O factură pentru o operațiune din Germania trebuie să conțină informațiile cerute pentru acea operațiune. O factură obișnuită de peste 250 € urmează, de regulă, § 14 alin. 4 din legea germană a TVA (UStG). Pentru facturile de valoare mică și operațiunile din regimul german de scutire de TVA pentru întreprinderi mici (Kleinunternehmerregelung) există reguli simplificate. Acest ghid explică legislația germană.
Datele obligatorii ale unei facturi obișnuite
- Numele sau denumirea completă și adresa completă ale furnizorului și beneficiarului.
- Numărul fiscal german (Steuernummer) sau codul de identificare în scopuri de TVA al furnizorului. Codul fiscal personal Steuer-ID nu îl înlocuiește.
- Data emiterii și un număr unic atribuit într-o serie consecutivă. Pot exista mai multe serii, dar numărul trebuie să identifice o singură factură.
- Cantitatea și denumirea comercială uzuală a bunurilor sau natura și amploarea serviciului. Doar „servicii” este prea vag.
- Data ori perioada livrării sau prestării. Potrivit § 31 alin. 4 UStDV, uneori este suficientă luna calendaristică; la un avans poate conta data cunoscută a încasării.
- Valoarea fără TVA, separată pe cote și scutiri, plus reducerile convenite în avans care nu au fost deja incluse.
- Cota și suma TVA aplicabile sau mențiunea scutirii relevante.
În cazuri speciale apar cerințe suplimentare: informarea unui client privat despre obligația sa de păstrare timp de doi ani pentru anumite lucrări imobiliare; termenul „Gutschrift” când clientul emite factura în baza unui acord; mențiuni ori coduri TVA suplimentare conform § 14a UStG pentru unele tranzacții intracomunitare și cazuri de taxare inversă.
Adresa de e-mail, telefonul, IBAN, termenul de plată și locul fizic al prestării nu sunt date obligatorii generale. Pot fi utile sau necesare într-o situație particulară. Legea germană a TVA nu impune automat o versiune în limba clientului; traducerea nu trebuie să modifice sensul datelor legale.
Exemplu simplu cu TVA de 19%
O firmă facturează 100,00 € fără TVA pentru un serviciu descris clar, căruia i se aplică în mod real cota de 19%. Factura indică 19,00 € TVA și 119,00 € total. Sunt necesare și celelalte informații, inclusiv adresele, numărul fiscal sau codul TVA al furnizorului, numărul facturii și data prestării. Cota din exemplu nu se aplică tuturor serviciilor.
Factura de cel mult 250 € cu TVA inclus
Dacă totalul nu depășește 250 €, § 33 UStDV cere în principiu doar numele și adresa furnizorului, data, cantitatea și natura bunurilor ori natura și amploarea serviciului, precum și totalul cu cota TVA sau mențiunea scutirii. Numele clientului, numărul fiscal și numărul facturii nu sunt, de regulă, necesare. Simplificarea nu se aplică, între altele, livrărilor intracomunitare, anumitor vânzări la distanță și taxării inverse. Un bon fiscal poate fi o astfel de factură dacă are datele cerute.
Factura unei întreprinderi mici scutite
Pentru operațiunile scutite conform § 19 UStG, § 34a UStDV cere numele și adresele ambelor părți; Steuernummer, codul TVA sau numărul de identificare al întreprinderii mici; data; o descriere concretă; valoarea totală și mențiunea scutirii conform § 19 UStG. Nu se evidențiază TVA separat pentru această operațiune. § 34a nu cere, în mod normal, număr de factură sau data prestării; regula pentru 250 € rămâne posibilă. Dacă beneficiarul emite factura, se adaugă „Gutschrift”.
Factura electronică și tranziția din 2026
Din 2025, un PDF simplu nu mai este o factură electronică structurată în sensul TVA german. XRechnung și profilurile ZUGFeRD corespunzătoare pot îndeplini cerințele. Companiile germane trebuie să poată primi facturi electronice din 1 ianuarie 2025; inițial ajunge o căsuță de e-mail.
Pentru tranzacțiile B2B interne supuse în principiu obligației de emitere, alte tipuri de factură sunt permise până la 31 decembrie 2026. Dacă cifra de afaceri a emitentului din anul precedent a fost de cel mult 800.000 €, tranziția continuă până la 31 decembrie 2027. În aceste perioade, PDF-ul simplu necesită acordul destinatarului; hârtia este permisă. Obligația nu depinde pur și simplu de valoarea facturii curente sau de un singur prag de cifră de afaceri. Există excepții pentru facturi de până la 250 €, prestări ale întreprinderilor mici și anumite operațiuni scutite. Autoritățile pot aplica reguli B2G separate. Toate datele fiscale obligatorii trebuie să fie în partea structurată a facturii electronice.
Emitere, corectare și păstrare
Stabilește părțile, tipul operațiunii și tratamentul fiscal. Descrie precis prestarea; verifică data, sumele, cota, adresele și numărul. Alege formatul și canalul de trimitere potrivite. Pentru unele tranzacții B2B și lucrări imobiliare factura se emite, în principiu, în șase luni de la prestare.
Păstrează copiile facturilor emise și facturile primite, de regulă, opt ani conform § 14b UStG. Termenul începe la sfârșitul anului emiterii și se poate prelungi din cauza unei proceduri fiscale neîncheiate. Păstrează originalul structurat al facturii electronice. Corectează erorile printr-un document care se referă clar la factura inițială (§ 31 alin. 5 UStDV); nu înlocui în tăcere un original trimis. Nu fiecare greșeală de scriere cere anulare integrală.
Verificare înainte de trimitere
- Este corect identificată factura obișnuită, de valoare mică, a întreprinderii mici sau situația specială?
- Sunt corecte numele, adresele, identificatorul fiscal, data și numărul necesar?
- Sunt clare bunurile ori serviciile și data sau perioada prestării?
- Se potrivesc valoarea fără TVA, tratamentul fiscal, TVA și totalul?
- Sunt incluse mențiunile necesare despre scutire, taxare inversă sau „Gutschrift”?
- Sunt potrivite formatul, expedierea și arhivarea?
Întrebări frecvente
Este obligatoriu IBAN-ul?
Nu. Ajută la plată, dar nu este o informație generală obligatorie conform § 14 alin. 4 UStG.
Numerele trebuie să fie fără goluri?
Numărul trebuie să fie unic, atribuit într-o serie consecutivă și să identifice factura. Este important un sistem verificabil; aceasta nu înseamnă că orice secvență vizibilă trebuie să fie fără goluri.
Pot emite factura în engleză?
Legea germană a TVA nu impune, în general, limba germană. Informațiile obligatorii trebuie să rămână clare și verificabile; verifică separat cerințele beneficiarului.
Surse și domeniu de aplicare
Verificat la 16 septembrie 2026 pe baza § 14 UStG, § 14a, § 14b, § 31 UStDV, § 33, § 34a și FAQ-ul Ministerului german de Finanțe despre factura electronică. Acesta este un rezumat general al dreptului german, nu consultanță fiscală sau juridică individuală. Cere sfatul unui specialist pentru situații transfrontaliere sau speciale.