O factură către o autoritate germană nu este un PDF obișnuit trimis la orice adresă de e-mail. Pentru multe contracte publice, destinatarul cere XRechnung: XML structurat, prelucrabil automat. La fel de importante sunt Leitweg-ID corect, canalul impus și validarea tehnică.
Ghidul explică regulile germane B2G și nu înlocuiește contractul sau consultanța juridică ori fiscală.
Esențialul
- XRechnung este XML conform EN 16931 și regulilor germane; un PDF simplu nu este XRechnung.
- În septembrie 2026 se aplică XRechnung 3.0, specificația 3.0.2 și Bundle KoSIT 3.0.2 din 31 august 2026. Versiunea 4.0 este doar preliminară.
- Obligația furnizorilor federali există în principiu din 27 noiembrie 2020. ERechV prevede excepții, inclusiv anumite comenzi directe de până la 1.000 EUR, dar contractul poate cere totuși factura electronică.
- Landurile și comunele pot avea alte portaluri și reguli. Verifică documentele destinatarului.
- Perioadele tranzitorii B2B din 2025 nu înlătură cerințele B2G.
Cere fiecare autoritate XRechnung?
Nu. OZG-RE este intrarea centrală pentru administrația federală directă. Landurile, comunele, universitățile și companiile publice pot folosi alte portaluri, formate și excepții. Sinteza KoSIT ajută, însă comanda și contractul sunt decisive.
§ 3 ERechV include unele comenzi directe până la 1.000 EUR, facturi clasificate și anumite achiziții externe. Aceasta nu este o permisiune generală pentru PDF.
Date de solicitat înainte
- denumirea completă și adresa de facturare,
- Leitweg-ID sau Buyer Reference,
- numărul furnizorului și al comenzii, dacă există,
- referința contractului, proiectului și comenzii,
- portalul și canalul exact,
- adresele electronice cerute pentru vânzător și cumpărător,
- perioada serviciului, condițiile de plată, contul bancar și regulile anexelor.
Copiază referințele exact; un singur caracter greșit poate bloca rutarea automată.
Leitweg-ID corect
Leitweg-ID direcționează documentul către unitatea competentă. În factura federală se înscrie în BT-10 „Buyer reference”. Autoritatea îl furnizează; furnizorul nu are nevoie de unul propriu. O autoritate poate avea mai multe ID-uri.
Leitweg-ID, numărul comenzii și numărul furnizorului sunt câmpuri diferite. Menționarea doar în text sau într-un PDF este adesea insuficientă.
Conținutul obligatoriu
XML trebuie să cuprindă structurat vânzătorul și cumpărătorul cu adrese, data și numărul unic, tipul și cantitatea prestației, data/perioada, sumele nete, categoriile și cotele TVA, TVA, totalul și mențiunile necesare privind scutirea sau reverse charge.
Pentru facturile federale, § 5 ERechV cere suplimentar Leitweg-ID, date bancare, condiții de plată și contactul electronic al emitentului. Numerele furnizorului și comenzii se includ dacă au fost comunicate. XRechnung 3.0 cere și adresele electronice ale părților. Datele obligatorii nu pot rămâne doar în anexă.
XRechnung, ZUGFeRD și PDF
XRechnung este XML UBL sau UN/CEFACT CII. O vizualizare lizibilă ajută la control, dar nu este XRechnung. ZUGFeRD combină de regulă PDF/A-3 cu XML; autoritatea nu trebuie să îl accepte chiar dacă profilul este fiscal valid. Un PDF simplu nu este factură electronică structurată.
Crearea în Motorica
- Creează autoritatea drept client și completează destinatarul.
- Preia Leitweg-ID și numerele comenzii și furnizorului.
- Introdu pozițiile, perioada, taxele, condițiile de plată și contul.
- Verifică previzualizarea lizibilă.
- Cu Factură electronică, exportă XRechnung CII XML; folosește ZUGFeRD numai dacă este acceptat.
- Validează XML și trimite-l prin canalul indicat.
- Păstrează XML, confirmarea, statusul și orice respingere.
Toate limbile folosesc același cadru Backoffice controlat, cu titlul și comenzile de export complet vizibile.
Canal, validare și anexe
Nu este suficient să trimiți XML la un e-mail general. OZG-RE oferă introducere web, upload, Peppol și un canal e-mail propriu, cu adresa și regulile platformei; anexele pot trebui încorporate. Alte autorități pot avea alte portaluri. Nu trimite teste în sistemul de producție.
Validarea verifică schema XML, EN 16931, regulile XRechnung și listele de coduri, folosind Bundle-ul curent. „Valid” nu confirmă prestația, TVA sau contul: compară separat comanda, recepția și sumele. Anexa nu înlocuiește datele structurate.
Transmitere și păstrare
Păstrează XML trimis nemodificat, împreună cu ora, canalul, ID-ul tranzacției și statusul. Acceptarea tehnică nu este aprobare de conținut sau promisiune de plată. După respingere, corectează sursa și generează un fișier nou.
În scopuri de TVA german, facturile se păstrează în general opt ani de la sfârșitul anului emiterii; alte norme pot cere mai mult. Tipărirea XML sau doar PDF-ul nu înlocuiește originalul electronic.
Greșeli frecvente
- tratarea PDF-ului ca XRechnung,
- versiune veche sau portal greșit,
- confundarea Leitweg-ID cu numerele comenzii și furnizorului,
- ID doar în text/anexă,
- lipsa adresei electronice,
- date obligatorii doar în PDF,
- totaluri inconsecvente din rotunjire,
- trimitere la e-mail general,
- confundarea primirii tehnice cu plata,
- nearhivarea XML și confirmării.
Lista de verificare
- Autoritatea și adresa sunt corecte
- Leitweg-ID actual este în BT-10
- Referințele sunt în câmpurile corecte
- Numărul, data și perioada sunt complete
- Pozițiile, cantitățile, unitățile și descrierile sunt clare
- Categoriile TVA, cotele, sumele și totalurile concordă
- Condițiile, scadența și contul sunt incluse
- Adresele electronice ale părților există
- XML a fost validat cu regulile actuale
- Portalul, canalul, anexele și limitele corespund comenzii
- Fișierul și confirmarea vor fi arhivate
Întrebări frecvente
Fiecare contract public cere XRechnung?
Nu. Contează temeiul legal, destinatarul și contractul. Federația are o obligație cu excepții; implementarea landurilor și comunelor diferă.
Pot trimite PDF?
Numai dacă destinatarul și regulile permit. PDF-ul simplu nu înlocuiește XML.
Furnizorul are nevoie de Leitweg-ID propriu?
Nu. Autoritatea oferă ID-ul comenzii; în factura federală intră în BT-10.
Este acceptat ZUGFeRD?
Uneori, dacă profilul, conținutul și canalul corespund. Nu orice ZUGFeRD-PDF este acceptat.
Ce versiune se aplică în septembrie 2026?
XRechnung 3.0, specificația 3.0.2 și Bundle din 31 august 2026. Preversiunea 4.0 nu este încă standard de producție.
„Acceptat tehnic” înseamnă plată?
Nu. Urmează verificarea conținutului, asocierea cu comanda și aprobarea internă.
Surse oficiale și data
Actualizat la 16 septembrie 2026. Sursele primare sunt în germană.
- KoSIT: XRechnung și versiuni
- ERechV
- § 14 UStG și § 14b
- FAQ BMF
- OZG-RE pentru emitenți și canale
- FAQ Leitweg-ID și implementarea în landuri
Pasul următor
Cere Leitweg-ID, referințele și canalul când accepți comanda. Apoi creează factura în Motorica, exportă XRechnung, validează și păstrează cu confirmarea.
Articolul oferă informații generale despre Germania, nu consultanță juridică sau fiscală individuală.