Электронный счет, PDF/A-3 & XML
ZUGFeRD объяснен: PDF/A-3, XML, профили и Factur-X
ZUGFeRD — это гибридный формат электронных счетов: файл PDF/A-3 содержит видимый счет и вложенные XML-данные для электронной обработки. Ключевыми являются используемый профиль, полные структурированные данные и техническая и содержательная проверка.
Автор фото: Peaky Frames ©
ZUGFeRD 2.5 объединяет читаемый PDF/A-3-счет с вложенными XML-данными. Формат технически согласован с Factur-X. От того, соответствует ли файл требованиям к электронному счету, зависит профиль, структурированные обязательные данные и безошибочная обработка.
ZUGFeRD упрощает обмен структурированными данными счетов, так как люди могут читать PDF-представление, а системы бухгалтерского учета обрабатывают встроенные XML-данные. Обычный PDF без структурированного набора данных не является ZUGFeRD-счетом. Основное значение имеют качество данных, конкретная ситуация и требования получателя.
Пример счета ZUGFeRD из Motorica
Этот примерный файл был создан с помощью генератора счетов Motorica. Он включает читаемый PDF-счет и встроенные структурированные XML-данные.
Что такое ZUGFeRD?
ZUGFeRD 2.5 — это гибридный формат для электронных счетов. Версия, опубликованная 10 июня 2026 года, объединяет PDF/A-3 визуальную компоненту с встроенными XML-данными счета. ZUGFeRD и Factur-X технически согласованы. Визуальное представление PDF поддерживает человеческую проверку; XML обеспечивает возможность электронной обработки.
- ZUGFeRD объединяет PDF и XML в одном файле
- PDF читаем для людей
- XML-данные обрабатываемы программным обеспечением
- Формат основан на PDF/A-3 и структурированных данных счета
- ZUGFeRD используется в контексте B2B, B2G и B2C
- Для обязательного электронного счета важны подходящие профили и полные данные
- Обычный PDF без структурированных XML-данных не является ZUGFeRD-счетом
ZUGFeRD, PDF и XRechnung: различия
Обычный PDF — это только цифровое представление счета. Его можно отправить по электронной почте и прочитать, но без структурированных данных он не является машинно-обрабатываемым электронным счетом. XRechnung состоит исключительно из XML-данных и практически непрочитаема без специального просмотра. ZUGFeRD находится между этими двумя: он содержит читаемый PDF и дополнительно встроенные структурированные XML-данные в одном файле.
- PDF: читаем, но без структурированных данных не является электронным счетом
- XRechnung: чисто XML-счет для машинной обработки
- ZUGFeRD: PDF/A-3 с встроенными XML-данными счета
- ZUGFeRD проще понять для многих малых предприятий, чем чистые XML-файлы
- Встроенные XML-данные важны для электронной обработки
- Для государственных заказчиков могут быть дополнительные требования, такие как Leitweg-ID или платформенные правила
Когда ZUGFeRD является настоящим электронным счетом?
С 2025 года простой PDF в национальном B2B-сегменте уже не считается достаточным для электронного счета. Счет ZUGFeRD может соответствовать требованиям, если он использует подходящий структурированный формат и содержит все необходимые данные счета. По мнению министерства финансов, с версии 2.0.1 ZUGFeRD-форматы в целом считаются допустимыми формами электронного счета, если не используются профили MINIMUM или BASIC-WL.
- Использовать подходящий профиль ZUGFeRD
- Не планировать использование профилей MINIMUM и BASIC-WL для обязательного электронного счета
- Полностью заполнить структурированный раздел данных
- Содержание PDF и XML совпадать
- Технически проверить счет перед отправкой
- Учитывать форматные требования получателя
- В случае сомнений привлекать налогового консультанта или поставщика программного обеспечения
Какие данные должны быть в ZUGFeRD-счете?
ZUGFeRD-счет должен не только выглядеть полным на вид. Важные данные счета также должны быть структурированы в XML-части. Это включает обычные обязательные данные счета, а также технически чистые данные для правильной обработки счета программами бухгалтерского учета. Если данные присутствуют только в PDF, но отсутствуют в XML, электронная обработка может не удасться.
- Название и адрес лица, выдавшего счет
- Название и адрес получателя счета
- Номер налогового регистра или номер налоговой идентификации, если применимо
- Номер счета
- Дата счета
- Дата выполнения или период выполнения
- Описание услуги
- Количество, единица измерения, цена за единицу и общая сумма
- Нетто, налог на добавочную стоимость (НДС) и брутто
- Ставка налога или уведомление о освобождении от налога
- Условия оплаты и банковские реквизиты
- Электронные данные получателя, если это предусмотрено или необходимо
Профили ZUGFeRD: Почему выбор профиля важен
ZUGFeRD предлагает несколько профилей с различным объемом данных. Не каждый профиль подходит для всех целей. Для обязательных электронных счетов должны быть полностью структурированы все необходимые налоговые данные. Профили MINIMUM и BASIC-WL не соответствуют этим требованиям. Также необходимо проверить требования получателя, отрасли и органов власти.
- Не выбирайте профиль случайно
- MINIMUM и BASIC-WL не планируйте для обязательных B2B-электронных счетов
- Предпочтительно использовать EN-16931-совместимые профили
- Проверьте требования получателя
- Учтите требования платформы для органов власти
- Настройте программное обеспечение так, чтобы обязательные данные были полностью выведены
- Тестируйте смену профиля перед отправкой счетов в рабочем режиме
PDF и XML должны совпадать
Наибольший практический плюс ZUGFeRD также является одной из наиболее частых причин ошибок: Счет имеет видимую PDF-страницу и структурированный XML-компонент. Оба должны отображать одинаковый счет. Если в PDF указаны другие суммы, налоговые ставки или данные клиента по сравнению с XML, возникают вопросы обратной связи и проблемы обработки. Поэтому ZUGFeRD-счет не следует редактировать вручную после создания.
- PDF не изменяйте вручную
- Не отсоединяйте XML-данные от видимого содержания счета
- Проверьте непосредственно налог исчисления и общую сумму в обеих частях
- Совместите номер счета и дату выставления счета
- Определите данные по услугам или товарам однозначно
- Документируйте исправления через аннулирование, корректировку или новый счет
- Не создавайте отдельные версии PDF и XML
Прием и проверка ZUGFeRD-файлов
Когда вы получаете ZUGFeRD-счет, сначала видите только PDF-документ. Структурированные данные счета встроены в документ. Для бухгалтерии недостаточно просто просмотреть видимую страницу PDF. Вам следует проверить, является ли полученный счет ZUGFeRD-файлом, правдоподобны ли предоставленные данные и может ли ваша программа корректно считывать XML-данные.
- Полностью сохраните ZUGFeRD-файл
- Не делайте только скриншот или распечатку
- Проверьте данные поставщика счета, сумму и налог
- Убедитесь в правильности платежных данных
- Извлеките встроенные XML-данные с помощью специализированного программного обеспечения
- Не записывайте без проверки при расхождении между отображением и данными
- Уточните неясные счета у поставщика
- Сохраняйте входящий счет для налогового учета и бухгалтерии в понятной форме
Отправка ZUGFeRD: Что следует проверить перед отправкой
Перед отправкой ZUGFeRD-счета вам нужно не только проверить внешний вид счета, но и убедиться в его технической корректности и наличии всех необходимых данных в структурированной части. Особенно для бизнес-клиентов, налоговых консультаций и автоматической обработки ошибки быстро становятся очевидными: отсутствие обязательных полей, неверные суммы налогов, неясные условия оплаты или некорректные XML-данные.
- Полностью заполните данные клиента
- Проверьте номер счета и дату выставления счета
- Укажите дату или период выполнения услуг
- Ясно сформулировать описание услуг
- Проверить непосредственно стоимость без НДС, налог и общую сумму
- Проверить условия оплаты и банковские реквизиты
- Использовать подходящее ZUGFeRD-профиль
- Перед отправкой проверить файл на корректность
- Сохраните счет в исходном формате
ZUGFeRD и заказчики из сферы государственных закупок
При формировании счетов для заказчиков из сферы государственных закупок недостаточно просто создать технически допустимый формат. Государственные учреждения могут предъявлять дополнительные требования к способу передачи, Leitweg-ID, получателю счета, приложениям и платформам. В многих административных процессах XRechnung является более известным стандартом. ZUGFeRD может быть допустимым в зависимости от требований заказчика или платформы, но перед формированием счета следует уточнить это с заказчиком или платформой.
- Проверьте требования государственного заказчика
- Вовремя запросите Leitweg-ID, если необходимо
- Уточните допустимый формат и профиль
- Обратите внимание на платформу для приема счетов
- Правильно передайте приложения и ссылки
- Тщательно проанализируйте сообщение об ошибке в случае отказа
- Не предполагайте автоматически, что любое ZUGFeRD-Profil von Behörden akzeptiert wird.
Сохранение: Полная ZUGFeRD-Datei zählt.
Заказ на основе ZUGFeRD должен быть полностью сохранен в исходном формате. Недостаточно просто распечатать видимую PDF-страницу или сделать снимок экрана. Встроенные XML-данные являются важной частью электронного счета. Для поддержания полной трассируемости должны быть доступны счет, файл, статус оплаты, исправления и возможные результаты проверки в будущем.
- Полностью сохраните исходный файл
- Не удаляйте встроенные XML-данные
- Не храните счет только как распечатку или изображение
- Сохранять понятные идентификаторы для имени файла и номера документа
- Документировать исправления и аннулирования
- Связывать платежи с счетом
- Обеспечивать доступность данных для налогового консультирования и проверки
- Учитывать требования GoBD при хранении и правах доступа
Частые ошибки в ZUGFeRD-счетах.
Многие ошибки возникают из-за того, что ZUGFeRD считается обычным PDF. Это рискованно. Счет не только должен выглядеть правильно, но и быть структурно верным. Ошибки в XML-части могут привести к тому, что бизнес-клиенты или системы бухгалтерии не смогут обработать счет корректно. Поэтому процесс должен быть таким, чтобы данные счета были зафиксированы правильно один раз и затем автоматически выведены в PDF и XML.
- Обозначать обычный PDF как ZUGFeRD
- Выбирать неправильное или неудачное профайлинг
- Отсутствие или неполные XML-данные
- Различные суммы в PDF и XML
- Несоответствующие налоговые суммы
- Отсутствие обязательных данных в структурированной части
- Не проверять ZUGFeRD-Datei auf Korrektheit.
- Модифицировать файл позже вручную
- Архивировать только PDF, а не полный документ
- Не проверять требования получателя
Поддержка Motorica: состояние функций
Motorica поддерживает структурированное ведение данных счетов и выпуск XRechnung. Motorica создает ZUGFeRD-счета напрямую из управляемых счетных данных. Файл объединяет читаемый PDF-счет с встроенной структурированной XML-данными. Этот раздел остается нейтральной профессиональной основой.
- Структурированное ведение данных клиентов и услуг
- Последовательное ведение номера счета, даты, сумм и налогов
- Создание XRechnung и проверка перед отправкой
- Организованное хранение входящих счетов-фактур и документов
- Связывание платежей с открытыми позициями и счетами
- Подготовка данных для консультации по налогам и бухгалтерии
- Motorica создает ZUGFeRD-счета напрямую из управляемых счетных данных. Файл объединяет читаемый PDF-счет с встроенной структурированной XML-данными.
FAQ
Часто задаваемые вопросы о ZUGFeRD
Что такое ZUGFeRD?
ZUGFeRD — это гибридное электронное счет-фактура формат. Он объединяет читаемый PDF/A-3-счет с встроенными XML-данными. PDF предназначен для людей, а XML-данные предназначены для программного обеспечения и машинной обработки.
Является ли ZUGFeRD обычным PDF?
Нет. Обычный PDF не содержит структурированных счетных данных. Счет-фактура ZUGFeRD включает дополнительные XML-данные, которые встроены в файл PDF/A-3 и могут быть обработаны машинно.
Является ли ZUGFeRD легальной электронной счет-фактурой?
ZUGFeRD может быть легальной электронной счет-фактурой, если используется подходящее профиль и содержит все необходимые структурированные данные счета. Профили MINIMUM и BASIC-WL не следует использовать для обязательных B2B-электронных счетов.
Какова разница между ZUGFeRD и XRechnung?
XRechnung — это чисто XML-счет, который без просмотчика трудно прочитать. ZUGFeRD объединяет, с другой стороны, читаемый PDF с встроенными XML-данными. Оба формата могут быть релевантны для электронных счетов, если соответствуют законодательным и техническим требованиям.
Какой преимущества ZUGFeRD для малого бизнеса?
ZUGFeRD полезен для малого бизнеса, потому что клиенты все еще получают читаемый PDF-счет, в то время как бухгалтерские системы могут обрабатывать структурированные XML-данные. Это уменьшает ручные вводы и облегчает переход на электронные счета.
Нужно ли мне использовать ZUGFeRD с 2025 года?
Нет. ZUGFeRD не является единственным допустимым форматом электронных счетов. В B2B-сфере также можно использовать XRechnung или другие подходящие структурированные форматы. Основное требование — чтобы счет соответствовал законодательным требованиям и мог быть обработан в электронном виде.
Могу ли я отправить ZUGFeRD-счет по электронной почте?
В целом электронную счет-фактуру можно отправить по электронной почте, если согласован конкретный способ передачи между сторонами. Важно, чтобы при отправке была включена полная ZUGFeRD-файл с вложенными XML-данными.
Как проверить счет-фактуру ZUGFeRD?
Проверяйте не только видимую PDF, но и структурированные данные. Используйте специализированное программное обеспечение или валидатор для проверки обязательных полей, формата, сумм, налогов и XML-данных.
Как хранить счета ZUGFeRD?
Полный файл ZUGFeRD должен быть сохранен в оригинальном формате. Простой распечаткой, скриншотом или обычной копией PDF без вложенных XML-данных недостаточно, если при этом теряется структурированная часть счета.
Поддерживает ли Motorica выпуск ZUGFeRD?
Motorica создает счета ZUGFeRD непосредственно из зарегистрированных данных счета. Файл объединяет читаемый PDF-счет со встроенными структурированными XML-данными. Motorica поддерживает структурированный ввод данных счета, XRechnung и ZUGFeRD.
Подготовка электронных счетов в структурированном формате
Motorica помогает структурировать данные счетов и выпускать XRechnung. Motorica создает ZUGFeRD-счета напрямую из обработанных данных счетов. Файл объединяет читаемый PDF-счет с вложенными структурированными XML-данными; Motorica поддерживает XRechnung.