Una buena rutina mensual no es un cierre anual en miniatura. Concilia facturas, documentos contables o recibos, pagos y plazos mientras los detalles aún se pueden aclarar con facilidad. Así simplifica la declaración periódica del IVA, la EÜR, la entrega al asesor fiscal y la planificación de liquidez.
No toda obligación fiscal es mensual. La declaración del IVA puede ser mensual, trimestral o no exigirse de forma periódica, según la situación y las resoluciones del Finanzamt. La rutina prepara los datos, pero mandan los plazos reales de las resoluciones y ELSTER.
Cuatro preguntas al final del mes
- ¿Se han facturado y revisado todos los servicios terminados?
- ¿Están completas las facturas recibidas y los demás documentos y se conserva su formato original?
- ¿Cuadran banco, caja, pagos y facturas pendientes de pago?
- ¿Qué declaraciones, anticipos y reservas vienen después?
Fija un momento, por ejemplo el primer día laborable tras acabar el mes. Las operaciones en efectivo no pueden esperar: el § 146 AO exige registrar a diario los cobros y pagos de caja.
Qué preparar
Reúne movimientos bancarios, registro de caja, facturas emitidas y recibidas, recibos, abonos, anulaciones y justificantes de pagos empresariales. Añade contrato o prueba del servicio si explica la operación. Marca por separado los movimientos privados.
Para una factura electrónica conserva el archivo recibido. Desde 2025, un PDF simple no es E‑Rechnung a efectos del IVA alemán. XRechnung y las versiones admitidas de ZUGFeRD contienen datos estructurados; al menos esa parte debe permanecer íntegra en el formato original.
Paso 1: completar las facturas emitidas
Localiza servicios realizados pero aún no facturados y emite la factura pronto. El límite de seis meses del § 14.2 UStG para determinadas facturas obligatorias es un máximo, no un buen objetivo de trabajo.
Comprueba nombres y direcciones, número fiscal o USt-IdNr., fecha, número único, descripción y fecha del servicio, importes netos, tipo y cuota de IVA o la mención correcta de exención. Para facturas de hasta 250 euros, el § 33 UStDV permite datos simplificados. Para el régimen alemán de exención de IVA para pequeñas empresas (Kleinunternehmerregelung) se aplica el § 34a UStDV y no se desglosa IVA.
No sobrescribas una factura enviada. Crea una corrección o anulación trazable que mantenga enlazados original, modificación y nueva versión.
Paso 2: revisar facturas recibidas y documentos
Asigna cada documento contable o recibo a la operación correcta. Comprueba proveedor, fecha, importe, finalidad empresarial, tipo y datos necesarios para deducir IVA soportado. Pide de inmediato la factura que falte o deba corregirse. El extracto prueba el pago, pero no sustituye automáticamente la factura ni el contenido de la compra.
Escanear facilita el registro, pero un original electrónico sigue siendo electrónico. No guardes solo la imagen o el PDF visualizado de una XRechnung; archiva el archivo estructurado y los anexos relevantes.
Paso 3: conciliar banco y caja
La conciliación de pagos conecta cada movimiento empresarial con una factura u operación documentada. Asigna el pago a la factura pendiente; registra aparte pagos parciales, comisiones, devoluciones, adeudos rechazados, aportaciones y retiradas privadas. No dejes partidas desconocidas sin siguiente acción.
Para muchos usuarios de EÜR importa la fecha real: el ingreso pertenece por regla general al año del cobro y el gasto al año del pago (§ 11 EStG). Hay excepciones para determinados pagos periódicos alrededor del cambio de año. Las empresas con balance siguen otras reglas de periodificación.
Paso 4: revisar impagos y liquidez
Separa facturas pendientes, vencidas y controvertidas. Comprueba vencimiento, cobro real y comunicación previa. Un recordatorio de pago amistoso y un requerimiento formal de pago (Mahnung) son etapas distintas; documéntalas por separado.
Compara cobros previstos con próximos gastos e impuestos. Los ingresos de facturas emitidas aún no son efectivo disponible. Planifica con cobros realistas y marca los créditos dudosos.
Paso 5: clasificar IVA y E‑Rechnung
Si presentas declaraciones periódicas de IVA, el plazo normal de presentación y pago es el décimo día posterior al período (§ 18 UStG). Un Dauerfristverlängerung aprobado lo aplaza un mes. El período puede ser mes o trimestre y el Finanzamt puede eximir de declaraciones periódicas.
Kleinunternehmerregelung no es una declaración simplificada de renta, sino una exención alemana de IVA. Desde 2025 se aplica en general si la facturación del año anterior no superó 25.000 euros y la del año actual no supera 100.000 euros. El límite actual opera durante el año. Estas empresas deben poder recibir E‑Rechnung desde el 1 de enero de 2025, aunque están exentas de emitirla por sus propias prestaciones.
Para B2B nacional hay transición: en general puede usarse otro tipo de factura hasta finales de 2026; si la facturación previa del emisor no supera 800.000 euros, normalmente continúa hasta finales de 2027. La recepción es necesaria desde 2025.
Paso 6: actualizar plazos y reservas
Anota solo fechas aplicables. Los anticipos del impuesto sobre la renta fijados por el Finanzamt vencen normalmente el 10 de marzo, 10 de junio, 10 de septiembre y 10 de diciembre (§ 37 EStG). Los anticipos Gewerbesteuer para actividades empresariales vencen normalmente el 15 de febrero, 15 de mayo, 15 de agosto y 15 de noviembre (§ 19 GewStG). La resolución fija los importes.
Pasa el importe destinado a IVA e impuestos sobre beneficios a una cuenta de reserva o identifícalo claramente. La reserva no es un cálculo fiscal, pero evita considerar dinero fiscal como liquidez libre. Si el beneficio cambia mucho, revisa con un asesor fiscal la adaptación de anticipos.
Paso 7: asegurar y entregar el mes
Anota movimientos sin aclarar, documentos ausentes, litigios, declaraciones enviadas y pruebas de pago. Comprueba que la exportación esté completa y la copia pueda restaurarse. Una carpeta o un portátil no son una copia resistente.
Para el asesor añade uso privado, compras grandes, operaciones exteriores, reverse charge, créditos dudosos y faltas. Motorica apoya la preparación de datos fiscales y la entrega ordenada, pero no presta asesoramiento fiscal.
Rutina de 45 minutos
- 10 minutos: emitir facturas ausentes y comprobar numeración.
- 10 minutos: registrar documentos recibidos y guardar originales.
- 10 minutos: hacer conciliación de pagos y marcar dudas.
- 5 minutos: revisar facturas pendientes y vencidas.
- 5 minutos: revisar IVA, plazos y reservas.
- 5 minutos: completar carpeta, exportación, copia y entrega.
Lista mensual
- Todos los servicios terminados están facturados o documentados como abiertos.
- Números, fechas, IVA y menciones especiales están revisados.
- Facturas recibidas y documentos están completos y bien asignados.
- E‑Rechnung estructuradas y anexos se conservan en formato original.
- La caja se registró a diario y está conciliada.
- Banco, pagos parciales, comisiones y devoluciones están asignados.
- Impagos revisados; recordatorio y Mahnung siguen separados.
- Declaración de IVA y pago están preparados si vencen.
- Plazos de renta y Gewerbesteuer están en calendario.
- Reservas fiscales y de liquidez reflejan las cifras actuales.
- Faltas y preguntas tienen una siguiente acción.
- Carpeta, exportación, copia y entrega están revisadas.
Errores frecuentes
Registrar todo al final: es tarde para la caja y cuesta más recuperar documentos. Registra durante el mes y revisa al cierre.
Tratar el PDF como toda la E‑Rechnung: mandan los datos XML estructurados. Conserva el archivo original.
Confundir factura y pago: una factura emitida no es un cobro. Enlaza los hechos sin identificarlos.
Planificar cada impuesto mensualmente: IVA, renta y Gewerbesteuer tienen períodos distintos. Sigue la resolución y ELSTER.
Usar el período antiguo: facturas y justificantes contables se conservan generalmente ocho años desde 2025. Libros y cuentas anuales siguen diez, correspondencia empresarial normalmente seis; un asunto fiscal abierto puede prolongarlo.
Preguntas frecuentes
¿Con qué frecuencia hago la rutina?
Al menos cada mes, con registro continuo o diario donde sea necesario. Con muchos documentos conviene un control semanal.
¿Cuánto se conservan las facturas?
Facturas recibidas y emitidas se conservan en general ocho años según § 14b UStG, desde el final del año de emisión. § 147 AO prevé para otros documentos diez, ocho o seis años.
¿Basta imprimir una E‑Rechnung?
No. Al menos la parte estructurada debe permanecer íntegra en su formato electrónico original.
¿Todo autónomo declara IVA mensualmente?
No. El período puede ser mensual o trimestral y el Finanzamt puede eximir de presentación regular. También puede haber casos especiales con Kleinunternehmerregelung.
¿Qué hago si falta un documento?
Pide primero factura o copia al proveedor. Un justificante interno es solo una solución para casos adecuados y verificables y no genera deducción de IVA sin factura correcta.
¿Puede corregirse después un mes cerrado?
Sí. Corrige de forma trazable sin sustituir en silencio los datos iniciales. Si los datos fiscales ya se enviaron, comprueba si procede una rectificativa.
Fuentes oficiales y fecha de revisión
Revisado el 23 de septiembre de 2026.
- § 14 y § 14b UStG — facturas y conservación
- § 14b UStG — conservación de facturas
- § 18 UStG — declaración periódica de IVA
- § 19 UStG — Kleinunternehmerregelung
- § 33 y § 34a UStDV — facturas simplificadas
- § 46 UStDV — Dauerfristverlängerung
- § 146 y § 147 AO — registro y conservación
- § 11 EStG — cobro y pago
- § 37 EStG — anticipos de renta
- § 19 GewStG — anticipos Gewerbesteuer
- Ministerio Federal de Finanzas — FAQ E‑Rechnung, marzo de 2026
- Ministerio Federal de Finanzas — modificación GoBD de 14 de julio de 2025
Esta guía general no sustituye asesoramiento fiscal o jurídico individual en Alemania. Son decisivas tus resoluciones y plazos.