Factura unei întreprinderi mici trebuie să arate clar cine facturează cui, pentru ce bunuri sau servicii și la ce preț. Pentru o operațiune scutită de TVA în temeiul § 19 UStG, nu evidențiați TVA separat. Includeți în schimb o mențiune privind scutirea. Acest ghid explică cerințele pentru operațiunile interne obișnuite din Germania și oferă un model de factură pe care îl puteți adapta.
Explicat pe scurt
Din 2025, § 34a UStDV prevede cerințe simplificate pentru facturile aferente operațiunilor scutite de TVA ale întreprinderilor mici. Un număr de identificare în scopuri de TVA nu este obligatoriu: numărul fiscal Steuernummer atribuit de administrația fiscală este o alternativă permisă. Numărul facturii și data prestării nu fac parte din acest minim special, dar sunt utile pentru o evidență contabilă clară.
Regimul german de scutire de TVA pentru întreprinderi mici (Kleinunternehmerregelung) privește TVA; nu este o formă juridică și nici o scutire de toate impozitele. Pentru întreprinderile stabilite în Germania, cifra de afaceri relevantă nu trebuie, în principiu, să depășească 25.000 de euro în anul calendaristic precedent și 100.000 de euro în anul curent. Se ia în calcul cifra de afaceri, nu profitul. Întreaga operațiune care determină depășirea plafonului curent nu mai beneficiază de scutirea din § 19 UStG. În anul începerii activității se aplică plafonul de 25.000 de euro. Cine a renunțat în mod valabil la regim aplică regulile normale de TVA.
Cerințele de mai jos se referă la facturile pentru operațiuni efectiv scutite conform § 19 UStG. Pentru operațiuni internaționale, taxare inversă (Reverse Charge) sau facturi către autorități publice, verificați regulile suplimentare.
Pas cu pas
1. Introduceți informațiile cerute de lege
Conform § 34a UStDV, o astfel de factură trebuie să conțină cel puțin:
- Numele complet și adresa completă ale furnizorului și beneficiarului. Pentru o activitate desfășurată individual, simpla denumire comercială nu este suficientă.
- Numărul fiscal Steuernummer atribuit de administrația fiscală, numărul de identificare în scopuri de TVA (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) sau numărul de identificare al întreprinderii mici (Kleinunternehmer-Identifikationsnummer). Unul singur este suficient. Numărul personal de identificare fiscală nu înlocuiește Steuernummer al activității.
- Data emiterii facturii.
- Cantitatea și tipul de articole livrate sau domeniul și tipul de serviciu furnizat. „Serviciul” singur este de obicei prea imprecis; „Proiectarea unui logo care să includă două runde de corecții” este de înțeles.
- Valoarea totală a bunurilor sau serviciilor și mențiunea că se aplică scutirea de TVA pentru întreprinderi mici conform § 19 UStG.
- Indicația „Gutschrift” în cazul în care destinatarul serviciului sau un terț comandat de acesta emite factura utilizând procedura Gutschrift convenită. Ceea ce se înțelege este facturarea de către client, nu ceea ce este denumit în mod colocvial o corecție a facturii.
Simplificările speciale ale Secțiunilor 33 și 34 UStDV rămân aplicabile pentru facturile de valoare mică de până la 250 de euro și biletele de călătorie. Un șablon cu detalii complete este practic chiar și pentru sume mici.
2. Adăugați referința la § 19 UStG
O posibilă formulare este:
Pentru acest serviciu se aplică scutirea de TVA pentru întreprinderi mici conform § 19 UStG.
Sensul trebuie să fie clar; nu este necesară o formulare specifică. Nu utilizați o poziție cu TVA de 7 sau 19 la sută. „0% TVA” este, de asemenea, nepotrivită ca declarație, deoarece confundă scutirea pentru întreprinderile mici cu o cotă de impozitare zero. Afișați suma totală de plătit și adăugați nota de scutire.
Dacă evidențiați totuși TVA separat, puteți fi obligat să îl plătiți potrivit § 14c UStG. Discutați prompt corectarea cu consultantul fiscal. Clientul dvs. comercial nu poate deduce TVA dintr-o factură corectă a unei întreprinderi mici, deoarece nu a fost calculat TVA.
3. Folosiți informații suplimentare semnificative
Un număr unic al facturii, data sau perioada prestării, numărul clientului, termenul de plată convenit și datele bancare ușurează identificarea documentelor și plata. Nu fac parte din cerințele minime speciale prevăzute de § 34a UStDV. Alte obligații legale, de exemplu datele societății în corespondența comercială, și clauzele contractuale rămân aplicabile.
Atribuiți numere de factură conform unui sistem ușor de înțeles, de exemplu 2026-0042. Descrieți serviciile în așa fel încât clientul să le poată atribui comenzii. Dacă există mai multe articole, cantitatea, prețul individual și totalul ar trebui să se potrivească matematic.
4. Exemplu practic de factură pentru întreprinderi mici
Numele și adresele de mai jos sunt fictive. Înlocuiți câmpurile dintre paranteze cu datele reale. Numărul facturii, data prestării și termenul de plată sunt incluse ca informații suplimentare utile.
Factura nr. 2026-0042
Emitent: Lara Beispiel · Design grafic · Musterstraße 10 · 10115 Berlin
Număr fiscal: [numărul fiscal al companiei dvs.]
Destinatar: Max Muster · Beispielweg 5 · 10117 Berlin
Data facturii: 5 octombrie 2026
Data serviciului: 30 septembrie 2026
Serviciu: Designul unui logo care include două runde de corecții
Cantitate: 1 ·Preţ: 450,00 EUR
Suma facturii: 450,00 EUR
Pentru acest serviciu se aplică scutirea de TVA pentru întreprinderi mici conform § 19 UStG.
Vă rugăm să transferați 450,00 EUR până la 19.10.2026 în contul convenit: [titularul contului și IBAN]. La detaliile plății indicați 2026-0042.
Nu se va adăuga TVA. Clientul plătește în total 450,00 euro. Modelul se potrivește unui serviciu simplu care este scutit de taxe în Germania; nu este un model unic pentru tranzacții transfrontaliere sau alte tranzacții specifice.
5. Alegeți formatul de factură potrivit
Pentru operațiunile scutite conform § 19 UStG, întreprinderile mici pot emite în continuare, potrivit § 34a UStDV, facturi nestructurate („sonstige Rechnung”), de exemplu pe hârtie sau ca PDF simplu. Transmiterea electronică a unei astfel de facturi PDF necesită acordul destinatarului, care poate rezulta și implicit din comportamentul său. Această excepție de la obligația de a emite facturi electronice structurate nu este doar o regulă tranzitorie pentru 2026.
De la 1 ianuarie 2025, întreprinderile mici autohtone trebuie să poată primi, de asemenea, facturi electronice pentru achizițiile lor de afaceri. O căsuță de e-mail este în general suficientă pentru aceasta. Un simplu PDF nu este o factură electronică structurată. Formatele comune sunt XRechnung și profilele ZUGFeRD adecvate. Asigurați-vă că puteți citi, revizui și păstra datele structurate.
Specificațiile independente de factura electronică se pot aplica facturilor către clienții publici. Dacă treceți la impozitarea standard, trebuie să reexaminați cerințele aplicabile, inclusiv posibilele perioade de tranziție.
6. Trimiteți și stocați într-o manieră urmăribilă
Ca regulă generală, păstrați o copie a facturii dvs. de ieșire și a facturilor pe care le primiți timp de opt ani. Termenul conform § 14b UStG începe cu sfârșitul anului calendaristic în care a fost emisă factura. Pentru o factură din octombrie 2026, aceasta se încheie, în general, la 31 decembrie 2034. Circumstanțele relevante din punct de vedere fiscal pot necesita o stocare mai lungă.
Facturile digitale trebuie să rămână lizibile și verificabile pe toată durata păstrării. În special, partea structurată a unei facturi electronice trebuie păstrată intactă în formatul original; o simplă imprimare pe hârtie nu este suficientă. Asociați factura cu comanda și plata. Documentați corecțiile ulterioare în loc să suprascrieți fără urmă versiunea deja trimisă.
Lista de verificare
- Serviciul este de fapt scutit de taxe conform Secțiunii 19 UStG.
- Numele și adresele ambelor părți sunt complete.
- Este furnizat un număr fiscal valabil pentru emitent.
- Data facturii, descrierea serviciului și suma totală sunt corecte.
- Este inclusă referirea la scutirea pentru întreprinderile mici.
- TVA nu este evidențiată separat.
- Au fost verificate informații suplimentare utile, cum ar fi numărul facturii și data plății.
- Formatul de livrare, stocarea și orice reguli speciale au fost clarificate.
Greșeli tipice
- Considerarea numărului de TVA drept obligatoriu:Codul fiscal al companiei este o alternativă permisă. Nu așteptați inutil un ID de TVA dacă aveți deja un număr fiscal adecvat.
- Folosirea unui model care calculează TVA:Verificați împreună rubricile TVA, totalurile și notele de subsol. Mențiunea scutirii nu înlătură automat efectele evidențierii eronate a TVA.
- Tratarea tuturor întreprinderilor mici la fel:Kleinunternehmerregelung și Kleingewerbe sunt termeni diferiți. Statutul dvs. de TVA este crucial pentru serviciul respectiv.
- Servicii imprecise sau date lipsă despre destinatar:Solicitați datele corecte și emiteți o corecție ușor de urmărit. Un defect formal al facturii nu stinge automat dreptul de a solicita plata operațiunii respective.
Întrebări frecvente
Am absolut nevoie de un număr de factură consecutiv?
Nu în cadrul cerințelor minime din § 34a UStDV. Un sistem clar de numerotare este totuși recomandat pentru organizarea și identificarea documentelor. Regulile generale pentru facturi diferă în regimul normal de TVA.
Pot scrie o factură în altă limbă?
În principiu, o factură într-o limbă străină este posibilă. Informațiile trebuie să fie înțelese și complete; fiscul poate solicita o traducere. O versiune germană sau bilingvă este adesea practică pentru clienții de afaceri germani. O traducere nu schimbă faptul că se aplică regulile fiscale germane.
Micile afaceri sunt la fel cu munca liberă de taxe?
Nu. Regimul privește TVA pentru operațiunile acoperite de scutire. Impozitul pe venit, eventual impozitul german pe activitatea comercială (Gewerbesteuer) și alte obligații rămân. Anumite operațiuni internaționale pot crea și obligații de TVA.
Ce fac dacă clientul solicită o factură cu TVA?
Nu evidențiați TVA doar pentru că o solicită clientul. Verificați mai întâi dacă operațiunea este într-adevăr scutită. Renunțarea la regimul Kleinunternehmerregelung este o decizie fiscală care afectează întreaga activitate și este, în principiu, obligatorie pentru cel puțin cinci ani calendaristici.
Concluzie
O factură corectă trebuie să identifice părțile și serviciul, să includă un număr fiscal admis, data, suma totală și mențiunea privind § 19 UStG. Un număr unic, un termen clar de plată și o arhivare sigură o fac utilă în activitatea zilnică, atât pentru dvs., cât și pentru client.
Următorul pas
Motorica.io vă permite să organizați facturile și informațiile despre clienți într-un singur loc. Înainte de a trimite pentru prima dată, verificați dacă statutul dvs. fiscal și informațiile din șablonul de factură se potrivesc cu afacerea dvs.
Surse și data de referință juridică
Statut juridic: 5 octombrie 2026. Acest articol oferă informații generale despre dreptul german și nu înlocuiește consultanța fiscală sau juridică individuală.
- § 34a UStDV – Facturi de la întreprinderile mici
- § 19 UStG – Scutire de impozit pentru întreprinderile mici
- § 14 UStG – Forme de facturare si transmitere
- § 14b UStG – Stocarea facturilor
- § 14c UStG – Evidențierea incorectă sau neautorizată a TVA pe factură
- BMF – Întrebări și răspunsuri despre facturarea electronică
- BMF – noi reglementări pentru întreprinderile mici din 2025