Diferența pe scurt
O ofertă propune serviciul, prețul și condițiile. O factură decontează o livrare ori un serviciu. Contractul se încheie, de regulă, prin declarații concordante, cum sunt oferta și acceptarea; factura în sine nu este contractul.
La ce folosește?
- Ofertă: Propune lucrarea și condițiile ei.
- Factură: Decontează livrarea unui bun sau prestarea unui serviciu.
Când apare?
- Ofertă: De obicei înainte de încheierea contractului.
- Factură: Adesea după prestare; sunt posibile și facturi de avans sau parțiale.
Este mereu necesară?
- Ofertă: Nu. Un contract poate exista și fără o ofertă scrisă.
- Factură: Legea o cere în anumite cazuri, mai ales pentru operațiuni impozabile către alte firme.
Ce efect juridic are?
- Ofertă: Acceptarea unei oferte suficient de clare și obligatorii poate forma contractul.
- Factură: Documentează decontarea; nu înlocuiește oferta sau acceptarea.
Când devine oferta obligatorie?
Conform § 145 din Codul civil german (BGB), o ofertă suficient de precisă îl obligă în principiu pe emitent dacă acesta nu exclude caracterul obligatoriu. Acceptarea în termenul aplicabil poate încheia contractul (§§ 147–148 BGB). Dacă clientul modifică substanțial prețul sau volumul, este o ofertă nouă care trebuie acceptată (§ 150 alin. 2 BGB). O estimare orientativă nu este neapărat o ofertă fermă.
Precizați volumul, cantitățile, prețul, tratamentul TVA, termenul de executare și, dacă este cazul, termenul de acceptare. Păstrați dovada acceptării și a modificărilor. Acordul se poate încheia și prin e-mail sau verbal.
Ce este factura și când se emite?
§ 14 alin. 1 din legea germană a TVA (UStG) definește factura prin funcție: documentul prin care se decontează o livrare sau un serviciu, indiferent de titlu. Nu înlocuiește acceptarea și nu dovedește singură acordul clientului pentru fiecare sumă. Nu este necesară întotdeauna o ofertă scrisă înaintea facturii.
Facturarea urmează deseori executării. Un avans sau o etapă convenită poate fi facturată mai devreme. Pentru anumite prestații impozabile către alte firme, factura trebuie emisă de regulă în cel mult șase luni de la executare (§ 14 alin. 2 UStG).
Datele obligatorii ale facturii
Factura obișnuită potrivit § 14 alin. 4 UStG cuprinde numele și adresele ambelor părți, numărul fiscal sau codul de TVA al emitentului, data, un număr de factură unic și consecutiv, natura și cantitatea bunurilor ori tipul și volumul serviciului, data prestării, valoarea, cota și suma TVA sau motivul scutirii. Reducerile convenite trebuie să fie clare. Facturile de cel mult 250 euro și cele ale micilor întreprinderi au reguli simplificate (§§ 33, 34a UStDV). Numărul ofertei ajută la identificare, dar nu este obligatoriu în general.
Factura electronică în Germania în 2026
Pentru multe tranzacții între firme stabilite în Germania se cere o factură electronică structurată. Un PDF simplu nu este o astfel de factură. Din 2025 firmele germane trebuie să poată primi e-facturi. Emiterea are perioade de tranziție: până la sfârșitul lui 2026 se pot folosi alte facturi; pentru emitentul cu cifra de afaceri în anul anterior de cel mult 800.000 euro, în principiu până la sfârșitul lui 2027. Hârtia este permisă în tranziție; un document electronic simplu, ca PDF, cere acordul destinatarului. Excepțiile, inclusiv pentru întreprinderi mici, se verifică separat. Regula de format privește factura, nu oferta.
Întreprinderile mici și păstrarea
În regimul german de scutire de TVA pentru întreprinderi mici (Kleinunternehmerregelung) prevăzut de § 19 UStG, TVA nu se indică separat pentru operațiunile acoperite. § 34a UStDV cere mențiunea scutirii și permite o factură obișnuită, nestructurată. Tranzacțiile transfrontaliere pot avea cerințe suplimentare.
Conform § 14b UStG, copiile facturilor emise și facturile primite se păstrează în principiu opt ani de la sfârșitul anului emiterii. Alte obligații sau proceduri în curs pot conta. Păstrați și oferta, acceptarea și modificările.
Pași practici
- Descrieți în ofertă lucrarea, prețul, TVA și condițiile.
- Documentați acceptarea sau modificările propuse.
- Notați prestația efectivă și suplimentele convenite.
- Facturați lucrarea reală ori avansul convenit; verificați datele și formatul.
- Asociați oferta, acordul, factura și plata.
Exemplu: O reparație este oferită pentru 500 euro plus TVA aplicabilă. Clientul acceptă, apoi aprobă în scris lucrări suplimentare de 80 euro. Acestea pot apărea în factură dacă modificarea este documentată. Factura însă nu reprezintă contractul pentru supliment.
Întrebări și greșeli frecvente
Pot emite factură fără ofertă? Da. O ofertă scrisă nu este o condiție generală; trebuie să existe o tranzacție convenită și o factură corectă.
Factura semnată confirmă comanda? Depinde de declarație și împrejurări; factura singură nu dovedește acceptarea fiecărui preț.
Orice ofertă trebuie să includă TVA? Lista legală a datelor facturii nu se aplică ofertei, dar prețul și taxarea trebuie să fie clare. Pentru consumatori pot exista reguli de afișare a prețului.
Greșeli: confundarea estimării cu o ofertă fermă, facturarea schimbărilor neacceptate, considerarea PDF-ului drept e-factură structurată și solicitarea obligatorie a codului de TVA când numărul fiscal este suficient.
Surse oficiale și data verificării
Verificat la 17 septembrie 2026. Informații generale despre dreptul german; situațiile individuale necesită analiză separată.