De la 1 ianuarie 2025 se aplică în Germania reguli noi pentru facturile electronice. Este esențială diferența dintre primire și emitere: firmele trebuie deja să poată primi facturi electronice, în timp ce pentru emitere există încă perioade de tranziție. Acest ghid prezintă situația la 14 septembrie 2026 și separă o firmă mică de statutul fiscal german „Kleinunternehmer” potrivit § 19 UStG.
1. Ce facturi intră sub noua regulă?
Obligația germană de facturare electronică în materie de TVA se aplică, în principiu, serviciilor dintre întreprinderi dacă atât furnizorul, cât și clientul sunt stabiliți în Germania și există obligația fiscală de a emite factură. Sunt vizate în principal tranzacțiile B2B interne.
Facturile către consumatori privați nu intră sub această obligație B2B. Dacă una dintre părți nu este stabilită în Germania, regula internă nu se aplică automat. Pentru autorități pot exista reguli B2G distincte.
Mărimea firmei nu decide singură. O firmă mică poate fi vizată, iar un Kleinunternehmer în sensul fiscal german poate folosi o excepție specială la emitere.
2. Ce termene sunt valabile în 2026, 2027 și 2028?
Calendarul potrivit § 27 alin. 38 UStG:
- Din 1 ianuarie 2025: toți întreprinzătorii interni trebuie să poată primi facturi electronice, inclusiv Kleinunternehmer.
- Până la 31 decembrie 2026: orice emitent poate folosi încă facturi pe hârtie pentru tranzacții B2B interne. Un PDF simplu sau alt format electronic nestructurat este posibil cu acordul destinatarului.
- În 2027: tranziția continuă pentru emitenții cu o cifră de afaceri totală de cel mult 800.000 euro în anul calendaristic precedent. Pentru ceilalți emitenți vizați, factura electronică devine în principiu obligatorie.
- De la 1 ianuarie 2028: facturile B2B interne vizate trebuie în general emise electronic. Excepțiile legale rămân.
Pragul de 800.000 euro doar amână începutul obligației de emitere în 2027. Nu este un prag general care elimină obligația de primire în 2025 sau 2026.
3. Ce excepții sunt importante pentru firmele mici?
Nu fiecare factură trebuie emisă electronic. O altă formă rămâne posibilă, mai ales pentru:
- servicii către consumatori privați,
- facturi cu valoare brută de până la 250 euro,
- bilete de transport considerate facturi,
- multe operațiuni scutite de TVA conform § 4 punctele 8–29 UStG,
- servicii prestate de Kleinunternehmer conform § 19 UStG.
Excepția Kleinunternehmer la emitere este prevăzută de § 34a UStDV. Totuși, acesta trebuie să poată primi facturi electronice din 2025. La trecerea la regimul normal de TVA poate apărea și obligația de emitere.
4. Ce este o factură electronică și ce nu este?
Conform § 14 UStG, factura electronică folosește un format electronic structurat care permite prelucrarea automată. Din 2025, un PDF obișnuit, o scanare sau o fotografie este doar o „altă factură”, nu o factură electronică în sens legal.
Formate uzuale admise:
- XRechnung: fișier XML structurat, fără imagine PDF inclusă,
- ZUGFeRD: PDF lizibil cu date XML structurate încorporate; profilurile potrivite de la versiunea 2.0.1 îndeplinesc cerințele, cu excepția MINIMUM și BASIC-WL,
- alte formate convenite dacă datele obligatorii de TVA pot fi extrase corect și complet.
Validarea tehnică nu este mereu o condiție a recunoașterii fiscale, dar ajută la detectarea erorilor înainte de trimitere.
5. Organizați acum primirea sigură
Pentru capacitatea legală de primire este suficientă, în principiu, o căsuță de e-mail. În practică:
- Stabiliți o adresă permanentă, de exemplu
rechnung@unternehmen.de. - Informați furnizorii și controlați spamul și carantina.
- Decideți cine verifică, aprobă și înregistrează fișierele XML.
- Testați XRechnung și ZUGFeRD cu un vizualizator; administrația fiscală oferă vizualizatorul ELSTER.
- Păstrați fișierul original primit și legați-l de comandă, aprobare și plată.
Legea B2B nu impune un singur canal de transmitere. Se pot folosi e-mailul, o interfață, un portal sau alt canal convenit. Nu există obligația generală de a obține confirmare formală pentru fiecare factură electronică.
6. Pregătiți emiterea și datele de bază
Chiar dacă folosiți tranziția în 2026, faceți un test. Verificați că programul generează XRechnung sau un profil ZUGFeRD potrivit și că toate informațiile obligatorii sunt în partea structurată. În funcție de caz, acestea includ nume și adrese, număr fiscal sau cod TVA, data emiterii, număr unic al facturii, tipul și data prestației, valorile nete, cota și suma TVA ori mențiunea scutirii.
Înregistrați și canalele preferate ale clienților comerciali. Leitweg-ID nu este în general necesar în B2B obișnuit; este relevant mai ales pentru autorități. Testați schimbul cu clienții importanți înainte de termen.
7. Păstrați facturile opt ani
Facturile trebuie păstrate opt ani potrivit § 14b UStG. Perioada începe la sfârșitul anului calendaristic în care a fost emisă factura.
Cel puțin partea structurată a facturii electronice trebuie să rămână intactă în forma originală. XRechnung nu poate fi păstrată doar ca imagine pe ecran sau PDF tipărit. La ZUGFeRD, datele structurate încorporate sunt decisive; dacă XML diferă de partea vizuală, partea structurată prevalează în general. Accesul, modificările și prelucrarea trebuie să fie trasabile.
8. Verificați separat sectorul public și străinătatea
Obligația fiscală B2B nu înlocuiește regulile pentru facturile către autorități. Instituțiile federale, regionale sau locale pot cere portaluri, Leitweg-ID, praguri și reguli proprii. Consultați documentele comenzii și E-Rechnung Bund.
Nu aplicați automat regula internă operațiunilor transfrontaliere. Pot exista alte norme TVA, mențiuni speciale și cerințe străine. Verificați separat și cereți consultanță fiscală dacă este necesar.
9. Un plan practic de 30 de zile
- Săptămâna 1: stabiliți regimul normal de TVA sau Kleinunternehmer, tranzacțiile B2B și termenul aplicabil.
- Săptămâna 2: configurați căsuța de primire, responsabilitățile, vizualizatorul și păstrarea neschimbată a originalelor.
- Săptămâna 3: corectați datele firmei și clienților și generați câte un test XRechnung și ZUGFeRD.
- Săptămâna 4: validați fișierele, coordonați cu contabilitatea sau consultantul și testați schimbul cu un furnizor și un client.
Documentați pe scurt primirea, verificarea, corectarea, aprobarea, plata și arhivarea, pentru ca procesul să nu depindă de o singură persoană.
10. Evitați greșelile frecvente
- „Suntem mici, deci nu ni se aplică.” O firmă mică nu este automat Kleinunternehmer conform § 19 UStG.
- „PDF-ul nostru este deja e-factură.” Fără date structurate, lizibile automat, este doar alt tip de factură.
- „Putem aștepta până în 2028.” Primirea este necesară din 2025; emiterea poate deveni obligatorie pentru emitenții mai mari în 2027.
- „Este suficient PDF-ul vizibil.” Partea structurată originală trebuie păstrată.
- „XRechnung este doar pentru autorități.” Poate fi folosită și în B2B; B2G aduce cerințe suplimentare.
- „Programul face automat orice factură corectă.” Controlul formatului nu înlocuiește datele corecte despre firmă, prestație și taxe.
Motorica sprijină crearea XRechnung și ZUGFeRD și organizarea datelor și arhivei. Încadrarea tranzacției concrete rămâne responsabilitatea firmei și, dacă este cazul, a consultantului fiscal.
Surse și precizare profesională
Surse principale: FAQ al Ministerului Federal de Finanțe, martie 2026, scrisoarea BMF din 15 octombrie 2025, § 14 UStG, § 14b UStG, § 27 UStG și § 34a UStDV.
Actualizat la 14.09.2026. Articolul oferă informații generale despre regulile germane și nu este consultanță fiscală sau juridică. Verificați cazul și modificările ulterioare cu un profesionist calificat ori autoritatea competentă.