Una fattura non pagata è spiacevole, ma non giustifica messaggi affrettati o minacciosi. L’approccio più sicuro è una procedura documentata: prima controllare i propri dati, poi comunicare con chiarezza e solo dopo scegliere il livello di escalation adatto. Questa guida riguarda crediti soggetti al diritto tedesco e non sostituisce una consulenza legale sul singolo caso.
1. Controllare fattura, contratto e pagamento
Prima di contattare il cliente, escludete un vostro errore. Verificate almeno:
- ragione sociale, indirizzo di fatturazione e referente;
- prestazione, data, numero di fattura e importo;
- condizioni di pagamento nel contratto, ordine o preventivo accettato;
- prova che la fattura sia arrivata al cliente;
- note di credito, pagamenti parziali o contestazioni;
- pagamenti ricevuti con una causale diversa.
Non conta soltanto ciò che appare in fattura. Verificate se una data o un termine siano stati effettivamente concordati o derivino dalle circostanze. Una scadenza indicata per la prima volta in fattura non va trattata automaticamente come accordo contrattuale. In mancanza di regole particolari, la prestazione è in linea di principio immediatamente esigibile ai sensi del § 271 BGB. Per alcuni contratti possono rilevare accettazione, difetti o contropretese.
2. Inviare un sollecito cordiale
Poco dopo la scadenza applicabile, un sollecito oggettivo è spesso il miglior primo passo. La fattura può essere stata dimenticata, inviata alla casella sbagliata o bloccata in approvazione. Indicate fattura, saldo e una nuova data precisa.
Esempio di sollecito
Buongiorno Sig.ra/Sig. …, non abbiamo ancora ricevuto il pagamento della fattura n. 2026-123 del 1° settembre 2026. L’importo residuo è di … euro. Vi chiediamo di verificare la fattura e di effettuare il bonifico entro il 24 settembre 2026. Se avete già pagato o avete domande sulla prestazione, è sufficiente un breve messaggio. Grazie.
Usate un canale documentabile e conservate data di invio e risposta. Il diritto tedesco non impone un titolo specifico per la messa in mora; è decisiva una richiesta inequivocabile del pagamento esigibile.
3. Stabilire quando scatta la mora
La mora è importante perché può determinare interessi e ulteriori danni. Secondo il § 286 BGB, il debitore entra di regola in mora dopo una richiesta ricevuta quando il credito è già esigibile. Non c’è mora finché il mancato pagamento dipende da una circostanza non imputabile al debitore.
La richiesta può non servire, per esempio se il contratto fissa una data di calendario precisa. Per i crediti pecuniari la mora scatta al più tardi 30 giorni dopo esigibilità e ricezione della fattura. Verso un consumatore, la regola vale solo se la fattura segnala espressamente questa conseguenza. Per le imprese esiste una regola aggiuntiva quando la ricezione della fattura è incerta.
Non affidatevi troppo presto a un’eccezione. Documentate esigibilità e ricezione e inviate una richiesta chiara. Il fascicolo sarà comprensibile anche per un avvocato o un giudice.
4. Formulare una richiesta di pagamento chiara
Se il primo sollecito non produce risultati, il messaggio successivo deve essere inequivocabile. Il diritto tedesco non impone una sequenza di primo, secondo e terzo sollecito. Rilevano, tra l’altro, esigibilità, ricezione, richiesta e mora.
Indicate:
- numero e data della fattura;
- saldo e pagamenti parziali registrati;
- scadenza applicabile;
- nuova data di pagamento precisa;
- coordinate bancarie e causale;
- contatto per contestazioni sostanziali;
- prossimo passo previsto.
Esempio di messa in mora
Buongiorno Sig.ra/Sig. …, nonostante il nostro sollecito del …, la fattura n. 2026-123 è ancora aperta. Vi chiediamo di versare il saldo di … euro sul conto indicato entro il 1° ottobre 2026. Se contestate in tutto o in parte il credito, comunicate il motivo preciso entro tale termine. In mancanza di pagamento valuteremo le ulteriori azioni di recupero.
Attenetevi a fatti verificabili. Costi inventati, pressione pubblica o minacce generiche possono creare nuovi problemi legali.
5. Verificare interessi e forfait di 40 euro
In caso di mora, il § 288 BGB disciplina gli interessi legali. Il tasso ordinario è di cinque punti percentuali sopra il tasso base. Per crediti pecuniari derivanti da operazioni senza consumatori, è di nove punti sopra il tasso base.
Il tasso base viene rideterminato il 1° gennaio e il 1° luglio. Per ogni periodo usate il tasso pubblicato dalla Deutsche Bundesbank, non un valore memorizzato in modo permanente.
Per un credito pecuniario verso un debitore non consumatore, il § 288 BGB prevede anche un forfait di 40 euro. Non va addebitato automaticamente ai consumatori privati. Ulteriori costi di recupero sono rimborsabili solo se ricorrono i requisiti di legge e il forfait viene imputato al risarcimento dovuto per tali costi. In caso di dubbio fate controllare il calcolo.
6. Chiarire prima le obiezioni del cliente
Se il cliente contesta la fattura, inoltrarla automaticamente a un recupero crediti di solito non è il primo passo migliore. Chiarite:
- quale voce viene contestata;
- se manca accettazione o prova della prestazione;
- se è contestata solo una parte dell’importo;
- se è stato concordato un intervento correttivo;
- se la parte non contestata può essere pagata subito.
Confermate per iscritto le telefonate e fissate un termine per documenti o risposta. Una correzione o nota di credito giustificata è meglio di un’escalation inutile. In caso di vera disputa su contratto, difetti o contropretese, il parere di un avvocato è generalmente più adatto di un procedimento monitorio standard.
7. Concordare rate chiare e scritte
Se il cliente vuole pagare ma è temporaneamente impossibilitato, un piano rateale può avere senso economico. Scrivete credito totale, importi e date, metodo di pagamento, trattamento di interessi e costi e conseguenze di una rata omessa. Imputate ogni pagamento al credito specifico.
Valutate ritardo e rischio di perdita. Per importi elevati, dubbi sulla solvibilità o effetti incerti su riconoscimento e prescrizione, fate esaminare l’accordo da un professionista.
8. Scegliere recupero crediti, avvocato o procedimento tedesco
Se il credito è esigibile, documentato e non seriamente contestato, sono possibili tre vie:
Recupero crediti: utile per affidare comunicazione e riscossione. Verificate fornitore, costi e iscrizione al registro ufficiale dei servizi legali.
Avvocato: indicato per importi elevati, obiezioni giuridiche, prove incerte, prescrizione imminente o ulteriori pretese.
Procedimento monitorio giudiziale tedesco (gerichtliches Mahnverfahren): procedura semplificata per crediti di denaro. La domanda può essere preparata sul portale ufficiale dei Mahngerichte. Nel rilasciare il decreto, il giudice non verifica integralmente l’esistenza del credito. Se il debitore si oppone, può seguire un giudizio contenzioso. Senza opposizione, il creditore può chiedere un titolo esecutivo.
Controllate la prescrizione. Il termine ordinario è di tre anni ai sensi del § 195 BGB e, alle condizioni del § 199 BGB, inizia generalmente alla fine dell’anno interessato. Un normale sollecito non sospende automaticamente la prescrizione. La notifica giudiziale del decreto può sospenderla ai sensi del § 204 BGB. Chiedete assistenza per tempo se il termine è vicino.
9. Preparare il fascicolo
Tenete pronti:
- contratto, ordine o preventivo accettato;
- prove di prestazione, consegna e accettazione;
- fattura e prova di ricezione;
- estratti conto e pagamenti parziali;
- solleciti con date di invio;
- e-mail, note telefoniche e reclami;
- calcolo comprensibile di interessi e costi.
Un software gestionale può riunire scadenze, crediti e documenti. Non sostituisce la verifica del credito o la consulenza legale.
10. Lista di controllo
- Controllare pagamento, contratto, fattura ed esigibilità.
- Inviare e documentare un sollecito con data precisa.
- Se manca ancora il pagamento, formulare una richiesta inequivocabile.
- Verificare correttamente mora, interessi ed eventuale forfait.
- Separare obiezioni e importi parziali non contestati.
- Concordare rate solo in modo chiaro e scritto.
- Controllare la prescrizione; i solleciti non la sospendono automaticamente.
- Scegliere recupero, avvocato o procedimento giudiziale adatto al credito.
Fonti e avvertenza legale
Fonti verificate: § 271 BGB — tempo della prestazione, § 286 BGB — mora, § 288 BGB — interessi moratori, §§ 195 e 199 BGB — prescrizione e § 204 BGB — sospensione mediante azione. Inoltre: Deutsche Bundesbank, Mahngerichte e registro dei servizi legali.
Verificato il 14 settembre 2026. L’articolo offre informazioni generali per l’attività professionale, non consulenza legale. Per crediti contestati, elevati o prossimi alla prescrizione rivolgetevi a un professionista.