Le GoBD sono le indicazioni dell’amministrazione fiscale tedesca sulla tenuta e conservazione di libri, registrazioni e documenti elettronici e sull’accesso ai dati. Riguardano i documenti fiscalmente rilevanti anche per chi determina il reddito con la EÜR o usa il regime tedesco di esenzione IVA per le piccole imprese (Kleinunternehmerregelung). Non prescrivono un software specifico né un generico «certificato GoBD» ufficiale.
Le regole principali
- Registrate le operazioni in modo completo, corretto, ordinato e verificabile; ogni voce deve avere un documento contabile o ricevuta reperibile.
- Le correzioni devono lasciare riconoscibile il contenuto originario. Sovrascrivere o cancellare senza traccia non basta.
- Conservate di norma i documenti ricevuti digitalmente nel formato digitale ricevuto. Per la fattura elettronica contano i dati strutturati.
- Applicate il periodo relativo al tipo di documento: di solito dieci, otto o sei anni, a partire in genere dalla fine dell’anno civile pertinente.
A chi si applicano le GoBD?
I requisiti riguardano libri, registrazioni e documenti fiscalmente rilevanti a prescindere dalle dimensioni dell’impresa. Anche una piccola attività deve gestire con affidabilità fatture, ricevute di cassa, dati bancari e altri documenti. L’ambito preciso dipende dall’attività e dagli obblighi di registrazione. Un consulente fiscale può verificare la procedura; la responsabilità resta all’impresa.
Registrate e collegate i documenti tempestivamente
Raccogliete fatture in entrata e in uscita, ricevute di cassa e prove di pagamento in luoghi definiti, collegandole alle operazioni. Le operazioni in contanti vanno normalmente registrate ogni giorno. Se le scritture contabili vengono effettuate solo periodicamente, le operazioni non in contanti devono di regola essere annotate prima nei registri di base entro dieci giorni, proteggendo i documenti dalla perdita. Non è un termine universale di dieci giorni per ogni scrittura. Un archivio ordinato può sostenere le registrazioni di base nei casi appropriati.
Documentate annullamenti e correzioni con riferimento all’operazione iniziale. Una cartella liberamente modificabile e senza cronologia è rischiosa come unico archivio. Sono importanti completezza, diritti di accesso, registro delle modifiche e collegamento tra documento e registrazione.
Conservate originali digitali e fatture elettroniche
Stampare una fattura ricevuta via e-mail e cancellare il file digitale, in generale, non è sufficiente. Conservate i documenti elettronici fiscalmente rilevanti nel formato ricevuto, salvo conversioni ammesse che preservino le informazioni richieste. Per una fattura elettronica ai sensi del § 14 UStG è generalmente sufficiente la parte strutturata, per esempio il file XML. Se la parte leggibile contiene altre informazioni fiscali, conservate anche quelle. La stampa di un PDF non sostituisce i dati strutturati.
I documenti cartacei possono essere digitalizzati con una procedura documentata. Verificate leggibilità e completezza e se altre norme richiedono ancora l’originale cartaceo. Una semplice cartella di foto non è una soluzione generalmente affidabile.
Tempi di conservazione
Ai sensi del § 147 AO, libri, inventari e bilanci annuali si conservano in linea generale per dieci anni. Per i documenti giustificativi contabili il periodo generale è di otto anni; anche il § 14b UStG richiede otto anni per le fatture ricevute ed emesse. La corrispondenza commerciale e altri documenti indicati hanno spesso un termine di sei anni. Il periodo inizia in genere alla fine dell’anno in cui il documento è nato, si è fatta l’ultima registrazione o si è ricevuta o inviata la lettera. Norme particolari o procedimenti fiscali e controlli in corso possono prolungarlo. Verificate prima di cancellare.
Procedura, backup e accesso ai dati
Una descrizione della procedura deve spiegare come i documenti arrivano, vengono controllati, registrati, corretti, conservati, salvati e esportati. Indicate programmi, ruoli, permessi e modifiche al processo. Il dettaglio può essere proporzionato a una piccola impresa, ma deve descrivere il lavoro reale. Pianificate il ripristino dei backup e il cambio di sistema. Un servizio cloud o uno studio fiscale non si assumono la responsabilità dell’impresa.
I dati devono restare leggibili e disponibili per tutto il periodo. Durante un controllo fiscale l’autorità può accedere ai dati elettronici pertinenti nei limiti di legge. Prima di cambiare software, verificate l’esportazione di documenti, collegamenti e dati necessari.
Sei passaggi pratici
- Stabilite dove arrivano i documenti cartacei, gli allegati e-mail e le fatture elettroniche.
- Registrate ogni operazione tempestivamente e assegnatele un documento e un riferimento univoco.
- Conservate gli originali digitali e i dati strutturati delle fatture in un archivio protetto.
- Registrate le correzioni invece di sovrascrivere silenziosamente le voci precedenti.
- Testate regolarmente ricerca, leggibilità, ripristino e esportazione.
- Mettete per iscritto la procedura e aggiornatela quando cambia.
Domande frequenti
Serve un software GoBD certificato?
Non esiste una certificazione ufficiale generale GoBD per i software. Conta che la procedura effettiva rispetti i requisiti e sia verificabile.
Basta un PDF o una stampa della fattura elettronica?
No, se si perde la componente strutturata. Conservate i dati fiscali originali e le eventuali informazioni aggiuntive nella parte leggibile.
Vale anche per EÜR e regime delle piccole imprese?
Sì, nella misura in cui occorra tenere e conservare registrazioni e documenti fiscalmente rilevanti. Tipo e portata degli obblighi possono variare.
Cosa accade in caso di carenze?
Dipende dal caso e dalla gravità. La mancanza di prove rende difficile il controllo; carenze rilevanti possono mettere in dubbio le registrazioni e portare a stime. Un piccolo errore formale non comporta automaticamente una sanzione.