei nu înlocuiește factura necesară.
Când este suficient un bon ca factură?
Pentru un total de cel mult 250 € brut, se aplică regulile simplificate pentru facturi de mică valoare din § 33 UStDV. Documentul trebuie să conțină cel puțin:
- denumirea completă și adresa completă a furnizorului,
- data emiterii,
- cantitatea și tipul bunurilor sau volumul și tipul serviciului,
- suma brută și cota TVA aplicabilă ori o mențiune privind scutirea.
Pe o factură obișnuită de mică valoare nu sunt necesare numele și adresa clientului, numărul fiscal, numărul facturii și valoarea TVA separată. Simplificarea nu se aplică însă, printre altele, livrărilor intracomunitare, anumitor vânzări la distanță transfrontaliere și operațiunilor cu taxare inversă.
Multe bonuri îndeplinesc aceste condiții. Dacă lipsește un element obligatoriu sau totalul depășește 250 €, întreprinderea trebuie să solicite o factură conformă. Bonul nu are automat o valoare mai mică; contează suma, operațiunea și conținutul.
Ce trebuie să conțină o factură obișnuită?
§ 14 alin. 4 UStG cere, în principiu:
- numele complet și adresa completă ale furnizorului și clientului,
- numărul fiscal german sau codul de TVA al furnizorului,
- data emiterii,
- un număr secvențial de factură atribuit o singură dată,
- cantitatea și denumirea comercială a bunurilor sau volumul și tipul serviciului,
- data livrării sau prestării,
- baza netă defalcată pe cote și scutiri, inclusiv reducerile convenite în avans,
- cota și suma TVA sau mențiunea scutirii,
- dacă este cazul, formule legale precum „Gutschrift” ori „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers”.
Locul prestării și codul de TVA al clientului nu sunt mențiuni generale obligatorii pe fiecare factură. Tranzacțiile speciale sau transfrontaliere pot necesita informații suplimentare conform § 14a UStG.
Pentru operațiunile unui mic întreprinzător scutit conform § 19 UStG se aplică mențiunile simplificate din § 34a UStDV. Factura trebuie să indice scutirea pentru mici întreprinzători, iar TVA nu trebuie evidențiată separat.
Ce dovedește chitanța de plată?
Quittung este o confirmare scrisă de primire conform § 368 BGB. De regulă, confirmă că creditorul a primit o anumită sumă. Sunt utile:
- plătitorul și beneficiarul,
- suma și moneda,
- scopul plății sau factura asociată,
- data și locul,
- semnătura beneficiarului.
Răspunde mai ales la întrebarea „Plata a fost primită?” Factura răspunde la „Ce se facturează și cu ce sumă?” Dacă chitanța include și toate mențiunile fiscale obligatorii, poate îndeplini ambele funcții. Altfel, este doar dovadă de plată.
Ce este special la documentul de casă?
Cine înregistrează operațiuni supuse evidenței cu un sistem electronic trebuie, în principiu, să emită și să pună imediat la dispoziție un document conform § 146a alin. 2 AO. Acesta poate fi pe hârtie sau, cu acordul destinatarului, electronic.
§ 6 KassenSichV cere, între altele, date despre întreprindere, orele operațiunii, prestație, numărul tranzacției, sumă și cotă, precum și despre casă și dispozitivul tehnic de securitate certificat. Aceste date tehnice nu înlocuiesc cerințele TVA pentru factură; ambele seturi de reguli se pot aplica simultan.
Într-o vânzare obișnuită, clientul nu este obligat să ia bonul oferit. Întreprinderea trebuie totuși să îl emită și să îl pună la dispoziție, dacă autoritatea fiscală nu a acordat o derogare.
Factura electronică: ce se aplică în 2026?
Din 2025, o E-Rechnung este numai factura într-un format electronic structurat care permite prelucrarea electronică. Un PDF simplu este o „altă factură”, nu factură electronică. XRechnung și ZUGFeRD de la versiunea 2.0.1, cu excepția profilurilor MINIMUM și BASIC-WL, sunt formate conforme uzuale.
Pentru tranzacții B2B interne în Germania:
- din 1 ianuarie 2025, întreprinderile germane trebuie să poată primi facturi electronice; o căsuță de e-mail poate fi suficientă;
- până la 31 decembrie 2026, toți emitenții pot folosi încă hârtie sau, cu acordul destinatarului, PDF simplu;
- în 2027, tranziția continuă pentru emitenții cu cifra de afaceri din anul precedent de cel mult 800.000 € și pentru anumite proceduri EDI;
- din 2028, factura electronică este, în principiu, obligatorie în domeniul B2B intern relevant.
Excepțiile includ facturile de până la 250 €, biletele de transport și serviciile micilor întreprinzători. Aceștia trebuie totuși să poată primi E-Rechnungen. Pentru autorități există separat reguli B2G.
Cât timp se păstrează documentele?
Întreprinderile trebuie să păstreze copii ale facturilor emise și toate facturile primite, în principiu, opt ani conform § 14b UStG. Documentele contabile, inclusiv bonurile și chitanțele firmei, se păstrează de regulă tot opt ani conform § 147 AO. Termenul începe în mod normal la sfârșitul anului în care factura a fost emisă sau documentul a apărut. Se poate prelungi dacă actele rămân relevante pentru o procedură fiscală neîncheiată.
În tot acest timp, documentele trebuie să rămână complete, lizibile, disponibile și verificabile. Pentru E-Rechnung trebuie păstrată intactă cel puțin partea structurată originală; o simplă vizualizare PDF nu este suficientă. Hârtia termică se poate șterge, de aceea trebuie realizată rapid o imagine digitală lizibilă și arhivată ordonat. Distrugerea ulterioară a hârtiei depinde de procedura GoBD documentată și de alte cerințe nefiscale.
Ghid practic de decizie
- Dovedește plata: păstrează chitanța sau o altă dovadă de plată.
- Dovedește prestația și TVA: pentru facturare corectă sau deducere TVA, verifică mențiunile facturii.
- Verifică suma: până la 250 € brut inclusiv, un bon complet poate fi factură de mică valoare.
- Verifică situațiile speciale: operațiunile transfrontaliere, taxarea inversă, micii întreprinzători, mesele de afaceri și autoritățile pot avea reguli suplimentare.
- Verifică E-Rechnung: stabilește dacă operațiunea intră în B2B german și dacă se folosește tranziția din 2026.
- Arhivează ordonat: leagă factura de dovada plății și de documentele suplimentare fără a modifica datele originale.
Greșeli frecvente
„Factura dovedește că s-a plătit.” Nu. Ea documentează mai întâi decontarea. Plata poate fi dovedită prin chitanță, extras bancar sau starea din sistemul de plăți.
„Bonul nu permite niciodată deducerea TVA.” Prea general. Până la 250 € poate fi suficient dacă respectă § 33 UStDV și nu există o excludere.
„Chitanța înlocuiește întotdeauna factura.” Nu. Dovedește plata, dar poate să nu conțină mențiunile facturii.
„Un PDF este factură electronică.” Nu din 2025. PDF-ul simplu este nestructurat și este o altă factură.
„Facturile primite se păstrează cinci ani, iar cele emise zece.” Greșit. Termenul general de TVA este de opt ani pentru ambele.
Întrebări frecvente
Pot cere chitanță după o plată în numerar?
Da. Conform § 368 BGB, debitorul poate cere, în principiu, confirmare scrisă la primirea prestației. În multe situații la casă, bonul îndeplinește practic această funcție.
Poate bonul fi și factură?
Da. Până la 250 € brut, este adesea suficient dacă are toate mențiunile simplificate. Peste 250 € sunt necesare mențiunile obișnuite, dacă nu se aplică o regulă specială.
Este suficient extrasul bancar pentru deducerea TVA?
Dovedește plata, dar în general nu este factură. Deducerea cere, de regulă, deținerea unei facturi valabile.
Fiecare factură trebuie să aibă cod TVA?
Nu. O factură obișnuită are nevoie, de regulă, de numărul fiscal german sau codul TVA al furnizorului. La facturi de până la 250 € nu este necesar niciunul. Cazurile speciale pot diferi.
Este necesară E-Rechnung și la plata în numerar?
Metoda de plată nu schimbă regulile. O tranzacție B2B germană peste 250 € poate necesita E-Rechnung atunci când nu se aplică o tranziție sau excepție.
Concluzie
Factura, chitanța și bonul nu sunt categorii care se exclud. Factura documentează decontarea, chitanța plata, iar bonul operațiunea de casă. Un singur document poate îndeplini mai multe funcții dacă are toate informațiile cerute.
Verifică suma, operațiunea și conținutul, nu doar titlul. În activitatea zilnică, leagă factura de dovada plății și păstrează-le pe ambele în mod verificabil.
Pasul următor
Motorica.io te ajută să organizezi facturi, plăți și documente într-un singur loc și să observi mai ușor dovezile lipsă.
Surse și dată
Actualizat la 14 septembrie 2026
- § 14 UStG – emiterea facturilor
- § 14a UStG – obligații suplimentare
- § 14b UStG – păstrarea facturilor
- § 15 UStG – deducerea TVA
- § 33 UStDV – facturi de mică valoare
- § 34a UStDV – facturile micilor întreprinzători
- § 146a AO – sisteme electronice și obligația de document
- § 147 AO – păstrarea documentelor
- § 6 KassenSichV – cerințele bonului
- § 368 BGB – chitanța
- Ministerul Federal german al Finanțelor – întrebări E-Rechnung, martie 2026
Acest articol oferă o prezentare generală a dreptului german și nu reprezintă consultanță fiscală sau juridică individuală. Discutați cazurile speciale cu un consultant fiscal sau alt profesionist calificat.