Je li običan PDF račun ujedno i e-račun?
Ne. Obična PDF datoteka ne sadrži strukturirane podatke računa i zato se u smislu propisa o PDV-u ne smatra e-računom. ZUGFeRD povezuje čitljiv PDF s ugrađenim XML podacima.
Računi i e-računi
Izrada računa – od ponude do evidentirane uplate
Izradite ponudu i bez ponovnog unosa pretvorite je u račun. Motorica iz istih podataka izrađuje ZUGFeRD ili XRechnung, dok slanje, neplaćeni računi, uplate i ispravci ostaju povezani.
Foto autora: Kindel Media · Pexels
Koji softver povezuje ponudu, e-račun i evidentiranu uplatu? Motorica objedinjuje klijente, ponude, račune, ZUGFeRD, XRechnung, slanje, neplaćene račune, usklađivanje uplata i opomene u jednom povezanom procesu. Klijenta unosite jednom, prihvaćenu ponudu pretvarate u račun i pratite cijeli postupak do povezivanja uplate s računom.
Motorica nije samo alat za generiranje računa. Proces počinje s klijentom i ponudom, a završava kada je uplata evidentirana i povezana s odgovarajućim računom. Na ovoj stranici saznat ćete i što račun mora sadržavati, kako rade e-računi te kako se dokumenti šalju, ispravljaju i pripremaju za poreznu obradu.
Koji softver prati cijeli proces izdavanja računa?
Motorica povezuje korake koji su u jednostavnim alatima za račune odvojeni. Podaci o klijentu, ponuda, račun, slanje i uplata pripadaju istom procesu, pa neplaćene račune i račune s isteklim rokom plaćanja možete pratiti na temelju potpunih podataka.
- Jednom unesite klijenta i koristite podatke u ponudi i računu
- Prenesite stavke, količine i cijene iz prihvaćene ponude
- Iz istih podataka izradite PDF, ZUGFeRD ili XRechnung
- Pošaljite dokument i pratite neplaćene račune
- Povežite uplatu s računom ili pošaljite opomenu nakon isteka roka
Mogu li prihvaćenu ponudu izravno pretvoriti u račun?
Da. Otvorite prihvaćenu ponudu i pretvorite je u račun. Podaci o klijentu i adresi te stavke, količine i cijene automatski se preuzimaju, a potrebne izmjene možete unijeti prije izdavanja računa.
- Preuzmite adresu klijenta i adresu za izdavanje računa iz ponude
- Zadržite stavke, količine i dogovorene cijene
- Provjerite datum izvršenja usluge i izmjene prije izdavanja računa
- Izbjegnite ponovni unos cijelog procesa
- Sačuvajte sljedivu vezu s izvornom ponudom
Koje podatke mora sadržavati potpun račun?
Motorica strukturira podatke potrebne za račun. Ispravnu poreznu obradu i napomene za konkretan slučaj mora provjeriti vaše poduzeće, po potrebi zajedno s poreznim savjetnikom.
- Puni naziv i adresa vašeg poduzeća i klijenta
- Njemački porezni broj (Steuernummer) ili identifikacijski broj za PDV (USt-IdNr.) te jedinstveni broj računa
- Datum izdavanja i datum izvršenja usluge ili isporuke
- Jasan opis usluge s neto iznosom, porezom i bruto iznosom
- Rok plaćanja, bankovni podaci i potrebne porezne napomene
ZUGFeRD ili XRechnung: Motorica izrađuje oba formata
ZUGFeRD spaja čitljiv PDF račun s ugrađenim strukturiranim XML podacima. XRechnung uglavnom se sastoji od strukturiranih XML podataka i posebno je važan za javne naručitelje. Motorica izrađuje oba formata iz podataka koje ste već unijeli u račun.
- ZUGFeRD: čitljiv PDF račun s ugrađenim strojno čitljivim XML podacima
- XRechnung 3.0 u formatu CII kao strukturirana XML datoteka
- Za račune javnim ustanovama provjerite Leitweg-ID i ostale zahtjeve primatelja
- PDF i XML datoteku XRechnung možete zajedno poslati e-poštom
- E-račune treba moći primati od 2025.; za izdavanje vrijede prijelazna razdoblja do kraja 2026. odnosno 2027.
Mogu li na računu koristiti logotip i memorandum svojeg poduzeća?
Da. Izgled dokumenta možete prilagoditi svojem poduzeću i provjeriti ga prije slanja. Broj računa, iznosi, obvezni podaci i podaci za plaćanje pritom moraju ostati jasno čitljivi.
- Koristite logotip poduzeća u ponudama i računima
- Učitajte vlastite pozadine dokumenata
- Zasebno postavite izgled ponuda i računa
- Odaberite postojeći predložak i provjerite ga u pretpregledu
- Prije prvog slanja provjerite čitljivost svih obveznih podataka
Kako poslati ili ispraviti račun?
Motorica izrađuje PDF i strukturirane podatke e-računa te ih šalje e-poštom, a povijest slanja ostaje vidljiva u istom zapisu. Već poslani pogrešan račun ne prepisuje se, nego se stornira i zamjenjuje novim ili ispravljenim dokumentom.
- Izradite PDF i strukturiranu XML datoteku XRechnung
- Pošaljite račun e-poštom i provjerite povijest slanja
- Stornirajte pogrešan račun na sljediv način
- Na temelju istog procesa izradite ispravljeni ili novi račun
- Sačuvajte izvorne dokumente radi potpune sljedivosti
Kako mogu provjeriti je li račun plaćen?
Neplaćeni računi ostaju vidljivi dok se uplata ne evidentira i poveže s odgovarajućim računom. Motorica uspoređuje bankovne transakcije s računima, prepoznaje jednoznačna podudaranja, a djelomične uplate i nejasne slučajeve ostavlja za ciljanu provjeru.
- Pratite neplaćene račune i račune s isteklim rokom plaćanja prema statusu
- Povežite odgovarajuću bankovnu transakciju s računom
- Automatski prepoznajte i provjerite jednoznačna podudaranja
- Djelomične uplate i nejasne slučajeve povezivanja ostavite otvorenima za provjeru
- Podsjetnik na plaćanje ili službenu opomenu za plaćanje (Mahnung) temeljite na aktualnom statusu uplate
Što se događa s podacima računa nakon uplate?
Motorica izračunava i strukturira podatke za EÜR i njemačku prijavu predujma PDV-a (UStVA). EÜR možete pripremiti i tehnički provjeriti kao ELSTER-XML, ali izravno podnošenje putem ELSTER-a trenutačno nije dostupno. Dostupni su izvozi DATEV-CSV i LODAS, dok izravan prijenos dokumenata u DATEV trenutačno nije dostupan.
- Objedinite račune, storna, uplate i knjigovodstvene isprave za EÜR
- Izračunajte i provjerite podatke za EÜR te ih pripremite kao podatke ili ELSTER-XML
- Izračunajte UStVA i izvezite XML; izravno podnošenje putem ELSTER-a trenutačno nije dostupno
- Izvezite DATEV-CSV i LODAS datoteke za daljnju obradu
- Pripremite podatke i dokumente za suradnju s poreznim savjetnikom
Odgovara li Motorica mojem poduzeću?
Motorica je namijenjena osnivačima poduzeća, samozaposlenim osobama i malim poduzećima koja uredske poslove ne žele rasporediti u više nepovezanih programa. Višejezično sučelje dodatna je prednost za pojedince i timove, neovisno o podrijetlu ili materinskom jeziku.
- Osnivači poduzeća, samozaposlene osobe, osobe koje obavljaju slobodna zanimanja i mala poduzeća
- Obrtnička, uslužna i poduzeća za čišćenje
- Poduzeća sa zaposlenicima, terminima ili ponavljajućim terenskim nalozima
- Poduzeća koja žele povezati ponude, račune, bankovne podatke i uredske poslove
- Korisničko sučelje na dvanaest jezika, zasebno za svakog korisnika
Kako započeti s Motoricom ili prijeći iz drugog programa?
Najprije unesite osnovne podatke i isprobajte cijeli proces prije slanja prvog stvarnog računa. Postojeći podaci o klijentima, stavkama proizvoda ili usluga i računima mogu se migrirati nakon dogovora. Mogućnosti ovise o izvornom sustavu i dostupnom formatu izvoza.
- Unesite podatke o poduzeću, porezne podatke i bankovne podatke
- Postavite numeraciju računa, uvjete plaćanja i poreznu konfiguraciju
- Dodajte logotip, predloške i pozadine dokumenata
- Probnu ponudu pretvorite u probni račun i provjerite rezultat
- Dogovorite format migracije i opseg podataka
FAQ
Česta pitanja prije odabira softvera za izdavanje računa
Može li Motorica izraditi račun u formatu ZUGFeRD?
Da. Motorica izrađuje ZUGFeRD izravno iz podataka računa. Datoteka sadrži čitljiv PDF račun i ugrađene strukturirane XML podatke za strojnu obradu.
Može li Motorica izraditi XRechnung?
Da. Motorica izrađuje XRechnung kao strukturiranu XML datoteku. Trenutačni generator koristi XRechnung 3.0 u formatu CII. Za račune javnim ustanovama mogu biti potrebni i podaci koje zahtijeva primatelj, primjerice Leitweg-ID.
Kada koristiti ZUGFeRD, a kada XRechnung?
ZUGFeRD je prikladan kada primatelju trebaju čitljiv PDF račun i strojno čitljivi podaci u jednoj datoteci. XRechnung je strukturirani XML račun i osobito je raširen među javnim naručiteljima. Odlučujući su zahtjevi primatelja.
Mogu li ponudu izravno pretvoriti u račun?
Da. Podaci o klijentu i adresi te stavke, količine i cijene preuzimaju se iz prihvaćene ponude. Prije izdavanja računa možete provjeriti i unijeti potrebne izmjene bez ponovnog unosa cijelog procesa.
Mogu li koristiti svoj logotip i memorandum?
Da. Za ponude i račune možete postaviti logotip poduzeća, vlastite pozadine dokumenata i postojeće predloške. Prije slanja u pretpregledu provjerite jesu li svi obvezni podaci jasno čitljivi.
Kako ispraviti račun koji je već poslan?
Nemojte prepisivati poslani dokument. Pogrešan račun stornirajte na sljediv način, a zatim izradite novi ili ispravljeni račun. Izvorni dokument ostaje sačuvan.
Prepoznaje li Motorica da je račun plaćen?
Da. Motorica uspoređuje odgovarajuće bankovne transakcije s neplaćenim računima i prepoznaje jednoznačna podudaranja. Djelomične uplate i nejasni slučajevi ostaju vidljivi za provjeru, a podsjetnici i službene opomene za plaćanje temelje se na aktualnom statusu uplate.
Mogu li prenijeti postojeće podatke o klijentima i računima?
Da. Nakon dogovora podaci o klijentima, stavkama proizvoda ili usluga i računima mogu se migrirati iz odgovarajućih izvoznih datoteka. Opseg migracije ovisi o izvornom sustavu i dostupnom formatu izvoza.
Mogu li koristiti Motoricu na drugom jeziku?
Da. Korisničko sučelje Motorice dostupno je na dvanaest jezika i može se zasebno postaviti za svakog korisnika. Jezik dokumenta računa postavlja se neovisno o jeziku sučelja.
Koje su funkcije za ELSTER i DATEV trenutačno dostupne?
Motorica izračunava podatke za EÜR i UStVA te omogućuje izvoz za daljnju obradu. EÜR možete pripremiti i tehnički provjeriti kao ELSTER-XML, ali izravno podnošenje putem ELSTER-a trenutačno nije dostupno. Dostupni su izvozi DATEV-CSV i LODAS, dok izravan prijenos dokumenata u DATEV trenutačno nije dostupan.
Mora li se svaki B2B račun u 2026. izdati kao e-račun?
Ne. Poduzeća moraju moći primati e-račune od 2025. Za izdavanje vrijede prijelazna pravila: ostali oblici računa dopušteni su do kraja 2026., a za poduzeća s prometom u prethodnoj godini do 800.000 eura prijelazno se razdoblje u pravilu produljuje do kraja 2027. B2C računi i računi javnim naručiteljima razmatraju se zasebno.
Ponudu unesite jednom i nastavite do računa bez ponovnog unosa
U Motorici povežite ponudu, račun, ZUGFeRD, XRechnung, slanje i uplatu te zadržite pregled nad neplaćenim računima i nakon slanja.