Mjesečna rutina za samozaposlene: računi, isprave, uplate i porezi

Dobra mjesečna rutina nije mali godišnji obračun. Ona usklađuje račune, knjigovodstvene isprave ili potvrde, uplate i rokove dok se pojedinosti još lako mogu razjasniti. Time se olakšavaju prijava PDV-a, EÜR, predaja poreznom savjetniku i planiranje likvidnosti.

Nije svaka porezna obveza mjesečna. Prijava PDV-a može biti mjesečna, tromjesečna ili se ne mora redovito podnositi, ovisno o položaju i rješenjima Finanzamta. Rutina priprema podatke, ali su mjerodavni stvarni rokovi iz rješenja i ELSTER-a.

Četiri pitanja na kraju mjeseca

• Jesu li sve obavljene usluge fakturirane i provjerene?
• Jesu li ulazni računi i ostale isprave potpuni i sačuvani u izvornom formatu?
• Jesu li banka, blagajna, uplate i neplaćeni računi usklađeni?
• Koje prijave, predujmovi i pričuve slijede?

Odredite stalan termin, primjerice prvi radni dan nakon kraja mjeseca. Gotovinske transakcije ne mogu čekati: § 146 AO zahtijeva dnevno evidentiranje primitaka i izdataka blagajne.

Što pripremiti

Prikupite bankovne transakcije, blagajničke zapise, izlazne i ulazne račune, potvrde, odobrenja, storna i dokaze poslovnih plaćanja. Dodajte ugovor ili dokaz usluge kada objašnjava transakciju. Privatne transakcije označite odvojeno.

Za elektronički račun sačuvajte primljenu izvornu datoteku. Od 2025. običan PDF nije E‑Rechnung u smislu njemačkog PDV-a. XRechnung i dopuštene verzije ZUGFeRD-a sadrže strukturirane podatke; najmanje taj dio mora ostati cjelovit u izvornom formatu.

Korak 1: Dovršite izlazne račune

Pronađite izvršene, ali još nefakturirane usluge i izdajte račun pravodobno. Šestomjesečna granica iz § 14 st. 2 UStG-a za određene obvezne račune krajnji je rok, a ne radni cilj.

Provjerite nazive i adrese, porezni broj ili USt-IdNr., datum, jedinstven broj računa, opis i datum usluge, neto iznose, stopu i iznos PDV-a ili ispravnu napomenu o oslobođenju. Za račune do 250 eura § 33 UStDV-a dopušta pojednostavljenje. Za njemački režim oslobođenja malih poduzetnika od PDV-a (Kleinunternehmerregelung) vrijedi § 34a UStDV-a i PDV se ne iskazuje zasebno.

Ne prepisujte poslani račun. Izradite sljedivu korekciju ili storno tako da izvornik, izmjena i nova verzija ostanu povezani.

Korak 2: Provjerite ulazne račune i isprave

Svaku knjigovodstvenu ispravu ili potvrdu povežite s pravom poslovnom transakcijom. Provjerite dobavljača, datum, iznos, poslovnu svrhu, stopu i podatke potrebne za pretporez. Odmah zatražite račun koji nedostaje ili je netočan. Bankovni izvod dokazuje uplatu, ali ne zamjenjuje uvijek račun i sadržaj nabave.

Skeniranje pomaže unosu, no elektronički izvornik ostaje elektronički. Ne čuvajte samo sliku ili PDF prikaz XRechnung-a; arhivirajte strukturiranu datoteku i važne priloge.

Korak 3: Uskladite banku i blagajnu

Usklađivanje uplata znači povezati svaku poslovnu bankovnu stavku s računom ili dokumentiranom transakcijom. Povežite uplatu s neplaćenim računom; djelomične uplate, naknade, povrate, odbijena terećenja, privatne uplate i isplate evidentirajte zasebno. Ne ostavljajte nepoznate stavke bez sljedećeg koraka.

Za mnoge korisnike EÜR-a važan je stvarni datum plaćanja: prihod se u pravilu pripisuje godini primitka, a trošak godini plaćanja (§ 11 EStG). Za određena redovita plaćanja oko prijelaza godine postoje iznimke. Bilanciranje slijedi druga pravila razgraničenja.

Korak 4: Provjerite dugove i likvidnost

Odvojite neplaćene, dospjele i sporne račune. Provjerite dospijeće, stvarni primitak i raniju komunikaciju. Prijateljski podsjetnik na plaćanje i službena opomena za plaćanje (Mahnung) različite su faze; dokumentirajte ih odvojeno.

Usporedite očekivane primitke s idućim rashodima i porezima. Prihod na izdanom računu još nije raspoloživ novac. Planirajte prema realnim uplatama i označite nesigurna potraživanja.

Korak 5: Odredite obveze PDV-a i E‑Rechnung-a

Ako podnosite prijavu PDV-a, redovni rok za podnošenje i plaćanje jest deseti dan nakon razdoblja (§ 18 UStG). Odobreni Dauerfristverlängerung pomiče rok za mjesec dana. Razdoblje može biti mjesec ili tromjesečje, a Finanzamt može osloboditi od redovitih prijava.

Kleinunternehmerregelung nije pojednostavljena prijava poreza na dohodak, nego njemačko oslobođenje od PDV-a. Od 2025. u pravilu vrijedi ako promet prethodne godine nije premašio 25.000 eura, a tekuće godine ne prelazi 100.000 eura. Tekući prag djeluje tijekom godine. Takvi poduzetnici moraju moći primiti E‑Rechnung od 1. siječnja 2025., ali su oslobođeni obveze izdavanja za vlastite usluge.

Za domaći B2B postoji prijelaz: drugi oblik računa općenito se može koristiti do kraja 2026.; ako promet izdavatelja u prethodnoj godini nije veći od 800.000 eura, to obično traje do kraja 2027. Spremnost za primanje vrijedi od 2025.

Korak 6: Ažurirajte rokove i pričuve

Upišite samo rokove koji se primjenjuju. Predujmovi poreza na dohodak koje odredi Finanzamt obično dospijevaju 10. ožujka, 10. lipnja, 10. rujna i 10. prosinca (§ 37 EStG). Predujmovi Gewerbesteuer-a za obrte obično dospijevaju 15. veljače, 15. svibnja, 15. kolovoza i 15. studenoga (§ 19 GewStG). Iznose određuje rješenje.

Iznos za PDV i poreze na dobit prebacite na poseban račun ili jasno označite. Pričuva nije porezni obračun, ali sprječava da se porezni novac smatra slobodnom likvidnošću. Ako se dobit znatno promijenila, s poreznim savjetnikom razmotrite prilagodbu predujmova.

Korak 7: Osigurajte i predajte mjesec

Zapišite nerazjašnjene stavke, isprave koje nedostaju, sporove, predane prijave i potvrde plaćanja. Provjerite potpunost izvoza i stvarnu mogućnost obnove sigurnosne kopije. Jedna mapa ili prijenosno računalo nisu otporna kopija.

Za savjetnika dodajte privatne udjele, velike nabave, inozemne transakcije, reverse charge, sumnjiva potraživanja i nedostatke. Motorica podržava pripremu poreznih podataka i urednu predaju, ali ne pruža porezno savjetovanje.

Rutina od 45 minuta

1. 10 minuta: izdajte nedostajuće račune i provjerite numeriranje.
2. 10 minuta: unesite ulazne isprave i sačuvajte izvornike.
3. 10 minuta: provedite usklađivanje uplata i označite nejasnoće.
4. 5 minuta: provjerite neplaćene i dospjele račune.
5. 5 minuta: provjerite PDV, rokove i pričuve.
6. 5 minuta: dovršite mapu, izvoz, kopiju i predaju.

Mjesečni popis provjere

• Sve dovršene usluge su fakturirane ili evidentirane kao otvorene.
• Brojevi, datumi, PDV i posebne napomene su provjereni.
• Ulazni računi i isprave su potpuni i pravilno povezani.
• Strukturirane E‑Rechnung datoteke i prilozi čuvaju se u izvornom formatu.
• Blagajna je evidentirana dnevno i usklađena.
• Banka, djelomične uplate, naknade i povrati su povezani.
• Dugovi su provjereni; podsjetnik i Mahnung ostaju odvojeni.
• Prijava PDV-a i uplata pripremljene su ako dospijevaju.
• Rokovi poreza na dohodak i Gewerbesteuer-a su u kalendaru.
• Porezne i likvidnosne pričuve prate aktualne brojke.
• Nedostaci i pitanja imaju sljedeći korak.
• Mapa, izvoz, kopija i predaja su provjereni.

Tipične pogreške

Sve unositi tek na kraju mjeseca: za blagajnu je prekasno, a isprave je teže pronaći. Evidentirajte stalno i mjesečno provjerite.

Smatrati PDF cijelim E‑Rechnung-om: odlučuju strukturirani XML podaci. Sačuvajte izvor.

Miješati račun i uplatu: izdani račun nije primitak novca. Povežite događaje bez poistovjećivanja.

Svaki porez planirati mjesečno: PDV, dohodak i Gewerbesteuer imaju različita razdoblja. Slijedite rješenje i ELSTER.

Staro razdoblje čuvanja: računi i knjigovodstvene isprave od 2025. se općenito čuvaju osam godina. Knjige i godišnji izvještaji deset, poslovna korespondencija obično šest; otvoren porezni predmet može produljiti rok.

Česta pitanja

Koliko često provoditi rutinu?

Najmanje mjesečno, uz stalno ili dnevno evidentiranje gdje je potrebno. Kod velikog broja isprava koristan je tjedni pregled.

Koliko dugo čuvati račune?

Ulazni i izlazni računi općenito se čuvaju osam godina prema § 14b UStG, od kraja godine izdavanja. § 147 AO za druge dokumente određuje deset, osam ili šest godina.

Je li ispis E‑Rechnung-a dovoljan?

Nije. Najmanje strukturirani dio mora ostati cjelovit u izvornom elektroničkom formatu.

Podnosi li svaki samozaposleni PDV mjesečno?

Ne. Razdoblje može biti mjesečno ili tromjesečno, a Finanzamt može osloboditi od redovitog podnošenja. Posebni slučajevi mogući su i kod Kleinunternehmerregelung.

Što ako nedostaje isprava?

Najprije tražite račun ili presliku od dobavljača. Interna isprava samo je zamjena za prikladne dokazive slučajeve i ne daje pretporez bez ispravnog računa.

Može li se zatvoren mjesec naknadno ispraviti?

Može. Ispravite sljedivo bez tihog zamjenjivanja izvornika. Ako su porezni podaci poslani, provjerite treba li ispravak prijave.

Službeni izvori i datum provjere

Provjereno 23. rujna 2026.

• § 14 i § 14b UStG — računi i čuvanje
• § 14b UStG — čuvanje računa
• § 18 UStG — prijava PDV-a
• § 19 UStG — Kleinunternehmerregelung
• § 33 i § 34a UStDV — pojednostavljeni računi
• § 46 UStDV — Dauerfristverlängerung
• § 146 i § 147 AO — evidencija i čuvanje
• § 11 EStG — primitak i plaćanje
• § 37 EStG — predujmovi poreza na dohodak
• § 19 GewStG — predujmovi Gewerbesteuer-a
• Savezno ministarstvo financija — FAQ E‑Rechnung, ožujak 2026.
• Savezno ministarstvo financija — izmjena GoBD-a od 14. srpnja 2025.

Ovaj opći vodič ne zamjenjuje pojedinačno porezno ili pravno savjetovanje u Njemačkoj. Mjerodavna su vaša rješenja i rokovi.