يبدأ الاجتماع المفيد مع المستشار الضريبي ببيانات كاملة ومرتبة ومفهومة. لا يكفي أن يرسل المستقل عدة فواتير فقط؛ بل يحتاج المكتب أيضًا إلى المدفوعات والعقود وتفسيرات المعاملات غير المعتادة. يساعدك هذا الدليل على إعداد السنة أو الفترة المحاسبية من دون ملفات مكررة أو بحث متأخر عن المستندات.
تنبيه: هذه القائمة إرشاد عام للأعمال في ألمانيا وليست بديلًا عن الاستشارة الضريبية الفردية. اتفق مسبقًا مع مستشارك الضريبي على الفترة وطريقة المحاسبة والصيغة والمستندات التي يحتاجها مكتبه.
1. حدّد النطاق وقناة التسليم أولًا
قبل جمع الملفات، اسأل المكتب عن الآتي:
- الفترة المطلوب إعدادها؛
- ما إذا كان المطلوب حساب الإيرادات والمصروفات أو محاسبة الميزانية أو مستندات تحضيرية فقط؛
- عميل DATEV والسنة المالية المعنيان؛
- هل ستُنقل البيانات عبر DATEV Unternehmen online أو Buchungsdatenservice أو تصدير متفق عليه أو قناة آمنة أخرى؛
- الموعد النهائي والشخص المسؤول؛
- المعاملات التي تحتاج إلى شرح إضافي.
DATEV ليس صيغة ملف واحدة. فملف PDF وملف CSV وتصدير القيود المحاسبية تؤدي وظائف مختلفة. الاتفاق على المسار مسبقًا يمنع إرسال بيانات لا يستطيع المكتب استيرادها.
2. اجمع جميع الفواتير الصادرة
جهّز كل فاتورة أصدرتها خلال الفترة، بما في ذلك الفواتير الملغاة أو المصححة وإشعارات الدائن. راجع تسلسل الأرقام واشرح أي فجوة. أدرج المبيعات عبر المنصات والمتاجر الإلكترونية ومزودي خدمات الدفع والعملات الأجنبية.
ينبغي أن يتضح لكل معاملة التاريخ والعميل والمبلغ الصافي وضريبة القيمة المضافة والإجمالي وتاريخ الاستحقاق وحالة الدفع. إذا كنت تطبق نظام الإعفاء من ضريبة القيمة المضافة للمنشآت الصغيرة (Kleinunternehmerregelung)، فأشر إلى ذلك بوضوح ولا تخلط مستندات بضريبة وأخرى من دونها بلا تفسير.
3. استكمل المستندات الواردة والمصروفات
يحتاج كل مصروف تجاري إلى واحد من المستندات المحاسبية والإيصالات يكون مقروءًا ويمكن ربطه بالمعاملة. اجمع فواتير الموردين والإيصالات والمبالغ المستردة وتكاليف السفر والتأمين والإيجار والاتصالات والبرمجيات والإعلان والاشتراكات والتدريب. راجع خصوصًا الخدمات الدورية والبوابات التي يجب تنزيل المستندات منها يدويًا.
يثبت القيد البنكي الدفع، لكنه لا يستبدل عادةً المستند الأصلي. علّم المصروفات المختلطة والأوصاف غير الواضحة وضريبة القيمة المضافة الأجنبية والمشتريات التي قد تُعد أصولًا ثابتة.
4. نفّذ مطابقة المدفوعات
تربط مطابقة المدفوعات الفواتير والمستندات بالحركة المالية الفعلية. نزّل كشوفًا كاملة لكل الحسابات التجارية والبطاقات وPayPal ومزودي الدفع الآخرين، مع الأرصدة الافتتاحية والختامية والرسوم والمبالغ المستردة.
ميّز بصورة منفصلة:
- المبالغ المستحقة غير المدفوعة؛
- الدفعات الجزئية أو المجمعة؛
- التحويلات بين حساباتك؛
- الإيداعات والمسحوبات الخاصة؛
- المرتجعات وعمليات رد المبالغ؛
- الرسوم المخصومة قبل التحويل؛
- المعاملات النقدية؛
- الحركات التي لا تحمل مستندًا.
لا تحذف المعاملات المشكوك فيها. أضف ملاحظة قصيرة ليقرر المستشار الضريبي المعالجة الصحيحة.
5. لا تنسَ الصندوق والأصول والقروض والعقود
إذا كنت تتعامل بالنقد، فسلّم سجلًا نقديًا كاملًا ومرتبًا زمنيًا. يجب ألا يصبح الرصيد سالبًا، ويحتاج كل تحرك إلى مستند. بالنسبة إلى أجهزة الحاسوب والآلات والأثاث والمركبات والمشتريات طويلة الأجل، اذكر التاريخ والسعر والاستخدام التجاري وأي نسبة استخدام خاص.
أرفق عقود الإيجار التمويلي والقروض والإيجار والتمويل الجديدة مع جداول السداد والفوائد. اذكر المنح والتعويضات وبيع الأصول والانتقال وإيقاف النشاط أو تغيير الشكل القانوني.
6. الموظفون والمكافآت
إذا كان لديك موظفون، فاجمع العقود وتعديلاتها وبيانات بدء العمل وانتهائه وسجلات الوقت عند وجوبها والغياب والإجازات المرضية والمزايا العينية واسترداد المصروفات. افصل المتعاونين الخارجيين عن الموظفين. أرسل البيانات الحساسة فقط عبر القناة المحمية المتفق عليها.
7. احفظ الفواتير الإلكترونية بصورة صحيحة
اعتبارًا من 1 يناير 2025 يجب على الشركات المحلية أن تكون قادرة على استقبال الفواتير الإلكترونية؛ وينطبق واجب الاستقبال أيضًا على من يعملون وفق Kleinunternehmerregelung. قد يكفي صندوق بريد إلكتروني للاستقبال من الناحية التقنية، لكن يجب الاحتفاظ بالأصل الإلكتروني كاملًا وقابلًا للقراءة.
احفظ الفاتورة المنظمة بصيغتها الأصلية، مثل XML، وليس كنسخة مطبوعة أو لقطة شاشة فقط. وفي الصيغ الهجينة، احتفظ بالمكونات التي تفرضها القواعد المعمول بها. تجنب تحويل الملف أو استبداله أو إعادة تسميته بطريقة مبهمة قبل أرشفته.
8. التزم بفترات الاحتفاظ
تختلف المدة حسب نوع المستند. كقاعدة عامة، تُحفظ الدفاتر وقوائم الجرد والميزانيات وحسابات معينة عشر سنوات؛ وتُحفظ مستندات القيود المحاسبية والفواتير ثماني سنوات؛ وتُحفظ المستندات التجارية أو الضريبية الأخرى المهمة ست سنوات. تبدأ المدة عادةً في نهاية السنة التقويمية التي أُنشئ أو استُلم فيها المستند. وقد تمدد الإجراءات المفتوحة هذه المدة.
لا تحذف الملفات اعتمادًا على هذا الملخص وحده. تحقّق مع المستشار الضريبي من التصنيف وبداية المدة وأي تعليق محتمل لها.
9. أعد تسليمًا قابلًا للتحقق إلى DATEV
استخدم أسماء متسقة، واحذف النسخ المكررة، وافصل الفترات. يمكن أن تشمل البنية البسيطة مجلدات الفواتير-الصادرة والفواتير-الواردة والبنك والصندوق والموظفون والعقود والأسئلة. أضف قائمة بعدد الملفات أو السجلات في كل مجلد.
تساعد Motorica.io على تنظيم الفواتير والمستندات والمدفوعات، وعلى إعداد البيانات الضريبية وتجهيز صادرات DATEV. أما النقل المباشر لجميع المستندات إلى DATEV فما زال في مرحلة تجريبية أو تحضيرية وليس متاحًا للجميع. أكّد القناة النهائية مع مستشارك الضريبي.
10. خطة عملية من سبعة أيام
قبل أسبوع، أكّد النطاق وصلاحيات الوصول؛ وصدّر بيانات البنوك ومزودي الدفع؛ واجمع الإيرادات؛ واستكمل المصروفات؛ وطابق المدفوعات؛ واشرح الحالات الاستثنائية؛ ثم نفّذ المراجعة الأخيرة. سلّم حزمة واحدة مستقرة. وإذا صححت شيئًا لاحقًا، فميّز الإصدار الجديد بوضوح واشرح التغيير.
قائمة التحقق قبل الموعد
- جرى الاتفاق على الفترة والموعد والطريقة والقناة
- جُمعت كل الفواتير الصادرة والإلغاءات والتصحيحات
- جميع المستندات الواردة والإيصالات مقروءة
- كشوف البنوك والبطاقات ومزودي الدفع كاملة
- عُلّمت المدفوعات المفتوحة والجزئية والمجمعة
- شُرحت الإيداعات والمسحوبات والنسب الخاصة
- روجع الصندوق ولا يوجد رصيد سالب
- وُثقت الأصول والقروض والإيجار التمويلي والعقود
- بيانات الموظفين كاملة وأُرسلت بأمان
- حُفظت الفواتير الإلكترونية بصيغتها الأصلية
- حُذفت النسخ المكررة ووُضحت الحالات الاستثنائية
- أكّد المكتب استلام الحزمة الكاملة
أخطاء شائعة
من المشكلات المتكررة الاعتماد على كشف البنك وحده، وإرسال عدة إصدارات دون تحديد النسخة الحالية، ونسيان الحسابات الإضافية، وحفظ الفاتورة الإلكترونية كملف PDF أو صورة فقط، وخلط المصروفات الخاصة والتجارية من دون ملاحظة، وافتراض أن رفع مجلد يعني تلقائيًا نجاح الاستيراد إلى DATEV.
أسئلة شائعة
هل أحتاج إلى حساب DATEV خاص؟
ليس دائمًا. يعتمد ذلك على عمل المكتب؛ فقد يوفر DATEV Unternehmen online أو يستخدم Buchungsdatenservice أو يتفق معك على قناة آمنة أخرى.
هل يمكن إرسال المستندات بالبريد الإلكتروني؟
فقط إذا وافق المكتب وكانت حماية البيانات مناسبة. وعند وجود حجم كبير أو بيانات شخصية، تكون البوابة الآمنة أفضل عادةً.
ماذا أفعل عند فقد مستند؟
اطلب نسخة بديلة وعلّم المعاملة مؤقتًا. يجب أن يبقى المستند البديل الذي تنشئه بنفسك حالة استثنائية، ولا يضمن قبول المصروف أو خصم ضريبة المدخلات.
هل يجب إحضار الأصول الورقية؟
يعتمد ذلك على المستند ومسار العمل. لا تتخلص من الأصول قبل توضيح الالتزامات القانونية وجودة الأرشيف الرقمي.
الخلاصة
التحضير الجيد لنظام DATEV ليس مجلدًا ضخمًا، بل سلسلة قابلة للتحقق: معاملة ومستند ودفع وتصنيف وشرح. عندما تكون البيانات كاملة والمطابقة واضحة والقناة متفقًا عليها، يستطيع المستشار الضريبي التركيز على التحليل بدل البحث عن مستندات ناقصة.
نظّم مستنداتك وأعد بياناتك الضريبية مع Motorica
المصادر الرسمية المستخدمة
- DATEV: التعاون الرقمي مع مكتب الاستشارات الضريبية
- DATEV: خدمات البيانات وBuchungsdatenservice
- BMF: الأسئلة الشائعة حول الفاتورة الإلكترونية
- المادة 147 من AO: حفظ المستندات
- المادة 257 من HGB: حفظ المستندات
- BMF: قواعد GoBD وتعديل 14 يوليو 2025
المراجعة التحريرية والموضوعية: 5 أكتوبر 2026. قد تتغير القواعد والظروف الفردية.