Un buen presupuesto aclara antes de comenzar el encargo confirmado: quién entregará qué, a qué precio, cuándo y bajo qué condiciones. Conforme al derecho alemán, un presupuesto suficientemente determinado puede ser vinculante. El mero título «presupuesto» no lo convierte automáticamente en un documento previo sin compromiso. A la inversa, los datos de IVA obligatorios en una factura no pasan automáticamente a ser campos obligatorios del presupuesto.
Esta guía está dirigida a autónomos y pequeñas empresas en Alemania. Distingue B2B y B2C, ofrece redacciones prácticas y señala los puntos que requieren asesoramiento jurídico o fiscal individual.
Resumen
- El presupuesto puede ser una oferta para celebrar un contrato. Según el § 145 BGB, el oferente queda normalmente vinculado salvo que excluya ese efecto.
- Un plazo exacto de aceptación aporta seguridad. La aceptación sin cambios dentro del plazo suele celebrar el contrato.
- La aceptación con añadidos o cambios se considera, conforme al § 150.2 BGB, rechazo y nueva oferta.
- No existe una lista legal única de campos obligatorios equivalente a los requisitos de la factura del § 14 UStG.
- Al consumidor se le debe mostrar generalmente el precio total con IVA y demás componentes.
- Las reglas alemanas de factura electrónica se refieren a facturas, no a presupuestos; no hace falta XRechnung.
¿Cuándo es vinculante el presupuesto?
Debe ser lo bastante preciso para que el cliente pueda aceptarlo con un simple «sí». Normalmente deben quedar claros las partes, los bienes o servicios y el precio o método de cálculo. En proyectos se añaden alcance, cantidad, calendario, colaboración del cliente y recepción.
«Este presupuesto será válido hasta el 30 de septiembre de 2026» fija un plazo conforme al § 148 BGB. Sin plazo se aplica el § 147 BGB. Si no pretende vincularse, indique «sin compromiso» o «sujeto a confirmación» y explique, por ejemplo, que el contrato solo nace con una confirmación separada del pedido.
Una oferta vinculante recibida por el destinatario no puede retirarse libremente. Según el § 130 BGB, la revocación solo es eficaz si llega antes o al mismo tiempo.
Presupuesto, estimación, confirmación y factura
- Presupuesto: propone el contrato; la aceptación puntual y sin cambios puede celebrarlo.
- Estimación de costes: calcula el gasto esperado. Según el § 632.3 BGB, normalmente no se paga por separado salvo acuerdo. Si se prevé una superación importante, se aplican la notificación y consecuencias del § 649 BGB.
- Confirmación del pedido: documenta la aceptación o el encargo confirmado. Si cambia las condiciones puede ser una nueva oferta.
- Factura: cobra bienes o servicios suministrados; aquí se aplican los datos de factura y, en su caso, el formato electrónico.
Importa el contenido y cómo lo entiende un destinatario razonable, no solo el título.
¿Qué debe contener un presupuesto sólido?
- Proveedor: nombre completo, domicilio, e-mail y teléfono; pueden aplicarse datos de correspondencia mercantil, por ejemplo el § 35a GmbHG.
- Cliente: nombre, empresa, dirección, contacto y entidad jurídica contratante exacta.
- Documento: número único, fecha, asunto, versión y referencia a la solicitud.
- Alcance: cada artículo o partida de servicio, cantidad, unidad, calidad, materiales, variantes y exclusiones.
- Ejecución: periodo y lugar, dependencias, colaboración del cliente, hitos y recepción.
- Precio: precios unitarios, método de cálculo, costes accesorios, descuentos y total.
- IVA: en B2B son útiles neto, tipo/importe de IVA y bruto. El consumidor necesita un total claro. Quien aplica el régimen alemán de exención de IVA para pequeñas empresas (Kleinunternehmerregelung) no cobra IVA por separado y lo explica.
- Carácter vinculante: plazo y forma de aceptación, estado vinculante o no.
- Pago: anticipo, plazos, vencimiento tras factura y pronto pago claramente calculado.
- Condiciones: garantía, derechos de uso, reserva de dominio, cancelación, resolución y condiciones generales pertinentes.
Los prestadores deben comprobar también las obligaciones de la DL-InfoV.
Precios B2B y B2C
Para el cliente empresarial son útiles subtotal neto, tipo e importe de IVA y total bruto. No copie textos de reverse charge, exención o caso transfronterizo sin comprobar la operación.
El Reglamento alemán de indicación de precios exige normalmente al consumidor el precio total con IVA y demás componentes. También deben indicarse transporte y entrega. Si no puede fijar un precio final, explique tarifa horaria, esfuerzo estimado, recargo de materiales, desplazamiento, mínimo y aprobación de extras.
Elaboración paso a paso
- Aclare objetivo, alcance, presupuesto, fecha, lugar y contacto; identifique supuestos.
- Describa preparación, materiales, viajes, documentación, recepción y subcontratistas.
- Calcule trabajo, compras, gastos generales, riesgo y margen.
- Compruebe B2B/B2C, condición de pequeña empresa y caso nacional o transfronterizo.
- Escriba plazo, inicio, duración, pagos, colaboración y aprobación de extras.
- Facilite planos, especificaciones y condiciones antes del contrato.
- Revise nombres, cálculos, IVA, fechas, anexos y contradicciones.
- Envíe PDF o portal y conserve juntos versión, envío, aceptación y cambios.
Formulaciones útiles
Inicio: «Gracias por su consulta del 12 de septiembre de 2026. Conforme a nuestra conversación, ofrecemos los siguientes servicios».
Alcance: «Se incluyen planificación, entrega y montaje de las partidas 1 a 4. Se excluyen trabajos eléctricos y aperturas en paredes».
Extras: «Los trabajos fuera del alcance solo se realizarán tras su aprobación, a 78,00 € netos por hora más materiales».
Precio B2B: «Subtotal neto: 2.000,00 €. Más IVA del 19 %: 380,00 €. Total: 2.380,00 €».
Precio al consumidor: «Precio total: 2.380,00 €, incluido IVA del 19 %. Solo habrá costes adicionales por ampliaciones aprobadas previamente».
Pequeña empresa: «Precio total: 2.000,00 €. No se muestra IVA por separado conforme al § 19 UStG».
Plazo: «Quedamos vinculados por este presupuesto hasta el 30 de septiembre de 2026».
No vinculante: «Este presupuesto está sujeto a confirmación. El contrato solo nace con nuestra confirmación del pedido en forma de texto».
Aceptación: «Puede aceptar este presupuesto sin cambios por e-mail, indicando su número, hasta el 30 de septiembre de 2026».
No copie sin revisar límites de responsabilidad, renovaciones automáticas, cargos por cancelación ni cláusulas de jurisdicción.
Condiciones generales y contratos de consumo
Las condiciones no se incorporan al contrato solo porque luego figuren en la factura. Para consumidores, el § 305.2 BGB exige generalmente aviso al contratar, oportunidad razonable de lectura y consentimiento. El § 310 BGB flexibiliza algunas reglas B2B, pero la incorporación debe acordarse.
Los contratos a distancia o fuera del establecimiento pueden requerir información precontractual y derecho de desistimiento. El artículo 246a EGBGB cubre servicio, identidad, precio, pago, ejecución y desistimiento; el § 312g BGB regula derecho y excepciones.
Presupuestos transfronterizos
El derecho alemán no exige generalmente que el texto fiscal del presupuesto esté en alemán. Compruebe lugar de prestación, IVA, moneda, ley, tribunal, entrega y aduanas. En el documento bilingüe indique la versión prevalente. Reverse charge y terceros países deben revisarse fiscalmente.
Crear un presupuesto en Motorica
En Motorica abra Presupuestos, elija el cliente, periodo del servicio y líneas de producto o servicio. El formulario reúne cantidad, precios netos y brutos, descuento y pronto pago. Después puede crear el PDF y enviarlo por e-mail. Una vez aceptado, el presupuesto se puede transferir a una factura; la empresa sigue siendo responsable de comprobar el contenido.
Las preguntas del Ministerio Federal de Finanzas sobre la factura electrónica tratan facturas, no presupuestos.
Lista antes de enviar
- ¿Están identificados proveedor, cliente y contacto?
- ¿Son correctos número, fecha, asunto y versión?
- ¿Están claros alcance, cantidades, unidades, calidad y exclusiones?
- ¿Se definen periodo, lugar, entrega y colaboración?
- ¿Son trazables precios, costes, descuentos y total?
- ¿Corresponde el IVA al cliente y caso fiscal?
- ¿Están claros el vínculo, plazo o reserva?
- ¿Son inequívocos anticipo, vencimientos y pronto pago?
- ¿Están disponibles a tiempo anexos y condiciones?
- ¿Se conservarán juntos aceptación y cambios?
Errores típicos
Campos de factura como requisitos universales: Distraen de las condiciones del contrato. Compruebe por separado operación, forma jurídica, cliente y canal.
Sin plazo ni vínculo claro: El proveedor puede quedar obligado más de lo previsto. Fije fecha o reserva de confirmación.
Alcance impreciso: Las partes entienden de modo distinto calidad, cantidad y exclusiones. Enumere partidas y resultados.
Extras ocultos: Viajes, materiales y trabajo adicional sorprenden al cliente. Indique precio o cálculo y aprobación.
Solo neto al consumidor: La PAngV exige generalmente el total. Destáquelo.
Condiciones después de aceptar: Puede que no entren en el contrato. Facilite una copia conservable antes de concluirlo.
Respuesta modificada como aceptación: Según el § 150.2 BGB suele ser una nueva oferta. Confirme la versión final.
Llamar XRechnung al presupuesto: Es un formato de factura; separe ambos procesos.
Preguntas frecuentes
¿Necesita firma un presupuesto alemán?
Normalmente no hay requisito general. El contrato puede nacer por e-mail o conducta; una operación especial o forma pactada puede exigir firma.
¿Un presupuesto sin plazo vale para siempre?
No. El § 147 BGB determina el tiempo razonable según las circunstancias. Una fecha exacta es más segura.
¿Basta «sujeto a confirmación»?
Puede excluir el vínculo si concuerda con todo el documento. Indique también el hecho que forma el contrato.
¿Puede el cliente modificar y aceptar?
La aceptación modificada es generalmente una nueva oferta según el § 150.2 BGB y debe aceptarla el oferente original.
¿La pequeña empresa cobra IVA?
La que cumple el § 19 UStG no lo cobra por separado; muestra el total y explica el motivo.
¿Debe ser factura electrónica o XRechnung?
No. Esas reglas son para facturas; la contratación pública puede tener procedimientos propios.
¿Cómo documentar la aceptación?
Conserve juntos presupuesto, versión, prueba de envío, aceptación y cambios. Un e-mail que cite el número y acepte sin cambios es mejor que una llamada no documentada.
Conclusión
Un presupuesto fiable no es una plantilla de factura abreviada. Describe claramente alcance, precio, calendario, aceptación y límites del contrato propuesto.
Crear un presupuesto en Motorica
Fuentes y fecha
Revisado: 16 de septiembre de 2026
- BGB §§ 145–150
- BGB § 130
- BGB §§ 632 y 649
- BGB §§ 305 y 310
- Artículo 246a EGBGB
- PAngV
- DL-InfoV
- BMF: factura electrónica
Este artículo explica principios generales del derecho alemán y no sustituye asesoramiento jurídico o fiscal individual.