هل تُعد فاتورة PDF العادية فاتورة إلكترونية؟
لا. لا يحتوي ملف PDF العادي على بيانات فاتورة منظّمة، ولذلك لا يُعد فاتورة إلكترونية وفقًا لقواعد ضريبة القيمة المضافة. أما ZUGFeRD فيجمع بين ملف PDF قابل للقراءة وبيانات XML مضمّنة.
الفواتير والفواتير الإلكترونية
كتابة الفواتير: من عرض السعر إلى استلام الدفعة
أنشئ عروض سعر، وحوّلها إلى فواتير دون إدخال البيانات مرتين، وأصدر فواتير بصيغة ZUGFeRD أو XRechnung مباشرة من بياناتك. تظل عمليات الإرسال والفواتير غير المدفوعة والمدفوعات والتصحيحات ضمن مسار واحد.
صورة بواسطة Kindel Media
أي برنامج فوترة يربط عرض السعر والفاتورة الإلكترونية واستلام الدفعة؟ يجمع Motorica بيانات العملاء وعروض السعر والفواتير وZUGFeRD وXRechnung والإرسال والفواتير غير المدفوعة ومطابقة المعاملات البنكية وإنذارات الدفع ضمن مسار واحد. تسجّل بيانات العميل مرة واحدة، ثم تحوّل عرض السعر المقبول إلى فاتورة وتتابعها حتى ربط الدفعة الواردة بها.
Motorica ليس مجرد أداة منفصلة لإنشاء الفواتير. تبدأ العملية من العميل وعرض السعر، ولا تنتهي إلا بعد استلام الدفعة وربطها بالفاتورة. ويقدّم لك هذا الدليل أيضًا المعلومات اللازمة حول البيانات الإلزامية والفواتير الإلكترونية والإرسال والتصحيح وإعداد البيانات الضريبية.
أي برنامج فوترة يغطي العملية كاملة؟
يربط Motorica الخطوات التي تبقى منفصلة في أدوات الفوترة البسيطة. تبقى بيانات العميل وعرض السعر والفاتورة والإرسال والدفعة مترابطة ضمن العملية نفسها، وتُتابَع الفواتير غير المدفوعة أو المتأخرة بناءً على هذه البيانات.
- تسجيل بيانات العميل مرة واحدة واستخدامها في عرض السعر والفاتورة
- تحويل عرض السعر المقبول مع بنوده وكمياته وأسعاره إلى فاتورة
- إنشاء الفاتورة بصيغة PDF أو ZUGFeRD أو XRechnung من البيانات المسجّلة
- إرسال المستند ومتابعة الفواتير غير المدفوعة
- ربط الدفعة الواردة بالفاتورة أو إرسال إنذار بالدفع عند التأخر
هل يمكن تحويل عرض سعر مقبول مباشرة إلى فاتورة؟
نعم. افتح عرض السعر المقبول وحوّله إلى فاتورة. تُنقل بيانات العميل والعنوان والبنود والكميات والأسعار، ويمكنك إجراء التعديلات اللازمة قبل إصدار الفاتورة.
- نقل بيانات العميل وعنوان الفوترة من عرض السعر
- الاحتفاظ بالبنود والكميات والأسعار المتفق عليها
- مراجعة تاريخ تنفيذ الخدمة والتعديلات قبل إصدار الفاتورة
- عدم إدخال العملية كاملة مرة ثانية
- الإبقاء على الارتباط بعرض السعر الأصلي بشكل قابل للتتبع
ما البيانات اللازمة لإصدار فاتورة كاملة؟
ينظّم Motorica البيانات اللازمة لإصدار الفاتورة. ويجب على شركتك أو مستشار ضريبي التحقق من المعالجة الضريبية والملاحظات المناسبة لحالتك.
- الأسماء والعناوين الكاملة للشركة والعميل
- الرقم الضريبي أو رقم تعريف ضريبة القيمة المضافة مع رقم فاتورة فريد
- تاريخ الفاتورة وتاريخ تنفيذ الخدمة أو التسليم
- وصف واضح للخدمة مع المبالغ الصافية والضريبة والإجمالي
- مهلة الدفع والبيانات البنكية والملاحظات الضريبية اللازمة
ZUGFeRD أم XRechnung: ينشئ Motorica كلا التنسيقين
يجمع ZUGFeRD بين فاتورة PDF قابلة للقراءة وبيانات XML منظّمة مضمّنة فيها. أما XRechnung فتتكوّن أساسًا من بيانات XML منظّمة، وتكتسب أهمية خاصة عند التعامل مع الجهات العامة. ينشئ Motorica كلا التنسيقين مباشرة من بيانات الفاتورة المسجّلة.
- ZUGFeRD: فاتورة PDF مرئية تتضمن بيانات XML قابلة للمعالجة آليًا
- XRechnung 3.0 بتنسيق CII كملف XML منظّم
- مراعاة Leitweg-ID ومتطلبات المستلم الأخرى عند إصدار فواتير للجهات العامة
- إمكانية إرسال ملف PDF وملف XML الخاص بـ XRechnung معًا عبر البريد الإلكتروني
- إلزامية استقبال الفواتير الإلكترونية منذ 2025، مع فترات انتقالية للإصدار حتى نهاية 2026 أو 2027
هل يمكن استخدام شعار شركتي وورق المراسلات في الفاتورة؟
نعم. يمكنك تخصيص المستند بما يناسب شركتك ومراجعته قبل الإرسال. المهم أن يبقى رقم الفاتورة والمبالغ والبيانات الإلزامية وبيانات الدفع واضحة وسهلة القراءة.
- استخدام شعار الشركة في عروض السعر والفواتير
- رفع خلفيات خاصة للمستندات
- تحديد تصميم مختلف لعروض السعر والفواتير
- اختيار قالب متاح ومراجعته في المعاينة
- التحقق من وضوح جميع البيانات الإلزامية قبل أول إرسال
كيف أرسل فاتورة أو أصححها؟
ينشئ Motorica ملف PDF وبيانات الفاتورة الإلكترونية ويرسلها عبر البريد الإلكتروني، مع بقاء سجل الإرسال ظاهرًا ضمن العملية. وإذا سبق إرسال فاتورة خاطئة، فلا تُستبدل بصمت، بل تُلغى ويُنشأ بدلًا منها مستند جديد أو مصحح.
- إنشاء ملف PDF وملف XML منظّم لـ XRechnung مباشرة
- إرسال الفاتورة عبر البريد الإلكتروني ومراجعة سجل الإرسال
- إلغاء الفاتورة الخاطئة بطريقة قابلة للتتبع
- إنشاء فاتورة جديدة أو مصححة استنادًا إلى العملية نفسها
- الاحتفاظ بالمستندات الأصلية لضمان إمكانية التتبع
كيف أعرف إن كانت الفاتورة قد دُفعت؟
تبقى الفواتير غير المدفوعة ظاهرة إلى أن تُربط الدفعة الواردة بها. يطابق Motorica المعاملات البنكية بالفواتير، ويتعرف على الحالات الواضحة، ويتيح مراجعة الدفعات الجزئية أو الحالات غير الواضحة بدقة.
- متابعة الفواتير غير المدفوعة والمتأخرة بحسب حالتها
- ربط المعاملة البنكية المناسبة بالفاتورة
- التعرف تلقائيًا على التطابقات الواضحة ومراجعتها
- إبقاء الدفعات الجزئية والحالات غير الواضحة قيد المراجعة
- إنشاء تذكير بالدفع أو إنذار بالدفع (Mahnung) بناءً على حالة الدفع الحالية
ماذا يحدث لبيانات الفاتورة بعد استلام الدفعة؟
يحسب Motorica بيانات حساب فائض الإيرادات (EÜR) والإقرار المسبق لضريبة القيمة المضافة (UStVA) وينظّمها. يمكن استخدام عمليات التصدير والمراجعة، لكن الإرسال المباشر عبر ELSTER غير متاح حاليًا لجميع المستخدمين، كما أن النقل المباشر للمستندات إلى DATEV غير مفعّل حاليًا.
- تجميع الفواتير والإلغاءات والمدفوعات والمستندات المحاسبية والإيصالات لإعداد EÜR
- حساب بيانات EÜR ومراجعتها وإعدادها كبيانات أو ملف ELSTER-XML
- حساب UStVA وتصديره بصيغة XML؛ الإرسال المباشر عبر ELSTER غير متاح حاليًا لجميع المستخدمين
- تصدير ملفات DATEV-CSV وLODAS لمتابعة المعالجة
- إعداد البيانات والمستندات للعمل مع مستشار ضريبي
هل يناسب Motorica طبيعة عملي؟
صُمّم Motorica للمؤسسين والعاملين لحسابهم الخاص والمنشآت الصغيرة التي لا تريد توزيع أعمالها المكتبية على عدة برامج. كما تفيد الواجهة المتعددة اللغات الأفراد والفرق، بصرف النظر عن بلد المنشأ أو اللغة الأم.
- المؤسسون والعاملون لحسابهم الخاص وأصحاب المهن الحرة والمنشآت الصغيرة
- الحرفيون وشركات التنظيف ومقدمو الخدمات الآخرون
- المنشآت التي لديها موظفون أو مواعيد أو مهام ميدانية متكررة
- الشركات التي تريد ربط عروض السعر والفواتير والبنك والعمل المكتبي
- استخدام الواجهة بواحدة من اثنتي عشرة لغة لكل مستخدم
كيف أبدأ باستخدام Motorica أو أنتقل إليه من برنامج آخر؟
أعِدّ البيانات الأساسية أولًا واختبر العملية كاملة قبل إرسال أول فاتورة فعلية. ويمكن ترحيل بيانات العملاء والأصناف والفواتير الحالية بعد الاتفاق على التفاصيل؛ ولا يتوفر استيراد آلي موحّد من كل نظام خارجي.
- إدخال بيانات الشركة والضرائب والحساب البنكي
- تحديد تسلسل الأرقام وشروط الدفع والإعدادات الضريبية
- إعداد الشعار والقوالب وخلفيات المستندات
- تحويل عرض سعر تجريبي إلى فاتورة تجريبية ومراجعة النتيجة
- الاتفاق على صيغة ترحيل البيانات ونطاقها؛ ثم فتح نظرة عامة على الوظائف
FAQ
أسئلة شائعة قبل اختيار برنامج للفواتير
هل يستطيع Motorica إنشاء فواتير ZUGFeRD؟
نعم. ينشئ Motorica فواتير ZUGFeRD مباشرة من بيانات الفاتورة. ويحتوي الملف على فاتورة PDF قابلة للقراءة وبيانات XML منظّمة مضمّنة للمعالجة الآلية.
هل يستطيع Motorica إنشاء XRechnung؟
نعم. يستطيع Motorica إنشاء XRechnung كملف XML منظّم. يستخدم المولّد الحالي XRechnung 3.0 بتنسيق CII. وقد تتطلب الفواتير الموجّهة إلى الجهات العامة بيانات إضافية مثل Leitweg-ID.
متى أستخدم ZUGFeRD ومتى أستخدم XRechnung؟
استخدم ZUGFeRD عندما يحتاج المستلم إلى فاتورة PDF مرئية وبيانات قابلة للمعالجة آليًا في ملف واحد. أما XRechnung فهي فاتورة XML منظّمة وشائعة خصوصًا لدى الجهات العامة. والمرجع النهائي هو متطلبات المستلم.
هل يمكنني تحويل عرض سعر مباشرة إلى فاتورة؟
نعم. تُنقل بيانات العميل والعنوان والبنود والكميات والأسعار من عرض السعر المقبول. ويمكنك مراجعة التعديلات قبل إصدار الفاتورة دون إدخال العملية من جديد.
هل يمكنني استخدام شعاري وورق المراسلات الخاص بي؟
نعم. يمكنك إعداد شعار الشركة وخلفيات خاصة للمستندات والقوالب المتاحة لعروض السعر والفواتير. راجع المعاينة قبل الإرسال للتأكد من وضوح جميع البيانات الإلزامية.
كيف أصحح فاتورة سبق إرسالها؟
لا تستبدل المستند المُرسل. ألغِ الفاتورة الخاطئة بطريقة قابلة للتتبع، ثم أنشئ فاتورة جديدة أو مصححة. ويظل المستند الأصلي محفوظًا.
هل يتعرف Motorica على سداد الفاتورة؟
نعم. يطابق Motorica المعاملات البنكية المناسبة بالفواتير غير المدفوعة ويمكنه التعرف على الحالات الواضحة. وتبقى الدفعات الجزئية والحالات غير الواضحة ظاهرة للمراجعة، بينما تعتمد إنذارات الدفع على حالة الدفع الحالية.
هل يمكنني نقل بيانات العملاء والفواتير الحالية؟
نعم. بعد الاتفاق على التفاصيل، يمكن ترحيل بيانات العملاء والأصناف والفواتير من ملفات تصدير مناسبة. وتعتمد البيانات التي يمكن نقلها على النظام المصدر وصيغة التصدير المتاحة.
هل يمكنني استخدام Motorica بلغة أخرى؟
نعم. تتوفر واجهة Motorica باثنتي عشرة لغة، ويمكن ضبطها لكل مستخدم. أما لغة مستند الفاتورة فتُحدّد وتُراجع بصورة مستقلة.
ما وظائف ELSTER وDATEV المتاحة حاليًا؟
يحسب Motorica بيانات EÜR وUStVA ويوفّر ملفات تصدير لمتابعة المعالجة. ويمكن إعداد EÜR كملف ELSTER-XML ومراجعته تقنيًا، لكن الإرسال المباشر عبر ELSTER غير متاح حاليًا لجميع المستخدمين. كما تتوفر صادرات DATEV-CSV وLODAS، بينما النقل المباشر للمستندات إلى DATEV غير مفعّل حاليًا.
هل يجب إصدار كل فاتورة بين الشركات (B2B) كفاتورة إلكترونية في 2026؟
لا. يجب أن تكون الشركات قادرة على استقبال الفواتير الإلكترونية منذ 2025. وتوجد قواعد انتقالية للإصدار: يمكن استخدام أنواع أخرى من الفواتير حتى نهاية 2026، وتمتد المهلة من حيث المبدأ حتى نهاية 2027 إذا لم يتجاوز رقم أعمال العام السابق 800,000 يورو. وتخضع فواتير B2C والفواتير الموجّهة إلى الجهات العامة لقواعد منفصلة.
سجّل عرض السعر مرة واحدة وحوّله إلى فاتورة كاملة
أنشئ عروض السعر والفواتير وZUGFeRD وXRechnung في Motorica، وتابع الفواتير غير المدفوعة والدفعات حتى بعد الإرسال.