În Germania, o factură poate fi emisă în germană, engleză sau bilingv. Contează datele obligatorii complete și clare, tratamentul fiscal corect, cerințele clientului și posibilitatea verificării ulterioare. Ghidul explică dreptul german la 23 septembrie 2026 și nu reprezintă consultanță fiscală sau juridică.
Răspunsul scurt
Pentru un client din Germania, germana este de obicei cea mai simplă. Engleza este practică internațional, iar o factură bilingvă reduce întrebările. Legea germană privind TVA nu impune, în general, limba germană pentru orice factură. Dar limba oficială a procedurii fiscale este germana, astfel că fiscul poate cere traducere.
Limba nu schimbă datele TVA obligatorii sau regulile e‑facturii. La autorități, clienți mari și portaluri au prioritate limba, formatul și canalul cerute.
Tabel de decizie
| Situație | De regulă util | Verifică |
|---|---|---|
| Ambele părți în Germania | Germană | Contract, comandă, obligația e‑facturii |
| Client german cu engleză de grup | Germană sau bilingv | Aprobarea clientului |
| Client extern | Engleză sau bilingv | Contract, taxe, reguli locale |
| Autoritate | Limba comenzii | XRechnung, Leitweg-ID, portal |
| B2B în UE | Engleză sau bilingv | coduri TVA, locul prestării, reverse charge |
Legea stabilește limba facturii?
§ 14 UStG enumeră cerințele, fără o obligație generală de germană. Factura nu devine nevalabilă numai fiindcă este în engleză. Totuși, părțile, operațiunea, suma și TVA trebuie să fie clare, iar contractul și specificația beneficiarului trebuie respectate.
Ce date trebuie să fie clare?
O factură standard include denumirile și adresele complete, numărul fiscal sau codul TVA al furnizorului, data, numărul unic și consecutiv, tipul și cantitatea bunurilor sau întinderea serviciului, data/perioada, baza pe cote, reducerile, cota și suma TVA ori mențiunea scutirii.
Contul bancar, termenul de plată, comanda și contactul sunt utile, dar nu devin astfel date TVA obligatorii. Locul prestării nu este un câmp universal. Până la 250 EUR se aplică cerințe reduse prin § 33 UStDV.
Mențiuni speciale și operațiuni externe
§ 14a UStG poate cere date suplimentare, precum ambele coduri TVA sau „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers / Reverse charge”. Regimul german de scutire de TVA pentru întreprinderi mici (Kleinunternehmerregelung) interzice afișarea TVA și impune o referire clară la § 19 UStG.
După scrisoarea BMF din 17 septembrie 2025, pentru anumite mențiuni sunt acceptate echivalente în altă limbă oficială UE. Forma germană/engleză rămâne foarte clară. Limba nu înlocuiește analiza locului, scutirii și raportării.
Ce poate solicita fiscul?
Conform § 87 AO, limba oficială este germana. Pentru o factură, un document contabil sau chitanță ori contract străin, autoritatea poate cere traducere, inclusiv autorizată în caz justificat. Dacă lipsește, o poate obține pe cheltuiala părții.
Germană, engleză sau bilingv?
Germana reduce întrebările în Germania. Engleza este potrivită internațional când termenii sunt exacți. Bilingv combină avantajele, dar fiecare sumă, dată și informație fiscală trebuie să aibă un singur sens.
O factură bilingvă sigură
Folosește perechi aprobate precum „Rechnungsnummer / Invoice number”. Nu traduce denumiri, adrese, IBAN, coduri TVA, moneda sau cifrele. Stabilește limba principală în contract. Tradu doar descrierile, fără un al doilea calcul fiscal; corecțiile trimit clar la factura inițială.
Clienți din Germania și servicii recurente
Pentru B2B german, germana este punctul de pornire simplu. Dacă grupul lucrează în engleză, întreabă contabilitatea înaintea primei facturi. Salvează alegerea în fișa clientului și indică limpede perioada serviciilor continue.
Clienți externi și UE
Engleza este frecvent comună, dar verifică regulile țării și clasificarea TVA germană. B2B în UE cere adesea verificarea codului TVA și reverse charge corect; exportul, alte dovezi. Conveniți separat moneda, comisioanele și legea aplicabilă.
E‑factura: limba nu este formatul
E‑factura conține date structurate, citibile automat. Un PDF obișnuit trimis prin e-mail nu este, de regulă, e‑factură. Din 1 ianuarie 2025, firmele din Germania trebuie să poată primi e‑facturi. Până la sfârșitul lui 2026, toți emitenții pot utiliza în principiu alte facturi; la o cifră de afaceri precedentă de maximum 800.000 EUR, tranziția durează de regulă până la sfârșitul lui 2027. Kleinunternehmer este scutit de emitere, nu de primire. Detalii: FAQ BMF.
Imaginea poate fi în engleză, iar datele pot folosi coduri standard. Datele structurate sunt decisive și trebuie să coincidă cu afișarea.
XRechnung, ZUGFeRD și sectorul public
XRechnung aplică EN 16931 în Germania. Verifică versiunile XRechnung și cerințele beneficiarului. ZUGFeRD poate fi e‑factură cu profilul corect. Autoritatea poate cere Leitweg-ID, referința comenzii și portalul; PDF-ul nu remediază datele lipsă.
Proces înaintea primei facturi
- Verifică contractul, comanda, limba și formatul.
- Clasifică operațiunea: internă, UE, externă, scutită sau reverse charge.
- Stabilește mențiunile normale și speciale.
- Alege un șablon controlat.
- Testează formatul și canalul e‑facturii.
- Verifică părțile, ID-urile, datele, serviciul, sumele și TVA.
- Păstrează formatul original cu dovezile de validare și transmitere.
Facturile se păstrează în principiu opt ani conform § 14b UStG, de la sfârșitul anului emiterii. Alte documente pot necesita mai mult.
Erori frecvente
- Engleză deși clientul cere germană sau portal.
- Confundarea numărului fiscal cu codul TVA.
- Serviciu sau perioadă neclară.
- Lipsa mențiunii reverse charge.
- Sume sau date diferite în cele două limbi.
- PDF tratat drept e‑factură ori lipsa datelor originale.
- Vechii zece ani în locul regulii actuale de opt ani.
Întrebări frecvente
Este valabilă o factură în engleză în Germania?
Da, dacă toate datele aplicabile sunt complete, clare și lizibile. Contractul poate cere germana, iar fiscul traducere.
Trebuie fiecare factură să fie bilingvă?
Nu. Este o opțiune practică, nu o obligație generală.
Reverse charge trebuie scris în germană?
Pentru unele mențiuni se acceptă alte limbi oficiale UE. Combinația germană/engleză este foarte clară; tratamentul fiscal trebuie să fie corect.
Poate e‑factura conține text englez?
Da, dacă formatul, codurile și câmpurile sunt corecte, iar destinatarul le poate procesa.
Ce limbă prevalează la contradicții?
Contractul ar trebui să decidă. Clauza nu repară însă sume sau date structurate diferite; toate reprezentările trebuie să coincidă.
Concluzie
Germana este opțiunea robustă, engleza este permisă internațional, iar factura bilingvă controlată este adesea cea mai bună punte. Siguranța rezultă din date complete, TVA corectă, format conform, cerințe respectate și consecvență.
Surse oficiale și dată
Verificat la 23 septembrie 2026 după § 14 UStG, § 14a UStG, § 14b UStG, § 33 UStDV, § 87 AO, FAQ BMF, UStAE și versiunile XRechnung.