La diferencia en pocas palabras
Un presupuesto propone un trabajo, precio y condiciones. Una factura liquida una entrega de bienes o un servicio. El contrato suele surgir de declaraciones coincidentes, como oferta y aceptación; la factura por sí sola no es el contrato.
¿Para qué sirve?
- Presupuesto: Propone un trabajo y sus condiciones.
- Factura: Liquida la entrega de un bien o la prestación de un servicio.
¿Cuándo se emite?
- Presupuesto: Normalmente antes de cerrar el contrato.
- Factura: A menudo después del trabajo; también caben facturas de anticipo o parciales.
¿Es siempre necesario?
- Presupuesto: No. Puede existir un contrato sin presupuesto escrito.
- Factura: La ley la exige en ciertos casos, sobre todo en operaciones sujetas a impuestos para otras empresas.
¿Qué efecto jurídico tiene?
- Presupuesto: La aceptación de una oferta suficientemente concreta y vinculante puede formar el contrato.
- Factura: Documenta la liquidación; no sustituye la oferta ni su aceptación.
¿Cuándo obliga un presupuesto?
Según el § 145 del Código Civil alemán (BGB), una oferta suficientemente concreta vincula por regla general al oferente salvo que excluya ese efecto. La aceptación dentro del plazo aplicable puede formar el contrato (§§ 147–148 BGB). Si el cliente cambia sustancialmente el precio o alcance, presenta una nueva oferta que debes aceptar (§ 150 apartado 2 BGB). Una estimación aproximada no siempre es un presupuesto vinculante.
Indica alcance, cantidades, precio, tratamiento del IVA, fecha de ejecución y, si procede, plazo de aceptación. Guarda prueba de la aceptación y los cambios. El acuerdo también puede formarse por correo electrónico o verbalmente.
Qué es una factura y cuándo emitirla
El § 14 apartado 1 de la Ley alemana del IVA (UStG) define la factura por su función: documento que liquida un suministro o servicio, se llame como se llame. No sustituye la aceptación ni prueba por sí sola que el cliente aceptó cada importe. No es obligatorio en general tener un presupuesto escrito antes de facturar.
La factura suele emitirse después de la prestación. Puede emitirse antes por un anticipo o hito acordado. En ciertas operaciones gravadas para otra empresa, se exige generalmente dentro de seis meses de la prestación (§ 14 apartado 2 UStG).
Datos obligatorios de la factura
Una factura ordinaria según el § 14 apartado 4 UStG incluye nombres y direcciones de ambas partes, número fiscal o número de identificación del IVA del emisor, fecha, número correlativo único, naturaleza y cantidad de los bienes o tipo y alcance del servicio, fecha de ejecución, contraprestación, tipo e importe del IVA o motivo de exención. Los descuentos pactados deben quedar claros. Las facturas de hasta 250 € y las de pequeñas empresas tienen reglas simplificadas (§§ 33 y 34a UStDV). El número del presupuesto ayuda a relacionar documentos, pero no es un dato obligatorio general.
Factura electrónica en Alemania en 2026
Para muchas operaciones entre empresas establecidas en Alemania se requiere una factura electrónica estructurada. Un PDF simple no lo es. Desde 2025 las empresas alemanas deben poder recibir e-facturas. Para emitirlas existen transiciones: pueden usarse otras facturas hasta finales de 2026; si la facturación del emisor en el año anterior no supera 800.000 €, en principio hasta finales de 2027. Se permite papel durante la transición; un documento electrónico simple como PDF requiere consentimiento del destinatario. Las excepciones, incluidas las pequeñas empresas, deben examinarse aparte. El formato exigido se refiere a la factura, no al presupuesto.
Pequeñas empresas y conservación
En el régimen alemán de exención de IVA para pequeñas empresas (Kleinunternehmerregelung) del § 19 UStG no se desglosa el IVA en las operaciones cubiertas. El § 34a UStDV exige indicar la exención y permite una factura no estructurada. Los negocios transfronterizos pueden requerir otros datos y normas fiscales.
Según el § 14b UStG, copias de facturas emitidas y facturas recibidas se conservan normalmente ocho años desde el final del año de emisión. Pueden importar otras obligaciones o procedimientos abiertos. Conserva también presupuesto, aceptación y modificaciones.
Proceso práctico
- Describe trabajo, precio, impuestos y condiciones en el presupuesto.
- Registra la aceptación o las modificaciones propuestas.
- Documenta el trabajo real y los extras acordados.
- Factura el trabajo realizado o anticipo pactado; comprueba datos y formato.
- Relaciona presupuesto, acuerdo, factura y pago en un mismo expediente.
Ejemplo: Ofreces reparar por 500 € más el IVA aplicable. El cliente acepta y luego aprueba por escrito trabajos extra por 80 €. La factura puede incluirlos si se documenta el cambio. La factura no es el contrato por esos extras.
Preguntas y errores frecuentes
¿Puedo facturar sin presupuesto? Sí. Un presupuesto escrito no es un requisito general; debe existir una operación acordada y una factura correcta.
¿Una factura firmada confirma el pedido? Depende de la declaración y las circunstancias; la factura sola no prueba conformidad con cada precio.
¿Todos los presupuestos deben mostrar IVA? La lista de datos obligatorios de una factura no se aplica al presupuesto, pero precio y tratamiento fiscal deben quedar claros. Puede haber reglas de precios para consumidores.
Errores habituales: confundir estimación y oferta vinculante, cobrar cambios no aceptados, llamar e-factura estructurada a un PDF y exigir siempre número de IVA cuando puede bastar el número fiscal.
Fuentes oficiales y fecha
Revisado el 17 de septiembre de 2026. Información general sobre derecho alemán; los casos particulares requieren evaluación.