XRechnung și ZUGFeRD sunt două formate consacrate pentru schimbul facturilor electronice structurate în Germania. Diferența esențială este ambalarea: XRechnung este un fișier XML pur, iar ZUGFeRD combină XML structurat cu un document PDF/A-3 lizibil. Alegerea depinde de lege, cerințele tehnice ale destinatarului și canalul convenit, nu doar de opoziția „autoritate sau companie”.
Ghidul explică normele germane și nu înlocuiește consultanța juridică sau fiscală individuală.
Pe scurt
Din 1 ianuarie 2025, o factură electronică în sensul TVA germane trebuie să aibă un format electronic structurat care permite prelucrarea automată. Un PDF obișnuit nu mai este e-factură, ci „altă factură”.
XRechnung este implementarea germană a standardului european EN 16931. Conține numai date structurate și poate folosi sintaxa XML UBL sau UN/CEFACT CII. Deși creată mai ales pentru administrație, poate fi folosită și B2B.
ZUGFeRD/Factur-X este un format hibrid: XML-ul este încorporat într-un PDF/A-3. Oamenii citesc PDF-ul, iar programele contabile prelucrează XML-ul. ZUGFeRD și standardul francez Factur-X sunt identice tehnic.
La data verificării sunt actuale XRechnung 3.0 cu bundle 3.0.2 și ZUGFeRD 2.5.2/Factur-X 1.09.2. ZUGFeRD 2.5.2 este valabil din 1 septembrie 2026.
Diferența esențială
XRechnung este XML structurat. Vizualizarea PDF nu face parte din format și este necesar un viewer; administrația fiscală germană oferă unul prin ELSTER.
În ZUGFeRD, PDF-ul și XML-ul se află în același container PDF/A-3. Din 2025, dacă diferă, datele structurate sunt decisive fiscal. Cele două părți trebuie generate din aceeași sursă și comparate înainte de trimitere.
XRechnung nu este rezervată autorităților, iar ZUGFeRD nu este limitat la B2B. ZUGFeRD poate fi folosit în principiu B2B, B2G și B2C. Pentru autorități, destinatarul stabilește profilul și canalul acceptat. Administrația federală poate accepta profilul ZUGFeRD XRECHNUNG ca XML pur; orice PDF hibrid nu este automat suficient.
Ce profiluri ZUGFeRD sunt e-facturi?
ZUGFeRD are cinci profiluri: MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931 și EXTENDED. XRECHNUNG este un al șaselea profil de referință suplimentar. Pentru TVA germană, ZUGFeRD de la versiunea 2.0.1 îndeplinește în general condițiile, cu excepția MINIMUM și BASIC WL.
EN 16931 este adesea potrivit pentru facturi interne obișnuite. BASIC conține mai puține date, EXTENDED acoperă cerințe suplimentare, iar XRECHNUNG urmează regulile germane. Numele fișierului sau sigla nu demonstrează conformitatea: XML-ul trebuie să respecte efectiv profilul, EN 16931 și regulile de afaceri.
Ce se aplică în 2026?
Întreprinderile stabilite în Germania trebuie să poată primi e-facturi din 1 ianuarie 2025. În B2B poate fi suficientă o adresă de e-mail. Și „Kleinunternehmer” trebuie să le primească, chiar dacă propriile servicii sunt exceptate de la obligația emiterii.
Pentru emitere există perioade de tranziție. Până la 31 decembrie 2026, în B2B intern se poate folosi hârtie sau, cu acordul destinatarului, PDF obișnuit. Dacă cifra de afaceri a emitentului din anul anterior nu a depășit 800.000 euro, opțiunea continuă în general până la sfârșitul lui 2027. După tranziția aplicabilă, operațiunile B2B interne vizate cer e-factură.
Excepțiile includ facturi de până la 250 euro brut, bilete de călătorie, servicii ale Kleinunternehmer, multe operațiuni scutite de TVA și B2C.
Achizițiile publice urmează și reguli federale, regionale și locale. Ordonanța federală impune în general e-factura din 27 noiembrie 2020, cu excepția comenzilor directe de până la 1.000 euro. Aceste reguli B2G nu sunt perioadele de tranziție B2B.
Cum alegi și trimiți formatul corect
- Clasifică operațiunea: B2B, B2G sau B2C, stabilirea părților, excepția și tranziția.
- Cere cerințele destinatarului: format, profil, Buyer Reference, Leitweg-ID, comandă și canal.
- Generează formatul actual: versiunea XRechnung în vigoare și sintaxa acceptată sau un profil ZUGFeRD conform EN 16931.
- Include datele obligatorii structurat: denumiri și adrese complete, numărul fiscal sau codul TVA al furnizorului, data, număr unic, descrierea și data serviciului, sume nete, cota și suma TVA ori motivul scutirii. Pot fi necesare date suplimentare.
- Validează tehnic: schema XML, listele de coduri, EN 16931 și regulile profilului.
- Verifică fondul: validitatea tehnică nu confirmă clientul, taxa, totalurile sau contul bancar.
- Folosește canalul cerut: e-mail, interfață sau portal în B2B; deseori portal sau Peppol pentru autorități. Facturile federale pot necesita ZRE sau OZG-RE.
- Păstrează originalul structurat: partea structurată trebuie să rămână intactă în formatul original. Termenul TVA german este în general opt ani de la sfârșitul anului emiterii.
Listă de verificare
- Operațiunea și regulile B2B/B2G identificate
- Versiune actuală XRechnung sau ZUGFeRD aleasă
- Profil ZUGFeRD eligibil pentru e-factură folosit
- Date obligatorii complete în partea structurată
- Buyer Reference, Leitweg-ID și comanda conform destinatarului
- TVA, totaluri, unități, plată și bancă verificate
- XML validat cu schema, codurile și regulile
- PDF-ul ZUGFeRD comparat cu XML-ul
- Canal corect folosit și statut documentat
- Original structurat intact și prelucrabil arhivat
Greșeli frecvente
Considerarea unui PDF obișnuit drept e-factură: nu are date structurate și din 2025 este „altă factură”.
Regula „XRechnung pentru autorități, ZUGFeRD pentru B2B”: ambele au utilizări mai largi; destinatarul decide acceptarea.
Folosirea MINIMUM sau BASIC WL fără verificare: aceste profiluri nu îndeplinesc cerințele germane de TVA pentru e-factură.
Diferențe între PDF și XML: în ZUGFeRD prevalează XML-ul. Un PDF corect vizual nu repară date XML greșite.
Cererea automată a semnăturii calificate: este o metodă posibilă de a garanta autenticitatea și integritatea, nu o obligație generală. Poate fi suficientă o pistă de audit internă fiabilă.
Arhivarea numai a PDF-ului: partea structurată trebuie păstrată intactă; și informațiile fiscale suplimentare din PDF trebuie reținute.
Întrebări frecvente
XRechnung este întotdeauna XML?
Da. Se transmite într-o sintaxă XML admisă, precum UBL sau CII. Un PDF generat este doar o vizualizare.
Orice ZUGFeRD este e-factură?
Nu. Contează versiunea, profilul și conformitatea reală. Ministerul german recunoaște în general ZUGFeRD de la 2.0.1, exceptând MINIMUM și BASIC WL.
Este necesar Leitweg-ID în B2B?
În general nu. El adresează facturi către entități publice germane. În B2B, câmpul BT-10 poate conține alt Buyer Reference, potrivit cerințelor destinatarului.
E-factura trebuie semnată electronic?
Nu întotdeauna. Originea, integritatea și lizibilitatea trebuie garantate, dar semnătura calificată este doar una dintre metode.
Este suficientă validarea tehnică?
Nu. Detectează erori de format, dar nu confirmă serviciul, TVA-ul, destinatarul sau contul bancar.
Cât timp se păstrează?
În general opt ani pentru TVA germană. Partea structurată trebuie să rămână intactă, disponibilă și prelucrabilă.
Concluzie
XRechnung este XML structurat pur; ZUGFeRD combină XML și PDF/A-3. Ambele pot îndeplini cerințele dacă versiunea, profilul, datele obligatorii și instrucțiunile destinatarului se potrivesc. Validarea, controlul conținutului și arhivarea originalului structurat previn majoritatea respingerilor.
Pasul următor
Înainte de prima e-factură reală, confirmă formatul, referințele și canalul cu destinatarul. Pentru a organiza central facturi, oferte și documente, poți încerca Motorica.io.
Surse și data verificării
Verificat la 14 septembrie 2026
- Ministerul german de Finanțe: întrebări despre e-factură
- Legea germană TVA, § 14
- Legea germană TVA, § 14b
- Ordonanța federală germană privind e-factura
- KoSIT: versiuni și bundle-uri XRechnung
- KoSIT: FAQ XRechnung
- FeRD: ZUGFeRD 2.5.2
- Ministerul german de Finanțe: modificarea GoBD
Articolul prezintă regulile germane în general și nu înlocuiește consultanța juridică sau fiscală individuală.